QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN APEC 2006

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Quyết định số 195/2005/QĐ-TTg ngày 05 tháng 8 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ủy ban quốc gia về APEC 2006;
Xét đề nghị của Trưởng ban Ban Thư ký APEC 2006,

­QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp công tác tổ chức các sự kiện năm APEC 2006.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan thành viên của Ủy ban quốc gia, các thành viên Ủy ban quốc gia về APEC 2006, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các địa phương nơi diễn ra các sự kiện APEC, các Tiểu ban và Ban Thư ký APEC 2006 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN APEC 2006
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 809/QĐ-TTg ngày 02  tháng 6  năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này quy định cơ chế phối hợp công tác giữa các Tiểu ban thuộc Ủy ban quốc gia về APEC 2006 (gọi tắt là Tiểu ban), Ban Thư ký về APEC 2006 (gọi tắt là Ban Thư ký), các Bộ, cơ quan và địa phương (Ủy ban nhân dân địa phương) trong quá trình tổ chức các sự kiện của năm APEC 2006.

Điều 2. Các cơ quan chủ trì tổ chức sự kiện (gọi tắt là cơ quan chủ trì) được phân công nhiệm vụ như sau:

1. Ủy ban quốc gia về APEC 2006 chủ trì tổ chức tuần lễ cấp cao.

2. Ban Thư ký chủ trì tổ chức các hội nghị Quan chức cao cấp và các cuộc họp liên quan (SOM), Hội nghị liên Bộ trưởng Ngoại giao - Thương mại  (AMM).

3. Các Bộ, cơ quan chuyên môn chủ trì tổ chức Hội nghị Bộ trưởng chuyên ngành, một số cuộc họp nhóm công tác và các hoạt động liên quan khác được Ủy ban quốc gia về APEC 2006 phê duyệt.

4. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (gọi tắt là VCCI) chủ trì tổ chức Hội nghị Thượng đỉnh các Tổng giám đốc (CEO Summit) và Hội nghị  Hội đồng Tư vấn Kinh doanh APEC (ABAC).

Điều 3. Ban Thư ký là bộ phận thực hiện chức năng thường trực giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban quốc gia về nội dung; Tiểu ban Vật chất - Hậu cần thực hiện chức năng thường trực giúp việc cho Chủ tịch Ủy ban về bảo đảm điều kiện vật chất, hậu cần.

- Cơ quan chủ trì là đầu mối duy nhất tiến hành sự kiện. Ban Thư ký và các Tiểu ban liên quan có trách nhiệm hỗ trợ cơ quan chủ trì, tham gia đóng góp ý kiến với cơ quan chủ trì, không trực tiếp điều khiển tiến trình sự kiện.

Điều 4. Các Tiểu ban và Ủy ban nhân dân các địa phương nơi diễn ra các sự kiện APEC cần tích cực chủ động phối hợp, giải quyết mọi vấn đề cụ thể. Chỉ trong trường hợp cần thiết, vượt thẩm quyền mới trình Chủ tịch Ủy ban quốc gia xem xét, xử lý.

Điều 5. Chuẩn bị nội dung

1. Cơ quan chủ trì phối hợp với Ban Thư ký và các Bộ, cơ quan liên quan xây dựng và trình Chủ tịch Ủy ban quốc gia đề án tổ chức, tham gia của Việt Nam, báo cáo kết quả hội nghị. Cơ quan chủ trì, Ban Thư ký và các Bộ, cơ quan liên quan tổ chức họp bàn, thống nhất ý kiến trước khi diễn ra sự kiện. Các Bộ, cơ quan có trách nhiệm thường xuyên cập nhật diễn biến mới trong lĩnh vực hợp tác do mình phụ trách, các sáng kiến mới, các nội dung cần lưu ý gửi Chủ tịch Ủy ban quốc gia và Ban Thư ký. Ban Thư ký giúp Chủ tịch Ủy ban xử lý các vấn đề phức tạp.

2. Cơ quan chủ trì phối hợp với Ban Thư ký và các Bộ, cơ quan liên quan liên quan xây dựng các văn kiện của hội nghị do Việt Nam làm chủ tọa. 

3. Tại Tuần lễ cấp cao và các Hội nghị quan chức cao cấp, Ban Thư ký có trách nhiệm điều phối, đôn đốc các Bộ, cơ quan liên quan tham gia hội nghị, góp ý dự thảo đề án, văn kiện; làm báo cáo nhanh về kết quả họp Nhóm công tác và các nhiệm vụ liên quan khác. Các Bộ, cơ quan cử đầu mối tham gia cuộc họp nhóm công tác thuộc lĩnh vực mình phụ trách và làm báo cáo nhanh sau mỗi cuộc họp gửi về Ban Thư ký.

II. CƠ CHẾ PHỐI HỢP

Điều 6. Công tác vật chất - hậu cần

1. Cơ quan chủ trì lập đề án chi tiết và dự toán kinh phí (kèm theo file) gửi Ban Thư ký và Tiểu ban Vật chất - Hậu cần chậm nhất là 02 tháng trước khi diễn ra sự kiện.

- Chậm nhất sau 05 ngày kể từ ngày nhận được đề án và dự toán, Ban Thư ký có ý kiến chi tiết bằng văn bản gửi Tiểu ban Vật chất - Hậu cần để làm căn cứ thẩm định dự toán sự kiện.

- Chậm nhất sau 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản của Ban Thư ký, Tiểu ban Vật chất - Hậu cần phải hoàn thành việc thẩm định, gửi Bộ Tài chính.

- Chậm nhất sau 05 ngày, Bộ Tài chính phải hoàn thành việc thẩm định lại và trình Chủ tịch Ủy ban Quốc gia phê duyệt.

2. Cơ quan chủ trì phối hợp với ñy ban nhân dân địa phương nơi diễn ra sự kiện khảo sát, lựa chọn địa điểm cụ thể để tổ chức các hoạt động của sự kiện; trước hết là cơ sở của Chính phủ. Trong trường hợp không thể tổ chức được tại cơ sở của Chính phủ thì cơ quan chủ trì và ñy ban nhân dân địa phương phối hợp tìm kiếm địa điểm khác. ñy ban nhân dân địa phương có trách nhiệm giúp thu xếp với khách sạn về giá thuê địa điểm và phòng ở nhằm tiết kiệm ngân sách nhà nước.

3. Cơ quan chủ trì lập kế hoạch sử dụng trang thiết bị cho toàn bộ sự kiện, gửi Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (chậm nhất là 01 tháng trước khi diễn ra sự kiện). Tiểu ban Vật chất - Hậu có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ số lượng, chủng loại và lắp đặt trang thiết bị tại các phòng họp và phòng chức năng (trừ các sự kiện do VCCI chủ trì tổ chức) và cử cán bộ trực tại tất cả các phòng họp và phòng chức năng để xử lý các trục trặc có thể phát sinh.

4. Riêng đối với các cuộc họp của các Nhóm công tác bên lề Hội nghị quan chức cao cấp (SOM) do Ban Thư ký chủ trì tổ chức, các Bộ, cơ quan liên quan có trách nhiệm nêu yêu cầu cụ thể về trang thiết bị, trang trí, sắp xếp phòng họp và các yêu cầu khác của cuộc họp Nhóm công tác thuộc lĩnh vực do Bộ, cơ quan phụ trách gửi Ban Thư ký (chậm nhất là 02 tháng trước khi diễn ra sự kiện).

5. Tiểu ban Vật chất - Hậu cần chuẩn bị và điều hành toàn bộ xe và lái xe phục vụ các hoạt động APEC 2006 trên cơ sở Đề án tổ chức các sự kiện đã được Chủ tịch Ủy ban Quốc gia về APEC 2006 phê duyệt và Đề án hậu cần sự kiện đã thống nhất với cơ quan chủ trì.

6. Cơ quan chủ trì phối hợp với Ban Thư ký và ñy ban nhân dân địa phương tuyển chọn, huy động, huấn luyện sỹ quan liên lạc và tình nguyện viên. Cơ quan chủ trì có trách nhiệm cung cấp đồng phục (nếu cần thiết), phân công nhiệm vụ và quản lý lực lượng này trong thời gian diễn ra sự kiện.

7. Bộ Y tế có trách nhiệm bảo đảm y tế, an toàn thực phẩm cho tất cả các sự kiện năm APEC 2006. Cơ quan chủ trì nêu yêu cầu về bảo đảm y tế, vệ sinh môi trường và vệ sinh an toàn thực phẩm gửi Bộ Y tế và Sở Y tế địa phương chậm nhất là 01 tháng trước khi diễn ra sự kiện.

- Trên cơ sở số lượng đại biểu, địa điểm họp và thời gian phục vụ do cơ quan chủ trì thông báo, Bộ Y tế xây dựng và thống nhất kế hoạch với cơ quan chủ trì để triển khai thực hiện.

- Bộ Y tế và Sở Y tế địa phương bố trí cán bộ, phương tiện và thiết bị y tế, xe cứu thương ứng trực trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Cơ quan chủ trì cung cấp địa điểm đỗ xe, phòng trực tại nơi diễn ra hội nghị, thẻ hội nghị, và bảo đảm chế độ ăn uống, bồi dưỡng… cho cán bộ y tế phục vụ sự kiện.

- Căn cứ yêu cầu của cơ quan chủ trì, Bộ Y tế lập dự toán kinh phí, gửi cơ quan chủ trì để tổng hợp chung vào dự toán sự kiện.

8. Cơ quan chủ trì bố trí đủ các phòng trực, vị trí tác nghiệp và nơi chờ nghỉ tại địa điểm hội nghị cho các lực lượng theo quy định (an ninh, y tế, lễ tân - liên lạc viên, lái xe, ban tổ chức,…)

Điều 7. Công tác bảo đảm an ninh

1. Tiểu ban An ninh chủ trì, phối hợp với cơ quan chủ trì sự kiện và ñy ban nhân dân địa phương nơi diễn ra sự kiện xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo đảm an ninh và trật tự giao thông cho tất cả các sự kiện APEC trong   năm 2006 tại Việt Nam.

- Cơ quan chủ trì có trách nhiệm cung cấp cho Tiểu ban An ninh tất cả các thông tin: danh sách đại biểu, nhân viên phục vụ, thời gian, địa điểm tiến hành, chương trình chi tiết và các yêu cầu khác.

- Cơ quan chủ trì bố trí phòng trực, phòng tác nghiệp (làm thẻ, đặt máy soi,…) cho Tiểu ban An ninh theo quy định. Kinh phí lấy từ kinh phí tổ chức sự kiện.

- Tiểu ban Vật chất - Hậu cần cung cấp thông tin, nêu yêu cầu phối hợp cụ thể về lái xe và xe ô tô (biển số, cấp phép lưu hành, kế hoạch di chuyển ô tô, thiết bị, chạy thử xe, xe dẫn đường, an toàn giao thông, bộ đàm liên lạc,…) đối với từng sự kiện để Tiểu ban An ninh đáp ứng.

- Tiểu ban An ninh thông báo cho cơ quan chủ trì số lượng cán bộ, chiến sỹ tham gia phục vụ sự kiện. Tiểu ban An ninh bố tự bố trí nơi ăn, nghỉ của lực lượng an ninh từ kinh phí của Tiểu ban An ninh (trừ phòng trực tại địa điểm họp).

2. Nếu cơ quan chủ trì yêu cầu, Ban Thư ký có thể giúp việc đăng ký đại biểu qua mạng và cung cấp danh sách cho cơ quan chủ trì và Tiểu ban An ninh để làm các thủ tục cần thiết.

3. Tiểu ban An ninh có trách nhiệm làm thẻ đại biểu, thẻ hội nghị theo yêu cầu của cơ quan chủ trì. Cơ quan chủ trì cần sớm gửi (có thể theo từng đợt) yêu cầu về thẻ đại biểu để kịp in ấn.

4. Tiểu ban An ninh có trách nhiệm bảo đảm thuận lợi cho việc đăng ký thủ tục xuất và nhập cảnh của các đại biểu dự hội nghị APEC tại các cửa khẩu. Cơ quan chủ trì cần thông báo sớm cho Tiểu ban An ninh các yêu cầu liên quan trước khi diễn ra sự kiện.

Điều 8. Công tác lễ tân

1. Tiểu ban Lễ tân có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các Tiểu ban, Bộ, cơ quan liên quan và VCCI tổ chức và thực hiện mọi công tác lễ tân trong tuần lễ cấp cao APEC. Tiểu ban Lễ tân phối hợp, tham gia ý kiến với các Tiểu ban trong quá trình chuẩn bị cho tuần lễ cấp cao về hậu cần (phương tiện đi lại, đội hình xe, các quy định lễ tân khác,…) và công tác an ninh, tuyên truyền,…

2. Tiểu ban Vật chất - Hậu cần chuẩn bị tặng phẩm cho các đối tượng dự Hội nghị các nhà lãnh đạo (trừ doanh nghiệp). Tiểu ban Lễ tân chuyển tặng phẩm đến các đối tượng được nhận tặng phẩm.

3. Tiểu ban Lễ tân phối hợp với Tiểu ban Vật chất - Hậu cần và VCCI xây dựng phương án về địa điểm tổ chức các sự kiện và khách sạn cho đại biểu trong dịp Tuần lễ cấp cao; cung cấp cho các Tiểu ban và Ban Thư ký thông tin về các đoàn dự Hội nghị các nhà lãnh đạo (danh sách các đoàn, thời gian đến và rời Việt Nam, chương trình hoạt động của từng đoàn,…). Tiểu ban Lễ tân  phối hợp với Tiểu ban Vật chất - Hậu cần và VCCI trong việc thu xếp khách sạn cho các doanh nghiệp.

4. Ban Thư ký dự thảo thư mời lãnh đạo dự Hội nghị cấp cao APEC và phối hợp với Tiểu ban Lễ tân thu xếp việc chuyển thư mời. 

5. Tiểu ban Lễ tân chủ trì tổ chức 2 đợt tiền trạm cho Tuần lễ cấp cao.

6. ñy ban nhân dân địa phương nơi diễn ra sự kiện cử cán bộ tham gia công tác đón tiếp các Trưởng đoàn đại biểu tham dự các sự kiện APEC.

7. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị Tiểu ban Lễ tân phối hợp huấn luyện cho các tình nguyện viên, liên lạc viên về công tác và nghi thức đón tiễn đại biểu.

Điều 9. Công tác tuyên truyền

1. Tiểu ban Tuyên truyền Văn hóa chủ trì, phối hợp với Ban Thư ký, Bộ, cơ quan liên quan và VCCI xây dựng và thực hiện các Đề án về các hoạt động văn hóa tuyên truyền báo chí cho cả Năm APEC 2006, hoạt động của Trung tâm Báo chí Hội nghị cấp cao APEC 14.

2. Tiểu ban Tuyên truyền Văn hóa phối hợp với cơ quan chủ trì và ñy ban nhân dân địa phương xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyên truyền trong thời gian diễn ra sự kiện. ñy ban nhân dân địa phương có trách nhiệm sửa chữa, trang trí đường phố, cải thiện mỹ quan xung quanh khu vực hội nghị, khách sạn nơi đại biểu ở và tổ chức trang trí panô, cờ treo, áp phích (theo mẫu do cơ quan chủ trì cung cấp) trên các đường phố từ sân bay về các khách sạn và đường phố giữa các địa điểm được sử dụng làm nơi tổ chức hội nghị.

3. Ủy ban nhân dân địa phương nghiên cứu khả năng tổ chức các hoạt động văn hóa để giới thiệu với đại biểu, khuyến khích các doanh nghiệp sản xuất tặng phẩm, đồ lưu niệm để quảng bá cho Việt Nam.

Điều 10. Công tác vận động tài trợ

Các cơ quan thành viên Ban vận động tài trợ APEC chủ trì, phối hợp với các Tiểu ban, Ban Thư ký, cơ quan chủ trì và các địa phương tích cực vận động mọi nguồn lực hỗ trợ các hoạt động của năm APEC 2006./.