THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG Ở TRONG NƯỚC THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 136/2007/NĐ-CP NGÀY 17/08/2007 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/08/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, Bộ Công an hướng dẫn cụ thể việc cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông ở trong nước (dưới đây viết tắt là hộ chiếu) cho công dân Việt Nam như sau:

I. THỦ TỤC CẤP, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU

1. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu (cấp lần đầu, cấp lại, đổi):

a. Cấp lần đầu:

- 01 tờ khai theo mẫu quy định.

- 04 ảnh mới chụp, cỡ 4x6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, phông nền màu trắng.

* Đối với trẻ em dưới 14 tuổi:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu quy định (kể cả cấp chung hộ chiếu với mẹ, cha hoặc cấp riêng) phải được Công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh.

- Trường hợp đề nghị cấp chung hộ chiếu với mẹ hoặc cha thì nộp 01 bản sao giấy khai sinh (mang theo bản chính để đối chiếu) và 04 ảnh cỡ 3x4 cm.

- Trường hợp đề nghị cấp riêng hộ chiếu thì nộp 01 tờ khai theo mẫu quy định (mẹ, cha khai và ký tên vào tờ khai); 01 bản sao giấy khai sinh và 4 ảnh cỡ 4x6 cm.

- Trường hợp không còn mẹ, cha thì mẹ, cha nuôi hoặc người đỡ đầu (có giấy tờ chứng minh là người đỡ đầu hoặc mẹ, cha nuôi hợp pháp) khai và ký tên vào tờ khai.

b. Cấp lại hộ chiếu (hộ chiếu bị mất; bị hư hỏng; còn thời hạn dưới 30 ngày hoặc đã hết thời hạn; tách trẻ em trong hộ chiếu của mẹ hoặc cha), ngoài quy định tại tiết a trên đây, phải bổ sung giấy tờ các trường hợp sau:

- Trường hợp mất hộ chiếu thì nộp giấy đã trình báo việc mất hộ chiếu theo quy định tại điểm 3, mục II của Thông tư này.

- Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng hoặc hộ chiếu còn thời hạn dưới 30 ngày thì nộp lại hộ chiếu đó.

- Trường hợp tách trẻ em trong hộ chiếu của mẹ hoặc cha thì nộp hộ chiếu, 01 tờ khai theo mẫu quy định và 02 ảnh của mẹ hoặc cha để cấp lại hộ chiếu; nộp 01 tờ khai theo mẫu quy định và 02 ảnh của trẻ em để cấp riêng hộ chiếu cho trẻ em đó (tờ khai do mẹ hoặc cha khai, ký tên).

c. Đổi hộ chiếu (hộ chiếu còn giá trị ít nhất 30 ngày; hộ chiếu còn thời hạn nhưng hết trang dành cho thị thực hoặc vì lý do khác), ngoài giấy tờ quy định tại tiết a trên đây, phải nộp hộ chiếu đó để làm căn cứ cấp đổi.

Tờ khai đề nghị đổi hộ chiếu không phải xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú.

2. Hồ sơ đề nghị sửa đổi hộ chiếu (điều chỉnh họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số chứng minh nhân dân trong hộ chiếu; bổ sung trẻ em vào hộ chiếu của mẹ hoặc cha):

- Trường hợp đề nghị điều chỉnh họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số chứng minh nhân dân thì nộp 01 tờ khai theo mẫu quy định, kèm bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý chứng minh sự điều chỉnh đó.

- Trường hợp bổ sung trẻ em vào hộ chiếu mẹ hoặc cha thì nộp thêm 04 ảnh cỡ 3x4 cm của trẻ em. Việc khai và xác nhận vào tờ khai thực hiện theo tiết a, điểm 1, mục I của Thông tư này.

Hộ chiếu đề nghị sửa đổi còn thời hạn ít nhất một năm.

3. Cách thức nộp hồ sơ và nhận kết quả:

a. Người đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu, cấp lại, sửa đổi hộ chiếu nộp hồ sơ tại cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thường trú hoặc tạm trú theo một trong 3 cách sau đây:

- Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả:

Tờ khai không phải xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú. Khi đến nộp hồ sơ và nhận kết quả phải xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu.

- Ủy thác cho cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân (nêu tại tiết a, điểm 1, mục II của Thông tư này) nộp hồ sơ và nhận kết quả:

Người ủy thác khai và ký tên vào tờ khai đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu theo mẫu quy định, có dấu giáp lai ảnh và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức được ủy thác.

Cơ quan, tổ chức được ủy thác có công văn gửi Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đề nghị giải quyết. Nếu đề nghị giải quyết cho nhiều người thì phải kèm danh sách những người ủy thác, có chữ ký, đóng dấu của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức được ủy thác.

Cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức được ủy thác khi nộp hồ sơ và nhận kết quả đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu của người ủy thác phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, chứng minh nhân dân của bản thân và của người ủy thác để kiểm tra, đối chiếu.

- Gửi hồ sơ và đề nghị nhận kết quả qua đường bưu điện:

Tờ khai phải được Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh kèm theo bản photocopy chứng minh nhân dân.

Địa điểm, cách thức gửi hồ sơ, tiền lệ phí hộ chiếu và nhận kết quả qua đường bưu điện thực hiện theo hướng dẫn của Tập đoàn Bưu chính viễn thông.

b. Người đề nghị đổi, sửa đổi hộ chiếu nộp hồ sơ cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an. Cách thức gửi hồ sơ, tiền lệ phí hộ chiếu và nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

c. Những trường hợp sau đây có nhu cầu cấp hộ chiếu gấp có thể trực tiếp hoặc ủy thác cho cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh:

- Người cần đi nước ngoài để chữa bệnh nếu có giấy tờ chỉ định của bệnh viện cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên hoặc bệnh viện của các Bộ, ngành.

- Người có thân nhân ruột thịt ở nước ngoài bị tai nạn, bệnh tật, bị chết cần phải đi gấp để giải quyết, nếu có giấy tờ chứng minh những sự việc đó.

- Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân viên trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân, nếu có văn bản của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị có tư cách pháp nhân nơi người đó đang làm việc đề nghị.

- Trường hợp có lý do cấp thiết khác đủ căn cứ thì Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét, cấp hộ chiếu theo đúng quy định pháp luật.

4. Về thời hạn trả kết quả của cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh:

a. Nếu hồ sơ nộp tại Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì trả kết quả trong thời hạn không quá 8 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định.

b. Nếu hồ sơ nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh thì trả kết quả trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định.

c. Trường hợp trùng hoặc liền với ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ, Tết thì thời hạn nói trên được cộng thêm số ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ Luật Lao động.

d. Những trường hợp có nhu cầu cấp hộ chiếu gấp theo quy định tại tiết c, điểm 3, mục I của Thông tư này thì giải quyết, trả kết quả sớm nhất trong phạm vi thời hạn quy định tại tiết a, tiết b của điểm này.

II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC

1. Về việc công dân ủy thác cho cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu và nhận kết quả:

a. Những người sau đây có thể ủy thác cho cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân nơi người đó đang làm việc, học tập nộp hồ sơ và nhận kết quả:

- Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan nhà nước; sỹ quan, hạ sỹ quan, chiến sĩ, công nhân viên đang phục vụ trong các đơn vị Quân đội nhân dân và Công an nhân dân có thể ủy thác cho cơ quan, đơn vị đó.

- Cán bộ, nhân viên thuộc các đoàn thể, tổ chức nhân dân ở Trung ương và cấp tỉnh có thể ủy thác cho đoàn thể, tổ chức đó.

- Cán bộ, giáo viên, nhân viên, sinh viên đang làm việc và học tập trong các Trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề có thể ủy thác cho trường đó.

- Cán bộ, nhân viên trong các công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, công ty cổ phần có vốn Nhà nước mà người điều hành công ty do cơ quan Nhà nước hoặc đoàn thể, tổ chức nhân dân ở Trung ương cử sang có thể ủy thác cho công ty đó.

- Người đã ký hợp đồng lao động nước ngoài với doanh nghiệp hoạt động xuất khẩu lao động đã có giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước về lao động và đã ký hợp đồng cung ứng lao động với đối tác nước ngoài có thể ủy thác cho doanh nghiệp đó.

b. Doanh nghiệp hoạt động xuất khẩu lao động phải gửi hồ sơ thông báo tư cách pháp nhân đến cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh trước khi cử cán bộ, nhân viên đến làm thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu cho người ủy thác đã ký hợp đồng đi lao động nước ngoài nêu tại tiết a, điểm này.

Hồ sơ thông báo tư cách pháp nhân gồm:

- Bản sao quyết định thành lập doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động.

- Bản sao hợp đồng cung ứng lao động đã ký với đối tác nước ngoài.

- Văn bản giới thiệu mẫu con dấu của doanh nghiệp và mẫu chữ ký của thủ trưởng doanh nghiệp.

c. Cơ quan, tổ chức được ủy thác nộp hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu ảnh và các thông tin trong tờ khai, trong chứng minh nhân dân của người ủy thác (họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nơi đăng ký thường trú, số chứng minh nhân dân); xác nhận vào tờ khai đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu của người ủy thác và nộp hồ sơ theo hướng dẫn nêu tại tiết a, điểm 3, mục I của Thông tư này; chỉ được thu và nộp lệ phí hộ chiếu theo quy định của Bộ Tài chính, ngoài ra không thu khoản lệ phí nào khác.

2. Công an xã, phường, thị trấn có trách nhiệm:

a. Xác nhận vào tờ khai của công dân thường trú hoặc tạm trú tại địa phương trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai.

b. Khi xác nhận tờ khai, phải kiểm tra, đối chiếu ảnh, họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, nơi sinh, thường trú, tạm trú và các thông tin khác ghi trong tờ khai. Nếu trẻ em dưới 14 tuổi thì kiểm tra, đối chiếu với giấy khai sinh.

c. Không thu phí, lệ phí xác nhận tờ khai đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu.

3. Trình báo mất hộ chiếu, hủy và khôi phục giá trị sử dụng của hộ chiếu bị mất:

a. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu bị mất:

- Nếu hộ chiếu bị mất ở trong nước thì trong thời hạn 48 giờ kể từ khi phát hiện mất phải có đơn trình báo và có xác nhận của Công an phường, xã, thị trấn nơi gần nhất, sau đó trực tiếp nộp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Công an tỉnh, thành phố nơi thường trú hoặc tạm trú.

- Nếu hộ chiếu bị mất ở nước ngoài thì phải có đơn trình báo ngay với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất và cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

- Nội dung đơn trình báo cần ghi rõ: họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú hoặc tạm trú, số hộ chiếu, ngày cấp, cơ quan cấp, thời gian, địa điểm xảy ra và lý do mất hộ chiếu.

b. Xử lý của cơ quan tiếp nhận đơn trình báo:

- Khi tiếp nhận đơn trình báo mất hộ chiếu của công dân, cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh phải cấp cho người bị mất hộ chiếu giấy xác nhận để người đó sử dụng vào việc đề nghị cấp lại hộ chiếu nếu có nhu cầu.

- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài khi nhận đơn trình báo mất hộ chiếu có trách nhiệm chuyển đơn hoặc thông báo nội dung trong đơn về Cục Quản lý xuất nhập cảnh bằng cách nhanh nhất để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó.

- Cục Quản lý xuất nhập cảnh khi nhận được thông tin về hộ chiếu bị mất ở nước ngoài phải thực hiện ngay việc hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó và thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để cơ quan này có cơ sở xem xét cấp lại hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh cho công dân về nước theo quy định.

c. Hộ chiếu bị mất đã hủy giá trị sử dụng, khi tìm thấy không được khôi phục giá trị sử dụng. Trường hợp vì lý do nhân đạo, cấp thiết sau đây thì có thể được khôi phục để xuất cảnh, nhập cảnh:

- Trong hộ chiếu đã có thị thực của nước ngoài còn giá trị.

- Các trường hợp nêu tại tiết c, điểm 3, mục I của Thông tư này.

Những trường hợp thuộc diện nêu trên, người có hộ chiếu phải có đơn đề nghị khôi phục giá trị sử dụng của hộ chiếu, gửi đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh kèm theo hộ chiếu đó. Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét, trả lời trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc.

4. Về thời hạn của hộ chiếu:

- Hộ chiếu cấp cho công dân từ đủ 14 tuổi trở lên có thời hạn không quá 10 năm tính từ ngày cấp và không được gia hạn. Đối với hộ chiếu đã được cấp có thời hạn 5 năm trước khi hết hạn ít nhất 30 ngày được gia hạn một lần không quá 3 năm.

- Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 14 tuổi (cấp riêng hoặc cấp chung hộ chiếu với mẹ hoặc cha) có thời hạn từ 2 năm đến 5 năm tính từ ngày cấp và không được gia hạn. Trường hợp bổ sung trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu đã cấp của mẹ hoặc cha thì thời hạn hộ chiếu của mẹ hoặc cha được điều chỉnh có giá trị từ 2 năm đến 5 năm tính từ ngày bổ sung trẻ em đó.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cục Quản lý xuất nhập cảnh có trách nhiệm:

a. Ban hành các biểu mẫu về việc cấp, sửa đổi hộ chiếu;

b. Ban hành quy trình xử lý, giải quyết hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu và hướng dẫn cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện;

c. Trao đổi thống nhất với Tập đoàn Bưu chính viễn thông về cách thức nhận hồ sơ, trả kết quả cho người đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu qua đường bưu điện; phối hợp với các cơ quan chức năng thuộc các Bộ, ngành, địa phương thực hiện các biện pháp quản lý xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam theo đúng quy định của Nghị định 136/2007/NĐ-CP của Chính phủ; phối hợp, trao đổi thông tin với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để cấp lại hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh cho công dân về nước trong trường hợp công dân bị mất hộ chiếu ở nước ngoài.

2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

a. Bố trí đầy đủ lực lượng, phương tiện, cơ sở tiếp dân làm thủ tục cấp hộ chiếu và chỉ đạo đơn vị Quản lý xuất nhập cảnh của địa phương tổ chức việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu và trả kết quả cho công dân một cách thuận lợi, đúng quy định của Chính phủ.

b. Chỉ đạo Công an xã, phường, thị trấn thực hiện trách nhiệm kiểm tra, xác nhận các giấy tờ liên quan đến việc cấp, sửa đổi hộ chiếu theo yêu cầu của công dân thường trú hoặc tạm trú tại địa phương, đảm bảo nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

3. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Thông tư số 09/2000/TT-BCA(A18) ngày 07/06/2000 của Bộ Công an hướng dẫn việc cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03/03/2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

Những quy định, hướng dẫn trước đây của Bộ Công an về cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông ở trong nước trái với Thông tư này đều bãi bỏ./.