QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ PHỤC VỤ CÁC ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC THUỘC CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO.

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện của các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng nguồn vốn nhà nước, được sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 5/11/2007 của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16/6/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình mua sắm tài sản cố định, công cụ, dụng cụ phục vụ các đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo’’.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Thủ trư­ởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

MUA SẮM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ PHỤC VỤ CÁC ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC THUỘC CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành theo Quyết định số 4451 /QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 10 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối  tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

a. Quy trình này quy định trình tự, thủ tục thực hiện, thẩm quyền và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình mua sắm mới tài sản cố định, công cụ, dụng cụ (sau đây gọi chung là tài sản) bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước (trong phạm vi dự toán ngân sách hàng năm được giao) và các nguồn thu hợp pháp khác tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi là cơ quan Bộ).

b. Quy trình này áp dụng trong mua sắm thường xuyên phục vụ hoạt động của các đơn vị, tổ chức (sau đây gọi chung là đơn vị) khi tài sản cần mua đòi hỏi phải được mua sắm kịp thời để đáp ứng yêu cầu công việc, số lượng mua sắm ít, giá trị mua sắm dưới 100 triệu đồng.

c. Việc mua sắm tài sản gắn với các chương trình, dự án, mua xe ôtô, phương tiện vận tải chuyên dùng, văn phòng phẩm và vật rẻ tiền mau hỏng phục vụ lao động theo chế độ, mua sắm phụ tùng, linh kiện thay thế trong quá trình sửa chữa trang thiết bị không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy trình này.

2. Đối tượng áp dụng:

a. Đối tượng áp dụng quy trình này là các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, các tổ chức thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo có kinh phí hoạt động bằng nguồn vốn ngân sách và các nguồn thu hợp pháp khác do Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi là Văn phòng Bộ) được giao quản lý.

b. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có con dấu, tài khoản riêng thực hiện việc mua sắm tài sản theo quy định của pháp luật và thực hiện tiêu chuẩn, định mức về trang thiết bị và phương tiện làm việc được quy định tại Phụ lục 1.

Điều 2. Tài sản mua sắm

Tài sản mua sắm theo quy trình này gồm:

1. Trang thiết bị, công cụ, dụng cụ trang bị cho cá nhân:

Bàn ghế ngồi làm việc, bàn để máy vi tính, bàn ghế tiếp khách, tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in khổ A4, máy quét, máy hủy tài liệu; máy fax, điện thoại.

2. Trang thiết bị, công cụ, dụng cụ dùng chung trong đơn vị:

Bộ bàn ghế họp, giá đựng tài liệu; máy in (khổ A3 trở lên), máy quét, máy fax, máy photocopy, máy huỷ tài liệu; máy chiếu, màn chiếu; điện thoại, thiết bị kết nối internet; các trang thiết bị khác: máy thu hình, tủ lạnh, máy đun nước uống…

3. Các thiết bị thuộc hệ thống kỹ thuật hạ tầng của cơ quan Bộ:

Các thiết bị điện, chiếu sáng, trang âm, thông tin, cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, thiết bị báo cháy, chữa cháy, theo dõi an ninh…

Điều 3. Nguyên tắc mua sắm tài sản

1. Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, quản lý tài sản nhà nước của đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước; thực hiện đúng các quy định pháp luật về đấu thầu trong mua sắm tài sản bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước; thực hiện việc mua sắm trong phạm vi dự toán ngân sách hoặc nguồn thu được giao hàng năm.

2. Bảo đảm đúng tiêu chuẩn, định mức về trang thiết bị và phương tiện làm việc được quy định tại Phụ lục 1.

3. Bảo đảm tài sản được trang bị đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nội dung hoạt động và quá trình cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong các hoạt động của cơ quan Bộ.

4. Bảo đảm thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; công khai, minh bạch trong mua sắm tài sản tại cơ quan Bộ.

Chương II

QUY TRÌNH MUA SẮM THƯỜNG XUYÊN TÀI SẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ

Điều 4. Quy trình

Quy trình mua sắm thường xuyên tài sản phục vụ hoạt động của các đơn vị gồm các bước sau:

Bước 1:  Đơn vị có nhu cầu lập phiếu đăng ký mua sắm tài sản.

Bước 2: Văn phòng Bộ tiếp nhận, xem xét yêu cầu và thông báo kết quả.

Bước 3: Văn phòng Bộ thực hiện mua sắm và bàn giao tài sản.

Bước 4: Thanh lý hợp đồng và thanh toán.

Bước 5: Nhập sổ tài sản để quản lý.

Điều 5. Đơn vị có nhu cầu lập phiếu đăng ký mua sắm tài sản (bước 1)

Đơn vị có nhu cầu mua sắm tài sản, căn cứ yêu cầu công việc, tình hình thực tế tài sản tại đơn vị, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản quy định tại Phụ lục 1, lập phiếu đăng ký mua sắm tài sản theo mẫu được quy định trong Phụ lục 2 và gửi về Văn phòng Bộ.

Điều 6. Văn phòng Bộ tiếp nhận, xem xét yêu cầu và thông báo kết quả (bước 2)

1. Tiếp nhận yêu cầu:

Phòng Quản trị tiếp nhận yêu cầu khi phiếu đăng ký mua sắm tài sản được điền đủ nội dung và có đủ các tài liệu kèm theo.

2. Xem xét yêu cầu:

a. Phòng Quản trị đối chiếu yêu cầu mua sắm tài sản với thực tế sử dụng tài sản tại đơn vị, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản nêu tại phụ lục 1; trao đổi với đơn vị có yêu cầu mua sắm để thống nhất về số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, chủng loại của tài sản; ghi ý kiến vào phiếu đăng ký mua sắm tài sản và chuyển Phòng Tài chính. Thời gian thực hiện không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu.

b. Phòng Tài chính xác định nguồn kinh phí mua sắm; ghi ý kiến vào phiếu đăng ký mua sắm tài sản và chuyển Phòng Quản trị. Thời gian thực hiện không quá 02 ngày làm việc.

c. Phòng Quản trị lập tờ trình Chánh Văn phòng Bộ xin phê duyệt chủ trương và dự toán mua sắm tài sản (đối với trường hợp yêu cầu mua sắm đáp ứng quy định) hoặc lập báo cáo (đối với trường hợp yêu cầu mua sắm không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, không có kinh phí). Thời gian thực hiện không quá 02 ngày làm việc.

d. Chánh Văn phòng Bộ xem xét, cho ý kiến vào tờ trình xin phê duyệt chủ trương và dự toán mua sắm tài sản hoặc vào báo cáo. Thời gian thực hiện không quá 02 ngày làm việc.

3. Thông báo kết quả:

Phòng Quản trị soạn văn bản thông báo kết quả trình Chánh Văn phòng Bộ ký và gửi đến đơn vị yêu cầu.

Điều 7. Văn phòng Bộ thực hiện mua sắm và bàn giao tài sản (bước 3)

1. Lựa chọn nhà cung cấp:

Phòng Quản trị chủ trì, phối hợp với Phòng Tài chính tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp theo quy định của Nhà nước; lập tờ trình Chánh Văn phòng Bộ ký phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp; phối hợp với Phòng Tài chính thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp và dự thảo hợp đồng cung cấp, lắp đặt tài sản (nếu có yêu cầu lắp đặt) trình Chánh Văn phòng Bộ ký. Thời gian lựa chọn nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng không quá 10 ngày làm việc đối với các loại tài sản thông thường.

2. Thực hiện hợp đồng mua sắm:

Phòng Quản trị theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng cung cấp, lắp đặt; nghiệm thu số lượng và chất lượng tài sản tại vị trí lắp đặt theo đúng yêu cầu của hợp đồng. Thời gian thực hiện hợp đồng mua sắm theo cam kết trong hợp đồng và không quá 7 ngày làm việc.

3. Bàn giao tài sản cho các đơn vị:

Đại diện Phòng Quản trị, Phòng Tài chính và đơn vị nhận tài sản lập biên bản bàn giao tài sản. Mẫu biên bản bàn giao tài sản được quy định trong phụ lục 3.

Điều 8. Thanh lý hợp đồng và thanh toán (bước 4)

1. Thanh lý hợp đồng:

Phòng Quản trị phối hợp với Phòng Tài chính làm các thủ tục trình Chánh Văn phòng Bộ ký biên bản thanh lý hợp đồng.

2. Thanh toán:

a. Phòng Quản trị gửi Hồ sơ mua sắm đến Phòng Tài chính để thanh toán. Hồ sơ mua sắm gồm:

- Phiếu đề nghị thanh toán của Phòng Quản trị;

- Phiếu đăng ký mua sắm tài sản của đơn vị;

- Phê duyệt chủ trương mua sắm;

- Hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp;

- Hợp đồng, các biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản và biên bản thanh lý hợp đồng.

b. Phòng Tài chính thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng nội dung và thời gian được cam kết trong hợp đồng. Đối với mua sắm mà hợp đồng không ràng buộc thời gian thanh toán, thời gian thanh toán không quá 01 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.

Điều 9. Nhập sổ tài sản để quản lý (bước 5)

Phòng Quản trị, Phòng Tài chính, đơn vị nhận tài sản và người được giao sử dụng tài sản có trách nhiệm thực hiện nhập tài sản vào các sổ tài sản của đơn vị, sổ tài sản cá nhân, sổ tài sản của cơ quan tại Phòng Tài chính, sổ theo dõi sử dụng tài sản tại Phòng Quản trị. Thời gian nhập sổ tài sản không quá 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành bàn giao tài sản cho các đơn vị.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BẢO HÀNH TÀI SẢN SAU MUA SẮM

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1. Lưu giữ hợp đồng mua sắm, giấy bảo hành tài sản mua sắm; theo dõi thời gian bảo hành của tài sản.

2. Tiếp nhận yêu cầu của đơn vị liên quan đến bảo hành tài sản; liên hệ và yêu cầu nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ bảo hành tài sản theo cam kết trong hợp đồng.

Điều 11. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân sử dụng tài sản mua sắm

1. Nắm vững và thực hiện nghiêm túc các điều kiện về bảo hành của nhà sản xuất và nhà cung cấp.

2. Thông báo kịp thời với Văn phòng Bộ các hỏng hóc hoặc chất lượng không đạt yêu cầu của tài sản mua sắm trong quá trình sử dụng để bảo hành tài sản.

PHỤ LỤC 1

TIÊU CHUẨN ĐỊNH MỨC TRANG THIẾT BỊ VÀ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành theo Quyết định số 4451 /QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 10 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

A. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cán bộ, công chức, nhân viên (tính cho 01 người)

B. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan (tính cho 01 phòng làm việc)

C. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan

PHỤ LỤC 2

MẪU PHIẾU ĐĂNG KÝ MUA SẮM TÀI SẢN
(Ban hành theo Quyết định số 4451 /QĐ-BGDĐT ngày  05  tháng 10  năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

PHIẾU ĐĂNG KÝ MUA SẮM TÀI SẢN

Kính gửi: Văn phòng Bộ

Đề nghị mua sắm tài sản sau:

Mục đích mua sắm tài sản((2):  ………..………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

Danh mục tài liệu gửi kèm((3): ………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

Ghi chú:

(1) Tên đơn vị đăng ký mua sắm tài sản (Không viết tắt tên đơn vị).

(2) Ghi đối tượng sử dụng tài sản; Lý do mua sắm tài sản.

(3) Đối với tài sản mua sắm cho cá nhân: Quyết định bổ nhiệm hoặc Quyết định điều động cán bộ; Văn bản giao nhiệm vụ…

     Đối với tài sản mua sắm cho đơn vị, tổ chức: Văn bản giao nhiệm vụ (nếu có).

(4) Thủ trưởng đơn vị là cấp trưởng hoặc Lãnh đạo đơn vị được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền bằng văn bản.

(5) Ghi ý kiến đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng sau khi xem xét yêu cầu của đơn vị.

(6) Ghi kết quả xác định nguồn kinh phí mua sắm của đơn vị.

PHỤ LỤC 3

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN
(Ban hành theo Quyết định số 4451 /QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 10 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

A. Mẫu biên bản bàn giao tài sản số 3A (dùng cho tài sản mua sắm có giá trị dưới 5 triệu đồng):

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN

(Dùng cho các tài sản mua sắm có giá trị dưới 5 triệu đồng)

I. Bên giao tài sản:

1. Đại diện phòng Quản trị:

- Ông(bà): ……………………………..  Chức vụ:  …………...………………

2. Đại diện phòng Tài chính:

- Ông(bà): ……………………………..  Chức vụ:  …………...………………

II. Bên nhận tài sản:

3. Đại diện………………

- Ông(bà): ……………………………..  Chức vụ:  …………...………………

III. Tài sản bàn giao gồm có:

IV. Ghi chú: ………………………………………………………………….........

……………………………………………………………………………………….

Biên bản này lập thành 04 bản, Phòng Tài chính giữ 02 bản, Phòng Quản trị giữ 01 bản, đơn vị nhận tài sản giữ 01 bản.

B. Mẫu biên bản bàn giao tài sản số 3B (dùng cho tài sản mua sắm có  giá trị trên 5 triệu đồng):

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN

(Dùng cho các tài sản mua sắm có giá trị trên 5 triệu đồng)

I. Bên giao tài sản:

1. Đại diện Phòng Quản trị:               Ông(bà):  ……………………..…………….. Chức vụ:  ……………....…………...………………

2. Đại diện Phòng Tài chính:             Ông(bà):  ………………………………..….. Chức vụ:  ………………...…………………………

II. Bên nhận tài sản:

1. Đại diện………………                 Ông(bà):  ………………………………..…..  Chức vụ:  …………...………………………………

III. Tài sản bàn giao gồm có:

IV. Dụng cụ phụ tùng kèm theo:

V. Ghi chú:……………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

Biên bản này lập thành 04 bản, Phòng Tài chính giữ 02 bản, Phòng Quản trị giữ 01 bản, đơn vị nhận tài sản giữ 01 bản.