HƯỚNG DẪN

GIAO NỘP HỒ SƠ, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP VÀO LƯU TRỮ

I - HƯỚNG DẪN CHUNG.

1. Hệ thống kho lưu trữ có thẩm quyền thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp:

Theo quy định tại Điều 4 Chương II trong bản "Quy định về việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp" được ban hành kèm theo Nghị định số 119/CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của Chính phủ và theo hướng dẫn tại Thông tư số 28/TCCP - ĐP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định trên của Chính phủ thì hệ thống kho lưu trữ có thẩm quyền thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp bao gồm:

1.1. Ở địa phương:

1.1.1. Uỷ ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã): thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp xã, phường, thị trấn.

1.1.2. Văn phòng Uỷ ban Nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là huyện): giúp Uỷ ban Nhân dân huyện thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính huyện và các xã trong huyện.

1.1.3. Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp huyện và cấp xã trong tỉnh.

1.1.4. Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

1.2. Ở Trung ương:

1.2.1. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ: Thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi cả nước.

1.2.2. Tổng cục Địa chính: Thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của ba cấp tỉnh, huyện, xã trong phạm vi cả nước.

1.2.3. Cục Lưu trữ Nhà nước: Thu nhận và bảo quản hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của ba cấp tỉnh, huyện, xã trong phạm vi cả nước.

2. Số lượng bộ hồ sơ và chủng loại văn bản thuộc hồ sơ giao nộp và lưu trữ bảo quản:

Số lượng bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp và chủng loại văn bản thuộc mỗi bộ hồ sơ chuyển giao vào lưu trữ bảo quản phải đầy đủ theo danh mục thống kê như quy định tại Điều 3, Điều 4 trong bản "Quy định về việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản độ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp "ban hành kèm theo nghị định số 119/CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của Chính phủ. Những tài liệu khác kèm theo như hồ sơ nghiệm thu hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính và hồ sơ kiểm tra thẩm định sẽ thực hiện theo quy định của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Tổng cục Địa chính.

3. Điều kiện chuyển giao hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp vào lưu trữ:

Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ thực hiện việc chuyển giao hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính vào lưu trữ các cấp quản lý khi:

3.1. Hồ sơ bản đồ địa giới hành chính các cấp đã được chỉnh sửa triệt để sau nghiệm thu của Trung ương theo tinh thần Văn bản số 51/ĐGQG ngày 12 tháng 1 năm 1996 của Tổng Cục Địa chính về việc "Hướng dẫn việc chỉnh sửa bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp sau nghiệm thu" và Văn bản số 48TCC - ĐP ngày 27 tháng 4 năm 1996 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ "Hướng dẫn kế hoạch đẩy mạnh và dứt điểm công tác chỉnh sửa hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính sau nghiệm thu để sớm đưa vào quản lý và sử dụng".

3.2. Kết quả chỉnh sửa các bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp đã được các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương thẩm định.

3.3. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp đã được Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ra văn bản công nhận và cho phép địa phương đưa vào quản lý và sử dụng chính thức.

4. Thủ tục giao nộp và thu nhận hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính vào lưu trữ:

Khi bàn giao hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính vào lưu trữ, cơ quan giao tài liệu và cơ quan nhận tài liệu cùng có trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể sau:

4.1. Đếm số lượng các bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính giao nộp và đối chiếu với số lượng đã được ghi trong "Biên bản giao hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính" để xác định sự đầy đủ của số lượng bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 4 - Nghị định 119/CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của Chính phủ. Biên bản bàn giao làm theo mẫu số 2 - phụ lục kèm theo Văn bản số 48/TCCP - ĐP ngày 27 tháng 4 năm 1996 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

4.2. Sau khi đã kiểm tra và xác định số lượng bộ hồ sơ cần tiến hành kiểm tra từng hồ sơ, kiểm tra số lượng chủng loại văn bản trong hồ sơ đối chiếu với thống kê trong tờ mục lục của hồ sơ để xác định sự thống nhất giữa hồ sơ và thống kê, đồng thời xác định sự đầy đủ của chủng loại văn bản trong hồ sơ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 119/CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của chính phủ.

4.3. Thông qua việc kiểm tra, đối chiếu mà xác định số bộ hồ sơ thiếu hoặc số lượng chủng loại văn bản thuộc hồ sơ thiếu thì cơ quan bàn giao tài liệu và cơ quan nhận tài liệu tiến hành thống kê thành danh mục riêng, trong đó ghi rõ số bộ thiếu, của cấp nào, bộ hồ sơ nào, thiếu văn bản gì. Bản thống kê được làm thành 03 bản, mỗi bên giữ 01 bản, 1 bản gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

4.4. Việc giao nộp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính vào lưu trữ các cấp phải được làm biên bản theo mẫu số 2 phụ lục kèm theo Văn bản số 48/TCCP - ĐP của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ngày 27 tháng 4 năm 1996. Biên bản này làm thành 05 bản có nội dung như nhau, mỗi bên giữ 1 bản, lưu văn phòng cấp bàn giao và nhận mỗi nơi giữ 1 bản, 1 bản gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

5. Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ thu nhận hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp.

Về nguyên tắc, hồ sơ bản đồ địa giới hành chính các cấp khi chuyển giao vào lưu trữ bảo quản đã phải bảo đảm đủ 4 tính chất: đầy đủ, pháp lý, thống nhất và chính xác. Các cơ quan lưu trữ cần tiếp tục thực hiện các công việc sau đây:

5.1. Đăng ký hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính vào sổ nhập tài liệu lưu trữ của cơ quan lưu trữ.

5.2. Biên mục, ghi số, ký hiệu lưu trữ, hệ thống hoá hồ sơ và sắp xếp tài liệu vào các phương tiện bảo quản.

5.3. Xây dựng các công cụ tra cứu để tra tìm tài liệu được nhanh chóng.

5.4. Thực hiện các chương trình tự động hoá việc quản lý thông qua ứng dụng công nghệ tin học. ứng dụng công nghệ tin học cần chú ý đó chỉ là việc sử dụng các bộ nhớ của máy tính để quản lý, tra tìm thông tin hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính chứ không phải là để thay thế bản gốc.

5.5. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính phải được bảo quản trong kho lưu trữ hoặc phòng cải tạo thành kho lưu trữ có đủ phương tiện bảo đảm an toàn tài liệu, phòng chống cháy nổ và mất mát, côn trùng phá hoại tài liệu....

5.6. Các kho lưu trữ phải biên soạn quy chế sử dụng hồ sơ bản đồ địa giới hành chính để thủ trưởng cơ quan ban hành theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

II - HƯỚNG DẪN VIỆC GIAO NỘP HỒ SƠ, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP CHO CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC.

1. Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã đủ điều kiện như hướng dẫn tại điểm 3 mục 1 của văn bản này thì thông báo và thống nhất lịch giao nộp hồ sơ với Cục Lưu trữ Nhà nước.

2. Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao nộp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cho Cục Lưu trữ Nhà nước được thực hiện dứt điểm trong một lần, bao gồm hồ sơ của cả ba cấp tỉnh, huyện, xã.

3. Cơ quan trực tiếp thu nhận hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của các tỉnh là: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, trụ sở đóng tại: C88 - phường Cống Vị - quận Ba Đình - Hà Nội. Điện thoại số: 8326290 và 8327007 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

4. Mọi yêu cầu và thủ tục giao nộp, thu nhận tài liệu được thực hiện như hướng dẫn chung ở mục 1 của văn bản này.

5. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trách nhiệm bố trí kho tàng, phương tiện bảo quản, nhân lực để tiếp nhận hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp giao nộp vào theo đúng quy định của Nhà nước.