THÔNG TƯ

VỀ VIỆC THU THẬP, GIỮ GÌN NHỮNG TÀI LIỆU VÀ TƯ LIỆU PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG TRONG NHỮNG NGÀY KỶ NIỆM LỚN VÀ NHỮNG NGÀY CÓ SỰ KIỆN LỊCH SỬ TRONG NĂM 1975

Năm 1975 có nhiều sự kiện quan trọng đánh dấu bước tiến triển mới của sự nghiệp cách mạng nước ta

Năm 1975 là năm Đảng ta vừa tròn 45 tuổi, nhân dân ta kỷ niệm lần thứ 85 ngày sinh Hồ Chủ tịch và lần thứ 30 ngày thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Năm 1975 cũng là năm nhân dân miền Bắc bầu cử Quốc hội khóa V, đồng thời là năm Đảng ta họp đại hội toàn quốc lần thứ IV.

Việc thu thập và giữ gìn những tài liệu và tư liệu phản ánh hoạt động trong  những ngày kỷ niệm lớn và những ngày có sự kiện lịch sử ấy có ý nghĩa hết sức quan trọng.

Từ trước đến nay, việc này thường không được đặt ra từ đầu, không đựơc sự chú ý đầy đủ của các cấp lãnh đạo và các cơ quan chuyên  môn, sau khi kết thúc, tài liệu và tư liệu không ai chịu thu thập bị phân tán mỗi nơi giữ một mảnh, thậm chí để mất mát, hư hỏng.

Để thống nhất việc thu thập và quản lý những tài liệu và tư liệu ấy, tránh tình trạng nêu trên, kỳ này, ngay từ khi chuẩn bị tổ chức các ngày nói trên, các cơ quan, các ngành, các cấp tiến hành chu đáo các việc sau đây:

1. Các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính Phủ, các Ủy ban hành chính khu, thành, tỉnh trong phạm vi trách nhiệm tổ chức và hoạt động trong những ngày kỷ niệm lớn hơặc những ngày có sự kiện lịch sử nói trên cần có kế hoạch phân công cho Văn phòng hoặc các cục, vụ, viện (hoặc các ty, sở) và các cấp dưới lập hồ sơ đầy đủ về những hoạt động đó và sau khi kết thúc có kế hoạch thu thập kịp thời, không để thất lạc.

Đặc biệt các Ban tổ chức các ngày lễ và các ngành thông tin, văn hóa, điện ảnh, bảo tàng, thư viện, lưu trữ, v.v… phải có kế hoạch sưu tầm, thu thập đầy đủ các loại tài liệu và tư liệu (phim điện ảnh, phim ảnh, ảnh tư liệu ghi âm, các tác phẩm văn học nghệ thuật, sách báo trong, ngoài nước …) hình thành trong những ngày lịch sử ấy.

2. Sau khi đã thu thập và lập thành hồ sơ để lưu trữ, các cơ quan thuộc địa phương lập danh sách báo cáo về Ủy ban hành chính khu, thành, tỉnh, các cơ quan  trực thuộc ngành trung ương báo cáo về ngành chủ quản, ngành chủ quản tập hợp danh sách báo cáo về Phủ thủ tướng (Cục Lưu trữ). Khi nào nộp lưu, nộp lưu ở đâu, Cục Lưu trữ sẽ quy định.

3. Trong những ngày kỷ niệm lớn và những ngày có sự kiện lịch sử này, ngành lưu trữ phải tích cực chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các khu, phòng triển lãm và các phòng truyền thống, nhưng không được mang tài liệu gốc ra trưng bày, mà chỉ được trưng bày các bản sao chụp, phục chế. Các bản gốc đều phải trả lại đầy đủ cho các kho lưu trữ ngay sau khi  sao chụp, phục chế. Tất cả tài liệu gốc khác nhân dịp này mới phát hiện ra, sau khi đã dùng xong đều phải nộp vào kho lưu trữ các cấp. Nếu tài liệu đó thuộc quyền sở hữu tư nhân thì phải có sự điều chỉnh thỏa đáng, kêu gọi tinh thần đóng góp của người sở hữu, khen thưởng những người có thành tích trong việc này; trong trường hợp đặc biệt phải trả tiền bồi hoàn hoặc thù lao thì phải theo đúng các thủ  tục tài chính về việc này.

4. Cục Lưu trữ (trực thuộc Phủ Thủ tướng) cần hướng dẫn cụ thể về việc lập hồ sơ, thu thập, nộp lưu và bảo quản những hồ sơ phản ánh hoạt động trong những ngày kỷ niệm lớn và những ngày có sự kiện lịch sử nói trên.