Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN quy định về danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán do Kiểm toán nhà nước ban hành

Tải văn bản

Thuộc tính
Nội dung
Tiếng anh
Lược đồ

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2020/QĐ-KTNN	Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN; CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ HỦY HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24/6/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26/11/2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18/6/2020;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán và Vụ trưởng Vụ Pháp chế;

Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quyết định về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN ngày 28/12/2016 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán nhà nước, các thành viên của Đoàn kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Hồ Đức Phớc

QUY ĐỊNH

DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN; CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ HỦY HỒ SƠ KIỂM TOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Tổng Kiểm toán nhà nước)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, các Đoàn kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (gọi tắt là Đoàn kiểm toán), Kiểm toán viên nhà nước (KTVNN), tổ chức và cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán, cộng tác viên kiểm toán nhà nước, đơn vị được kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán.

2. Thành viên Đoàn kiểm toán không phải là KTVNN khi tham gia Đoàn kiểm toán nhà nước phải áp dụng Quy định này như đối với KTVNN.

Chương II

DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Điều 3. Danh mục hồ sơ kiểm toán

Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, gồm:

1. Các tài liệu thu thập được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán (KHKT) tổng quát, gồm:

a) Quyết định thành lập Đoàn khảo sát thu thập thông tin lập KHKT (nếu có);

b) Công văn và đề cương khảo sát gửi đơn vị được khảo sát;

c) Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác;

d) Các báo cáo, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành… về triển khai, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị được kiểm toán (nếu có);

đ) Các tài liệu khác có liên quan đến quá trình khảo sát, thu thập thông tin lập KHKT tổng quát (nếu có).

2. Dự thảo KHKT tổng quát và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát, gồm:

2.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng

a) Dự thảo KHKT tổng quát Đoàn kiểm toán trình Kiểm toán trưởng xét duyệt;

b) Quyết định thành lập Tổ thẩm định dự thảo KHKT tổng quát; Báo cáo thẩm định dự thảo KHKT tổng quát của Tổ thẩm định, Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

c) Quyết định thành lập hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán; Biên bản họp xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng;

d) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán (Báo cáo tiếp thu và giải trình đối với các nội dung trong báo cáo kết quả thẩm định dự thảo KHKT của Tổ thẩm định, báo cáo kết quả kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát, ý kiến kết luận của Hội đồng thẩm định, xét duyệt KHKT tổng quát…);

đ) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Kiểm toán trưởng (nếu có).

2.2. Xét duyệt của Tổng Kiểm toán nhà nước

a) Tờ trình và dự thảo KHKT tổng quát trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước xét duyệt;

b) Các báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng kiểm soát, thẩm định đối với dự thảo KHKT tổng quát;

c) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

d) Thông báo kết luận của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo KHKT tổng quát;

đ) Các văn bản trao đổi giữa đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và Vụ Tổng hợp trong quá trình ban hành KHKT tổng quát và Quyết định kiểm toán của cuộc kiểm toán.

e) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt KHKT tổng quát của Tổng Kiểm toán nhà nước (nếu có).

3. KHKT tổng quát; Tờ trình và KHKT tổng quát điều chỉnh, bổ sung và các tài liệu bổ sung có liên quan (nếu có).

4. Công văn của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán xác nhận Đoàn kiểm toán đã hoàn thành việc lập KHKT chi tiết làm cơ sở ban hành quyết định kiểm toán.

5. Quyết định kiểm toán; Tờ trình và các Quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

6. Các báo cáo được kiểm toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, báo cáo khác (nếu có thay đổi so với Điểm c, Khoản 1, Điều này).

7. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).

8. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm toán của các cấp đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); các văn bản hướng dẫn đối với cuộc kiểm toán chuyên đề, đặc thù (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước đối với Đoàn kiểm toán (nếu có); văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo Đoàn kiểm toán đối với Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán (nếu có), tài liệu khác có liên quan.

9. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

10. Nhật ký công tác của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó Trưởng đoàn kiểm toán (nếu có).

11. Các biên bản họp Đoàn kiểm toán.

12. Các dự thảo Báo cáo kiểm toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán, gồm:

12.1. Xét duyệt của Kiểm toán trưởng

a) Dự thảo Báo cáo kiểm toán trình Kiểm toán trưởng;

b) Báo cáo Kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (đến giai đoạn xét duyệt dự thảo báo cáo kiểm toán);

c) Quyết định thành lập Tổ thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán; Báo cáo thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ thẩm định;

d) Quyết định thành lập hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán; Biên bản họp xét duyệt của Kiểm toán trưởng đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;

đ) Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán (Báo cáo tiếp thu và giải trình đối với các nội dung trong báo cáo kết quả thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ thẩm định, báo cáo kết quả kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm soát; ý kiến kết luận của Hội đồng thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán…);

e) Các văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, đơn vị có liên quan khác (nếu có).

g) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng (nếu có).

12.2. Xét duyệt của Tổng Kiểm toán nhà nước

a) Tờ trình xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán (kèm theo Phụ lục ước lượng và đánh giá sai sót phát hiện qua kiểm toán - nếu có), dự thảo Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện theo kết quả xét duyệt của Kiểm toán trưởng và các tài liệu kèm theo theo quy định;

b) Báo cáo thẩm định của các đơn vị có chức năng thẩm định đối với dự thảo Báo cáo kiểm toán;

c) Báo cáo kiểm soát chất lượng kiểm toán của Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán;

d) Văn bản tiếp thu, giải trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

đ) Thông báo kết luận của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán;

e) Các tài liệu khác có liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước (nếu có).

13. Công văn gửi dự thảo Báo cáo kiểm toán kèm theo dự thảo Báo cáo kiểm toán gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.

14. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán (nếu có).

15. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

16. Văn bản tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Báo cáo kiểm toán;

17. Biên bản họp thông qua dự thảo Báo cáo kiểm toán với đơn vị được kiểm toán.

18. Tờ trình Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước về việc phát hành Báo cáo kiểm toán.

19. Báo cáo thẩm định Báo cáo kiểm toán trình phát hành của các Vụ tham mưu (nếu có).

20. Công văn phát hành Báo cáo kiểm toán kèm theo Báo cáo kiểm toán.

21. Thông báo kết quả kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán cho các bên có liên quan (các đơn vị, bộ, ngành…).

22. Báo cáo bảo lưu ý kiến của thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có).

23. Biên bản, báo cáo kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán (ngoài tài liệu tại mục 12.2.c, Điều 4) của các Đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát và các tài liệu khác có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

24. Văn bản gửi các cơ quan liên quan và văn bản trả lời của các cơ quan liên quan về chính sách, chế độ và các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).

25. Các công văn gửi Kho bạc nhà nước về việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.

26. Đơn thư khiếu nại, tố cáo và trả lời khiếu nại, tố cáo trong giai đoạn thực hiện kiểm toán (nếu có).

27. Kết quả chấm điểm chất lượng Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán theo dự thảo Báo cáo kiểm toán và rà soát lại theo Báo cáo kiểm toán phát hành theo quy định.

28. Các văn bản trao đổi giữa đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và Vụ Tổng hợp trong quá trình lập dự thảo Báo cáo kiểm toán trình phát hành (nếu có).

29. Các tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).

Điều 5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, gồm:

1. Các báo cáo được kiểm toán và báo cáo được kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư và các báo cáo khác có liên quan đến số liệu và thông tin tại Biên bản kiểm toán (phù hợp với lĩnh vực kiểm toán).

2. KHKT chi tiết và các Tờ trình điều chỉnh KHKT chi tiết, KHKT chi tiết điều chỉnh, bổ sung (nếu có).

3. Tờ trình kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra đối chiếu với bên thứ ba; Công văn về phối hợp trong kiểm tra, đối chiếu (nếu có); Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu bên thứ ba; Kế hoạch kiểm tra hiện trường (nếu có).

4. Văn bản yêu cầu đơn vị được kiểm toán, đơn vị liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán và công tác kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba (nếu có).

5. Nhật ký kiểm toán:

- Kết thúc cuộc kiểm toán tại đơn vị: Nếu chưa áp dụng ghi nhật ký điện tử và chưa áp dụng chữ ký số, KTVNN phải in, ký và nộp nhật ký kiểm toán cho Tổ trưởng tổ kiểm toán.

- Khi KTNN thực hiện chữ ký số và số hóa hồ sơ tài liệu thì Tổ trưởng và KTVNN ký chữ ký số và không cần in nhật ký; Nhật ký kiểm toán sẽ lưu trữ trên phần mềm (Trung tâm Tin học có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu về nhật ký kiểm toán ở dạng file mềm).

6. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

7. Các văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm toán, gồm: Văn bản chỉ đạo về hoạt động kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có); Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kiểm toán của Lãnh đạo Đoàn kiểm toán, Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có); tài liệu khác có liên quan.

8. Báo cáo định kỳ và đột xuất của Tổ kiểm toán gửi Trưởng đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng.

9. Bằng chứng kiểm toán liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Báo cáo kiểm toán, Biên bản kiểm toán, Thông báo kết quả kiểm toán; liên quan đến các phát hiện, sai sót, tồn tại, kết luận, kiến nghị kiểm toán (các thông tin, tài liệu, ghi chép kế toán và các thông tin khác liên quan đến nội dung kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu do KTVNN thu thập; các bản tính toán, phân tích, điều tra, phỏng vấn, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… do KTVNN thu thập, lập làm căn cứ để hình thành ý kiến đánh giá, xác nhận, kết luận, kiến nghị về nội dung được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu; ý kiến của chuyên gia, Biên bản kiểm tra hiện trường, kho, quỹ...) (Chi tiết tại Phụ lục 01 kèm theo).

10. Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán.

11. Biên bản kiểm toán; Biên bản kiểm tra, đối chiếu với bên thứ ba; Biên bản làm việc; Biên bản kiểm tra hiện trường (nếu có).

12. Biên bản họp Tổ kiểm toán.

13. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt.

14. Dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông qua (hoặc gửi lấy ý kiến) với đơn vị được kiểm toán.

15. Văn bản tham gia ý kiến của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

16. Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).

17. Biên bản họp thông qua dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu có).

18. Văn bản tiếp thu, giải trình của Tổ kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự thảo Biên bản kiểm toán (nếu có).

19. Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán.

20. Tờ trình về việc phát hành Thông báo kết quả kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán chi tiết.

21. Thông báo kết quả kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán chi tiết; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán cho các bên liên quan (nếu có).

22. Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các Đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm soát và các tài liệu có liên quan tại Tổ kiểm toán (nếu có).

23. Báo cáo bảo lưu ý kiến của Thành viên tổ kiểm toán, Tổ kiểm toán (nếu có).

24. Tài liệu khác có liên quan đến hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán.

Điều 6. Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán

Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, gồm:

1. Báo cáo của đơn vị được kiểm toán về việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

2. Các văn bản kiến nghị, khiếu nại về kết quả kiểm toán của đơn vị được kiểm toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan và văn bản trả lời của Kiểm toán nhà nước và hồ sơ có liên quan (nếu có).

3. Kế hoạch kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

4. Văn bản thẩm định kế hoạch kiểm tra (nếu có).

5. Quyết định kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

6. Thông báo kế hoạch kiểm tra kèm theo Đề cương hướng dẫn đơn vị được kiểm tra chuẩn bị văn bản báo cáo Đoàn kiểm tra.

7. Các tài liệu, bằng chứng thu thập trong quá trình kiểm tra (chi tiết tại phụ lục 02 kèm theo)

8. Các báo cáo có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán (báo cáo theo yêu cầu của đơn vị chủ quản, Bộ Tài chính…nếu có).

9. Biên bản kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

10. Biên bản họp Đoàn kiểm tra (nếu có).

11. Ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm toán (nếu có).

12. Công văn gửi Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán và Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán.

13. Quyết định thành lập Tổ thẩm định Báo cáo kiểm tra của Thủ trưởng đơn vị chủ trì việc kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán; Báo cáo thẩm định Báo cáo kiểm tra.

14. Văn bản chỉ đạo đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có).

15. Các văn bản của Kiểm toán nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kiến nghị kiểm toán (nếu có).

16. Các Biên bản họp của Tổ, Đoàn, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán,… và các báo cáo liên quan đến xử lý kết quả, thực hiện kiến nghị thanh tra, kiểm tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán (nếu có).

17. Tài liệu kiểm toán bổ sung sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán (trường hợp sửa đổi tài liệu kiểm toán đã lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán sau khi đã hoàn thiện hồ sơ kiểm toán do bất kỳ nguyên nhân nào thì phải được chấp thuận của cấp có thẩm quyền và phải ghi chép và lưu lại trong hồ sơ kiểm toán).

18. Tài liệu khác có liên quan đến kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).

Điều 7. Hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán

Việc giải quyết khiếu nại phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, bao gồm:

1. Văn bản khiếu nại kiểm toán của đơn vị được kiểm toán;

2. Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;

3. Văn bản thông báo thụ lý hoặc không thụ lý giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại (nếu có);

4. Quyết định tạm đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có);

5. Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);

6. Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);

7. Tờ trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán về phương án trả lời kiến nghị của đơn vị được kiểm toán kèm theo dự thảo Công văn trả lời đối với trường hợp trả lời lần 2 hoặc thay đổi kiến nghị kiểm toán;

8. Ý kiến bằng văn bản của các Vụ tham mưu (Vụ Tổng hợp, Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán, Vụ Pháp chế) về phương án trả lời do đơn vị chủ trì kiểm toán dự kiến đối với nội dung khiếu nại;

9. Ý kiến tư vấn của Hội đồng kiểm toán (nếu có);

10. Quyết định giải quyết khiếu nại;

11. Công văn trả lời đơn vị được kiểm toán (Công văn của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán đối với trường hợp trả lời lần đầu và giữ nguyên kiến nghị kiểm toán; Công văn của KTNN đối với trả lời lần 2 hoặc thay đổi kiến nghị kiểm toán);

12. Báo cáo kiểm toán, Thông báo kết quả kiểm toán, Thông báo kết luận, kiến nghị đã điều chỉnh (nếu có);

13. Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Điều 8. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng

Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng đối với cuộc kiểm toán, gồm:

1. Các văn bản liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán, như:

a) Kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;

b) Các quyết định thành lập Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán;

c) Các kế hoạch kiểm soát chất lượng kiểm toán và văn bản điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, thay đổi,…

2. Các văn bản, tài liệu liên quan làm căn cứ kiểm soát (ngoại trừ các tài liệu được nêu tại Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán và Điều 5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán).

3. Các bằng chứng kiểm soát chất lượng kiểm toán (bao gồm các tài liệu chứng minh cho các phát hiện kiểm soát, ngoại trừ các tài liệu đã được nêu tại Khoản 2, Điều này).

4. Các loại tài liệu, giấy tờ làm việc (ngoại trừ các tài liệu đã lưu tại Khoản 2.1 và Khoản 12.1, Điều 4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán): biên bản làm việc, văn bản chỉ đạo hoạt động kiểm soát,…;

5. Báo cáo Kiểm soát chất lượng kiểm toán bổ sung của Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán cho giai đoạn lập và gửi báo cáo kiểm toán;

6. Các văn bản, tài liệu, giấy tờ khác có liên quan đến hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng.

Chương III

CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ HỦY HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Điều 9. Nộp lưu hồ sơ kiểm toán

1. Mỗi cuộc kiểm toán (có một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán) theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc KTNN lập một hồ sơ kiểm toán theo quy định tại Điều 3 và lưu theo năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục 03 của quy định này.

2. Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng được tập hợp lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.

3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).

4. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết khiếu nại được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định).

5. Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Kiểm toán trưởng của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; hồ sơ kiểm toán thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu, Kiểm toán trưởng phải lập danh mục hồ sơ giữ lại trình Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước) xem xét, giải quyết; thời hạn giữ lại thêm không quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu.

6. Đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng phát sinh sau 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán, ngoài các hồ sơ quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều này, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước (đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu), nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với Kiểm toán nhà nước khu vực).

7. Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước. Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu của Kiểm toán nhà nước khu vực. Vụ Tổng hợp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai và các lần tiếp theo (nếu có).

8. Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

9. Việc số hóa, tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành của Kiểm toán nhà nước về số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.

10. Nhật ký công tác, Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.

11. Lập mục lục hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục 03 kèm theo).

12. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện như đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.

Điều 10. Bảo quản hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý; hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do phòng Tổng hợp (trước khi nộp vào lưu trữ của Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực) và Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Điều 11. Khai thác hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán được khai thác trong các trường hợp sau:

a) Khi có đề nghị của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan điều tra và các các cơ quan có liên quan theo quy định của pháp luật;

b) Khi có yêu cầu giám định, kiểm tra kiểm soát chất lượng kiểm toán, giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, khiếu nại, tố cáo;

c) Lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau;

d) Các yêu cầu khác theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

2. Quyết định cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán

a) Tổng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đối với các trường hợp quy định tại Điểm a và Điểm d của Khoản 1 Điều này;

b) Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này;

c) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn vị mình quản lý đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này.

3. Tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán nhà nước được mang hồ sơ kiểm toán ra khỏi lưu trữ để phục vụ công tác theo quy định tại Khoản 1 Điều này sau khi được người có thẩm quyền quyết định cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn khi kết thúc công việc; việc giao, nhận hồ sơ kiểm toán phải được lập thành biên bản.

4. Tổ chức, cá nhân không thuộc Kiểm toán nhà nước có nhu cầu khai thác hồ sơ kiểm toán phải có giấy giới thiệu nêu rõ mục đích khai thác và phải tuân thủ quy định về khai thác. Việc khai thác hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện tại nơi lưu trữ và đối với những tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết. Việc sao chụp tài liệu không thuộc tài liệu mật tại nơi lưu trữ chỉ khi được sự cho phép của người có thẩm quyền và phải do bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ thực hiện.

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 12. Hủy hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ được hủy theo quy định của Kiểm toán nhà nước, trừ trường hợp có quyết định xem xét lại việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được thực hiện chung theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

Điều 13. Nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước

Chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, các Đoàn kiểm toán, thành viên Đoàn kiểm toán và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm tổ chức, thực hiện quy định này; trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc có khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán để tổng hợp báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

STATE AUDIT OFFICE OF VIETNAM --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 04/2020/QD-KTNN	Hanoi, December 14, 2020

DECISION

PROMULGATING REGULATIONS ON LIST OF AUDIT DOSSIERS; AND REQUIREMENTS FOR SUBMISSION FOR ARCHIVING, PRESERVATION, USE AND DISPOSAL OF AUDIT DOSSIERS

Pursuant to the Law on State Audit dated 24/6/2015 and Law on Amendments to Law on State Audit dated 26/11/2019;

Pursuant to the Law on Promulgation of Legislative Documents dated 22/6/2015 and Law on Amendments to the Law on Promulgation of Legislative Documents dated 18/6/2020;

At the request of Director General of Department of Audit Policy and Quality Control and Director General of Department of Legal Affairs;

State Auditor General hereby promulgates a Decision promulgating regulations on list of audit dossiers; and requirements for submission for archiving, preservation, use and disposal of audit dossiers.

Article 1. Promulgated together with this Decision are regulations on list of audit dossiers; and requirements for submission for archiving, preservation, use and disposal of audit dossiers.

Article 2. This Decision takes effect 45 days after the date on which it is signed and supersedes Decision No. 10/2016/QD-KTNN dated 28/12/2016 by State Auditor General promulgating regulations on list of audit dossiers; and requirements for submission for archiving, preservation, use and disposal of audit dossiers.

...

Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.

Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66

STATE AUDITOR GENERAL

Ho Duc Phoc

REGULATIONS

LIST OF AUDIT DOSSIERS; AND REQUIREMENTS FOR SUBMISSION FOR ARCHIVING, PRESERVATION, USE AND DISPOSAL OF AUDIT DOSSIERS

(Promulgated together with Decision No. 04/2020/QD-KTNN dated December 14, 2020 by State Auditor General)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

These regulations provide for list of audit dossiers; and requirements for submission for archiving, preservation, use and disposal of audit dossiers of State Audit Office of Vietnam.

Article 2. Regulated entities

1. These regulations are applicable to affiliates of State Audit Office of Vietnam assigned to perform audits and state auditor teams (hereinafter referred to as “auditor teams”), state auditors, organizations and individuals entrusted or hired to perform audits, state audit collaborators, audited entities and other regulatory bodies, organizations and individuals involved in audit operations.

2. Regulations applicable to state auditors also apply to members of auditor teams who are not state auditors.

Chapter II

LIST OF AUDIT DOSSIERS

Article 3. List of audit dossiers

List of audit dossiers of an audit includes a general audit dossier of the auditor team, detailed audit dossiers of auditor groups, dossier on inspection of adoption of audit conclusions and recommendations, dossier on handling of audit complaints and dossier on audit quality control of chief auditor of specialized state audit unit or regional state audit unit and director generals of advisory departments assigned to take charge of the audit (hereinafter referred to as “chief auditors”).

Article 4. General audit dossiers of auditor teams

...

1. Documents collected during survey and formulation of the general audit plan, including:

a) Decision on establishment of survey team to collect information for formulation of general audit plan (if any);

b) Survey outline and official dispatch sent to surveyed entity;

c) Financial statements, final accounts of budget, final accounts of investment capital, other reports;

d) Reports, instructional documents, guiding documents, etc. concerning task performance of audited entity (if any);

dd) Other documents related to survey and information collection for formulation of general audit plan (if any).

2. Draft general audit plan and draft general audit plan assessing and approving documents, including:

2.1. Approval from chief auditor

a) Draft general audit plan proposed to chief auditor by auditor team for approval;

...

c) Decision on establishment of a council for assessment of and approval for draft general audit plan of the auditing unit; minutes of the meeting on approving general audit plan of chief auditor;

d) Documents on opinion receipt and explanation of auditor team (report on opinion receipt and explanation for contents in reports on assessment of draft general audit plan of the assessment team, reports on audit quality control of the control team, conclusions of the council for assessment of and approval for draft general audit plan, etc.);

dd) Other documents related to general audit plan approval of chief auditor (if any).

2.2. Approval from State Auditor General

a) Proposal and draft general audit plan submitted to leader of State Audit Office of Vietnam for approval;

b) Assessment reports of units in charge of draft general audit plan control and assessment;

c) Documents on opinion receipt and explanation of the auditing unit;

d) Announcement of conclusion of leader of State Audit Office of Vietnam in the meeting on approving draft general audit plan;

dd) Documents exchanged between the auditing unit and Department of General Affairs during promulgation of general audit plan and audit decision of the audit.

...

3. General audit plan; general audit plan amendments and proposals and relevant supplementary documents (if any).

4. Official dispatch of Department of Audit Policy and Quality Control confirming that the auditor team has completed the general audit plan, which serves as the basis for promulgation of the audit decision.

5. Audit decision; audit decision amendments and proposals (if any).

6. Audited reports, including financial statements, final accounts of budget, final accounts of investment capital, other reports (if there is any change compared to Point c Clause 1 of this Article).

7. Proposal for instructions on audit operations of the auditor team (if any).

8. Instructional documents during the audit, including documents instructing audit operations of the auditor team (if any); guiding documents for specialized audit (if any); minutes of meeting on inspecting and instructing audit operations of the auditor team by the auditing unit leader and leader of State Audit Office of Vietnam (if any); documents on instructions from auditor team leader for the auditor team (if any) and other relevant documents.

9. Periodic and ad hoc reports submitted by the auditor team to the chief auditor and leader of State Audit Office of Vietnam.

10. Work journals of the auditor team leader and deputy leaders (if any).

11. Auditor team meeting minutes.

...

12.1. Approval from chief auditor

a) Draft audit reports submitted to the chief auditor;

b) Audit quality control report of the audit quality control team of the auditing unit (up to the stage of draft audit report approval);

c) Decision on establishment of a team for assessment of draft audit reports; reports on assessment of draft audit reports of the assessment team;

d) Decision on establishment of a council for assessment of and approval for draft audit reports of the auditing unit; minutes of meeting on approving draft audit report of the chief auditor;

dd) Documents on opinion receipt and explanation of auditor team (report on opinion receipt and explanation for contents in reports on assessment of draft audit reports of the assessment team, reports on audit quality control of the control team, conclusions of the council for assessment of and approval for draft audit reports, etc.);

e) Written explanations of the audited entity and other relevant units (if any).

g) Other documents related to audit report approval of chief auditor (if any).

12.2. Approval from State Auditor General

...

b) Assessment reports of units in charge of draft audit report assessment;

c) Audit quality control report of Department of Audit Policy and Quality Control;

d) Documents on opinion receipt and explanation of the auditing unit;

dd) Announcement of conclusion of leader of State Audit Office of Vietnam in the meeting on approving draft audit report;

e) Other documents related to draft audit report approval of leader of State Audit Office of Vietnam (if any).

13. Official dispatch sending draft audit report sent to the audited entity together with draft audit report for opinions.

14. Written opinions on the draft audit report of the audited entity (if any).

15. Explanations of the audited entity and relevant regulatory bodies, organizations and individuals (if any).

16. Document on opinion receipt and explanation for opinions of the audited entity of the auditor team, which are added to the draft audit report;

...

18. Proposal for audit report publication submitted to leader of State Audit Office of Vietnam.

19. Reports on audit report assessment proposed for publication of advisory departments (if any).

20. Official dispatch publishing the audit report together with the audit report.

21. Audit result announcement of the auditor team; announcement of audit conclusions and recommendations sent to relevant parties (units, ministries, etc.).

22. Report on recorded opinions of auditor team members (if any).

23. Records and reports on audit quality inspection and control (besides the documents mentioned in section 12.2.c. of Article 4) of inspection and control teams and other documents related to the audit (if any).

24. Documents sent to relevant regulatory bodies and replies of relevant regulatory bodies on policies and issues related to the audit (if any).

25. Official dispatches sent to State Treasury on implementation of audit recommendations.

26. Complaints and denunciations and replies to complaints and denunciations during the audit (if any).

...

28. Documents exchanged between the auditing unit and Department of General Affairs during formulation of the draft audit report proposed for publication (if any).

29. Other documents related to the audit dossier of the auditor team (if any).

Article 5. Detailed audit dossiers of auditor groups

A detailed audit dossier of an auditor group includes:

1. Audited reports and reports inspected and compared with a third party, including financial statements, final accounts of budget, final accounts of investment capital and other reports related to data and information in the audit record (suitable for audited area).

2. Detailed audit plan and proposals for amendment to detailed audit plan and amended audit plans (if any).

3. Proposals for inspection and comparison with a third party; official dispatches sending plan for inspection and comparison with third party; official dispatches on cooperation in inspection and comparison (if any); plan for inspection and comparison with third party; plan for on-site inspection (if any).

4. Written requests for information and documents necessary for the audit and inspection and comparison with third party from the audited entity and relevant units (if any).

5. Audit journals:

...

- When State Audit Office of Vietnam employs digital signatures and digitalizes documents, the auditor group leader and state auditors shall sign digital signatures and are not required to print their journals; audit journals shall be stored on software (Centre for Information Technology shall store data on audit journals electronically).

6. Proposal for instructions on audit operations of the auditor group (if any).

7. Instructional documents during the audit, including documents instructing audit operations of the auditor group (if any); minutes of meeting on inspecting and instructing audit operations of the auditor group by leaders of the auditor team and auditing unit (if any); and other relevant documents.

8. Periodic and ad hoc reports submitted by the auditor group to the auditor team leader and chief auditor.

9. Audit evidence related to data and information presented in the audit report, audit record and audit result announcement; audit findings, errors, conclusions and recommendations (audit information, documents and records and other information related to audit, inspection and comparison contents collected by state auditors; calculating, analytical, investigational and interviewing documents, video recordings, pictures, voice recordings, etc. collected or created by state auditors to provide the basis for assessments, confirmation, conclusions and recommendations concerning audited, inspected and compared contents; expert opinions, records of on-site, storage, fund examination, etc.) (see Appendix 01 enclosed therewith).

10. Audit situation and data confirmation record.

11. Inspection records; records of inspection and comparison with third party; work records; on-site examination records (if any).

12. Minutes of meetings of the auditor group.

13. Draft audit record proposed to the auditor team leader by the auditor group for approval.

...

15. Written opinions on the draft audit record of the audited entity (if any).

16. Explanations of the audited entity and relevant regulatory bodies, organizations and individuals (if any).

17. Minutes of the meeting approving the draft audit record of the auditor group (if any).

18. Document on opinion receipt and explanation for opinions of the audited entity of the auditor group, which are added to the draft audit record (if any).

19. Audit record of the auditor group.

20. Proposal for publication of announcement of results of audit at the audited entity.

21. Audit result announcement; announcement of audit conclusions and recommendations sent to relevant parties (if any).

22. Records of audit quality inspection and control of inspection and control teams and other relevant documents of the auditor group (if any).

23. Report on recorded opinions of members of the auditor group and the auditor group (if any).

...

Article 6. Dossiers on inspection of adoption of audit conclusions and recommendations

A dossier on inspection of adoption of audit conclusions and recommendations comprises:

1. Report on adoption of audit recommendations from State Audit Office of Vietnam by the audited entity.

2. Written propositions and complaints concerning audit results of the audited entity or relevant organizations and individuals and written replies from State Audit Office of Vietnam and relevant documents (if any).

3. Plan for inspection of adoption of audit recommendations.

4. Documents on inspection plan assessment (if any).

5. Decision on inspection of adoption of audit recommendations.

6. Inspection plan announcement sent to the audited entity together with guidelines on preparation of reports to be submitted to the inspection team.

7. Documents and evidences collected during the inspection (see Appendix 02 enclosed therewith).

...

9. Record of inspection of audit recommendation adoption.

10. Minutes of meetings of the inspection team (if any).

11. Written explanations of the audited entity (if any).

12. Official dispatch sending report on inspection of audit recommendation adoption and report on inspection of audit recommendation adoption.

13. Decision on establishment of a team for assessment of the inspection report of head of the inspection team; report on assessment of inspection report.

14. Documents providing instructions on operations of the inspection team (if any).

15. Documents of State Audit Office of Vietnam sent to the audited entity and relevant organizations and individuals concerning audit recommendation adoption (if any).

16. Minutes of meetings of auditor groups, auditor team, auditing unit, etc. and reports on result handling, inspection recommendation adoption and audit quality control (if any).

17. Additional audit documents provided after the audit report is published (amendment to archived audit documents or addition to completed audit dossiers for any reason must be approved by the competent authority and recorded into audit dossiers).

...

Article 7. Dossiers on handling of audit complaints

Complaint handling must be recorded in writing. A dossier on handling of audit complaints consists of:

1. Written audit complaint of the audited entity;

2. Documents and evidences provided by all parties;

3. Written notification of complaint receipt or rejection sent to the audited entity (if any);

4. Decision on suspension of adoption of a part or the whole of audit conclusions and recommendations (if any);

5. Records of inspection, verification, conclusions and assessment results (if any);

6. Dialogue record (if any);

7. Proposal of the auditing unit for plan for replying to the proposition of the audited entity together with draft replying official dispatch in case a second reply is required or there is change to audit recommendations;

...

9. Advice of the audit council (if any);

10. Complaint handling decision;

11. Official dispatch replying to the audited entity (the official dispatch shall be sent by the auditing unit in case it is the first reply and the audit recommendations are upheld; the official dispatch shall be sent by State Audit Office of Vietnam if a second reply is required or there is change to audit recommendations);

12. Amended conclusions/ recommendations announcement, audit result announcement, audit report (if any);

13. Other relevant documents (if any).

Article 8. Dossiers on audit quality control of chief auditors

A dossier on audit quality control of the chief auditor for an audit includes:

1. Documents on organization of audit quality control such as:

a) Audit quality control plan of the auditing unit;

...

c) Audit quality control plans and amending documents, etc.

2. Relevant documents providing the basis for control (excluding documents mentioned in Article 4 and Article 5).

3. Evidences for audit quality control (including documentary evidences for findings, excluding documents mentioned in Clause 2 of this Article).

4. Working documents (excluding documents mentioned in Clause 2.1 and Clause 12.1 Article 4 archived); work records, documents providing instructions on control operations, etc.;

5. Additional audit quality control reports of audit quality control teams of the auditing unit for the stage of audit report formulation and sending;

6. Other documents related to documents on audit quality control of the chief auditor.

Chapter III

REQUIREMENTS FOR SUBMISSION FOR ARCHIVING, PRESERVATION, USE AND DISPOSAL OF AUDIT DOSSIERS

Article 9. Submission of audit dossiers for archiving

...

2. Within 45 days after the audit report of the auditor team is published, the auditor team leader shall formulate list of documents included in the audit dossier and submit the dossier to the general affairs office of the auditing unit for archiving (if there is no general affairs office, the dossier shall be archived in a unit decided by head of the auditing unit). The dossier on audit quality control of the chief auditor shall be archived together with the audit dossier of the auditor team.

3. Within 20 working days after the report on inspection of audit recommendation adoption is published, the inspection team leader shall formulate and submit the dossier on inspection of audit conclusion and recommendation adoption to general affairs office of the auditing unit for archiving (if there is no general affairs office, the dossier shall be archived in a unit decided by head of the auditing unit).

4. Within 20 working days after the decision on audit complaint handling is issued, the dossier on audit complaint handling shall be submitted to general affairs office of the auditing unit for archiving (if there is no general affairs office, the dossier shall be archived in a unit decided by head of the auditing unit).

5. Within 12 months after the audit report of the chief auditor of specialized state audit unit is published, advisory units shall submit audit dossiers to the archive of State Audit Office of Vietnam managed by Department of Administration; audit dossiers of regional state audit units shall be submitted to archives of Regional State Audit Offices managed by Departments of Administration thereof. In case a dossier needs to be retained past the submission deadline, the chief auditor shall formulate and propose list of retained documents to State Auditor General (via Department of Administration) for consideration and handling; the dossier shall be retained for no more than 12 months after the submission deadline.

6. The auditing unit shall add dossiers and documents included in list of audit dossiers, dossier on inspection of adoption of audit conclusions and recommendations, dossier on handling of audit complaints and dossier on audit quality control of the chief auditor made 12 months or later after the audit report is published, excluding the dossiers mentioned in Clauses 2, 3 and 4 of this Article, to audit dossiers and retain in archive of State Audit Office of Vietnam (for specialized state audit units and advisory units) or archives of Regional State Audit Offices (for regional state audit units) within 45 days after work is completed.

7. Specialized state audit unit and advisory departments in charge of an audit shall retain the dossier on handling of the first complaint before submitting it to the archive of State Audit Office of Vietnam. Regional State Audit Office shall archive dossiers on handling of the first complaint of Regional State Audit Office. Department of General Affairs shall archive dossiers on handling of the second and subsequent complaints (if any).

8. Auditing unit leader shall organize submission of audit dossiers for archiving according to the Regulation on record storage of State Audit Office of Vietnam.

9. Digitalization, creation and archiving of electronic audit dossiers on software shall be carried out in compliance with existing regulations of State Audit Office of Vietnam on digitalization and management of electronic audit dossiers.

10. Work journals and audit journals written on electronic software in accordance with state regulations on electronic documents shall be recognized as valid and representative of the original documents and be integrated into electronic audit dossiers of State Audit Office of Vietnam.

...

12. Submission of audit dossiers to National Archives Centers for archiving shall be carried out in a manner similar to archiving of other documents according to regulations of law and State Audit Office of Vietnam.

Article 10. Preservation of audit dossiers

1. Audit dossiers must be sufficiently and safety preserved with a scientifically sound arrangement to facilitate management and use.

2. Audit dossiers in the archive of State Audit Office of Vietnam shall be directly managed by Department of Administration; audit dossiers in archives of specialized state audit units and advisory units shall be directly managed by administration offices before they are submitted to the archive of State Audit Office of Vietnam (if there is no administration office, they shall be retained in a unit decided by the auditing unit leader); audit dossiers in archives of Regional State Audit Offices shall be directly managed by administration offices (before they are submitted to archives of Regional State Audit Offices) and Regional State Audit Offices.

3. Audit dossiers shall be archived for at least 10 years, unless a decision is issued by the competent authority. For electronic audit dossiers, upon expiry of the required archiving period, they shall be stored using long-term storage devices (such as magnetic tapes).

4. Archives of State Audit Office of Vietnam and Regional State Audit Offices must meet standards for specialized storages according to the Circular providing guidelines on specialized storages of the Ministry of Home Affairs.

Article 11. Use of audit dossiers

1. Audit dossiers may be used in the following cases:

a) At the request of People’s Courts, People’s Procuracies, investigating authority and relevant regulatory bodies per the law;

...

c) Upon formulation of audit plans for the following period;

d) Upon other requests per regulations of State Audit Office of Vietnam.

2. Decision permitting audit dossier use

a) State Auditor General has the power to decide use of audit dossiers in the cases mentioned in Point a and Point d Clause 1 herein;

b) Head of Department of Administration has the power to decide use of audit dossiers in the archive of State Audit Office of Vietnam in the cases mentioned in Point b and Point c Clause 1 herein;

c) Heads of affiliates of State Audit Office of Vietnam have the power to decide use of audit dossiers under the management of their units in the cases mentioned in Point b and Point c Clause 1 herein.

3. Organizations and individuals affiliated to State Audit Office of Vietnam may take audit dossiers out of their archives for work according to regulations in Clause 1 herein with the permission of the competent person and must return the dossiers intact after completing their work; transfer and receipt of audit dossiers must be recorded in writing.

4. Organizations and individuals not affiliated to State Audit Office of Vietnam wishing to use audit dossiers must have a letter of reference specifying the purpose of such use and comply with regulations of such use. They shall peruse the dossiers in the archives and may access only relevant documents. They may copy non-confidential documents in the archives with the permission of the competent person and the units directly managing the dossiers shall carry out such copying.

5. Archived documents included in state secret lists shall be used in compliance with Regulation on state secret protection of State Audit Office of Vietnam and relevant law provisions.

...

1. Upon end of storage period, audit documents shall be disposed of according to regulations of State Audit Office of Vietnam, unless the competent authority issues a decision on disposal reconsideration.

2. Procedures for audit document disposal shall adhere to regulations in the Regulation on record management and storage of State Audit Office of Vietnam.

Article 13. Submission, preservation, use and disposal of audit documents included in state secret lists

Audit documents included in state secret lists shall be submitted, preserved, used and disposed of in compliance with Regulation on state secret protection of State Audit Office of Vietnam and relevant law provisions.

Article 14. Implementation responsibility

;

Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN quy định về danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán do Kiểm toán nhà nước ban hành

Số hiệu:	04/2020/QĐ-KTNN
Loại văn bản:	Quyết định
Nơi ban hành:	Kiểm toán Nhà nước
Người ký:	Hồ Đức Phớc
Ngày ban hành:	14/12/2020
Ngày hiệu lực:	Đã biết
Tình trạng:	Đã biết

Văn bản được hướng dẫn - [0]

Văn bản được hợp nhất - [0]

Văn bản bị sửa đổi bổ sung - [0]

Văn bản bị đính chính - [0]

Văn bản bị thay thế - [1]

Văn bản được dẫn chiếu - [0]

Văn bản được căn cứ - [4]

Văn bản liên quan ngôn ngữ - [1]

Văn bản đang xem

Văn bản liên quan cùng nội dung - [13]

Văn bản hướng dẫn - [0]

Văn bản hợp nhất - [0]

Văn bản sửa đổi bổ sung - [0]

Văn bản đính chính - [0]

Văn bản thay thế - [2]

- 14 +

Tải Văn bản tiếng Việt
Tải Văn bản tiếng Anh
Tải Văn bản gốc

Chưa có Video

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Tài khoản để biết được tình trạng hiệu lực, tình trạng đã bị sửa đổi, bổ sung, thay thế, đính chính hay đã được hướng dẫn chưa của văn bản và thêm nhiều tiện ích khác