Quyết định 478/QĐ-QLD năm 2021 hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19 do Cục trưởng Cục Quản lý dược ban hành

Tải văn bản

Thuộc tính
Nội dung
Tiếng anh
Lược đồ

BỘ Y TẾ CỤC QUẢN LÝ DƯỢC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 478/QĐ-QLD	Hà Nội, ngày 10 tháng 08 năm 2021

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, VẬN CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19

CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ DƯỢC

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Quyết định số 7868/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế;

Căn cứ Quyết định số 3043/QĐ-BYT ngày 24 tháng 6 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc;

Căn cứ Thông tư số 03/2018/TT-BYT ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

Căn cứ Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý Kinh doanh dược và Trưởng phòng Quản lý chất lượng thuốc.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành các hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19 trong Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc tại Phụ lục kèm theo Quyết định này.

Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ theo nội dung các hướng dẫn này để xây dựng và ban hành các quy trình chuyên môn áp dụng cho hoạt động tại cơ quan, đơn vị.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 4. Các ông, bà: Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng: Quản lý kinh doanh dược, Quản lý chất lượng thuốc - Cục Quản lý Dược, Viện trưởng Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng Nguyễn Thanh Long (để b/c);
- Các Thứ trưởng (để b/c);
- Cục trưởng Vũ Tuấn Cường (để b/c);
- Website Cục QLD;
- Lưu: VT, CL.

KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG

Lê Việt Dũng

PHỤ LỤC

CÁC HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, VẬN CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19 TRONG CHIẾN DỊCH TIÊM CHỦNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19 TOÀN QUỐC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 478/QĐ-QLD ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Cục trưởng Cục Quản lý Dược về việc ban hành Hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19)

STT	Tên hướng dẫn
1	Tiếp nhận vắc xin
2	Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh dương
3	Bảo quản dung môi
4	Bảo quản vắc xin trong tủ âm sâu
5	Bảo quản vắc xin âm sâu trong thùng cách nhiệt
6	Theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin
7	Làm đông băng và rã đông băng bình tích lạnh
8	Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh
9	Vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh
10	Vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh
11	Bảo dưỡng tủ lạnh
12	Xử lý tình huống khẩn cấp
13	Phân bổ và cấp phát vắc xin
14	Kiểm kê vắc xin, dung môi
15	Thu hồi, biệt trữ vắc xin
16	Xử lý sự cố khi vận chuyển
17	Vận chuyển vắc xin COVID-19 từ sân bay tới các kho bảo quản
18	Xuất trả thùng bảo quản vắc xin cho nhà sản xuất

HƯỚNG DẪN TIẾP NHẬN VẮC XIN, DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Hướng dẫn này nhằm giúp các nhân viên tham gia vào hoạt động tiếp nhận thực hiện đầy đủ và thống nhất các bước tiếp nhận vắc xin, dung môi đảm bảo an toàn, giảm thiểu ảnh hưởng của môi trường xung quanh (nhiệt độ, ánh sáng...) đến chất lượng vắc xin/dung môi và tránh nhầm lẫn.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

Các thiết bị dây chuyền lạnh và dụng cụ theo dõi nhiệt độ bao gồm: tủ lạnh dương, hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh), thiết bị theo dõi nhiệt độ.

Văn bản cấp phát vắc xin, sổ quản lý vắc xin, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho...

3. Quy trình

3.1. Chuẩn bị

3.1.1. Chuẩn bị thiết bị lạnh đảm bảo đủ dung tích cần thiết để chứa vắc xin trước khi tiếp nhận vắc xin.

- Tủ lạnh dương: bảo quản vắc xin ở nhiệt độ +2°C đến +8°C.

- Trường hợp các tủ lạnh vẫn còn vắc xin đang bảo quản, cán bộ kho thực hiện sắp xếp lại các vắc xin đang bảo quản đảm bảo đủ diện tích và ngăn cách tránh nhầm lẫn cho việc sắp xếp các vắc xin mới.

3.1.2. Kiểm tra và Chuẩn bị đủ các thiết bị theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin phù hợp đối với từng thiết bị lạnh: Kiểm tra tình trạng hoạt động của các thiết bị theo dõi nhiệt độ của từng tủ lạnh, Thiết bị ghi nhiệt độ tự động,

3.1.3. Chuẩn bị sổ quản lý vắc xin để ghi chép thông tin khi tiếp nhận.

3.1.4. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.2. Các bước thực hiện

TT	Nội dung công việc	Phân công
1	Bàn giao hồ sơ liên quan: phiếu xuất kho/biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng lô vắc xin tiếp nhận.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tiếp nhận vắc xin Cán bộ giao vắc xin.
2	Kiểm tra nhiệt độ bảo quản vắc xin khi tiếp nhận (nhiệt độ của xe lạnh, nhiệt độ của từng hòm lạnh vận chuyển vắc xin). Ghi lại nhiệt độ vào biên bản giao nhận.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tiếp nhận vắc xin Cán bộ giao vắc xin.
3	Bàn giao vắc xin: Kiểm tra, đối chiếu từng loại vắc xin, dung môi với phiếu xuất kho: * Về cảm quan: Kiểm tra tình trạng xe vận chuyển/thùng lạnh: tình trạng bên ngoài, vệ sinh, việc sắp xếp, Kiểm tra tình trạng của từng thùng/hộp vắc xin: tính nguyên vẹn, tình trạng nhiễm bẩn,... * Về chi tiết: Kiểm tra đối chiếu với các hồ sơ liên quan: - Tên vắc xin/dung môi - Số lô, hạn sử dụng, - Số lượng vắc xin của từng lô - Tình trạng thiết bị theo dõi nhiệt độ, - Nhiệt độ của từng thùng lạnh vận chuyển vắc xin - Thời gian tiếp nhận (giờ cụ thể, ngày...) mở kiểm tra của từng thùng lạnh bảo quản vắc xin Nếu có vấn đề gì bất thường hoặc không đúng với phiếu xuất (ví dụ: bao bì nhiễm bẩn, rách, mờ chữ hoặc số lượng vắc xin, số lô, hạn sử dụng,...) báo cáo lãnh đạo và tuyến trên để kịp thời xử lý	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tiếp nhận vắc xin Cán bộ giao vắc xin.
4	Sắp xếp vắc xin vào thiết bị lạnh theo đúng Hướng dẫn bảo quản vắc xin trong tủ lạnh.	Cán bộ quản lý kho
5	Sắp xếp dung môi vào giá/kệ trong kho.	Cán bộ quản lý kho
6	Ký vào biên bản giao nhận/ phiếu xuất kho và lưu vào hồ sơ nhận vắc xin/dung môi.	Cán bộ quản lý kho
7	Ghi chép các thông tin vắc xin, dung môi vào mục “Nhận” trong sổ quản lý vắc xin: tên đơn vị giao, loại vắc xin, dung môi, nơi sản xuất, số lượng, số lô, hạn sử dụng, nhiệt độ/tình trạng chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin VVM (nếu có), tình trạng cảm quan,...	Cán bộ quản lý kho

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ LẠNH DƯƠNG

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn nhân viên quản lý kho, các nhân viên khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản vắc xin/dung môi cách sắp xếp, bảo quản vắc xin/dung môi an toàn trong tủ lạnh dương theo đúng quy định, giảm thiểu các sai sót và tác động của nhiệt độ, ánh sáng... ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ lạnh dương.

- Thiết bị theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, thiết bị ghi nhiệt độ tự động, chỉ thị đông băng điện tử (nếu có).

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

3. Quy trình

3.1. Nguyên tắc chung

- KHÔNG để các loại thuốc, hóa chất, bệnh phẩm, thực phẩm và đồ uống trong tủ lạnh bảo quản vắc xin.

- KHÔNG bảo quản vắc xin đã hết hạn, vắc xin có nhãn bị mốc trong tủ lạnh bảo quản vắc xin cùng với các vắc xin khác.

- KHÔNG mở cửa tủ lạnh thường xuyên và khi không cần thiết. Cần có bảng danh mục các loại vắc xin đang bảo quản dán ở bên ngoài tủ lạnh.

3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.3. Các bước thực hiện

TT	Nội dung	Phân công
1.	Đặt hộp vắc xin trong giỏ của tủ lạnh. KHÔNG BAO GIỜ được tháo bỏ giỏ của tủ để có thêm dung tích bảo quản. Để chừa khoảng trống (2cm) giữa các hộp vắc xin để khí lạnh có thể lưu thông.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin
2.	Sắp xếp riêng từng loại vắc xin, theo lô, theo hạn sử dụng để có thể dễ dàng cấp phát để sử dụng theo nguyên tắc hạn dùng hết trước, vắc xin nhận trước ưu tiên cấp phát sử dụng trước. Giữa các vắc xin khác nhau nếu phải sắp xếp trong tủ lạnh thì phải có ngăn cách vật lý. Giữa các hộp của các lô vắc xin khác nhau phải có dấu hiệu ngăn cách. Trường hợp vắc xin nhận sau nhưng có hạn dùng hết trước thì ưu tiên cấp phát trước theo hạn dùng.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin
3.	Để thiết bị theo dõi nhiệt độ cùng vắc xin vào vị trí đã được hướng dẫn.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin
4.	Kiểm tra, theo dõi nhiệt độ tủ lạnh bảo quản vắc xin hàng ngày và ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi nhiệt độ theo Hướng dẫn theo dõi và ghi chép nhiệt độ bảo quản vắc xin.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Dung môi cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, nhiệt độ phòng (≤ 25 °C) hoặc từ +2°C đến +8°C. Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý kho, các cán bộ khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản Dung môi cách sắp xếp, bảo quản dung môi an toàn theo đúng quy định, giảm thiểu các sai sót ảnh hưởng đến chất lượng dung môi.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ lạnh dương.

- Giá/kệ bảo quản dung môi.

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

3. Quy trình

3.1. Nguyên tắc chung:

- Dung môi cần được bảo quản ở nơi khô ráo, không tiếp xúc trực tiếp với các bề mặt có nguy cơ ẩm, mốc

- Dung môi được sắp xếp trên giá kệ, tủ, KHÔNG để dung môi sát tường, sát đất.

- Dung môi có thể được bảo quản ở nhiệt độ phòng (≤25°C) và cần được bảo quản ở nhiệt độ +2°C đến +8°C trước khi pha hồi chỉnh vắc xin 24 giờ.

- KHÔNG được để đông băng dung môi.

3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.3. Bảo quản dung môi ở nhiệt độ phòng (≤25°C):

TT	Nội dung	Phân công
1.	Đặt hộp dung môi trên giá kệ, chừa khoảng trống (2cm) giữa các hộp dung môi để không khí có thể lưu thông. KHÔNG đặt hộp dung môi sát tường, sát đất Các lọ dung môi lẻ cần được đặt trong hộp, giỏ nhỏ, có nhãn để nhận biết thông tin về tên, số số, hạn dùng và không để các lọ dung môi lẻ của các lô khác nhau vào cùng hộp hoặc giỏ	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin
2.	Sắp xếp riêng từng loại dung môi, theo từng lô, để tránh nhầm lẫn để thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong việc cấp phát cùng vắc xin. Không để các thùng dung môi khác lô trên cùng giá kệ, trường hợp điều kiện không cho phép phải để trên cùng giá, kệ phải có ngăn cách vật lý và biển hiểu rõ ràng	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin
3.	Trước khi pha hồi chỉnh, dung môi cần được bảo quản ở nhiệt độ +2°C đến +8°C trong tối thiểu 24 giờ Trong thời gian bảo quản dung môi trong tủ lạnh, dung môi không được xếp lẫn lộn cùng vắc xin, phải có biện pháp ngăn cách và phân biệt đảm bảo chống nhầm lẫn.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc xin

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ ÂM SÂU

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ phụ trách kho thực hiện bảo quản vắc xin trong tủ lạnh âm sâu đảm bảo an toàn cho vắc xin, giảm thiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin và an toàn cho thủ kho.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng.

- Tủ lạnh âm sâu.

3. Thuật ngữ - Từ viết tắt

- FIFO: Nguyên tắc cấp phát “Nhập trước - Xuất trước”

- FEFO: Nguyên tắc cấp phát “Hết hạn trước - Xuất trước”

- Khu vực an toàn: là các vị trí trong tủ lạnh có nhiệt độ đảm bảo trong khoảng từ - 80°C đến -60°C, được xác định sau khi đánh giá độ đồng đều nhiệt độ từng khoang lạnh.

4. Các bước tiến hành

4.1. Đảm bảo An toàn cho người:

+ Tối thiểu phải có 2 người khi thực hiện tiếp nhận, sắp xếp bảo quản vắc xin âm sâu có sử dụng đá khô hoặc tủ âm sâu

+ Trước khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin Pfizer có sử dụng đá khô (CO₂) và sử dụng tủ lạnh âm sâu cần mặc áo ấm, đeo khẩu trang, găng tay dày không thấm nước, kính bảo hộ kín mắt, đi ủng.

+ Không tiếp xúc trực tiếp vào đá khô và các khay/ thành của tủ lạnh âm sâu.

+ Tránh hít khí lạnh từ đá khô và tủ lạnh âm sâu

Lưu ý an toàn: Sơ cứu khi có tai nạn với đá khô:

• Hít phải khí CO₂: Nếu cảm thấy khó thở hoặc đau đầu, đây có thể là những dấu hiệu cho thấy đã hít phải quá nhiều khí CO₂. Di chuyển ngay đến nơi có không khí trong lành. Chăm sóc/ tư vấn y tế cơ quan ngay lập tức (VD: thông thoáng đường thở, nằm nghỉ đầu cao, thở oxy...)

• Nuốt phải: Hãy xúc miệng bằng nước sạch ngay nếu có thể. Không đưa bất cứ thứ gì vào miệng người đang bất tỉnh. Không gây nôn trừ khi có chỉ dẫn của nhân viên y tế. Đưa cấp cứu nếu tổn thương thực thể.

• Tiếp xúc với mắt: Rửa kỹ mắt bằng nhiều nước trong ít nhất 15 phút, nâng mí mắt dưới và trên để tránh bị dính. Đưa cấp cứu ngay...

• Tiếp xúc với da: Cởi quần áo bị nhiễm bẩn (nếu được), xối rửa khu vực tiếp xúc với một lượng lớn nước để tan băng. Có thể sử dụng xà phòng để rửa, không chà xát khu vực bị ảnh hưởng. Đưa cấp cứu nếu nghi có tổn thương thực thể...

4.2. Bảo quản vắc xin an toàn: Thủ kho thực hiện

4.2.1. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện âm sâu (vắc xin chưa rã đông)

a. Ngay sau khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin để kiểm nhập tiếp nhận, mở cửa tủ lạnh âm sâu để xếp các khay vắc xin vào các khoang của tủ lạnh. Lưu ý mỗi lần chỉ xếp vắc xin nhận tối đa 3/4 tổng thể tích bảo quản của tủ lạnh.

b. Mỗi lần mở cánh cửa tủ lạnh không quá 3 phút hoặc nhiệt độ tủ tăng tới -60°C/ có phát âm thanh cảnh báo.

c. Sắp xếp hộp vắc xin theo lô, theo hạn sử dụng để thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra, cấp phát (tuân thủ nguyên tắc FIFO, FEFO và theo hiển thị VVM). Để khoảng cách 5-10 cm theo chiều thẳng đứng để phân biệt giữa các lô/ các loại vắc xin và lưu thông không khí. Phải đảm bảo nhìn thấy được nhãn của các hộp.

d. Gắn thẻ phân loại sản phẩm vào giá/ thùng của mỗi lô vắc xin/dung môi (theo phụ lục kèm theo)

e. Các hộp lẻ/lọ lẻ phải để trong các khay/giỏ đựng.

f. Loại bỏ các lọ/hộp vắc xin không đảm bảo chất lượng (hết hạn dùng) ra khỏi tủ lạnh, lưu trong khu vực Biệt trữ chờ hủy.

4.2.2. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện lạnh +2°C tới +8°C (vắc xin đã tan băng): sắp xếp vắc xin vào tủ lạnh dương theo quy trình.

4.3. Theo dõi kiểm soát nhiệt độ bảo quản vắc xin: Thủ kho thực hiện

- Hàng ngày kiểm tra nhiệt độ hiển thị trên màn hình điều khiển của tủ lạnh, 2 lần ngày (sang lúc đến và chiều lúc về đủ 7 ngày/tuần.

- Ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi (phụ lục 1 Bảng theo dõi nhiệt độ tủ âm sâu).

- Cuối mỗi tuần ghi nhận xét và để vào file lưu trữ.

- Hàng tháng cắm USB vào ổ lưu tủ lạnh, sao lưu/in dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin từ thiết bị theo dõi nhiệt độ của mỗi tủ lạnh.

4.4. Ghi chép, lưu trữ hồ sơ quản lý vắc xin: Thủ kho thực hiện

- Mỗi tủ lạnh phải có thẻ kho ghi rõ lô, hạn dùng, thời gian, nơi nhận/ cấp phát, số lượng nhập/xuất/tồn (mẫu thẻ kho) và sơ đồ vị trí vắc xin bảo quản trong tủ (Phụ lục 4) để thuận tiện cấp phát, tránh việc mở tủ tìm vắc xin.

- Ghi chép quản lý các thông tin vắc xin bảo quản, cấp phát vào sổ quản lý

- Kiểm kê vắc xin hàng tháng và ghi thành biên bản. Ghi kết quả kiểm tra cảm quan vật lý từng lô vắc xin và ghi vào biên bản.

Phụ lục 1: BẢNG THEO DÕI NHIỆT ĐỘ TỦ ÂM SÂU

Từ ngày …/…/20... đến ngày …/…/20...

Tủ âm số: ...

Ngày
Nhiệt độ (°C)	S	C	S	C	S	C	S	C	S	C	S	C	S	C
-30
-40
-50
-55
-60
-61
-62
-63
-64
-65
-66
-67
-68
-69
-70
-71
-72
-73
-74
-75
-76
-77
-78
-79
-80
-82
-84
-86
-88
-90

Ghi chú: S- Nhiệt độ ghi vào buổi sáng (từ 8.00-9.00)

C- Nhiệt độ ghi vào buổi chiều (từ 16.00-17.00)

NHẬN XÉT

Thời gian	Diễn biến nhiệt độ	Biện pháp khắc phục

Chú ý: + Ghi lại diễn biến nhiệt độ bất thường, lý do và cách khắc phục

+ Không có diễn biến nhiệt độ bất thường: ghi Tủ hoạt động bình thường

Đơn vị: ..........................

THẺ KHO

Tên vắc xin: ............................................................................................................

Lô: .............................................. Hạn dùng: ....................................

Từ ngày: .................................... Đến ngày: ....................................

Thời gian	Diễn giải	Số lượng (liều)
Thời gian	Diễn giải	Nhập	Xuất	Tồn

Giám sát

Quản lý kho (ký)

SƠ ĐỒ VẮC XIN BẢO QUẢN TRONG TỦ ÂM SÂU ...

Từ ngày: .................................... Đến ngày: ....................................

KHOANG TỦ	TÊN VẮC XIN	LÔ	SỐ LƯỢNG (liều)
1
2
3
4

Quản lý kho (ký)

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN Ở NHIỆT ĐỘ ÂM SÂU TRONG
THÙNG CÁCH NHIỆT CỦA HÃNG PFIZER

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước thực hiện bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chuyên dụng bảo quản vắc xin ở điều kiện nhiệt độ âm sâu nhằm đảm bảo an toàn cho người và vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng

- Đá khô kích thước 1*2cm: đặt mua trước 24h để đảm bảo có đủ đá khô cho nhu cầu bổ sung (khoảng 10-15kg/thùng)

- Dụng cụ xúc đá khô: Xẻng/ muôi nhựa

- Có 2 loại thùng cách nhiệt chuyên dụng để bảo quản, vận chuyển vắc xin của hãng

Pfizer BioNTech: SOFTBOX và AEROSAFE.

3. Quy trình bổ sung đá khô khi bảo quản vắc xin lâu dài ở nhiệt độ âm sâu bằng thùng cách nhiệt chuyên dụng của hãng Pfizer

LƯU Ý QUAN TRỌNG khi dùng thùng cách nhiệt chuyên dụng để bảo quản vắc xin ở nhiệt độ âm sâu:

- Cần bảo quản thùng cách nhiệt ở nhiệt độ phòng từ 15°C đến 25°C để duy trì khả năng giữ nhiệt độ ÂM SÂU tốt nhất.

- Để duy trì mức độ đá khô và nhiệt độ âm sâu của vắc xin cần thực hiện:

Ø 2x/ngày: Không nên mở thùng cách nhiệt vận chuyển quá 2 lần một ngày

Ø 3 phút: Không nên mở thùng cách nhiệt vận chuyển quá 3 phút mỗi lần

Ø 5 ngày: Bổ sung đá khô trong thùng cách nhiệt vận chuyển 5 ngày một lần

- Nếu phải mở nắp thùng cách nhiệt nhiều lần hơn trong ngày thì cần bổ sung đá khô thường xuyên hơn.

- Mọi vật tư đi kèm trong thùng các nhiệt cần được giữ cẩn thận trong thùng cách nhiệt để trả lại nhà sản xuất tái sử dụng.

3.1. Chuẩn bị trước khi nhận/ khi bổ sung đá khô cho thùng cách nhiệt

- Có tối thiểu 2 nhân viên thực hiện nhiệm vụ

- Nhân viên tiếp xúc đá khô cần mặc đồ bảo hộ: quần áo ấm dài tay, ủng, kính, găng tay, khẩu trang để tránh bỏng lạnh

- Mở cửa thông thoáng/ bật quạt thông gió tại khu vực bảo quản thùng cách nhiệt, bổ sung đá khô để tránh bị ngạt khí CO₂.

- Đặt biển cảnh báo tại vị trí bổ sung đá khô: CẢNH BÁO: ĐẢM BẢO AN TOÀN TIẾP XÚC ĐÁ KHÔ

3.2. Trong vòng 24 giờ đầu sau khi nhận được vắc xin: phải mở thùng, kiểm tra và bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chứa vắc xin.

3.3. Quy trình bổ sung đá khô

3.3.1. Đặt thùng cách nhiệt cần bổ sung đá khô xuống kệ (panet)

Khi bổ sung đá khô cho thùng nào hãy đặt thùng đó xuống kệ (không tiếp xúc sàn kho).

3.3.2. Quy trình bổ sung đá khô với thùng cách nhiệt SOFTBOX

3.2. Trong vòng 24 giờ đầu sau khi nhận được vắc xin: phải mở thùng, kiểm tra và bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chứa vắc xin.

3.3. Quy trình bổ sung đá khô

3.3.1. Đặt thùng cách nhiệt cân bổ sung đá khô xuống kệ (panet)

Khi bổ sung đá khô cho thùng nào hãy đặt thùng đó xuống kệ (không tiếp xúc sàn kho).

3.3.2. Qui trình bổ sung đá khô với thùng cách nhiệt SOFTBOX

1. Ghi nhớ về các thành phần bên trong thùng cách nhiệt để thực hiện bổ sung đá khô được nhanh nhất (trong vòng 3 phút với mỗi thùng) Nắp xốp cách nhiệt gắn vào nắp thùng carton và có gắn thiết bị theo dõi nhiệt độ, dây dẫn đầu dò nhiệt. Hộp chứa các khay vắc xin khi dùng xong phải để lại trong thùng để trả lại nhà sản xuất
2. Mở thùng cách nhiệt (E) bằng cách cắt băng dính bên ngoài, dùng ba ngón tay đặt vào khe khuyết để nhấc nắp xốp gắn vào vỏ thùng lên (D). Tránh làm rách vỏ, đứt dây đầu dò
3. Sử dụng tay đeo găng nhấc túi gói đá khô (A) ra ngoài, đặt xuống kệ
4. Dùng dụng cụ để xúc đá khô đổ vào xung quanh khoang chứa hộp đựng vắc xin (C), sao cho đá khô chỉ đầy đến mép trên (bằng) của hộp vắc xin
Đặt lại gói chứa đá khô (A) lên trên hộp vắc xin. mở túi (A) ra nhẹ nhàng và đổ thêm đá khô, dàn đều (không đổ quá đầy).
6. Gói túi đá khô (A) lại vuông vắn như lúc đầu, sao cho gói đá phủ kín khoang chứa và phẳng ngang với mép trên của thùng xốp cách nhiệt
7. Đậy nắp xốp (D) và nắp carton của thùng cách nhiệt (E) rồi dùng băng keo dán kín. Bảo quản thùng vắc xin ở nơi thông thoáng dưới 25 °C

3.3.3. Qui trình bổ sung đá khô của thùng cách nhiệt AEROSAFE

1. Ghi nhớ về các thành phần bên trong thùng cách nhiệt vận chuyển để thực hiện bổ sung đá khô được nhanh nhất trong vòng 3 phút với mỗi thùng vắc. Nắp xốp gắn với thùng carton bằng dải nhôm mỏng và có gắn thiết bị theo dõi nhiệt độ, tránh làm rách. Khay chứa đá phải để lại trong thùng khi trả lại nhà sản xuất
2. Mở thùng cách nhiệt (E) bằng cách cắt băng dính bên ngoài, mở nắp thùng carton ra. Dùng tay đeo găng luồn vào vết cắt khuyết để nhấc nắp xốp cách nhiệt (D) lên, tránh làm rách băng nhôm, đứt dây đầu dò
3. Dùng tay đeo găng cách nhiệt năm vào dây đai nhấc khay chứa đá khô ra (A), đặt xuống bên cạnh thùng
4. Dùng dụng cụ xúc đá khô đổ vào khoang chứa xung quanh thùng, sao cho đá khô chỉ bằng mép trên (bằng) của khoang chứa vắc xin
5. Đặt lại khay chứa đá khô (A) lọt khít trên khoang chứa vắc xin, sau đó bổ sung thêm đá khô đầy khay (A), không đổ quá đầy.
6. Đậy nắp xốp (D) và nắp carton của thùng cách nhiệt (E), dùng băng keo dán kín. Bảo quản thùng vắc xin ở nơi thông thoáng dưới 25 °C.

Bảng theo dõi bổ sung đá khô của thùng cách nhiệt số 0.n.

Từ ngày …/…/20… tới ngày …/…/20...

TT	Giờ/phút	Ngày/tháng/ năm	Người thực hiện (Ký/ghi tên)	Lượng đá khô bổ sung (ước tính)	Người giám sát (ký)
1				.?. kg
2
3
4
5
6

(Lưu trữ hồ sơ tại kho đơn vị)

HƯỚNG DẪN THEO DÕI VÀ GHI CHÉP NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN VẮC XIN

1. Mục tiêu

Vắc xin cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp do dễ bị hỏng nếu không được bảo quản theo đúng nhiệt độ quy định. Tài liệu này hướng dẫn những công việc và yêu cầu đối với việc theo dõi, ghi chép nhiệt độ hàng ngày trong quá trình bảo quản vắc xin để kịp thời xử trí khi nhiệt độ ngoài khoảng khoảng cho phép nhằm đảm bảo vắc xin được an toàn, chất lượng

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

- Các dụng cụ theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, chỉ thị đông băng điện tử, thiết bị ghi nhiệt độ tự động.

3. Quy trình

TT		Nội dung công việc	Phân công
1. Chuẩn bị	1.1	Đặt 1 thiết bị ghi nhiệt độ tự động trong mỗi thiết bị lạnh bảo quản vắc xin. Đặt 1 chỉ thị đông băng điện tử (nếu có) cùng với vắc xin dễ bị hỏng bởi nhiệt độ đông băng. Không được để ở khoang tủ có nhiệt độ âm. Thiết bị phải được mã hóa (đánh số) theo thiết bị lạnh (tủ lạnh)	Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin
		Vị trí đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ: - Đối với nhiệt kế và thiết bị ghi nhiệt độ tự động: đặt cùng với vắc xin, ở vị trí dễ theo dõi và có nguy cơ dễ bị thay đổi nhiệt độ do các thao tác đóng mở cửa tủ lạnh. - Đối với chỉ thị đông băng điện tử: đặt cùng các vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng. Không được để ở khoang tủ có nhiệt độ âm.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin
	1.2	Ghi rõ số mã hóa của từng thiết bị lạnh vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.	Cán bộ quản lý kho
2. Hàng ngày	2.1	Kiểm tra nhiệt độ của thiết bị ghi nhiệt độ tự động và ghi vào biểu đồ theo dõi 2 lần/ngày vào đầu buổi sáng (khi đến) và cuối buổi chiều (trước khi ra về), đủ 7 ngày/tuần kể cả ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật và ngày nghỉ lễ.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin
	2.2	Kiểm tra chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin, chỉ thị đông băng (nếu có). Khi phát hiện có trường hợp bất thường phải báo cáo lãnh đạo/người giám sát để thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố trong bảo quản vắc xin.	Cán bộ quản lý kho
	2.3	Kiểm tra diễn biến nhiệt độ trong ngày của thiết bị ghi nhiệt độ tự động sau mỗi 24 giờ và ghi lại nhiệt độ cao nhất, thấp nhất vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ. Nhiệt độ theo dõi hàng ngày phải nằm trong khoảng giới hạn cho phép đã quy định.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin
	2.4	Khi nhiệt độ ngoài khoảng cho phép, báo cáo lãnh đạo/người giám sát và thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố trong bảo quản vắc xin.	Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo quản vắc xin Cán bộ quản lý kho Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin
3. Hàng tháng	3.1	Cuối mỗi tháng đánh giá và ghi nhận xét về tình trạng nhiệt độ trong quá trình bảo quản của mỗi thiết bị lạnh trong tháng, có chữ ký của người giám sát vào biểu đồ theo dõi.	Nhân viên quản lý kho vắc xin. Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin
	3.2	Thay biểu đồ theo dõi nhiệt độ cho tháng mới và lưu lại biểu đồ theo dõi của tháng trước. Ghi đầy đủ thông tin vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ (số thiết bị lạnh, ngày bắt đầu và kết thúc theo dõi...).	Nhân viên quản lý kho vắc xin
	3.3	In/ sao lưu dữ liệu nhiệt độ từ các thiết bị ghi nhiệt độ tự động của từng thiết bị lạnh.	Nhân viên quản lý kho vắc xin
	3.4	Báo cáo lãnh đạo nếu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong tháng của thiết bị lạnh không ổn định.	Nhân viên quản lý kho vắc xin Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin

HƯỚNG DẪN LÀM ĐÔNG BĂNG VÀ RÃ ĐÔNG BÌNH TÍCH LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn cách làm đông băng và làm rã đông bình tích lạnh đúng để bảo quản vắc xin an toàn, chất lượng. Nếu bình tích lạnh không được rã đông đúng có thể làm ảnh hưởng tới vắc xin do bị tiếp xúc với nhiệt độ đông băng.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ làm đông băng bình tích lạnh hoặc tủ lạnh có ngăn làm đá.

- Bình tích lạnh (BTL).

- Khăn sạch.

3. Quy trình

TT	Nội dung	Phân công
1.	Tính nhu cầu bình tích lạnh: - Căn cứ kế hoạch bảo quản, vận chuyển vắc xin sử dụng hòm lạnh, chuẩn bị đủ số BTL cần dùng. Lưu ý kích thước của các BTL phải phù hợp với loại hòm lạnh. - Tính thời gian cần thiết để làm đông băng đủ số BTL cần (thời gian tối thiểu để làm đông băng BTL là 24 giờ).	Cán bộ quản lý kho
2.	Làm đông băng bình tích lạnh: - Đổ nước sạch vào các BTL đến vạch quy định. Đậy nắp chặt. Cầm ngược BTL lắc để kiểm tra đảm bảo BTL không bị hở. - Sắp xếp để BTL đứng hoặc nghiêng trong khoang làm đá ít nhất 24 giờ để làm đông băng hoàn toàn nước trong các bình tích lạnh. - Lấy bình tích lạnh đã đông băng ra khỏi khoang làm đá và đóng cửa tủ lạnh lại.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ kho được phân công
3.	Rã đông bình tích lạnh: - Để các BTL đã đông băng ở nhiệt độ môi trường từ 15-30 phút (tùy nhiệt độ môi trường) cho tới khi một phần đá lạnh bên trong bắt đầu tan chảy thành nước. - Kiểm tra xem BTL đã đạt yêu cầu chưa bằng cách lắc và nghe thấy tiếng “óc ách”. - Dùng khăn sạch lau khô các bình tích lạnh đã rã đông trước khi xếp vào hòm lạnh/phích vắc xin.	Cán bộ quản lý kho

HƯỚNG DẪN ĐÓNG GÓI VẮC XIN VÀO HÒM LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước đóng gói vắc xin vào hòm lạnh với bình tích lạnh đã được làm rã đông đúng cách để giảm nguy cơ ảnh hưởng của nhiệt độ tới chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, bảo quản.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

Hòm lạnh, bình tích lạnh, thiết bị theo dõi nhiệt độ

3. Quy trình

3.1 Chuẩn bị:

3.1.1. Chuẩn bị bình tích lạnh (BTL): thực hiện theo quy trình làm đông băng và rã đông bình tích lạnh (Qui trình 06).

3.1.2. Chuẩn bị hòm lạnh: hòm lạnh cần vệ sinh sạch sẽ, khô ráo trước khi đóng vắc xin

3.1.3. Rửa tay: nhân viên phải rửa tay trước khi cầm hộp và lọ vắc xin.

3.2 Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh, sử dụng BTL đã rã đông:

TT	Nội dung	Phân công
1.	Xếp BTL đã được rã đông vào 4 thành xung quanh hòm lạnh (số lượng BTL và cách đóng gói theo đúng sơ đồ hướng dẫn sử dụng của từng loại hòm lạnh).	Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
2.	Lọ vắc xin lẻ và dung môi phải được đóng vào hộp có nắp đậy.	Nhân viên quản lý kho vắc xin và người vận chuyển vắc xin
3.	Xếp các hộp vắc xin và dung môi vào giữa hòm lạnh, để đầu nắp lọ vắc xin quay lên trên. Lưu ý chèn chặt các hộp vắc xin, tránh va đập trong quá trình vận chuyển.	Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin
4.	Để thiết bị theo dõi nhiệt độ gần vắc xin. Các thiết bị này cần xếp tránh tiếp xúc trực tiếp với BTL	Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin
5.	Xếp các BTL đã được rã đông lên trên cùng.	Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin
6.	Đóng nắp hòm lạnh, chốt khóa.	Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển vắc xin
7.	Không để hòm lạnh trực tiếp dưới ánh nắng mặt trời trong quá trình vận chuyển.	Người vận chuyển vắc xin

HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG XE TẢI LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn việc vận chuyển vắc xin tiêm chủng bằng xe tải lạnh từ kho vắc xin tại các quân khu tới kho của các đơn vị khác nhằm giảm thiểu các sai sót và những yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, đảm bảo các tuyến được cung cấp kịp thời, đầy đủ, và vắc xin an toàn, chất lượng.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.

- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin. (phụ lục 1,2,3)

- Các thiết bị theo dõi nhiệt độ.

- Xe tải lạnh

- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận

3. Quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin

Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân viên quản lý kho vắc xin:

- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận

- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái xe theo kế hoạch đã định.

- Thông báo cho lái xe:

+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.

+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.

+ Trước giờ xếp vắc xin lên xe khoảng 1 -2 giờ, chạy hệ thống làm lạnh để đưa nhiệt độ trong khoang chứa hàng về +2°C đến +8°C.

+ Hướng dẫn xử trí sự cố trong quá trình vận chuyển luôn có sẵn trên xe lạnh. (Quy trình 15).

Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi, chuẩn bị thiết bị theo dõi nhiệt độ

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:

- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin

- Kiểm đếm, đối chiếu loại vắc xin, dung môi (số lượng, số lô, hạn dùng...) thực có so với phiếu xuất kho. Nếu số lượng vắc xin thực tế còn tại kho không khớp với số lượng theo lô/hạn dùng ghi trên phiếu xuất, thủ kho cần báo cáo lại lãnh đạo quản lý kho để điều chỉnh, viết lại phiếu xuất/biên bản mới.

- Trước khi đóng gói kiểm tra và ghi chép lại tình trạng nhiệt độ bảo quản, tình trạng vắc xin (cảm quan nhãn mác, ẩm mốc, màu sắc) vào biên bản giao nhận vắc xin (theo Phụ lục 1).

- Vắc xin sẽ được đóng gói lần lượt, sắp xếp các hộp vắc xin vào thùng carton, để riêng từng loại. Ngoài kiện/thùng có nhãn ghi rõ tên đơn vị nhận, loại vắc xin, số lượng, số lô, hạn dùng. Sau khi đóng gói xong phải kiểm đếm lại theo phiếu xuất và niêm phong từng kiện/thùng vắc xin (nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm về số lượng vắc xin đóng gói).

- Cài đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ kèm theo.

Bước 3: Sắp xếp vắc xin lên xe tải lạnh, vận chuyển

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:

- Kiểm tra nhiệt độ khoang chứa hàng xe lạnh, chỉ xếp vắc xin lên xe khi nhiệt độ trong khoảng từ +2°C đến +8°C.

- Nhanh chóng xếp các kiện/thùng chứa vắc xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe tải lạnh, đảm bảo sắp xếp có khoảng cách giữa các thùng vắc xin cho khí lạnh lưu thông, không xếp vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng gần cửa gió dàn lạnh (đặt cách dàn lạnh tối thiểu 0,5m), xếp các hộp vắc xin không cao quá 2/3 thùng xe, sắp xếp các thùng ngay ngắn, chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng).

- Đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ vào khoang chứa vắc xin của xe lạnh. Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.

- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2), nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách vận chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.

Nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe thực hiện:

- Trong quá trình vận chuyển phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh (hệ thống theo dõi nhiệt độ trong buồng lái), đảm bảo nhiệt độ luôn trong khoảng +2°C đến +8°C. Nếu gặp sự cố nhiệt độ trong khoang hàng không đảm bảo trong khoảng +2°C đến +8°C, xử trí theo “Hướng dẫn xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh” (Quy trình 15).

- Khi nghỉ dọc đường phải đảm bảo hệ thống làm lạnh của xe luôn hoạt động (nổ máy hoặc cắm điện). Trường hợp nghỉ qua đêm, phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh 2-3 giờ/lần.

- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60 phút, liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận vắc xin theo yêu cầu.

Bước 4: Bàn giao vắc xin

- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng).

- Cùng cán bộ phụ trách tại kho tiếp nhận kiểm tra, ghi nhận nhiệt độ khoang lạnh và nhiệt độ trên các thiết bị theo dõi nhiệt độ trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.

- Giao đúng, đủ số thùng/kiện vắc xin cho kho tiếp nhận.

- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.

- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ trách kho phân phối hoặc lãnh đạo phụ trách kho để thống nhất phương hướng giải quyết.

- Điền đủ thông tin về thời gian bàn giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.

- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho phân phối để kịp thời xử lý.

Bước 5: Bàn giao thiết bị, hồ sơ và sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển

- Sau khi trở về kho phân phối, nhân viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách kho nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.

- Cán bộ phụ trách kho phân phối, in và sao lưu dữ liệu nhiệt độ đã được cán bộ hỗ trợ vận chuyển ghi chép lại từ thiết bị theo dõi nhiệt độ trên xe và nhiệt kế đặt trong khoang lạnh của xe đồng thời kiểm tra dữ liệu nhiệt độ trong thời gian vận chuyển. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.

- Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo cho Lãnh đạo Quân khu.

Mẫu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẮC XIN

Bên giao vắc xin:

- Họ tên người đại diện: .................................... Chức vụ:

- Họ tên người bàn giao: .................................... Chức vụ:

Bên nhận vắc xin:

- Họ tên người đại diện: .................................... Chức vụ:

- Họ tên người nhận: .................................... Chức vụ:

Vào hồi giờ phút, ngày …/…/20……, hai bên tiến hành bàn giao vắc xin với các nội dung như sau:

Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc xin:

	Số công văn cấp phát vx	Ngày ký công văn	Giấy phép Viện Kiểm định quốc gia	Phiếu xuất kho
Trước khi nhận			Có □ Không □
Khi nhận hàng			Có □ Không □	Có □ Không □

Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao nhận:

Tên vắc xin	Đơn vị tính	Số lượng	Số lô	Hạn dùng	Hãng sản xuất	Nước SX

Dung môi	Đơn vị tính	Số lượng	Số lô	Hạn dùng	Hãng sản xuất	Nước SX

Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển

Tổng số kiện hàng kiểm tra:

Nhiệt độ vắc xin khi kiểm tra: °C

Thiết bị theo dõi nhiệt độ:

VVM □

(giai đoạn 1, 2, 3, 4)

Chỉ thị đông băng điện tử □

(điền X hoặc V)

Thiết bị ghi nhiệt độ tự động (LogTag)

Có □ Không □

Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô hàng: (vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):

………., ngày ... tháng ... năm ..…...

Đại diện bên giao

Người giao

Người nhận

Đại diện bên nhận
(ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu:

SỔ BÀN GIAO VẮC XIN

Địa điểm vắc xin cần chuyển tới: ....................................

1/Xe tải lạnh - Biển số: ....................................

2/Ngày giờ bàn giao: ..... giờ...... phút, ngày ........ tháng ........ năm 20...........

3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ....................................................................................................

4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ....................................................................................

5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:

- Giấy xuất xưởng kiểm định:	Có	Không
- Biên bản bàn giao vắc xin:	Có	Không
- Phiếu xuất kho:	Có	Không

6/Chi tiết đóng gói vắc xin:

TT	Tên vắc xin	Số kiện/thùng	Số hộp lẻ (nếu có)	Số liều	Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

	Tổng cộng

Ký nhận của lái xe/ người vận chuyển

Thủ kho vắc xin

Mẫu

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày ... tháng ... năm 20...

Họ tên người nhận hàng:

Lý do xuất kho:

Xuất tại kho:

STT	Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền



	Cộng:

Tổng số tiền (bằng chữ):

Xuất ngày ... tháng ... năm 20...

Thủ trưởng đơn vị

Phụ trách kho phân phối

Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG HÒM LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn thực hiện vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh đảm bảo vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.

- Hòm lạnh, bình tích lạnh, nhiệt kế.

- Phương tiện vận chuyển: ô tô tải...

- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin.

- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.

3. Quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin

Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân viên quản lý kho vắc xin tại các quân khu:

- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái xe theo kế hoạch đã định.

- Thông báo cho lái xe:

+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.

+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.

Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi vào hòm lạnh

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:

- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin

- Đóng gói vắc xin, dung môi vào hòm lạnh theo Quy trình 07: Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh sử dụng bình tích lạnh.

Bước 3: Sắp xếp các hòm lạnh lên xe ô tô, vận chuyển

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:

- Nhanh chóng xếp các hòm lạnh chứa vắc xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe ô tô, sắp xếp các hòm lạnh ngay ngắn, chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng).

- Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.

Trong quá trình vận chuyển nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe thực hiện:

- Nếu gặp sự cố trong quá trình vận chuyển cần báo ngay cho lãnh đạo và cán bộ quản lý kho phân phối theo Quy trình xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển.

- Trong trường hợp hỏng xe và sửa xe mất ít thời gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận.

- Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời gian hoặc không sửa được thì cần liên hệ với kho tiếp nhận gần nhất hoặc đơn vị bộ đội gần nhất để được giúp đỡ như hỗ trợ thiết bị máy móc để sửa chữa hoặc điều xe khác thay thế để tiếp tục vận chuyển đến các kho tiếp nhận.

- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60 phút, gọi điện liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận vắc xin theo yêu cầu.

Bước 4: Bàn giao vắc xin

- Cùng cán bộ phụ trách tại tiếp nhận kiểm tra, ghi nhận thời gian giao nhận, nhiệt độ trong hòm lạnh trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.

- Giao đúng, đủ số vắc xin cho kho tiếp nhận.

- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.

- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ trách kho quân khu hoặc lãnh đạo phụ trách để thống nhất phương hướng giải quyết.

- Điền đủ thông tin về thời gian bàn giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của lãnh đạo phụ trách đơn vị tiếp nhận.

- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị kho tiếp nhận và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho quân khu để kịp thời xử lý.

Trong thời gian chờ ý kiến xử lý, vắc xin phải được bảo quản riêng biệt và trong thùng lạnh hoặc tủ lạnh theo đúng yêu cầu bảo quản

- Thu hồi hòm lạnh và các thiết bị theo dõi nhiệt độ và vận chuyển trở về kho phân phối.

Bước 5: Bàn giao hòm lạnh, nhiệt kế, hồ sơ và sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin quá trình vận chuyển

- Sau khi trở về kho phân phối, nhân viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách kho các hòm lạnh và nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.

Cán bộ phụ trách kho phân phối, sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin tại các hòm lạnh trong quá trình giao nhận vắc xin. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình giao nhận vắc xin không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.

Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo cho Lãnh đạo Quân khu.

Mẫu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẮC XIN

Bên giao vắc xin:

- Họ tên người đại diện: .................................... Chức vụ:

- Họ tên người bàn giao: .................................... Chức vụ:

Bên nhận vắc xin:

- Họ tên người đại diện: ....................................Chức vụ:

- Họ tên người nhận: .................................... Chức vụ:

Vào hồi giờ phút, ngày …/…/20……, hai bên tiến hành bàn giao vắc xin với các nội dung như sau:

Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc xin:

	Số công văn cấp phát vx	Ngày ký công văn	Giấy phép Viện Kiểm định quốc gia	Phiếu xuất kho
Trước khi nhận			Có □ Không □
Khi nhận hàng			Có □ Không □	Có □ Không □

Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao nhận:

Tên vắc xin	Đơn vị tính	Số lượng	Số lô	Hạn dùng	Hãng sản xuất	Nước SX

Dung môi	Đơn vị tính	Số lượng	Số lô	Hạn dùng	Hãng sản xuất	Nước SX

Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển

Tổng số kiện hàng kiểm tra:

Nhiệt độ văc xin khi kiểm tra: °C

Thiết bị theo dõi nhiệt độ:

VVM □

(giai đoạn 1, 2, 3, 4)

Chỉ thị đông băng điện tử □

(điền X hoặc V)

Thiết bị ghi nhiệt độ tự động (LogTag)

Có □ Không □

Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô hàng: (vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):

………., ngày ... tháng ... năm ..…...

Đại diện bên giao

Người giao

Người nhận

Đại diện bên nhận
(ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu:

SỔ BÀN GIAO VẮC XIN

Địa điểm vắc xin cần chuyển tới: ....................................

1/Xe tải lạnh - Biển số: ....................................

2/Ngày giờ bàn giao: ..... giờ...... phút, ngày ........ tháng ........ năm 20...........

3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ....................................................................................................

4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ....................................................................................

5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:

- Giấy xuất xưởng kiểm định:	Có	Không
- Biên bản bàn giao vắc xin:	Có	Không
- Phiếu xuất kho:	Có	Không

6/Chi tiết đóng gói vắc xin:

TT	Tên vắc xin	Số kiện/thùng	Số hộp lẻ (nếu có)	Số liều	Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

	Tổng cộng

Ký nhận của lái xe

Thủ kho vắc xin

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày ... tháng ... năm 20...

Số:

Họ tên người nhận hàng:

Lý do xuất kho:

Xuất tại kho:

STT	Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền



	Cộng:

Tổng số tiền (bằng chữ):

Xuất ngày ... tháng ... năm 20...

Thủ trưởng đơn vị

Phụ trách kho phân phối

Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

HƯỚNG DẪN BẢO DƯỠNG TỦ LẠNH TCW 4000AC

1. Mục tiêu:

Tài liệu này hướng dẫn công việc bảo dưỡng thường xuyên hàng ngày, hàng tháng đối với tủ lạnh TCW 4000AC bảo quản vắc xin nhằn giảm thiểu các nguy cơ có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Dụng cụ cần thiết: chổi mềm, khăn sạch, khay đựng.

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng tủ lạnh TCW 4000AC

- Sổ nhật ký vận hành.

- Hòm lạnh có bình tích lạnh đã chuẩn bị sẵn

- Tủ lạnh đã vận hành đến nhiệt độ quy định để bảo quản vắc xin nếu phải chuyển tạm để thực hiện việc bảo dưỡng.

3. Quy trình

3.1. Nhiệm vụ hàng ngày

- Kiểm tra hoạt động tủ lạnh: kiểm tra kết nối điện, thiết bị theo dõi nhiệt độ tự động đi kèm.

- Lau sạch bụi bẩn ở vỏ ngoài tủ lạnh.

3.2. Nhiệm vụ hàng tuần

- Kiểm tra khay nước ngưng tụ, nếu quan sát thấy có nhiều nước ngưng tụ thì đổ nước đọng và kiểm tra khoang tủ lạnh xem có nước đọng không. Nếu ống thoát nước bị bít tắc thì thông tắc.

- Kiểm tra độ kín khít của gioăng cửa tủ lạnh và làm sạch các gioăng tủ.

- Kiểm tra băng tuyết, xả băng nếu băng tuyết bám ở dàn lạnh hoặc thành tủ >0,5cm. Tiến hành xả đá/băng tuyết theo các bước sau:

+ Bước 1: Chuyển vắc xin, dung môi trong tủ ra nơi an toàn: hòm lạnh có bình tích lạnh HOẶC vào tủ lạnh khác.

+ Bước 2: Tắt nguồn điện của tủ, rút phích cắm khỏi ổ.

+ Bước 3: Mở cửa tủ, đợi đến khi đá/ băng tan chảy hết. Không dùng dao hay các vật sắc nhọn khác để cậy.

+ Bước 5: Lau khô bên trong tủ bằng khăn sạch.

+ Bước 6: Kiểm tra các giá và thiết bị bên trong tủ.

+ Bước 7: Đóng cửa tủ.

+ Bước 8: Bật nguồn điện. Theo dõi nhiệt độ trong tủ cho đến khi đạt nhiệt độ cần thiết và ổn định (thường sau 24 giờ).

+ Bước 9: Chuyển vắc xin, dung môi trở lại trong tủ

3.3. Nhiệm vụ hàng tháng

a. Làm sạch nắp hay cửa tủ với nước xà phòng pha loãng.

b. Vệ sinh tủ lạnh TCW 4000 AC theo các bước:

LƯU Ý: Trước khi tiến hành vệ sinh tủ TCW4000AC, phải lấy tất cả vắc xin ra ngoài để trữ tạm trong hòm lạnh có bình tích lạnh HOẶC một tủ khác đang hoạt động tốt.

• Tắt công tắc nguồn và rút phích cắm ra khỏi ổ cắm điện.

• Chuẩn bị các thiết bị lưu trữ tạm thời và di dời các loại vắc xin ra khỏi tủ lạnh sang thiết bị lưu trữ đảm bảo đúng nhiệt độ quy định.

• Tháo tấm nhựa đậy thùng chứa, dùng tua vít tháo gỡ đầu dò nhiệt độ trên mặt bên trong khoang chứa và thùng lót bên trong.

• Dùng nước ấm và chất tẩy rửa trung tính để vệ sinh tất cả các bộ phận bên trong và bên ngoài tú, nắp tủ và gioăng đệm nắp tủ. Sau đó lau khô thật kỹ.

• Sau khi vệ sinh tủ TCW4000AC tiến hành đặt thùng lót bên trong đúng vị trí và gắn cố định lại đầu dò nhiệt độ. Gắn lại tấm nắp nhựa đậy thùng chứa. Đóng nắp tủ.

• Kiểm tra máy nén và bộ phận tản nhiệt xem có sạch không. Thiết bị sẽ không vận hành được chính xác nếu các bộ phận này bị bám bụi. Làm vệ sinh máy nén và lưới tản nhiệt như sau:

+ Bộc lộ mặt bên tủ nơi đặt giàn nóng và khoang máy nén.

+ Sử dụng tuốc-nơ-vít để mở các vít ở khoang máy nén, tháo nắp bảo vệ.

+ Quét hết bụi bẩn bám trên lưới tản nhiệt tủ và trong khoang máy nén bằng chổi mềm.

+ Đóng nắp bảo vệ, vặn lại vít cố định.

• Cắm điện và bật công tắc cho tủ TCW4000AC.

• Cho tủ chạy và theo dõi nhiệt độ của tủ hiển thị trên màn hình và thiết bị theo dõi nhiệt độ tự động (Fridge-tag 2).

• Chỉ chuyển vắc xin từ thiết bị lưu trữ tạm vào lại trong tủ TCW4000AC khi tủ đã đạt được phạm vi nhiệt độ từ +2 đến +8°C.

c. Nhân viên quản lý kho giám sát việc thực hiện và nhân viên thực hiện việc bảo dưỡng Ghi ngày, nội dung bảo dưỡng vào sổ Nhật ký vận hành, nhận xét quá trình vận hành, tình trạng của tủ lạnh.

Mẫu sổ nhật ký vận hành

LÝ LỊCH MÁY
VÀ NHẬT KÝ VẬN HÀNH

TÊN THIẾT BỊ: ........................................................

LÝ LỊCH MÁY

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Hãng sản xuất/Xuất xứ: .........................................................................................................

2. Kiểu, loại máy: .......................................................................................................................

3. Số serial: ................................................................................................................................

4. Ngày đưa vào sử dụng: ........................................................................................................

II. THÔNG SỐ KỸ THUẬT:

1. Điện áp sử dụng: ............................................................................................................

2. Công suất: .......................................................................................................................

3. Kích thước: ......................................................................................................................

4. Trọng lượng: ....................................................................................................................

5. Các thông số khác: ............................................................................................................

Phụ trách đơn vị:

III. THÔNG TIN VỀ NHÀ CUNG CẤP, BẢO HÀNH

1. Đơn vị cung cấp:

Tên đơn vị cung cấp: ............................................................................................................

Địa chỉ: ...................................................................................................................................

Số điện thoại: ........................................................................................................................

2. Đơn vị bảo hành:

Tên đơn vị bảo hành: ............................................................................................................

Địa chỉ: ...................................................................................................................................

Số điện thoại: ..........................................................................................................................

IV. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ/SỬA CHỮA,THAY THẾ/BẢO DƯỠNG:

THỜI GIAN	NGƯỜI THỰC HIỆN	NỘI DUNG CÔNG VIỆC	GHI CHÚ

HƯỚNG DẪN XỬ TRÍ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP VẮC XIN BẢO
QUẢN TRONG TỦ LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước xử trí trong tình huống khẩn cấp (mất điện kéo dài, hỏa hoạn, thiên tai lũ lụt, tủ lạnh hỏng...) nhằm đảm bảo an toàn cho vắc xin đang bảo quản trong tủ lạnh và an toàn cho người.

2. Thiết bị, dụng cụ liên quan

- Máy phát điện dự phòng và nhiên liệu.

- Tiêu lệnh chữa cháy gắn tại kho và dụng cụ chữa cháy.

- Sổ nhật ký vận hành thiết bị.

- Danh sách tên cán bộ/ số điện thoại liên hệ trong trường hợp khẩn cấp: thủ kho, phục trách chuyên môn kho, lãnh đạo kho, lãnh đạo đơn vị.

3. Quy trình

Nguyên tắc: Trong tình huống khẩn cấp cần duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin từ 2°C - 8°C đối với tất cả các loại vắc xin.

3.1. Tình huống 1: MẤT ĐIỆN KÉO DÀI

Khi mất điện kéo dài hoặc không biết khi nào điện được cấp lại có thể ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin, phải thực hiện ngay các bước sau:

TT	Nội dung	Phân công
1	Thông báo ngay cho người quản lý trực tiếp biết.	Người phát hiện
2	Chạy máy phát điện dự phòng (nếu có), đảm bảo dự trữ đủ nhiên liệu cho máy phát điện. Trường hợp đơn vị không có máy phát điện dự phòng thực hiện xử trí vắc xin theo quy trình như trường hợp tủ lạnh hỏng. Hạn chế mở cửa tủ lạnh trong suốt thời gian mất điện	Nhân viên kỹ thuật phụ trách
3	Sau khi được cấp nguồn điện dự phòng, ghi nhiệt độ của tủ lạnh bảo quản vắc xin tại thời điểm kho vận hành trở lại vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị. Phối hợp cùng nhân viên kỹ thuật kiểm tra tình trạng hoạt động của tủ lạnh. - Nếu tủ lạnh hoạt động bình thường: Tiếp tục bảo quản vắc xin theo thường qui. - Nếu tủ lạnh hoạt động không ổn định: thông báo cho người phụ trách trực tiếp biết để xử lý, khắc phục.	Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật
4	Khi được cấp nguồn điện lưới trở lại. Nhân viên quản lý kho phải kiểm tra, theo dõi tình trạng hoạt động của tất cả các tủ lạnh, đảm bảo các tủ hoạt động ổn định. Ghi nhiệt độ bảo quản của tủ lạnh (sau khi điện lưới được cấp lại ổn định 30 phút và 30phút/lần trong vòng 2h đầu để đảm bảo tủ hoạt động ổn định) và tình trạng hoạt động của tủ lạnh vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị.	Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật

3.2. Tình huống 2: KHO LẠNH BỊ HỎA HOẠN, CHÁY NỔ

Khi kho lạnh bị hỏa hoạn, phải thực hiện ngay các bước sau:

TT	Nội dung	Phân công
1	Thực hiện theo Tiêu lệnh phòng cháy, chữa cháy (báo động, ngắt nguồn điện, gọi 114, sử dụng phương tiện chữa cháy tại chỗ,...)	Người phát hiện
2	Di chuyển các tủ lạnh ra khu vực an toàn (nếu có thể). Chú ý: Không mở cửa tủ lạnh.	Tất cả nhân viên
3	Sau khi việc chữa cháy kết thúc. - Nếu tủ lạnh có thể hoạt động lại bình thường: Vận hành tủ lạnh trở lại. Thống kê kiểm tra vắc xin và nhiệt độ của các tủ lạnh. - Nếu tủ lạnh không thể hoạt động trở lại: + Chuyển vắc xin trong tủ bị hỏng vào các thiết bị lạnh khác, sắp xếp riêng. + Thống kê vắc xin bị ảnh hưởng, báo cáo cho lãnh đạo đơn vị biết.	Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật

3.3. Tình huống 3: NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN NGOÀI KHOẢNG AN TOÀN DO TỦ LẠNH HỎNG

Khi phát hiện nhiệt độ tủ lạnh nằm ngoài khoảng an toàn bảo quản vắc xin (cao hơn hoặc thấp hơn nhiệt độ yêu cầu), thực hiện ngay các bước sau:

TT	Nội dung	Phân công
1	Ghi nhiệt độ bảo quản của tủ lạnh tại thời điểm phát hiện vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
2	Thông báo ngay cho người phụ trách trực tiếp và nhân viên trực kỹ thuật để khắc phục hư hỏng kịp thời.	Cán bộ quản lý kho Cán bộ phụ trách chuyên môn kho Nhân viên kỹ thuật
3	Phối hợp xử trí: - Nếu nhiệt độ tủ lạnh thấp hơn 2°C: mở nắp tủ lạnh cho tới khi nhiệt độ báo 7°C thì đóng lại, theo dõi sát. Nếu nghi ngờ vắc xin bị đông băng, thực hiện “nghiệm pháp lắc” đối với các vắc xin nhạy cảm đông băng. - Nếu nhiệt độ tủ lạnh cao trên 8°C: Mua đá lạnh, cho đá vào túi nilon kín hoặc khay đựng và để vào tủ lạnh, theo dõi nhiệt độ 30 phút/lần để đảm bảo duy trì nhiệt độ trong khoảng quy định 2 °C - 8°C - Chuyển vắc xin sang tủ lạnh khác hoặc hòm lạnh (nếu có) để bảo quản riêng theo quy trình bảo quản vắc xin trong tủ lạnh, hòm lạnh. - Trường hợp chuyển vắc xin sang hòm lạnh, vắc xin phải được đóng gói theo đúng Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh - Trường hợp vắc xin được chuyển sang tủ lạnh, tủ lạnh phải được vận hành ổn định đến nhiệt độ yêu cầu trước khi chuyển vắc xin sang	Cán bộ quản lý kho Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
4	Báo cáo lãnh đạo đơn vị chờ xử lý tiếp.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho

3.4. Tình huống 4: CÁC TÌNH HUỐNG BẤT THƯỜNG KHÁC (cây đổ, tốc mái, lũ lụt...)

- Bước 1: Báo động toàn đơn vị

- Bước 2: Kiểm tra, đánh giá xem hệ thống tủ lạnh có bị ảnh hưởng hay không để đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh tại chỗ phù hợp:

○ Nếu kho lạnh bị ảnh hưởng có nguy cơ mất an toàn do chập điện, cháy nổ, ngập lụt: Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống kho lạnh

○ Sử dụng các phương tiện tại chỗ để khắc phục sự cố, phối hợp vận chuyển vắc xin từ tủ lạnh bị hỏng tới nơi an toàn: VD chuyển vắc xin từ tầng 1 lên tầng 2 (trường hợp lũ lụt) hoặc phủ bạt che mái (tốc mái) hoặc xử trí nhiệt độ tủ lạnh không ổn định theo hướng dẫn của tình huống 3.

HƯỚNG DẪN PHÂN BỔ VÀ CẤP PHÁT VẮC XIN

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn việc phân bổ và cấp phát vắc xin tại đơn vị để đảm bảo cung cấp đủ, kịp thời vắc xin cho hoạt động tiêm chủng, tránh thừa/thiếu vắc xin.

2. Thiết bị và tài liệu

- Kế hoạch phân bổ vắc xin Sổ quản lý vắc xin, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho.

- Hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh), thiết bị theo dõi nhiệt độ.

- Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh.

3. Quy trình

3.1 Chuẩn bị hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh) đủ số lượng và dung tích để bảo quản vắc xin trong mỗi lần: Nhân viên quản lý kho hoặc nhân viên giao/nhận vắc xin thực hiện.

3.2 Rửa tay: nhân viên phải rửa tay trước khi cầm lọ/ hộp vắc xin.

3.3 Khu vực giao/nhận vắc xin phải đảm bảo tránh ảnh hưởng của thời tiết: râm mát, tránh ánh nắng trực tiếp, mưa, bụi,....

3.4 Cấp phát vắc xin/dung môi

TT	Nội dung	Phân công
1	Thông báo về thời gian, số lượng, loại vắc xin cho đơn vị được cấp phát để chuẩn bị kế hoạch nhận vắc xin.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin
2	Chuyển công văn/quyết định phân bổ cho phòng kế toán và kho vắc xin để chuẩn bị viết phiếu xuất và cấp vắc xin.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin
3	Kiểm tra công văn/quyết định phân bổ vắc xin, dung môi lần này: đơn vị tiếp nhận, loại vắc xin, số lượng, lô, hạn sử dụng.	Cán bộ quản lý kho vắc xin
4	Lập biên bản giao nhận vắc xin.	Cán bộ quản lý kho vắc xin
5	Tính toán số hòm lạnh, bình tích lạnh để chuẩn bị sẵn Chuẩn bị hòm lạnh, bình tích lạnh theo Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh.	Cán bộ quản lý kho vắc xin Các nhân viên hỗ trợ
6	Kiểm tra thiết bị theo dõi nhiệt độ tủ lạnh tại thời điểm cấp phát. Ghi các dữ liệu về nhiệt độ vào phiếu xuất/ biên bản giao nhận.	Cán bộ quản lý kho vắc xin Cán bộ giao vắc xin
7	Lấy các loại vắc xin cần cấp theo đúng loại, đúng số lượng, đúng lô ra khỏi tủ lạnh. Đối chiếu, giao/nhận từng loại vắc xin theo phiếu xuất, đặc biệt lưu ý kiểm tra đối chiếu số lô, hạn dùng vắc xin Sắp xếp, đóng gói vắc xin vào hòm lạnh theo Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh. Vắc xin, dung môi của đơn vị nào đóng gói vào hòm lạnh của đơn vị đó. Ghi rõ thời gian đóng gói.	Cán bộ quản lý kho vắc xin Các nhân viên hỗ trợ
8	Ký vào sổ bàn giao, biên bản giao nhận/ phiếu xuất kho.	Cán bộ quản lý kho vắc xin Cán bộ giao vắc xin
9	Ghi chép vào sổ quản lý vắc xin tại đơn vị: đơn vị được cấp, số lượng cấp phát, tình trạng nhiệt độ, thời gian cấp phát	Cán bộ quản lý kho vắc xin
10	Lưu quyết định/công văn phân bổ, phiếu xuất, biên bản giao nhận vắc xin tại kho.	Cán bộ quản lý kho vắc xin

HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ VẮC XIN, DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Việc kiểm kê vắc xin, dung môi nhằm xác định chính xác số lượng, lô, hạn sử dụng và thực trạng từng loại vắc xin, dung môi bảo quản trong kho giúp cho việc quản lý và điều phối vắc xin hiệu quả hơn, nhằm đảm bảo luôn có đủ vắc xin cung ứng kịp thời cho các đơn vị và hạn chế tình trạng để vắc xin hết hạn dùng. Quy trình này hướng dẫn các bước thực hiện khi kiểm kê kho bảo quản vắc xin, dung môi thường xuyên hàng quí hay sau mỗi đợt nhận/cấp vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê (nếu thấy cần thiết/ trong các đợt thanh kiểm tra).

- Phiếu nhập/xuất kho các vắc xin, dung môi.

- Biên bản giao/nhận vắc xin, dung môi.

- Sổ kế toán quản lý vắc xin (nếu có).

- Sổ quản lý vắc xin, dung môi.

- Biên bản kiểm kê của lần trước.

3. Quy trình

3.1. Kiểm kê sau mỗi đợt nhận/cấp vắc xin

TT	Nội dung	Phân công
1	Chuẩn bị hồ sơ: sổ quản lý vắc xin, dung môi, phiếu nhập/xuất vắc xin, biên bản giao/nhận vắc xin	Cán bộ quản lý kho vắc xin
2	Kiểm kê tại kho vắc xin	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin Các cán bộ hỗ trợ kho vắc xin
2.1	Kiểm đếm từng loại vắc xin, dung môi: + Số lượng. + Số lô. + Hạn sử dụng. + Đánh giá tình trạng nhãn lọ vắc xin, màu sắc, độ đồng đều của vắc xin, dung môi . + Các dấu hiệu chỉ thị trên nhãn vắc xin (nếu có)
2.2	Đối chiếu số liệu giữa sổ quản lý vắc xin, dung môi với số tồn thực tế
4	Ghi chép số liệu sau kiểm kê vào sổ quản lý vắc xin, dung môi Trường hợp không khớp số liệu sổ sách phải xác định nguyên nhân và biện pháp giải quyết phù hợp.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin

3.2. Kiểm kê định kỳ hàng quý:

TT	Nội dung	Phân công
1	Thông báo kế hoạch kiểm kê, chuẩn bị biên bản kiểm kê.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin
2	Chuẩn bị hồ sơ: sổ quản lý vắc xin, dung môi, phiếu nhập/xuất vắc xin, biên bản giao/nhận vắc xin, biên bản kiểm kê của lần trước.	Cán bộ quản lý kho vắc xin
3	Kiểm kê tại kho vắc xin	Lãnh đạo đơn vị Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin Các cán bộ có liên quan Các cán bộ hỗ trợ kho vắc xin
3.1	Kiểm đếm từng loại vắc xin, dung môi: + Số lượng. + Số lô. + Hạn sử dụng. + Đánh giá tình trạng nhãn lọ vắc xin, màu sắc, độ đồng đều của vắc xin, dung môi.
3.2	Đối chiếu số liệu giữa sổ quản lý vắc xin, dung môi với số tồn thực tế
4	Hoàn chỉnh Biên bản kiểm kê. Trường hợp không khớp số liệu sổ sách phải xác định nguyên nhân và biện pháp giải quyết phù hợp.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin
4	Gửi báo cáo kiểm kê cho lãnh đạo đơn vị và lưu trữ tại khoa phòng.	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc xin Cán bộ quản lý kho vắc xin

HƯỚNG DẪN THU HỒI, BIỆT TRỮ VẮC XIN

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước cần thực hiện trong quá trình thu hồi, biệt trữ lô vắc xin có nghi ngờ về chất lượng/ vắc xin chờ hủy để đảm bảo thu hồi đầy đủ, tránh việc cấp phát sử dụng những lô vắc xin này, đảm bảo sử dụng vắc xin hiệu quả và an toàn.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Các quyết định/ văn bản của các cơ quan quản lý (Bộ Y tế) thông báo, hướng dẫn tạm ngừng sử dụng hoặc thu hồi 1 loại, 1 lô vắc xin.

3. Quy trình thực hiện

- Bố trí một khu vực/vị trí trong kho để vắc xin biệt trữ chờ hủy: có khóa hoặc biện pháp vật lý cách ly an toàn với vắc xin không đảm bảo chất lượng.

- Bố trí một tủ lạnh/ hoặc 1 vài khu vực trong tủ lạnh bảo quản vắc xin chờ ý kiến xử lý (chờ kiểm định/ chờ chỉ đạo từ cấp trên)

- Trường hợp bố trí khu vực trong cùng tủ lạnh với vắc xin khác, cần đóng gói niêm phong riêng, có biện pháp ngăn cách vật lý và phải có dấu hiệu rõ ràng tránh việc cấp phát nhầm

TT	Nội dung	Phân công
1.	Sau khi nhận được văn bản thông báo thu hồi/ tạm ngừng sử dụng vắc xin, đơn vị phải thống kê và gửi văn bản thông báo chi tiết về loại vắc xin thu hồi/tạm dừng (số lô, hạn sử dụng, phương pháp bảo quản/ vận chuyển (bảo quản lạnh hay nhiệt độ thường)) và thời hạn cần thu hồi tới các đơn vị liên quan.	Đơn vị chịu trách nhiệm thu hồi Các đơn vị liên quan
2.	Thống kê số lượng vắc xin/dung môi tạm ngừng sử dụng hoặc cần thu hồi của từng đơn vị để báo cáo lãnh đạo	Cán bộ phụ trách chuyên môn kho Cán bộ quản lý kho vắc xin
3.	Chuẩn bị một khu vực riêng trong kho đơn vị hoặc tủ lạnh riêng với thể tích lạnh phù hợp để lưu trữ vắc xin tạm ngừng sử dụng/ vắc xin thu hồi biệt trữ chờ xử lý Trong trường hợp không có tủ lạnh riêng, chuẩn bị một góc riêng trong tủ lạnh, có ngăn cách vật lý và dấu hiệu nhận biết rõ ràng, vắc xin phải đóng gói niêm phong vắc xin biệt trữ để tránh nhầm lẫn.	Cán bộ quản lý kho vắc xin
4	Thu hồi vắc xin: trường hợp phải thực hiện thu hồi vắc xin từ các đơn vị về bảo quản tại kho quân khu, cần thực hiện giao/nhận vắc xin theo đúng Qui trình 09 vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh và Qui trình 01 tiếp nhận vắc xin, dung môi.	Cán bộ quản lý kho vắc xin Nhân viên giao/ nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
5.	Biệt trữ vắc xin: - Trường hợp vắc xin tạm ngừng sử dụng phải biệt trữ chờ xử lý: + Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh hoặc khu vực riêng trong tủ lạnh theo Quy trình 02 bảo quản vắc xin, dung môi trong tủ lạnh đến khi có phương án xử lý. + Gắn biển cảnh báo màu vàng, chữ đen “Vắc xin biệt trữ chờ xử lý” trên tủ lạnh hoặc khu vực chứa vắc xin này. + Vắc xin đã được cấp phát nhưng do vấn đề trong quá trình vận chuyển hoặc giao nhận phải quay về kho, sau khi được kiểm tra xác nhận và đưa ra khỏi hòm lạnh, xe lạnh cần bố trí khu vực riêng trong tủ lạnh, chú ý việc theo dõi chất lượng và cấp phát trước các vắc xin này - Trường hợp vắc xin biệt trữ chờ hủy: + Đưa vắc xin chờ hủy ra ngoài dây chuyền lạnh, chuyển vào khu vực biệt trữ chờ hủy trong kho có gắn biển cảnh báo màu đỏ, chữ đen “Vắc xin biệt trữ chờ hủy”. + Đóng gói niêm phong các thùng vắc xin, ghi rõ thông tin chi tiết như tên vắc xin, số lượng, số lô, hạn sử dụng trên thùng. + Tiến hành các thủ tục để hủy vắc xin theo quy định đảm bảo an toàn cho người và môi trường.	Nhân viên quản lý kho vắc xin. Phụ trách chuyên môn
6.	Tiến hành các thủ tục để hủy vắc xin theo quy định nhằm đảm bảo an toàn cho người và môi trường Báo cáo tình hình thu hồi, biệt trữ/ hủy vắc xin cho lãnh đạo Quân khu và Ban chỉ đạo chiến dịch.	Phụ trách chuyên môn Lãnh đạo đơn vị

HƯỚNG DẪN XỬ TRÍ SỰ CỐ TRONG QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN

1. Mục đích

Tài liệu này hướng dẫn xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh nhằm giảm thiểu những yếu tố bất lợi phát sinh trong quá trình vận chuyển ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin; đảm bảo các loại vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ từ +2°C đến +8°C trong suốt thời gian vận chuyển.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Điện thoại di động

- Danh sách các đơn vị trong cung đường vận chuyển vắc xin

- Qui trình xử trí sự cố bảo quản vắc xin trong tủ lạnh.

- Kinh phí dự phòng mua xăng dầu, sửa chữa xe

3. Các bước tiến hành

TT	Công việc thực hiện	Phân công
4.1. Khi sự cố xảy ra trên đường
1	Gọi điện thoại thông báo ngay tình hình sự cố cho lãnh đạo/ cán bộ phụ trách chuyên môn kho để thông báo tình hình xin ý kiến giải quyết.	Lái xe/ người vận chuyển vắc xin
2	a. *Với* *xe tải lạnh:* Thực hiện ngay các biện pháp cần thiết đối với các trường hợp sau: * Trường hợp hỏng động cơ ô tô: - Xe lạnh ở gần nguồn điện: Vận hành hệ thống lạnh bằng điện. - Xe lạnh ở xa nguồn điện, không vận hành hệ thống lạnh bằng điện được: Nếu thấy nhiệt độ khoang lạnh lớn hơn 8°C thì mua đá dọc đường để duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin. Không dùng đá khô vì có thể làm nhiệt độ khoang lạnh thấp dưới 0°C và gây ngộ độc. - Trong trường hợp sửa xe mất ít thời gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận. - Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời gian hoặc không sửa được, lái xe liên hệ với các đơn vị gần nhất để được hỗ trợ. * Trường hợp hỏng hệ thống lạnh - Kiểm tra, nếu thấy nhiệt độ khoang lạnh hơn 10°C thì mua đá dọc đường để duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin. - Nếu xe tải lạnh ở khu vực gần Kho, lái xe quay xe về Kho, đồng thời thông báo cho lãnh đạo kho vắc xin để có kế hoạch nhận lại vắc xin. - Trong trường hợp xe tải lạnh ở xa Kho + Liên hệ với đơn vị gần nhất để được giúp đỡ như gửi vắc xin vào kho của địa phương hoặc điều xe tải lạnh của địa phương đến chuyển vắc xin. Trường hợp phải gửi vắc xin vào kho của địa phương, lái xe phải bàn giao số lượng vắc xin với thủ kho và yêu cầu thủ kho bảo quản vắc xin theo đúng nhiệt độ yêu cầu. + Liên hệ với lãnh đạo phụ trách điều xe từ quân khu tới chuyển tiếp. - Khi chuyển vắc xin sang xe lạnh khác, lái xe phải chuyển cùng các thiết bị theo dõi nhiệt độ đi kèm. - Tiến hành sửa chữa hệ thống lạnh để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận (nếu được). Trong thời gian bị sự cố, người vận chuyển/ lái xe phải thường xuyên liên hệ với phụ trách chuyên môn của kho để có ý kiến chỉ đạo. * Trường hợp hỏng các bộ phận khác: Nếu hệ thống khoang lạnh vẫn hoạt động bình thường, tiến hành sửa chữa để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận.	Lái xe/ người vận chuyển vắc xin Cán bộ Quản lý kho Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho Lãnh đạo đơn vị
3.	*b. Với xe tải thông thường:* Thực hiện ngay các biện pháp cần thiết đối với các trường hợp hỏng động cơ ô tô như sau: - Trong trường hợp sửa xe mất ít thời gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận. - Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời gian hoặc không sửa được: + Liên hệ với đơn vị gần nhất trên địa bàn tỉnh để được giúp đỡ như điều xe của địa phương đến chuyển vắc xin hoặc liên hệ với lãnh đạo kho để điều xe từ quân khu tới hỗ trợ. + Kiểm tra, nếu thấy nhiệt độ trong hòm lạnh bảo quản vắc xin vượt trên +10°C thì mua đá dọc đường để duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin trong khoảng từ 2°C - 8°C (cần cho đá lạnh vào trong các túi nilon để tránh nước gây bong tróc nhãn vắc xin)	Lái xe/ người vận chuyển vắc xin Cán bộ Quản lý kho Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho Lãnh đạo đơn vị
4.2. Khi lái xe trở về Kho
1	Lái xe/ người vận chuyển phải báo cáo cụ thể tình hình sự cố cho lãnh đạo đơn vị/ cán bộ Phụ trách chuyên môn, đồng thời chuyển hồ sơ giao nhận vắc xin và các thiết bị theo dõi nhiệt độ cho nhóm quản lý kho vắc xin. Trường hợp vắc xin mang trả lại kho thì tiến hành các bước phân loại xử trí vắc xin theo Quy trình 11 xử trí sự cố bảo quản và Quy trình 14 thu hồi/ biệt trữ vắc xin.	Lái xe/ người vận chuyển vắc xin Cán bộ Quản lý kho Cán bộ Phụ trách chuyên môn Lãnh đạo đơn vị
2	Nhóm quản lý kho vắc xin sẽ tiến hành đọc các thiết bị theo dõi nhiệt độ, xem xét hồ sơ và báo cáo Lãnh đạo đơn vị/ quân khu để báo cáo Ban chỉ đạo chiến dịch	Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho Lãnh đạo quân khu

Danh sách liên hệ trong trường hợp khẩn cấp (tên/ số điện thoại):

+ Thủ trưởng phụ trách kho ....................................:

+ Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho ....................................:

+ Cán bộ Quản lý kho ....................................:

HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN COVID-19
TỪ SÂN BAY TỚI CÁC KHO BẢO QUẢN

1. Mục tiêu

Các vắc xin COVID-19 hiện đang được cấp phép sử dụng tại Việt Nam có 3 khoảng nhiệt độ khuyến cáo bảo quản: từ 2°C đến 8°C, từ -25°C đến -15°C và ở nhiệt độ âm/âm sâu. Thời gian có thể bảo quản mỗi loại vắc xin với từng khoảng nhiệt độ là khác nhau. Các vắc xin có điều kiện bảo quản khuyến cáo ở nhiệt độ âm sau khi rã đông thường chỉ có thể sử dụng tối đa trong vòng 30-31 ngày. Do vậy, việc đẩy nhanh tiến độ vận chuyển vắc xin tới các điểm tiêm chủng là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và an toàn tiêm chủng.

Để đáp ứng việc vận chuyển và bảo quản vắc xin đảm bảo hiệu quả, tối đa hóa được các kho về dung tích bảo quản đồng thời đảm bảo thời gian vận chuyển vắc xin nhanh nhất tới các điểm tiêm chủng, cần tuân thủ quy trình vận chuyển vắc xin COVID-19 với sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng và các đơn vị thuộc Bộ Y tế trong chiến dịch tiêm vắc xin phòng COVID-19 năm 2021-2022.

2. Quy trình

2.1. Vắc xin bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C:

- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương sẽ hoàn thiện thủ tục nhập khẩu vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C từ nước ngoài, từ các nhà tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại Việt Nam. Sau đó, vắc xin sẽ được chuyển về kho bảo quản vắc xin tại Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh.

- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, có quyết định phân bổ vắc xin của Bộ Y tế về tới các quân khu và các tỉnh, Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương có văn bản thông báo cho Tổng cục Hậu cần, Cục Quân Y và các Quân khu thuộc Bộ Quốc phòng về việc tiếp nhận và vận chuyển vắc xin bao gồm: đầu mối liên hệ, thời gian, loại vắc xin, số liều, số kiện...

- Căn cứ thông tin nêu trên, Tổng cục Hậu cần chỉ đạo các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C từ kho bảo quản vắc xin tại Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh về kho Quân khu.

- Sau khi tiếp nhận, cán bộ tại các kho Quân khu sẽ tiến hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận: loại vắc xin, số lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương (phụ lục 1).

- Vắc xin sẽ được bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C trong tủ lạnh chuyên dụng tại các kho Quân khu.

2.2. Vắc xin bảo quản ở nhiệt độ âm/âm sâu và có thể bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C:

- Sau khi có thông báo về việc tiếp nhận vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ âm/âm sâu từ nước ngoài, từ các nhà tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại Việt Nam, Bộ Y tế sẽ bàn hành quyết định phân bổ vắc xin.

- Sau khi Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương hoàn thiện thủ tục nhận vắc xin, căn cứ quyết định phân bổ vắc xin của Bộ Y tế, đơn vị cung ứng vận chuyển vắc xin ở nhiệt độ âm/âm sâu và bàn giao cho các kho Quân khu.

- Cán bộ tại các kho Quân khu sẽ tiến hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận: loại vắc xin, số lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương ngay sau khi tiếp nhận (phụ lục 1).

- Thực hiện các bước hoàn trả thùng vận chuyển cho nhà sản xuất (phụ lục 2).

- Vắc xin sẽ được bảo quản trong tủ âm sâu tại các kho Quân khu. Dán nhãn “Vắc xin chờ kiểm định, chưa được cấp phát”.

- Lấy mẫu kiểm định: Trong trường hợp nhiều lô vắc xin khác với lô vắc xin bảo quản lại các Viện Vệ sinh dịch tễ/Pasteur:

+ Sau khi nhận được báo cáo tiếp nhận vắc xin từ các Quân khu, Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương thông báo số liều vắc xin của mỗi lô cần được lấy mẫu kiểm định.

+ Các Quân khu có trách nhiệm chuyển mẫu về Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh hoặc Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế trong vòng 02 ngày sau khi nhận được thông báo. vắc xin lấy mẫu kiểm định cần được bảo quản ở nhiệt độ 2°C đến 8°C trong quá trình vận chuyển.

- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, các Quân khu mới được phép cấp phát vắc xin.

2.3. Đối với vắc xin bảo quản ở nhiệt độ từ -25°C đến -15°C:

- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương sẽ hoàn thiện thủ tục nhập khẩu vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ -25°C đến -15°C từ nước ngoài, từ các nhà tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại Việt Nam. Sau đó, vắc xin sẽ được chuyển về kho vắc xin tại Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh bảo quản ở nhiệt độ -25°C đến -15°C.

- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, Bộ Y tế sẽ ban hành quyết định phân bổ vắc xin.

- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương có văn bản thông báo cho Tổng cục Hậu cần, Cục Quân Y và các Quân khu thuộc Bộ Quốc phòng về việc tiếp nhận và vận chuyển vắc xin bao gồm: đầu mối liên hệ, thời gian, loại vắc xin, số liều, số kiện...

Sau khi tiếp nhận, cán bộ tại các kho Quân khu sẽ tiến hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận: loại vắc xin, số lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương (phụ lục 1).

Vắc xin sẽ được bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C trong tủ lạnh chuyên dụng tại các kho Quân khu.

HƯỚNG DẪN XUẤT TRẢ THÙNG BẢO QUẢN VẮC XIN
CHO NHÀ SẢN XUẤT

Bước 1: Nhận thùng bảo quản vắc xin từ đơn vị cung ứng

- Đơn vị DHL vận chuyển: Mở nắp bìa các tông của thùng bảo quản vắc xin, lấy quyển sổ hướng dẫn màu tím và nhãn hoàn trả in sẵn ở mặt trên của nắp thùng. Cho nhãn hoàn trả in sẵn vào túi nilon (đây là loại túi nilon trong suốt có sẵn keo để dán) do công ty DHL cung cấp (đảm bảo nhãn hoàn trả của thùng nào thì đi cùng thùng đấy) cùng với hóa đơn chiếu lệ in ra từ file có sẵn.

Tắt thiết bị theo dõi nhiệt độ Controlant logger bằng cách giữ nút Stop shipment trong vòng 5 giây, thiết bị sẽ nháy 4 lần sau đó tắt, thả tay ra khỏi nút bấm.

Đảm bảo thiết bị theo dõi nhiệt độ Controlant logger được đặt lại bên trong thùng ngay tại vị trí được gắn lúc giao hàng.

Bước 2: Loại bỏ hết đá khô trong thùng bảo quản sau khi lấy hết vắc xin ra khỏi thùng

Sử dụng nhãn trắng để che đi phần đánh dấu đá khô UN1845 & hình thoi số 9 vì thùng bây giờ không còn chứa đá khô.

Lưu ý: Đảm bảo tất cả nhãn hàng hóa nguy hiểm (bao gồm tất cả nhãn hàng hóa nguy hiểm của đơn vị vận chuyển) được che đi.

KHÔNG ĐƯỢC CHE nhãn pin lithium UN3481 trong khung viền màu đỏ.

Bước 3: Dán tem để che đi phần đánh dấu đá khô

Tem dán để che đi phần đá khô được bóc từ mặt sau của quyển sổ hướng dẫn màu tím (phần giấy có sẵn keo màu trắng) đi kèm trong mỗi thùng.

Chú ý: KHÔNG ĐƯỢC CHE nhãn pin lithium UN3481 trong khung viền màu đỏ.

Bước 4: Dán túi nilon có đựng nhãn hoàn trả in sẵn và hóa đơn chiếu lệ lên phía góc trái phía trên của thùng (dán đè lên phần nhãn che phần đá khô)

Bước 5: Dán nắp thùng lại bằng băng dính trong. Thùng đã sẵn sàng hoàn trả lại cho nhà sản xuất.

MINISTRY OF HEALTH DRUG ADMINISTRATION OF VIETNAM --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 478/QD-QLD	Hanoi, August 10, 2021

DECISION

GUIDELINES FOR RECEIVING, TRANSPORTING, PRESERVING, AND USING COVID-19 VACCINE

DIRECTOR OF DRUG ADMINISTRATION OF VIETNAM

Pursuant to Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 of Government on functions, tasks, powers, and organizational structure of Ministry of Health;

Pursuant to Decision No. 7868/QD-BYT dated December 28, 2018 of Minister of Health on functions, tasks, powers and organizational structure of Drug Administration of Vietnam affiliated to Minister of Health;

Pursuant to Decision No. 3043/QD-BYT dated June 24, 2021 of Minister of Health establishing Steering Committee for Nationwide Launching of COVID-19 Vaccination Campaign;

Pursuant to Circular No. 03/2018/TT-BYT dated February 9, 2018 of Minister of Health on Good practice of drug and pharmaceutical starting material distribution;

Pursuant to Circular No. 36/2018/TT-BYT dated November 22, 2018 of Minister of Health on Good practice of drug and pharmaceutical starting material preservation;

...

Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.

Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66

HEREBY DECIDES:

Article 1. Issue Guidelines on receiving, transporting, preserving, and using COVID-19 vaccine in Nationwide COVID-19 vaccination campaign under Annex attached hereto.

Article 2. Heads of relevant agencies and entities shall rely on these guidelines to develop and issue specialized procedures applicable to activities in agencies and entities.

Article 3. This Decision comes into effect from the day of signing.

Article 4. Chief of Office, Director of Pharmaceutical Trade Management Department, Director of Drug Quality Control Department - Drug Administration of Vietnam, Director of National Institute of Hygiene and Epidemiology, and heads of relevant agencies and entities are responsible for implementation of this Decision./.

PP. DIRECTOR
VICE DIRECTOR

Le Viet Dung

...

GUIDELINES FOR RECEIVING, TRANSPORTING, PRESERVING, AND USING COVID-19 VACCINE IN NATIONWIDE COVID-19 VACCINATION CAMPAIGN
(Attached to Decision No. 478/QD-QLD dated August 10, 2021 of Director of Drug Administration of Vietnam)

No.

Guidelines

Receiving vaccine

Preserving vaccine in refrigerators

Preserving diluents

...

Preserving vaccine in ultra-low freezers

Preserving vaccine in ultra-low freeze temperature in thermal containers

Monitoring vaccine preservation temperature

Frosting and defrosting ice-packs

Packing vaccine in cold boxes

...

Transporting vaccine with refrigerated trucks

Transporting vaccine with cold boxes

Maintaining refrigerators

Responding to emergencies

Allocating and distributing vaccine

...

Checking vaccine and diluents

Recalling and storing vaccine separately

Responding to issues during transportation

Transporting COVID-19 vaccine from airports to storage facilities

Returning vaccine containers to manufacturers

...

GUIDELINES ON RECEIVING VACCINE AND DILUENTS

1. Objectives

These guidelines aim to assist personnel in agreeing and complying with steps for receiving vaccine and diluents safely while reducing impact of the surrounding (temperature, light, etc.) on vaccine and diluents, and avoiding confusion.

2. Equipment and relevant documents

Cold chain equipment and temperature monitoring instrument consist of: refrigerators, cold boxes, ice-packs, temperature monitoring instrument.

Documents on vaccine distribution, vaccine logbook, records of delivery/goods-dispatch note, etc.

3. Procedures

3.1. Preparation

3.1.1. Preparing cold equipment with adequate volume to contain vaccine prior to receipt.

...

- In case refrigerators are containing vaccine, storage personnel shall rearrange said vaccine to make adequate volume and separate to prepare for new vaccine.

3.1.2. Examining and preparing temperature monitoring instrument for each cold equipment: Examine working conditions of temperature monitoring instrument of each refrigerator and automatic temperature reading instrument,

3.1.3. Preparing vaccine logbook to record information upon receiving vaccine.

3.1.4. Washing hands: Personnel must wash hands before holding vaccine containers and vials.

3.2. Implementation steps

No.

Work entry

Assignment

...

Storage personnel

Vaccine receiving personnel

Vaccine delivering personnel

Examine preservation temperature when receiving vaccine (temperature of refrigerated trucks, temperature of each cold box serving vaccine transportation). Specify temperature in record of delivery

Storage personnel

Vaccine receiving personnel

Vaccine delivering personnel

...

Examine and cross check each vaccine and diluent with goods-dispatch note:

* Visual properties:

Examine conditions of transport vehicles/cold-boxes: external conditions, hygiene, arrangement,

Examine conditions of each vaccine container/box: integrity, contamination, etc.

* In details: Cross check with relevant documents:

- Name of vaccine/diluent

- Batch number, expiry date.

- Number of vaccine of each batch

- Conditions of temperature monitoring instrument,

...

- Time and date of receiving and inspecting each cold-box serving vaccine preservation

Any irregularity or discrepancy between actual conditions and those specified in notice of dispatch (example: contaminated, damaged, blurred packaging, inadequate number of vaccine, batch number, expiry date, etc.) must be reported to superiors for timely solutions

Storage personnel

Vaccine receiving personnel

Vaccine delivering personnel

Arrange vaccine in cold equipment according to guidelines on preserving vaccine refrigerators

Storage personnel

...

Storage personnel

Sign record of delivery/goods-dispatch note and store in documents on receiving vaccine/diluent.

Storage personnel

Record vaccine and diluent information in “Receive” section in vaccine logbook: name of delivering entities, type of vaccine, diluent, place of manufacturing, quantity, batch number, expiry date, temperature/conditions of vaccine vial monitor (VVM) (if any), visual conditions, etc.

Storage personnel

GUIDELINES ON PRESERVING VACCINE IN REFRIGERATORS

...

These guidelines aim to assist storage personnel and other personnel engaging in preservation of vaccine/diluent in arranging, preserving vaccine/diluent safely in refrigerators as per the law, and reducing error and impact of temperature, light, etc. on vaccine quality.

2. Equipment and relevant documents

- Refrigerators.

- Temperature monitoring instrument: thermometer, automatic temperature reading equipment, freeze tag (if any).

- Daily temperature graph.

3. Procedures

3.1. General principles:

- DO NOT place drugs, chemicals, specimen, food, and drinks in vaccine refrigerators.

- DO NOT preserve expired vaccine, vaccine with labels covered in mold in vaccine refrigerators with other vaccine.

...

3.2. Washing hands: Personnel must wash hands before holding vaccine containers and vials.

3.3. Implementation steps

No.

Entry

Assignment

Place vaccine containers in the basket of a refrigerator.

NEVER remove the basket of a refrigerator to allow more storage capacity. Leave a 2 cm gap between vaccine containers to allow cold air to flow.

Storage personnel

...

Arrange vaccine by type, batch, and expiry date to distribute with ease while prioritizing vaccine closer to its expiration date and vaccine preserved earlier than the others.

Physical separation must be installed between different types of vaccine stored in the same refrigerator. Containers of different batches of vaccine must be marked and separated.

Vaccine that is received at a later date but is closer to expiration date shall be prioritized for distribution based on expiration date.

Storage personnel

Personnel arranging and preserving vaccine

Place temperature monitoring instrument and vaccine in designated position.

Storage personnel

...

Examine and monitor temperature of vaccine refrigerators on a daily basis and record temperature in temperature log according to guidelines on monitoring and recording vaccine preservation temperature.

Storage personnel

Personnel arranging and preserving vaccine

GUIDELINES ON PRESERVING DILUENTS

1. Objectives

Diluents must be preserved in appropriate temperature, at room temperature (≤ 25 °C) or from +2 ^oC to +8 ^oC. These guidelines aim to instruct storage personnel and other personnel engaging in preservation of diluents on how to arrange and preserve diluents safely as per the law in order to reduce all risks affecting diluent quality.

2. Equipment and relevant documents

...

- Diluent preservation shelves/racks.

- Daily temperature graph.

3. Procedures

3.1. General principles:

- Diluents must be preserved in dry places and away from surfaces with risks of mold and moisture.

- Diluents are arranged on shelves and racks; DO NOT place diluents close to the walls or to the ground.

- Diluents may be preserved in room temperature (≤25 °C) and must be preserved in in temperature ranging from +2 ^oC to +8 ^oC for 24 hours before being reconstituted for vaccine.

- DO NOT let diluents get frosted.

3.2. Washing hands: Personnel must wash hands before holding vaccine containers and vials.

...

No.

Entry

Assignment

Place diluent containers on shelves or racks while maintaining a 2 cm space between any 2 containers for air flow. DO NOT place diluent containers close to the wall or close to the ground

Individual diluent vials must be placed on small labeled containers whose labels contain information on name, number, expiry date; individual diluent vials of different batches must not be placed in the same containers

Storage personnel

Personnel arranging and preserving vaccine

...

Do not place diluent containers of different batches on the same shelves or racks, if such a case is inevitable, place on shelves or racks where physical separation is installed and distinctively marked

Storage personnel

Personnel arranging and preserving vaccine

At least 24 hours before reconstitution, diluents must be preserved in a temperature ranging from +2 ^oC to +8 ^oC

While preserving diluents in refrigerators, diluents must not be stored together with vaccine and must be separated, marked in order to prevent confusion.

Storage personnel

Personnel arranging and preserving vaccine

...

1. Objectives

These guidelines aim to instruct storage personnel on how to preserve vaccine in ultra-low freezers in a manner than ensures safety for the vaccine and reduce effect of elements that diminish vaccine effect and safety of storage keepers. .

2. Equipment and relevant documents

- Protective equipment: Coat + hat, masks, goggles, thermal and watertight gloves, and boots.

- Ultra-low freezers.

3. Terminology – acronyms

- FIFO: Distribution principle of “First-In-First-Out”

- FEFO: Distribution principle of “First-Expiry-First-Out”

- Safety area: refers to positions in a ultra-low freezer with temperature ranging from -80 ^oC to -60 ^oC, determined after temperature mapping of each cold compartment has been conducted.

...

4.1. Human safety assurance:

+ At least 2 personnel must be present when receiving, arranging, and preserving vaccine in ultra-low freeze utilizing dry ice or ultra-low freezers

+ Prior to opening Pfizer thermal vaccine containers utilizing dry ice (CO₂) and employing ultra-low freezers, personnel must wear warm clothes, masks, thick and watertight gloves, goggles, boots.

+ Do not make direct contact with the dry ice and/or trays, walls of the ultra-low freezers.

+ Do not inhale cold air emitting from dry ice and the ultra-low freezers.

Safety remarks: First aid upon any incident involving dry ice:

• Inhaling CO₂: Any breathing difficulty or headache can be symptoms of inhaling too much CO₂. Immediately move to areas with fresh air. Provide medical care and consulting at the facility immediately (e.g. clear the air way, rest with elevated head position, breathe oxygen, etc.)

Swallowing: Rinse mouth with clean water immediately if possible. Do not insert any object into the mouth of an unconscious person. Do not induce vomit unless otherwise instructed by medical personnel. Call emergency medical response in case of any physical injury.

• Eye contact: Rinse eyes with lots of water for at least 15 minutes, lift the upper and lower eyelids to avoid any substance from sticking to them. Bring into emergency medical aid immediately, etc.

...

4.2. Safe vaccine preservation: Warehouse personnel shall implement

4.2.1. If vaccine is transported in ultra-low free conditions (un-defrosted vaccine)

a. Immediately after opening thermal containers carrying vaccine to inspect and receive, open the door of ultra-low freezers to place vaccine trays into compartments of the ultra-low freezers. Note that every arrangement only fills up to 3/4 of total preservation volume of a ultra-low freezer.

b. Doors of a ultra-low freezer must not remain open for more than 3 minutes or a siren must be issued when temperature of the freezer rises to -60 ^oC.

c. Arrange vaccine containers by batch and expiry date to enable inspection and distribution conforming to FIFO and FEFO principles and VVM display. Leave a 5-10 cm vertical space to differentiate vaccine batches/types and allow airflow. Ensure visibility of labels of containers.

d. Tag each container of vaccine/diluent batch (under Annex attached thereto)

e. Individual containers must be placed in trays or holders.

f. Remove unqualified (expired) vaccine vials/containers from the freezers and store in isolated containment area awaiting disposal.

4.2.2. If vaccine is transported in temperature ranging from +2 oC to +8 oC (defrosted vaccine): arrange vaccine in refrigerators as per procedures.

...

- Inspect temperature displayed on monitor of refrigerators twice per day (in the morning upon arrival and in the afternoon before leaving for 7 days/week).

- Record the temperature in monitor schedule (Annex 1: Ultra-low freezer temperature monitoring schedule).

- At the end of every week, specify feedback and include in file for storage.

- On a monthly basis, use a flash drive to copy and store data on vaccine preservation temperature extracted from temperature monitoring instrument of each refrigerator.

4.4. Record and storage of vaccine management dossiers: Warehouse personnel shall implement

- Each refrigerator must include a storage manifest that specifies batch, expiry date, time and place of receipt/distribution, amount of input/output/stock (storage manifest model) and graph of positions of vaccine stored in the refrigerators (Annex 4) to serve easy distribution and avoid searching for vaccine in opened refrigerators.

- Record information on vaccine in preservation and distribution in logbook

- Check vaccine on a monthly basis and keep records thereof. Specify physical inspection results of each vaccine batch and keep records thereof.

Annex 1: ULTRA-LOW FREEZER TEMPERATURE MONITORING SCHEDULE

...

Ultra-low freezer No.

Date

...

-30

...

-50

...

-60

...

-62

...

-64

...

-66

...

-68

...

-70

...

-72

...

-74

...

-76

...

-78

...

-80

...

-84

...

-88

...

Note: S- Temperature recorded in the morning (from 8 a.m. to 9 a.m.)

C- Temperature recorded in the afternoon (from 4 p.m. to 5 p.m.)

FEEDBACK

Time

Temperature range

...

Note: + Record irregular temperature range, reason and remedial measures thereof.

+ In case of no irregular temperature range: write “Operational freezer”

...

STORAGE MANIFEST

Name of vaccine: …………………………………………………………………………

Batch: …………………………… Expiry date: ………………………

From …………… (date) to …………… (date)

Time

Entry

Quantity (dose)

Input

Output

...

Supervision

Storage personnel (signature)

...

From …………… (date) to …………… (date)

FREEZER COMPARTMENT

NAME OF VACCINE

BATCH

QUANTITY (dose)

...

Storage personnel (signature)

GUIDELINES ON PRESERVING VACCINE IN ULTRA-LOW FREEZE TEMPERATURE IN PFIZER’S THERMAL CONTAINERS

1. Objectives

These guidelines aim to guide steps for adding dry ice in specialized thermal containers for preserving vaccine in ultra-low freeze temperature in a manner that guarantees safety for humans and vaccine.

2. Equipment and relevant documents

- Protective equipment: Coat + hat, masks, goggles, thermal and watertight gloves, and boots.

...

- Dry ice handling equipment: Plastic shovel/scoop

- Pfizer BioNTech provides 2 types of specialized thermal containers for preserving and transporting vaccine: SOFTBOX and AEROSAFE.

3. Procedures for adding dry ice when preserving vaccine over long period of time in ultra-low freeze temperature with Pfizer’s specialized thermal containers

IMPORTANT NOTE when using specialized thermal containers to preserve vaccine in ultra-low freeze temperature:

- Preserve thermal containers in room temperature of 15 ^oC to 25 ^oC to maintain their ability preserve ULTRA-LOW FREEZE temperature.

- In order to maintain level of dry ice and ultra-low freeze temperature of vaccine, proceed as follows:

Ø 2x/day: Do not open thermal containers for transporting vaccine more than 2 times per day

Ø 3 minutes: Do not open thermal containers for transporting vaccine more than 2 minutes each time

Ø 5 days: Add more dry ice to thermal containers for transporting vaccine once every 5 days

...

- All accessories that come with the thermal containers must be kept in the containers with care when returning the containers to the manufacturers for recycling.

3.1. Preparation prior to receiving/when adding dry ice to thermal containers

- Assign at least 2 employees to perform the task

- Employees who interact with dry ice must wear protective clothing: long-sleeved warm clothes, boots, goggles, gloves, and masks to avoid frostbite

- Open door for natural ventilation/turn on ventilating mechanisms in areas where thermal containers are preserved, dry ice is added to avoid CO₂ poisoning.

- Place warning signs in areas where dry ice is added to containers: CẢNH BÁO: DẢM BẢO AN TOÀN TIẾP XÚC DÁ KHÔ (WARNING: ENSURE SAFETY WHEN INTERACTING WITH DRY ICE)

3.2. Within the first 24 hours after receiving vaccine: open the containers, examine and add more dry ice to the thermal containers.

3.3. Procedures for adding more dry ice

3.3.1. Place thermal containers where more dry ice is to be added down the pallet

...

3.3.2. Procedures for adding dry ice to a SOFTBOX thermal container

3.2. Within the first 24 hours after receiving vaccine: open the containers, examine and add more dry ice to the thermal containers.

3.3. Procedures for adding more dry ice

3.3.1. Place the thermal container where more dry ice is to be added down the pallet

Place the container down the pallet (without direct contact with the floor) when that container is to be added with more dry ice.

3.3.2. Procedures for adding dry ice to a SOFTBOX thermal container

1. Note on components of a thermal container to allow the addition of dry ice to be implemented in the fastest time (3 minutes for each container)

Thermal foam lid is attached to the lid of the cardboard container and installed with temperature monitoring equipment

The box that holds vaccine trays must be placed in the container after use in order to be returned to manufacturers

...

2. Open the thermal container (E) by cutting the outside tape, place 3 fingers into the gap in order to lift the foam lid attached to the container lid (D) Do not tear the shell or damage the temperature monitoring wire

3. Use gloves to lift the dry ice pod (A) and place down the pallet

4. Use scoop to move dry ice into the compartment surrounding the box that holds vaccine trays (C) until dry ice level equals the top of the box that holds vaccine trays

Place dry ice pod (A) on top of the box that holds vaccine trays. Open (A) gently and add more dry ice while spreading them evenly (do not fill up too much).

6. Close the dry ice pod (A) to its original state in a manner that the pod fits the compartment and combines with the topmost edge of the thermal container to create a flat surface

...

7. Place the foam lid (D) and cardboard lid of the thermal container (E) and seal with tape. Preserve the container in airy places under 25 ^oC

3.3.3. Procedures for adding more dry ice to an AEROSAFE thermal container

1. Note on components of a thermal container to allow the addition of dry ice to be implemented in the fastest time (3 minutes for each container)

The foam lid is attached to the cardboard container with a thin aluminum strip and installed with a temperature monitoring instrument which must not be damaged.

Dry ice pod must be returned to the container when returning the container to the manufacturers

Thermal container

2. Open the thermal container (E) by cutting the outside tape; open the lid of the cardboard container. Use gloves to lift the thermal foam lid (D) by grasping the gap while trying not to damage the aluminum strip or the temperature monitoring wire

...

4. Use scoop to move dry ice into the compartment surrounding the container until dry ice fills the top edge of vaccine compartment

5. Place the dry ice pod (A) fit into the vaccine compartment then add more dry ice to the pod (A) without filling up too much.

6. Place the foam lid (D) and cardboard lid of the thermal container (E) and seal with tape. Preserve the container in airy places under 25 ^oC.

Schedule for monitoring dry ice addition of thermal container No.

...

No.

Time

Date

Individual in charge

(Signature/name)

Additional amount of dry ice

(estimated)

Supervisor
(signature)

...

.?. …… kg

...

(Store documents at the entity)

GUIDELINES ON MONITORING AND RECORDING VACCINE PRESERVATION TEMPERATURE

1. Objectives

Vaccine must be preserved at appropriate temperature in order to avoid spoilage. These guidelines aim to list activities and requirements for monitoring and recording daily temperature during vaccine preservation to respond in a timely manner when temperature is outside of permissible range in order to ensure safety and quality of vaccine.

...

- Daily temperature graph.

- Temperature monitoring instrument: thermometer, automatic temperature reading equipment, freeze tag.

3. Procedures

No.

Work entry

Assignment

1. Preparation

1.1

Place 1 automatic temperature recording equipment in each cold equipment that preserves vaccine.

...

Storage personnel

Officials in charge of monitoring and preserving vaccine

Installation location of temperature monitoring instrument:

- For thermometer and automatic temperature recording instrument: place together with vaccine in a position that allows easy tracking and is susceptible to change in temperature caused by opening and closing the refrigerators.

- For freeze tags: place together with vaccine that is susceptible to freezing temperature. Do not place in compartments with negative temperature.

Storage personnel

Officials in charge of monitoring and preserving vaccine

1.2

...

Storage personnel

2. Daily activities

2.1

Examine reading of automatic temperature recording instrument and write down the monitoring graph once in the morning (upon arrival) and once at the end of the afternoon (before leaving) for 7 days a week, including Saturday, Sunday, and holidays.

Storage personnel

Officials in charge of monitoring and preserving vaccine

2.2

Examine vaccine vial monitor (VVM) and freeze tag (if any).

Upon detecting any irregularity, report to superior/supervisor to comply with procedures for responding to incidents in vaccine preservation.

...

2.3

Examine daily temperature range of automatic temperature recording instrument every 24 hours and record the highest temperature and the lowest temperature in graph for monitoring temperature.

Daily temperature must be within the permissible range as per the law.

Storage personnel

Officials in charge of monitoring and preserving vaccine

2.4

If recorded temperature is outside of permissible range, report to superior/supervisor and comply with procedures for responding to incidents in preserving vaccine.

Officials in charge of monitoring and preserving vaccine

Storage personnel

...

3. Monthly activities

3.1

At the end of each month, assess and comment on temperature during preservation period of each cold equipment during the month; supervisor shall sign the graph for monitoring temperature.

Vaccine storage management personnel.

Officials in charge of vaccine storage specialty

3.2

Change to graph for monitoring temperature for the next month and store graph of the previous month. Specify all information in the graph for monitoring temperature (number of cold equipment, initial and final date of supervision, etc.).

Vaccine storage management personnel

3.3

...

Vaccine storage management personnel

3.4

Report to superior if vaccine temperature of cold equipment in the month is unstable.

Vaccine storage management personnel

Officials in charge of vaccine storage specialty

GUIDELINES ON FROSTING AND DEFROSTING ICE-PACKS

1. Objectives

These guidelines aim to provide instructions on how to frost and defrost ice-packs appropriately in order to preserve vaccine safely and properly. Inappropriately defrosted ice-packs may affect vaccine as it exposes vaccine to freezing temperature.

...

- Defrosting cabinets for ice-packs or refrigerators with freezer compartment.

- Ice-packs.

- Clean towel.

3. Procedures

No.

Entry

Assignment

Calculate demand for ice-packs:

...

- Calculate time necessary for defrosting the adequate amount of ice-packs (minimum time for defrosting ice-packs is 24 hours).

Storage personnel

Frosting ice-packs:

- Fill ice-packs with clean water until designated mark. Seal the lid tight. Hold the ice-packs upside-down and shake to ensure that the ice-packs are sealed.

- Arrange the ice-packs in standing positions or tilted positions in freezer compartment for at least 24 hours to completely freeze water in the ice-packs.

- Collect frozen ice-packs out of freezer compartments and close the freezer’s doors.

Storage personnel

Assigned storage personnel

...

Defrosting ice-packs:

- Place frosted ice-packs in ambient temperature for 15-30 minutes (depending on ambient temperature) until parts of the ice start to melt.

- Inspect by shaking the ice-packs until “sloshing” sound is heard.

- Use clean towel to clean defrosted ice-packs before placing them into cold boxes/vaccine carriers.

Storage personnel

GUIDELINES ON PACKING VACCINE IN COLD BOXES

1. Objectives

These guidelines aim to provide steps for packing vaccine in cold boxes with properly defrosted ice-packs to reduce impact of temperature on vaccine quality during transportation and preservation.

...

Cold boxes, ice-packs, temperature monitoring instrument

3. Procedures

3.1. Preparation:

3.1.1. Preparing ice-packs: comply with procedures for frosting and defrosting ice-packs (Procedure No. 6).

3.1.2. Prepare cold boxes: cold boxes must be clean and dry before containing vaccine

3.1.3. Washing hands: Personnel must wash hands before holding vaccine containers and vials.

3.2. Packing vaccine in cold boxes, using defrosted ice-packs:

No.

Entry

...

Place defrosted ice-packs in 4 surrounding walls of the cold boxes (number of ice-packs and packaging methods shall conform to use instruction manuals of each type of cold box).

Storage personnel and vaccine transporters

Specialized personnel of storage

Individual vaccine and diluent vials must be packed in covered containers.

Vaccine storage employees and vaccine transporters

Place vaccine and diluent containers in the middle of cold boxes in a manner that vaccine vials are oriented upwards.

...

Storage personnel and vaccine transporters

Place temperature monitoring instrument close to the vaccine.

These equipment must avoid direct contact with ice-packs

Storage personnel and vaccine transporters

Place defrosted ice-packs on top.

Storage personnel and vaccine transporters

...

Storage personnel and vaccine transporters

Do not leave cold boxes directly under sunlight during transportation.

Vaccine transporters

GUIDELINES ON TRANSPORTING VACCINE WITH REFRIGERATED TRUCKS

1. Objectives

These guidelines aim to provide instructions on how to transport vaccine using refrigerated trucks from vaccine storage in districts to storage of other entities in such a manner that reduces errors and elements affecting vaccine quality during transportation while providing safe and quality vaccine to facilities promptly and adequately.

2. Equipment and relevant documents

...

- Record of delivery, goods-dispatch note, certificate of vaccine dispatch. (Annex 1,2, and 3)

- Temperature monitoring instrument.

- Refrigerated trucks

- Information on recipient: Address, phone number of personnel in charge of receiving facility or superior in charge of receiving facility

3. Procedures

Step 1: Producing vaccine transportation plan

Superior in charge of vaccine storage and personnel in charge of vaccine storage shall:

- Produce plans for distributing and transporting vaccine with specific quantity, type, batch of vaccine, etc. and estimated time of delivery to receiving facility. Notify receiving facility about transport plans (estimated time of vaccine delivery, number and type of vaccine)

- Dispatch automobiles and assign drivers as per prepared plan.

...

+ Expected route, time, location of delivery, full name and phone number of personnel in charge at receiving facility.

+ Prior to delivery date, inspect technical conditions of vehicles such as tires, brake, gasoline, oil, machinery, refrigeration system.

+ 1 – 2 hours prior to loading vaccine onto the vehicles, start refrigeration system to bring temperature in cargo compartment down to from +2 ^oC to +8 ^oC.

+ Instructions on responding to incidents during transport must be present on refrigerated trucks at all time. (Procedure No. 15).

Step 2: Packing vaccine and diluents, and preparing temperature monitoring instrument

Storage personnel, vaccine storage assistant/transport personnel shall:

- Prepare vaccine transfer documents as per Procedure No. 12: Vaccine allocation and distribution

- Check and cross check type of vaccine, diluents (quantity, batch number, expiry date, etc.) in practice and those in goods-dispatch note. If remaining number of vaccine in practice in store does not match with number of vaccine according to batch/expiry date on goods-dispatch note, storage keepers must report to superiors of storage to revise and produce another dispatch note/record.

- Prior to packing, examine and record preservation temperature and vaccine conditions (visual properties of labels, humidity, mold, color) in record of vaccine transfer (according to Annex 1).

...

- Install temperature monitoring instrument.

Step 3: Loading vaccine onto refrigerated trucks and transporting

Storage personnel, vaccine storage assistant/transport personnel, and drivers shall:

- Examine temperature of cargo compartments of refrigerated trucks and only load vaccine onto the trucks when temperature is between +2 ^oC and +8 ^oC.

- Immediately load vaccine containers/boxes of each receiving facility onto refrigerated trucks while leaving adequate space between any 2 containers/boxes for cold air; do not place vaccine susceptible to freezing temperature close to refrigerating unit (place at least 0.5 meters away from refrigerating unit); stack vaccine containers/boxes no higher than 2/3 of the height of cargo compartment; arrange containers/boxes in order and firmly to avoid collision, falling, and in a manner that allows easy distribution depending on expected route (containers/boxes to be distributed to the first receiving facility shall be placed in the outermost position).

- Place temperature monitoring instrument in vaccine compartment of refrigerated trucks. Lock the door leading to cargo compartments with care and immediately transport vaccine to receiving facility as per itinerary.

- Sign vaccine delivery log (Annex 2), storage personnel shall transfer relevant documents to transport personnel (goods-dispatch note, record of delivery, dispatch permit of each vaccine batch) and temperature monitoring instrument.

Transport personnel and drivers shall:

- Monitor temperature in refrigerated compartment during transportation (via temperature monitoring system in the cabin) and maintain the temperature between +2 ^oC and +8 ^oC. If temperature of cargo compartment is not within +2 ^oC to +8 ^oC, comply with “Guidelines on responding to incidents during vaccine transport using refrigerated trucks” (Procedures No. 15).

...

- 45-60 minutes prior to arriving at vaccine delivery location, contact respective storage personnel to cooperate in receiving vaccine.

Step 4: Transferring vaccine

- Upon arrival, transport personnel shall immediately transfer vaccine and relevant documents (goods-dispatch note, record of delivery, dispatch permit) to storage personnel of receiving facility.

- Cooperate with storage personnel in examining and recording temperature of refrigerated compartment and temperature reading on temperature recording instrument in record of delivery before transferring vaccine.

- Transfer adequate number of vaccine containers/boxes to receiving facility.

- Cooperate with storage personnel of receiving facility in inspecting quantity, batch, expiry date of vaccine and diluents delivered.

- Any discrepancy in terms of quantity, batch, or expiry date of vaccine/diluents found by storage personnel of receiving facility must be reported to storage personnel of distributing facility or superior of storage facility for solution.

- Fill in all information on time of transfer and conditions of vaccine in record of transfer. Collect signature and seal of superior of receiving storage facility.

- If any irregularity is found during transfer process, receiving storage facility has the right to reject the vaccine. In such case, receiving storage personnel must produce record and state reason for rejection, request their superior to confirm, and immediately inform superior of distributing storage facility for timely solutions.

...

- After returning to distributing storage facility, transport personnel are responsible for immediately transferring thermometer, record of delivery/goods-dispatch note of the delivery to storage personnel.

- Storage personnel shall distribute, print, and back up temperature data recorded by transport personnel from temperature monitoring instrument on refrigerated trucks and thermometer installed in refrigerated compartments while examining temperature data during transportation. If vaccine temperature reading during transportation is not satisfactory to manufacturer’s requirements (i.e. situating outside of +2 ^oC to +8 ^oC), transport personnel and storage personnel must acknowledge the situation, report, and clarify the cause.

- At the end of each delivery session, storage personnel shall submit reports to heads of military region.

Form:

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
----------------

RECORD OF VACCINE DELIVERY

Vaccine deliverer:

- Full name of representative: ………………………. Titles:

...

Vaccine recipient:

- Full name of representative: ………………………. Titles:

- Full name of recipient: ………………………. Titles:

At ………, …………………… (time and date), the parties proceed to transfer vaccine as follows:

Part I: Documents on vaccine transfer:

Number of Official Dispatch on distribution of vaccine

Date of signing Official Dispatch

Permit of National Control Institute

...

Before receiving

Yes □ No □

Upon receiving

Yes □ No □

...

Part II: Details on received vaccine and diluents:

Name of vaccine

Unit

Quantity

Number of batch

Expiry date

Manufacturer

Manufacturing country

...

Diluent

Unit

Quantity

Number of batch

Expiry date

Manufacturer

...

Part III. Conditions of temperature monitoring instrument during transport

Total examined cargoes:

Vaccine temperature: ^oC

Temperature monitoring instrument:

VVM □

...

Freeze tags □

(write X or V)

LogTag device

Yes □ No □

Part IV: Remarks regarding general conditions of the cargoes: (hygiene, package, label, humidity, etc.):

(Location and date)

Representative of deliverer

Deliverer

Recipient

...

Form:

VACCINE TRANSFER LOG

Vaccine delivery destination: …………………………

1/ Refrigerated truck – License plate: …………………….

2/ Date and time of transfer: ………………………………………

3/ Temperature at the time of dispatch: ………………………………………………

4/ Packaging conditions at the time of dispatch: ………………………………………………

...

- Notice of dispatch:

Yes

- Record of vaccine transfer:

Yes

- Goods-dispatch note:

Yes

...

No.

Name of vaccine

Number of containers/boxes

Number of individual containers (if any)

Number of doses

Note

...

Total

...

Countersignature of driver/transporter

Vaccine storage keeper

Form

GOODS-DISPATCH NOTE

...

Full name of recipient:

Reason of dispatch:

Dispatched commodities:

No.

Name, label, and properties

Unit

Quantity

Unit price

Amount

...

Total:

...

Total amount (in words):

(Location and date)

Superior

Personnel in charge of distributing storage facility

Dispatch note producer

Recipient

...

GUIDELINES ON TRANSPORTING VACCINE WITH COLD BOXES

1. Objectives

These guidelines aim to provide instructions on how to transport vaccine using cold boxes in a manner that preserves vaccine in appropriate temperature.

2. Equipment and relevant documents

- Official Dispatch/Decision on distributing vaccine.

- Cold boxes, ice-packs, and thermometer.

- Means of transport: trucks, etc.

...

- Information on recipient: Address, phone number of personnel in charge of receiving facility or superior in charge of receiving facility.

3. Procedures

Step 1: Producing vaccine transportation plan

Superior in charge of vaccine storage and personnel in charge of vaccine storage in military regions shall:

- Dispatch automobiles and assign drivers as per prepared plan.

- Inform drivers:

+ Expected route, time, location of delivery, full name and phone number of personnel in charge at receiving facility.

+ Prior to delivery date, inspect technical conditions of vehicles such as tires, brake, gasoline, oil, machinery, refrigeration system.

...

Storage personnel, vaccine storage assistant/transport personnel shall:

- Prepare vaccine transfer documents as per Procedure No. 12: Vaccine allocation and distribution

- Packing vaccine and diluents in cold boxes as per Procedure No. 7: Packing vaccine in cold boxes using ice-packs.

Step 3: Loading cold boxes onto automobiles and transporting

Storage personnel, vaccine storage assistant/transport personnel, and drivers shall:

- Immediately load cold boxes containing vaccine of each vaccine recipient onto automobiles and arrange the cold boxes in order, firmly in order to avoid collision and falling, and in a manner that allows easy distribution based on expected route (cold boxes to be distributed to the first receiving facility shall be placed in the outermost position).

- Lock the door leading to cargo compartments with care and immediately transport vaccine to receiving facility as per itinerary.

During transport process, transport personnel and drivers shall:

...

- In case of vehicle malfunction where repair takes little time, repair vehicle engine in order to transport vaccine to receiving facility.

- In case repair takes a lot of time or cannot be performed, immediately contact the nearest receiving facility or the nearest military body in order to receive support as well as equipment and machinery in order to repair or dispatch other vehicle to continue the delivery.

- 45-60 minutes prior to arriving at vaccine delivery location, contact respective storage personnel to cooperate in receiving vaccine.

Step 4: Transferring vaccine

- Upon arrival, transport personnel shall immediately transfer vaccine and relevant documents (goods-dispatch note, record of delivery, dispatch permit) to storage personnel of receiving facility.

- Cooperate with receiving storage personnel in examining and noting time of delivery and temperature of cold boxes before transfer in record of delivery.

- Transfer adequate number of vaccine to receiving facility.

- Cooperate with storage personnel of receiving facility in inspecting quantity, batch, expiry date of vaccine and diluents delivered.

- Any discrepancy in terms of quantity, batch, or expiry date of vaccine/diluents found by storage personnel of receiving facility must be reported to storage personnel of military regions or superior of storage facility for solution.

...

- If any irregularity is found during transfer process, receiving storage facility has the right to reject the vaccine. In such case, receiving storage personnel must produce record and state reason for rejection, request their superior to confirm, and immediately inform superior of storage facility of military regions for timely solutions.

During the period awaiting solution, vaccine must be preserved separately in cold boxes or refrigerators as per preservation requirements.

- Retrieve cold boxes and temperature monitoring instrument, and return to distributing storage facility.

Step 5: Transferring cold boxes, thermometer, documents, and backing up data on vaccine temperature during transportation

- After returning to distributing storage facility, transport personnel are responsible for immediately transferring cold boxes, thermometer, record of delivery/goods-dispatch note of the delivery to storage personnel.

Storage personnel shall distribute and back up data on vaccine preservation temperature in cold boxes during vaccine delivery. If vaccine temperature reading during delivery process is not satisfactory to manufacturer’s requirements (i.e. situating outside of +2 ^oC to +8 ^oC), transport personnel and storage personnel must acknowledge the situation, report, and clarify the cause.

At the end of each delivery session, storage personnel shall submit reports to heads of military region.

Form:

...

RECORD OF VACCINE DELIVERY

Vaccine deliverer:

- Full name of representative: ………………………. Titles:

- Full name of deliverer: ………………………. Titles:

Vaccine recipient:

- Full name of representative: …………………………. Title:

- Full name of recipient: ………………………. Titles:

At ………, …………………… (time and date), the parties proceed to transfer vaccine as follows:

Part I: Documents on vaccine transfer:

...

Number of Official Dispatch on distribution of vaccine

Date of signing Official Dispatch

Permit of National Control Institute

Goods-dispatch note

Before receiving

Yes □ No □

...

Yes □ No □

Part II: Details on received vaccine and diluents:

Name of vaccine

Unit

Quantity

Number of batch

...

Manufacturer

Manufacturing country

...

Diluent

Unit

...

Number of batch

Expiry date

Manufacturer

Manufacturing country

...

Part III. Conditions of temperature monitoring instrument during transport

...

Vaccine temperature: ^oC

Temperature monitoring instrument:

VVM □

(stage 1, 2, 3, and 4)

Freeze tags □

(write X or V)

LogTag device

Yes □ No □

Part IV: Remarks regarding general conditions of the cargoes: (hygiene, package, label, humidity, etc.):

...

(Location and date)

Representative of deliverer

Deliverer

Recipient

Representative of recipient
(Signature, full name and seal)

Form:

VACCINE TRANSFER LOG

...

1/ Refrigerated truck – License plate: …………………….

2/ Date and time of transfer: ………………………………………

3/ Temperature at the time of dispatch: ………………………………………………

4/ Packaging conditions at the time of dispatch: ………………………………………………

5/ Transferring relevant vaccine documents:

- Notice of dispatch:

Yes

- Record of vaccine transfer:

...

- Goods-dispatch note:

Yes

6/ Details on vaccine packaging:

No.

Name of vaccine

Number of containers/boxes

Number of individual containers (if any)

...

Note

...

Total

Countersignature of driver

...

GOODS-DISPATCH NOTE

(Location and date)

No.

Full name of recipient:

Reason of dispatch:

Dispatched commodities:

No.

...

Unit

Quantity

Unit price

Amount

...

Total:

Total amount (in words):

...

(Location and date)

Superior

Personnel in charge of distributing storage facility

Dispatch note producer

Recipient

Storage keeper

GUIDELINES ON MAINTAINING TCW 4000AC REFRIGERATOR

...

These guidelines aim to provide instructions on how to perform daily and monthly maintenance for TCW 4000AC refrigerator in order to reduce possible risks that affect vaccine quality.

2. Equipment and relevant documents

- Required equipment: soft brush, clean cloth, and tray.

- Instruction manual of TCWC 4000AC refrigerator

- Operational diary.

- Cold boxes containing prepared ice-packs

- Refrigerators at required temperature for vaccine preservation in case of temporary transfer for maintenance.

3. Procedures

3.1. Daily tasks

...

- Clean dust collected on the outside of the refrigerator.

3.2. Weekly tasks

- Examine the drip pan, discard collected water, and examine any water collected in refrigerator compartment. Clear water drainage pipe in case of clogged drainage pipe.

- Examine airtightness of refrigerator washers and clean the washers.

- Examine frosting and defrost if frost is collected in the evaporator or on the refrigerator above 0.5 cm. Defrost as follows:

+ Step 1: Transfer vaccine and diluents to safe storage space: cold boxes containing ice-packs OR another refrigerator.

+ Step 2: Cut power source of the refrigerator and unplug the power plug.

+ Step 3: Open refrigerator door and wait until frost has completely melted. Do not use knife or other pointy object to pry the frost.

+ Step 4: Wipe the inside of the refrigerator with clean cloth.

...

+ Step 6: Close the refrigerator door.

+ Step 7: Turn on power source. Monitor refrigerator temperature until required temperature is achieved and maintained (usually after 24 hours).

+ Step 8: Transfer vaccine and diluents back in the refrigerator

3.3. Monthly tasks

a. Clean refrigerator cover or door with diluted soap water.

b. Clean a TCW 4000AC refrigerator as follows:

NOTE: Prior to cleaning a TCW 4000AC refrigerator, remove all vaccine from the refrigerator in order to temporarily store in a cold box containing ice-packs OR another functional refrigerator.

• Shut the power and unplug the power plug.

• Prepare temporary storage equipment and transfer vaccine from the refrigerator to the backup storage equipment kept at required temperature.

...

• Use warm water and neutral cleaning solution to clean all equipment of the refrigerator, its cover ,and washers. Wipe dry with care.

• After cleaning the TCW 4000AC refrigerator, place inner container back to its position and install the temperature monitoring piece. Reattach the plastic cover of the container. Close the refrigerator door.

• Examine compressor and thermostat. The refrigerator would not function properly if these equipment collect dirt. Clean compressor and thermostat as follow:

+ Expose the side of the refrigerator that house the hot equipment and the compressor compartment.

+ Use a screw driver to unscrew the compressor and remove the protective cover.

+ Remove dust collected on the thermostat and in the compressor compartment with a soft brush.

+ Close the protective cover and fix the screw.

• Plug into power source and turn the power on.

• Operate the refrigerator and monitor temperature displayed on the monitor and automatic Fridge-tag 2.

...

c. Storage personnel shall supervise implementation while maintenance personnel specify date and details of maintenance work in Operational diary, provide feedback on operation period and conditions of the refrigerator.

Operational diary sample

REFRIGERATOR INFORMATION
AND OPERATIONAL DIARY

NAME OF REFRIGERATOR:.................................................................................

REFRIGERATOR INFORMATION

I. GENERAL INFORMATION

1. Manufacturer/Origin: ..................................................................................................

2. Refrigerator model, type: ……………………………………………………………………

...

4. Date of bringing into use: ……………………………………………………………………

II. TECHNICAL SPECIFICATIONS:

1. Voltage: …………………………………………………………………………..

2. Capacity: ………………………………………………………………………………………

3. Dimension: …………………………………………………………………………………….

4. Weight: ……………………………………………………………………………………

5. Other information: ……………………………………………………………………………….

Entity in charge:

III. INFORMATION ON SUPPLIER AND WARRANTY PROVIDER

...

Name of supplier:...........................................................................................

Address: ……………………………………………………………………………………………

Phone number: …………………………………………………………

2. Warranty provider:

Name of warranty provider: ...........................................................................................

Address: …………………………………………………………………………………………

Phone number: ……………………………………………………………………………………

IV. MANAGEMENT/REPAIR, REPLACEMENT/MAINTENANCE:

TIME

...

WORK ENTRY

NOTE

...

GUIDELINES FOR RESPONDING TO EMERGENCIES OF VACCINE PRESEREVED IN REFRIGERATORS

1. Objectives

These guidelines aim to instruct how to respond in case of emergencies (prolonged power outage, fire, natural disasters, flood, malfunction, etc.) in order to maintain safety of vaccine preserved in refrigerators and safety for humans.

2. Relevant equipment and tools

- Backup generators and fuel.

- Firefighting regulations posted in storage and firefighting facilities.

- Operational diary.

- List of name and phone number for contact in an emergency of storage keepers, specialized storage personnel, superiors of storage, and superiors of entities.

...

Principles: In case of an emergency, maintain preservation temperature from 2 ^oC to 8 ^oC for all vaccine.

3.1. Scenario 1: PROLONGED POWER OUTAGE

In case of prolonged outage or case where specific time of power resupply is unknowable which may affect vaccine quality, proceed as follows:

No.

Entry

Assignment

Immediately inform direct superiors.

Individuals discovering the incident

...

Operate backup generator(s) (if any) and guarantee sufficient fuel for the generator(s).

If the entity does not have any backup generator, treat vaccine as per procedures applicable to malfunctioning refrigerator.

Refrain from opening refrigerator door during the period of power outage

Technician in charge

Once backup power supply is restored, specify refrigerator temperature at the time of backup power restoration in operational diary.

Cooperate with technicians in inspecting operational conditions of refrigerator.

- In case of functional refrigerator: Continue to preserve vaccine as per regulations.

- In case of non-functional refrigerator: Inform personnel directly in charge to rectify and remediate.

...

Upon receiving grid power. Storage personnel must inspect, monitor operation of all refrigerators, and guarantee functional operation. Record refrigerator temperature (30 minutes after grid electricity has been provided and once every following 30 minutes for the first 2 hours to guarantee functional operations) and operating conditions of the refrigerator(s) in operational diary.

Storage personnel/technicians

3.2. Scenario 2: FIRE AND/OR EXPLOSION IN COLD STORAGE

When cold storage is met with fire, comply with following steps:

No.

Entry

Assignment

...

Individuals discovering the incident

Move the refrigerator(s) to safety (if possible). Note: Do not open the refrigerator.

All personnel

Once firefighting is completed.

- If the refrigerator(s) can operate functionally: Operate the refrigerator(s) as usual. List and examine vaccine and refrigerator temperature.

- If the refrigerator(s) cannot operate functionally:

+ Transfer vaccine in damaged refrigerator(s) to other cold equipment and place in separate positions.

...

Storage personnel/technicians

3.3. Scenario 3: TEMPERATURE FALLS OUT OF REGULATED RANGE DUE TO MALFUNCTIONAL REFRIGERATOR

Upon detecting refrigerator temperature falls out of safety range for preserving vaccine, comply with following steps:

No.

Entry

Assignment

Record refrigerator at the time of discovery in operational diary.

Storage personnel

...

Immediately inform personnel in charge and technicians to rectify in a timely manner.

Storage personnel

Specialized personnel of storage

Technicians

Cooperative solutions:

- If temperature drops below 2 ^oC: open the refrigerator door until temperature reaches 7 ^oC and close, then monitor closely. If suspecting vaccine is frozen, perform “shake test” for all vaccine susceptible to freezing.

- If temperature surpasses 8 ^oC: Purchase ice and place in close nylon bags or trays, put in the refrigerator(s), and monitor temperature once every 30 minutes in order to maintain temperature within 2 ^oC and 8 ^oC

...

- In case of transferring vaccine to a cold box, vaccine must be packed as per procedures for packing vaccine into cold box

- In case of transferring vaccine to another refrigerator, the refrigerator must be operating functionally at required temperature prior to transferring the vaccine

Storage personnel

Specialized personnel of storage

Report to superiors for further solutions.

Specialized personnel of storage

3.4. Scenario 4: OTHER IRREGULARITIES (falling trees, flood, etc.)

- Step 1: Alert the entire facility

...

○ If affected cold storage is facing risks of power outage, fire, explosion, or flood: Cut the power source that supplies the cold storage system

○ Employ available means to remediate the incident and cooperate in transporting vaccine from damaged refrigerator to safe location: E.g. transport vaccine from the first story to the second story (in case of flood) or cover the roof with flexible sheet (in case of blown off roof) or deal with unstable temperature as instructed under scenario 3.

GUIDELINES ON ALLOCATING AND DISTRIBUTING VACCINE

1. Objectives

These guidelines aim to provide instructions on how to allocate and distribute vaccine in the facility in a manner that guarantees sufficient amount of vaccine in a timely fashion.

2. Equipment and documents

- Plans on vaccine distribution, vaccine logbook, records of delivery/goods-dispatch note.

- Cold boxes, ice-packs (or ice), temperature monitoring instrument.

...

3. Procedures

3.1. Prepare cold boxes and ice-packs (or ice) in adequate amount and volume to preserve vaccine each time: Storage personnel or vaccine delivery/recipient shall implement.

3.2. Washing hands: Personnel must wash hands before holding vaccine containers and vials.

3.3. Vaccine delivery/receipt area must be able to avoid weather affect such as: direct sunlight, rain, dust, etc.

3.4. Distribute vaccine and/or diluents

No.

Entry

Assignment

...

Officials in charge of vaccine storage specialty

Transfer Official Dispatch/Decision on distribution to accounting department and vaccine storage in order to produce vaccine dispatch and distribution note.

Officials in charge of vaccine storage specialty

Examine Official Dispatch/Decision on distributing vaccine and diluents regarding recipient, type of vaccine, quantity, batch number, expiry date.

Vaccine storage personnel

Record of vaccine delivery.

...

Calculate number of cold boxes and ice-packs to prepare in advance

Prepare cold boxes and ice-packs as per Procedures for packing vaccine into cold boxes.

Vaccine storage personnel

Assistant personnel

Inspect temperature monitoring instrument of the refrigerator at the time of distribution. Record temperature data in dispatch note/record of delivery.

Vaccine storage personnel

Vaccine delivering personnel

...

Collect necessary vaccine by type, quantity, batch number from the refrigerator.

Cross check, deliver/receive each type of vaccine based on dispatch note, and pay attention to number of batch and expiry date of vaccine

Arrange and pack vaccine into cold boxes as per Procedures for packing vaccine into cold boxes.

Vaccine and diluents shall be packed in cold boxes of their corresponding manufacturers.

Specify type of packaging.

Vaccine storage personnel

Assistant personnel

Sign transfer log, record of delivery/goods-dispatch note.

...

Vaccine delivering personnel

Record distributed facility, distributed amount, temperature, and time of distribution in vaccine logbook

Vaccine storage personnel

Store Official Dispatch/Decision on distribution, dispatch note, and record of vaccine delivery in storage.

Vaccine storage personnel

GUIDELINES ON EXAMINING VACCINE AND DILUENTS

...

Examination of vaccine and diluents aims to accurately identify quantity, batch, expiry date, and current conditions of each type of vaccine and diluents in store in order to allow a more effective management and distribution of vaccine, guarantee sufficient vaccine, and limit expiration of vaccine. These guidelines provide steps for examining vaccine and diluent storage on a quarterly basis or after every vaccine receipt/supply.

2. Equipment and relevant documents

- Decision on establishment of Council for examination (if necessary/in inspection and examination session).

- Note of receipt/dispatch of vaccine, diluents.

- Record of receipt/transfer of vaccine, diluents.

- Vaccine accounting book (if any).

- Vaccine, diluent log.

- Examination record of the previous examination.

3. Procedures

...

No.

Entry

Assignment

Prepare: vaccine and diluent log, note of receipt/dispatch of vaccine, vaccine receipt/transfer record

Vaccine storage personnel

Examine at vaccine storage

Officials in charge of vaccine storage specialty

...

Vaccine storage assistants

2.1

Examine each type of vaccine and diluent:

+ Quantity.

+ Batch number.

+ Expiry date.

+ Conditions of labels of vaccine vials, color, and consistency of vaccine, diluents.

+ Indicators on vaccine labels (if any)

2.2

...

Record post-examination figures in vaccine, diluent log

Any discrepancy requires identification of cause and appropriate solutions.

Officials in charge of vaccine storage specialty

Vaccine storage personnel

3.2. Quarterly examination:

No.

Entry

Assignment

...

Inform examination plans, and prepare record of examination.

Officials in charge of vaccine storage specialty

Vaccine storage personnel

Prepare: vaccine and diluent log, note of receipt/dispatch of vaccine, vaccine receipt/transfer record, inspection record of the previous inspection.

Vaccine storage personnel

Examine at vaccine storage

Superior of officials in charge of vaccine storage specialty

...

Relevant personnel

Vaccine storage assistants

3.1

Examine each type of vaccine and diluent:

+ Quantity.

+ Batch number.

+ Expiry date.

+ Conditions of labels of vaccine vials, color, and consistency of vaccine, diluents.

3.2

...

Complete examination record.

Any discrepancy requires identification of cause and appropriate solutions.

Officials in charge of vaccine storage specialty

Vaccine storage personnel

Submit examination report to superior and store in department.

Officials in charge of vaccine storage specialty

Vaccine storage personnel

...

1. Objectives

These guidelines aim to provide steps for retrieving and storing vaccine in isolation for vaccine suspected in terms of quality or vaccine awaiting disposal to ensure adequate retrieval, avoid using such vaccine batches, and ensure safe, effective vaccine use.

2. Equipment and relevant documents

- Decisions/documents of Ministry of Health informing and guiding temporary cessation of use or retrieval of a type or a batch of vaccine.

3. Procedures

- Designate an area/position in the storage to store vaccine in isolation awaiting disposal: install locks or physical separation for unqualified vaccine.

- Designate a refrigerator or several sections in a refrigerator to store vaccine awaiting resolution (awaiting inspection/direction from superior)

- In case of storage in the same refrigerator with other vaccine, pack and seal separately, install physical separation with distinctive marking to avoid confusion

No.

...

Assignment

After receiving documents notifying retrieval/temporary cessation of use of vaccine, receiving entity must examine and submit detail notice on type of retrieved/ceased vaccine (batch number, expiry date, preservation/transport solutions (preservation in cold temperature or regular temperature)) and deadline for retrieval to relevant entities.

Entity in charge of retrieving

Relevant entity

List quantity of vaccine/diluents to be suspended or retrieved of each entity and report to superior

Specialized personnel of storage

Vaccine storage personnel

...

Prepare a separate storage area in the entity or separate refrigerator with appropriate cold storage volume to store vaccine suspended/retrieved and stored in isolation awaiting resolution

In case separate refrigerator is not available, prepare a separate section in a refrigerator with physical separation and distinctive marking to store vaccine which must be packed, sealed, and stored in isolation to avoid confusion.

Vaccine storage personnel

Retrieve vaccine: in case of retrieving vaccine from entities in order to preserve in storage of military regions, transfer/receive vaccine as per Procedures No. 9 and Procedures No. 1.

Vaccine storage personnel

Vaccine transfer/receipt personnel

Specialized personnel of storage

...

- In case suspended vaccine must be stored in isolation awaiting disposal:

+ Preserve vaccine in refrigerator or separate sections in a refrigerator as per Procedures No. 2 until disposal measures are provided.

+ Attach a yellow sign with black letters “Vắc xin biệt trữ chờ xử lý” (Vaccine stored in isolation awaiting disposal) on the refrigerator or containers of said vaccine.

+ For distributed vaccine that must be returned to storage due to incidents during transportation, after inspection and confirmation have been performed and removal from cold boxes and/or refrigerated trucks has been done, assign separate sections in refrigerator, monitor quality and prioritize this vaccine for distribution

- For vaccine stored in isolation awaiting disposal:

+ Bring vaccine awaiting disposal out of cold chain and into isolation storage awaiting disposal in storage with red sign and black letters that reads “Vắc xin biệt trữ chờ hủy” (Vaccine stored in isolation awaiting disposal).

+ Pack and seal vaccine containers, specify information such as name of vaccine, quantity, batch number, and expiry date on containers.

+ Adopt procedures for disposing vaccine as per procedure to ensure safety for humans and the environment.

Vaccine storage management personnel.

...

Adopt procedures for disposing vaccine as per procedure to ensure safety for humans and the environment.

Submit report on retrieval, storage in isolation/disposal of vaccine to heads of Military Region and Steering Committee of the campaign.

Specialized personnel

Head of entity

GUIDELINES ON RESPONDING TO INCIDIENTS DURING TRANSPORTATION

1. Objectives

These guidelines provide instructions on how to respond to incidents during transportation of vaccine with refrigerated trucks in order to minimize adverse effect during transportation that effects vaccine quality; maintain preservation temperature of +2 °C to +8 °C during transportation period.

...

- Mobile phone

- List of recipients on transport route

- Procedures for responding to incidents in preservation vaccine in refrigerators.

- Backup costs for purchasing fuel and repairing vehicles

3. Steps of implementation

No.

Entry

Assignment

4.1. Incidents that occur on the road

...

Call superior/specialized personnel of storage to inform about the situation and request solutions

Driver/vaccine transporter

a. For refrigerated trucks: Immediately adopt necessary measures depending on situations below:

* In case of engine malfunction:

- Refrigerated trucks are located near a power source: Operate refrigeration system with said power source.

- Refrigerated trucks are not located near any power source or cannot operate on a power source: If temperature of refrigerated compartment exceeds 8 ^oC, purchase ice along the way to maintain preservation temperature. Do not use dry ice which can cause preservation temperature to drop below 0 ^oC and cause poisoning.

- In case vehicle repair takes little time, repair vehicle engine in order to transport vaccine to receiving facility.

...

* In case of refrigeration malfunction

- If temperature of refrigeration compartment exceeds 10 ^oC, purchase ice along the way to maintain preservation temperature.

- If refrigerated trucks are located near the storage, drivers must immediately return to the storage and inform superior of vaccine storage for plans for receiving vaccine.

- In case refrigerated trucks are not located near the storage

+ Contact the nearest entities for support and send vaccine to local storage or request refrigerated trucks of local governments for vaccine transport. In case of sending vaccine to local storage, drivers must transfer the vaccine to storage keepers and request storage keepers to preserve vaccine as per required temperature.

+ Contact superiors to dispatch vehicles from the Military Region to continue the transport.

- When transferring vaccine to another refrigerated truck, drivers must also transfer the temperature monitoring instrument that comes with the vaccine.

- Repair refrigeration system to continue to transport vaccine to receiving facility (if possible).

During period of incident, transporters/drivers must frequently contact specialized personnel of storage for recommendations.

...

Driver/vaccine transporter

Storage personnel

Specialized personnel of storage

Head of entity

b. For regular trucks: Adopt necessary measures in case of engine malfunction as follows:

- In case vehicle repair takes little time, repair vehicle engine in order to transport vaccine to receiving facility.

- In case repair takes too much time or cannot be done:

+ Contact the nearest provincial entities for assistance and assignment of local vehicles for transport or contact heads of storage for assigning vehicles of the Military Region to assist.

...

Driver/vaccine transporter

Storage personnel

Specialized personnel of storage

Head of entity

4.2. Upon returning to storage

Driver/transporter must immediately submit detail report on the situation to their superior/specialized personnel while transferring vaccine delivery record and temperature monitoring instrument to vaccine storage management personnel.

In case vaccine is returned to storage, classify and deal with vaccine as per Procedures No. 11 and Procedures No. 14.

Driver/vaccine transporter

...

Specialized personnel of storage

Head of entity

Vaccine storage management personnel shall read the temperature monitoring instrument, review the documents, and submit reports to heads of entities/Military Region for presentation to Steering Committee of the campaign

Specialized personnel of storage

Head of Military Region

List of contact in case of emergency (name/phone number):

+ Head of storage: ………………………………………………..

+ Specialized personnel of storage: ……………………….

...

GUIDELINES ON TRANSPORTING COVID-19 VACCINE FROM AIRPORTS TO STORAGE FACILITIES

1. Objectives

The COVID-19 vaccines licensed for use in Vietnam have 3 recommended temperature ranges: from 2 ^oC to 8 ^oC, from –25 ^oC to –15 ^oC, and negative/ultra-low temperature. Time for preservation of each type of vaccine in each temperature range varies. Vaccines recommended for preservation in ultra-low temperature after thawing are generally usable within up to 30-31 days. Thus, transportation of vaccine should be prioritized and promoted to ensure vaccination safety and effectiveness.

In order to ensure effectiveness in vaccine transportation and preservation as well as maximize preservation capacity, and the fastest delivery time to vaccination facilities, procedures for transporting COVID-19 vaccine must be complied under close cooperation between entities affiliated to Ministry of National Defense and entities affiliated to Ministry of Health in the COVID-19 vaccination campaign in 2021-2022.

2. Procedures

2.1. Vaccine to be preserved within 2 ^oC to 8 ^oC:

Military regions No. 1, No. 2, No.3, and No. 4, and Capital High Command

The NIHE

...

Vaccine must be preserved within 2 ^oC to 8 ^oC during preservation and transportation. Do not allow vaccine to freeze.

Vaccine storage facility of the NIHE

Vaccine storage facilities in Military regions

Vaccine storage facility of Pasteur Institute of Ho Chi Minh City

Pasteur Institute of Ho Chi Minh City

Airport/supplier

- The National Institute of Hygiene and Epidemiology (NIHE) shall complete procedures for importing COVID-19 vaccine to be preserved within 2 ^oC to 8 ^oC from overseas, sponsors, or distributors in Vietnam. After which point, vaccine will be transported to vaccine storage facility in the NIHE and Pasteur Institute of Ho Chi Minh City.

- Once notice of release is issued and decision on vaccine distribution of Ministry of Health reaches military regions and provinces, the NIHE shall inform the General Department of Logistics, Department of Military Medicine, and Military regions affiliated to Ministry of National Defense about receiving and transporting vaccine, including: contact point, time, type of vaccine, number of doses, number of containers, etc.

- Based on information above, the General Department of Logistics must direct relevant entities to develop plans for receiving and transporting vaccine using refrigerated trucks maintained at a temperature from 2 oC to 8 oC from vaccine storage facility at the NIHE and Pasteur Institute of Ho Chi Minh City to storage facilities of Military regions.

...

- Vaccine shall be preserved at a temperature from 2 ^oC to 8 ^oC in specialized refrigerators in storage facilities of Military regions.

2.2. Vaccines preserved in negative/ultra-low temperature and eligible for preservation at 2 ^oC to 8 ^oC:

Vaccine must be preserved in negative/ultra-low temperature during preservation and transportation.

Supplier

Vaccine storage facility in ultra-low temperature in Military regions

Airport/supplier

- Once notice on receiving COVID-19 vaccine to be preserved in negative/ultra-low temperature from overseas, sponsors, or distributors in Vietnam is received, Ministry of Health shall issue decision on distributing vaccine.

- Once the NIHE has completed procedures for receiving vaccine, based on decisions on vaccine distribution of Ministry of Health, distributors shall transport vaccine at negative/ultra-low temperature and transfer to storage facilities in Military regions.

- Officials in storage facilities of Military regions shall unload, categorize into batches, examine, and include in reports on receipt: type of vaccine, number of batches, quantity, expiry date, conditions upon receipt, etc. and submit to the NIHE after receiving (Annex 1).

...

- Vaccine shall be preserved in ultra-low freezers in storage facilities in Military regions. Apply the label that reads “Vắc xin chờ kiểm định, chưa được cấp phát” (Vaccine awaiting examination. Do not distribute).

- Collect specimen for examination: In case multiple vaccine batches are different from vaccine batches in preservation at the NIHE/Pasteur Institute:

+ After receiving report on receiving vaccine from Military regions, the NIHE shall immediately issue notice on number of vaccine doses to be collected from each batch for examination.

+ Military regions are responsible for transporting the specimen to the NIHE, the Pasteur Institute of Ho Chi Minh City, or National Institute for Control of vaccine and biologicals within 2 days after receiving the notice. Vaccine specimen collected for examination must be preserved at 2 ^oC to 8 ^oC during transportation.

- Once notice of dispatch is issued, Military regions are then allowed to distribute vaccine.

2.3. Vaccine to be preserved within -25 ^oC to -15 ^oC:

Vaccine storage facility of the NIHE

Airport/supplier

Vaccine storage facilities in Military regions

...

Military regions No. 5, No. 7, and No. 9

Pasteur Institute of Ho Chi Minh City

The NIHE

Military regions No. 1, No. 2, No.3, and No. 4, and Capital High Command

- The National Institute of Hygiene and Epidemiology (NIHE) shall complete procedures for importing COVID-19 vaccine to be preserved within -25 ^oC to -15 ^oC from overseas, sponsors, or distributors in Vietnam. After which point, vaccine will be transported to vaccine storage facility in the NIHE and Pasteur Institute of Ho Chi Minh City for preservation at a temperature from -25 ^oC to -15 ^oC.

- Once notice on dispatch is issued, Ministry of Health shall issue decisions on vaccine distribution.

- The NIHE shall inform the General Department of Logistics, Department of Military Medicine, and Military regions affiliated to Ministry of National Defense about receiving and transporting vaccine, including: contact point, time, type of vaccine, number of doses, number of batches, etc.

- Based on information above, the General Department of Logistics must direct relevant entities to develop plans for receiving and transporting vaccine using refrigerated trucks maintained at a temperature from 2 ^oC to 8 ^oC from vaccine storage facility at the NIHE and Pasteur Institute of Ho Chi Minh City to storage facilities of Military regions.

After receiving vaccine, officials in storage facilities of Military regions shall unload, categorize into batches, examine, and include in reports on receipt: type of vaccine, number of batches, quantity, expiry date, conditions upon receipt, etc. and submit to the NIHE (Annex 1).

...

GUIDELINES ON RETURNING VACCINE CONTAINERS TO MANUFACTURERS

Step 1: Receiving vaccine containers from suppliers

- Transporting DHL unit: Lift cardboard cover of vaccine containers, collect the purple instruction manual and printed return label on the top side of the container cover. Place the printed return label in nylon bags (transparent nylon bags that come with adhesives) provided by the DHL Company (return labels must come with the correct containers) together with invoices printed from available files.

Turn of temperature monitoring instrument Controlant logger by holding the button Stop shipment for 5 seconds, the device will blink 4 times before shutting down, at which point, release the button.

Make sure that temperature monitoring instrument Controlant logger is placed back into the containers in the original positions.

...

Use white labels to cover the dry ice marker UN1845 & the 9-shaped rhombus as the containers no longer contain dry ice.

Note: All hazardous commodity labels (including those of transporting units) must be covered.

DO NOT COVER the lithium UN3481 battery label in red outline.

Step 3: Apply seal to cover the dry ice markings

Seals are taken from the backside of the purple instruction manual that comes with each container.

Note: DO NOT COVER the lithium UN3481 battery label in red outline.

Step 4: Apply nylon bags containing printed labels and invoices to the top left corner of a container (apply over the label covering the dry ice note)

...

;

Quyết định 478/QĐ-QLD năm 2021 hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19 do Cục trưởng Cục Quản lý dược ban hành

Số hiệu:	478/QĐ-QLD
Loại văn bản:	Quyết định
Nơi ban hành:	Cục Quản lý dược
Người ký:	Lê Việt Dũng
Ngày ban hành:	10/08/2021
Ngày hiệu lực:	Đã biết
Tình trạng:	Đã biết

Văn bản được hướng dẫn - [0]

Văn bản được hợp nhất - [0]

Văn bản bị sửa đổi bổ sung - [0]

Văn bản bị đính chính - [0]

Văn bản bị thay thế - [0]

Văn bản được dẫn chiếu - [0]

Văn bản được căn cứ - [5]

Văn bản liên quan ngôn ngữ - [1]

Văn bản đang xem

Văn bản liên quan cùng nội dung - [4]

Văn bản hướng dẫn - [0]

Văn bản hợp nhất - [0]

Văn bản sửa đổi bổ sung - [0]

Văn bản đính chính - [0]

Văn bản thay thế - [0]

- 14 +

Tải Văn bản tiếng Việt
Tải Văn bản tiếng Anh
Tải Văn bản gốc

Chưa có Video

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Tài khoản để biết được tình trạng hiệu lực, tình trạng đã bị sửa đổi, bổ sung, thay thế, đính chính hay đã được hướng dẫn chưa của văn bản và thêm nhiều tiện ích khác

Bạn vui lòng đăng nhập dịch vụ Basic hoặc TVPL Pro để sử dụng chức năng này.

Loading…