QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ VIỆC BIÊN MỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà) Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Giám đốc Trung tâm Tin học và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ VIỆC BIÊN MỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

(Ban hành kèm Quyết định số 324 /QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

I. CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH

1. Mã kho lưu trữ

2. Mã phông

3. Mục lục số

4. Hồ sơ số

5. Số thứ tự

6. Tờ số

7. Số và ký hiệu

8. Thời gian

9. Tác giả

10. Tên loại và trích yếu nội dung

11. Ký hiệu thông tin

12. Tình trạng vật lý

13. Độ gốc của tài liệu

14. Chế độ sử dụng

15. Bút tích

16. Ngôn ngữ

17. Ghi chú

II. BIÊN MỤC THÔNG TIN ĐẦU VÀO

A. QUY ĐỊNH CHUNG

- Đối tượng biên mục là các văn bản hoặc tài liệu khác trong hồ sơ, đơn vị bảo quản thuộc các khối tài liệu lưu trữ hành chính thời kỳ Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ-Nguỵ và thời kỳ sau Cách mạng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

- Tuỳ theo việc tổ chức lao động của từng Trung tâm mà có thể biên mục ra phiếu tin (theo Mẫu phiếu tin kèm Quy định này) sau đó nhập phiếu tin vào máy hoặc có thể nhập trực tiếp vào máy.

- Các phông, sưu tập tài liệu bằng ngôn ngữ tiếng Pháp, tiếng Anh thì biên mục bằng ngôn ngữ của phông đó; các phông, sưu tập bằng ngôn ngữ khác thì biên mục bằng tiếng Việt.

- Khi biên mục các phông tài liệu tiếng Việt, việc viết hoa được thực hiện theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được ban hành theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22.12.1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ. Đối với các phông tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả của ngôn ngữ đó.

- Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin.

- Chỉ viết tắt các từ thông dụng.

- Đối với văn bản, tài liệu thuộc các hồ sơ việc thì phải biên mục hồ sơ trước và một số thông tin sau được lấy từ thông tin ở mức hồ sơ mà không phải biên mục các trường sau:

 + Mã kho lưu trữ

 + Mã phông

 + Ký hiệu phân loại

 + Chế độ sử dụng

 + Tình trạng vật lý

 + Bút tích

B. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Mã kho lưu trữ

Mã kho lưu trữ đối với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được ghi như sau:

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: 1;

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II: 2;

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: 3.

2. Mã phông lưu trữ: Ghi số, ký hiệu (nếu có) của phông hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.

3. Mục lục số: Ghi số thứ tự của mục lục hồ sơ của phông. Trường hợp phông chỉ có một mục lục thì ghi số 1.

4. Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo mục lục hồ sơ.

5. Số thứ tự: Ghi số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản bằng các chữ số Ả Rập.

6. Tờ số: Ghi số thứ tự tờ đầu của văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).

7. Số và ký hiệu: Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu có).

8. Thời gian: Ghi thời gian của văn bản, tài liệu theo thứ tự ngày, tháng, năm theo chuẩn "dd.mm.yyyy" (ngày 2 chữ số, tháng 2 chữ số, năm 4 chữ số bằng các chữ số Ả Rập).

9. Tác giả

- Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản theo đúng tên được thể hiện trong văn bản. Nếu văn bản có nhiều cơ quan ban hành thì ghi tất cả các cơ quan ban hành, tên của mỗi cơ quan cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;).

- Đối với tài liệu mà tác giả là cá nhân thì ghi họ tên và chức vụ (nếu có) của cá nhân đó theo đúng họ tên và chức vụ được thể hiện trong văn bản, tài liệu.

10. Tên loại và trích yếu nội dung

Ghi theo đúng tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, tài liệu. Trường hợp trên văn bản, tài liệu không ghi rõ tên loại thì tuỳ thuộc vào thực tế mà xác định tên loại văn bản, tài liệu cho phù hợp (theo Danh mục tên loại văn bản, tài liệu kèm Quy định này). Đối với những văn bản, tài liệu không có trích yếu nội dung thì người biên mục phải đọc và tóm tắt nội dung của văn bản, tài liệu đó.

11. Ký hiệu thông tin: Ghi theo "Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945" đối với tài liệu thời kỳ sau năm 1945; "Khung phân loại P. Bu-đê" đối với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc.

12. Tình trạng vật lý: Mô tả tóm tắt về tình trạng vật lý của tài liệu nếu tài liệu bị hư hỏng như bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết v.v...

13. Độ gốc của tài liệu: Đối với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản, tài liệu quan trọng khác trong hồ sơ (đơn vị bảo quản), cần ghi rõ văn bản, tài liệu đó là bản thảo, bản gốc, bản chính hay bản sao (bản sao y bản chính, bản sao y, bản sao nguyên văn bản chính, bản trích sao, bản sao lục được ghi chung là "bản sao"). Khái niệm "bản thảo", "bản gốc", "bản chính" của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành được hiểu như sau:

- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

- “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

- “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành.

14. Chế độ sử dụng: Ghi "hạn chế" nếu văn bản, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng (theo hướng dẫn tại Văn bản số 397/LTNN-NVTW ngày 22/8/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xác định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia); nếu văn bản, tài liệu không thuộc diện đó thì để trống.

15. Bút tích: Bút tích là chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ sung ... trên văn bản, tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu.

- Đối với tài liệu hành chính tiếng Việt thời kỳ sau năm 1945 thì ghi họ tên (không ghi chức vụ) chỉ đối với những người giữ các chức vụ như: Tổng bí thư và các chức vụ tương đương của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức tiền thân của Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng thống, Thủ tướng và các chức vụ tương đương có bút tích trong văn bản, tài liệu.

Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt ...

Trường hợp trong tài liệu ghi bí danh thì sau bí danh ghi họ tên của người đó.

Ví dụ: Tô (Phạm Văn Đồng), Thận (Trường Chinh), Đề Thám (Hoàng Hoa Thám) ...

- Đối với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc thì ghi họ tên như được thể hiện trong văn bản, tài liệu (trường hợp chỉ xác định được họ hoặc tên thì ghi họ hoặc tên) chỉ đối với những người đứng đầu Đông Dương (Toàn quyền Đông Dương) hoặc đứng đầu cấp Kỳ (Thống sứ, Khâm sứ, Thống đốc).

16. Ngôn ngữ: Chỉ ghi đối với những văn bản, tài liệu bằng các ngôn ngữ khác với ngôn ngữ của phông.

Ví dụ: Đối với các phông tiếng Pháp thì chỉ biên mục thông tin này đối với các văn bản, tài liệu được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác như Hán Nôm, Việt, Anh,...; đối với các phông tài liệu tiếng Việt chỉ biên mục đối với các văn bản, tài liệu được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác như Pháp, Anh, Nga,...

17. Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu (nếu có).

III. ĐỊNH DẠNG ẢNH VÀ TÊN FILE ẢNH

1. Định dạng (format) ảnh của văn bản, tài liệu

Mỗi trang văn bản, tài liệu được số hoá thành một file ảnh jpeg, phần mở rộng của tên file ảnh là "jpg".

2. Tên file ảnh

Tên file ảnh gồm các thông tin sau:

1. Mã kho lưu trữ

2. Mã phông

3. Mục lục số

4. Hồ sơ số

5. Tờ số

Việc biên mục các thông tin trên được thực hiện theo quy định tại Mục II của Quy định này.

6. Trang số: Ghi số thứ tự trang của văn bản, tài liệu.

Giữa các nhóm thông tin trên được kết nối với nhau bằng dấu gạch ngang dưới ("_")

Ví dụ File ảnh có tên:

3_3_1_9_12_1.jpg là ảnh của trang số 1 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 12 trong hồ sơ số 9, mục lục số 1, phông số 3, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

3_3_1_9_12_2.jpg là ảnh của trang số 2 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 12 trong hồ sơ số 9, mục lục số 1, phông số 3, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

3_30KT_5_190a_15_1.jpg là ảnh của trang số 1 của văn bản, tài liệu có tờ đầu là tờ số 15 trong hồ sơ số 190a, mục lục số 5, phông số 30KT, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

DANH MỤC TÊN LOẠI VĂN BẢN, TÀI LIỆU

MẪU PHIẾU NHẬP TIN

(Tuỳ thuộc tình hình thực tế đối với mỗi phông mà xác định độ rộng của các cột cho phù hợp)

1- Đối với văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ việc

Mục lục số:........... Hồ sơ số:.......

2- Đối với văn bản, tài liệu thuộc các đơn vị bảo quản khác không phải hồ sơ việc

Mã kho: (in sẵn) Mã phông: (in sẵn) Mục lục số:........... Hồ sơ số:.......