KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG NĂM 2018

Căn cứ Kế hoạch số 176/KH-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang, giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2025;

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch thực hiện thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang năm 2018, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nhằm từng bước thực hiện có hiệu quả kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang, giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2025.

2. Yêu cầu

a) Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.

b) Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.

c) Giao nộp bìa, hộp bảo quản khối tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Công văn số 1368/SNV-CCVTLT ngày 10 tháng 7 năm 2017 của Sở Nội vụ về sử dụng bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá (kệ) bảo quản tài liệu lưu trữ

d) Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Cơ quan, tổ chức giao nộp và thời gian giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

(Có Danh mục kèm theo)

2. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ

a) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

c) Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định.

d) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử tỉnh giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

đ) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

e) Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử tỉnh để giao nộp.

g) Giao nộp tài liệu:

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền (Sở Nội vụ).

- Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

3. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ

a) Lập Kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

c) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

d) Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, Báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

đ) Lưu trữ lịch sử tỉnh gửi văn bản Thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

e) Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

g) Tiếp nhận tài liệu:

- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản.

h) Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

i) Hoàn thiện mục lục hồ sơ vào hệ thống quản lý.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ Kế hoạch này xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, tổ chức lựa chọn, xác định giá trị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Hướng dẫn số 238/HD-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch này. Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Tài chính bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện tốt công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để kịp thời hướng dẫn./.

DANH MỤC

CÁC CƠ QUAN, TỒ CHỨC GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH NĂM 2018
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 71/KH-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)