|
CHÍNH
PHỦ |
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 128/2004/NĐ-CP |
Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 2004 |
CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 128/2004/NĐ-CP NGÀY 31 THÁNG 5 NĂM 2004 QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN NHÀ NƯỚC
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ
ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003;
Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tài chính,
NGHỊ ĐỊNH:
Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng đối với các đối tượng quy định tại Điều 2 của Nghị định này (sau đây gọi tắt là lĩnh vực kế toán nhà nước).
Căn cứ điểm a, b, e khoản 1 Điều 2 của Luật Kế toán, đối tượng áp dụng Nghị định này là các tổ chức, cá nhân sau đây:
1. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, gồm:
a) Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;
b) Văn phòng Quốc hội;
c) Văn phòng Chủ tịch nước;
d) Văn phòng Chính phủ;
đ) Toà án nhân dân các cấp;
e) Viện Kiểm sát nhân dân các cấp;
g) Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Toà án quân sự và Viện kiểm sát quân sự;
h) Đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính khác của Nhà nước;
i) Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp;
k) Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;
l) Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí;
m) Tổ chức quản lý tài sản quốc gia;
n) Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước;
o) Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động.
2. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, gồm:
a) Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi;
b) Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập;
c) Tổ chức phi chính phủ;
d) Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi;
đ) Tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi;
e) Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
3. Người làm kế toán, người khác có liên quan đến kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
Điều 3. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước
Căn cứ khoản 1 Điều 9 của Luật Kế toán, đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước được quy định như sau:
1. Tiền và các khoản tương đương tiền;
2. Nguồn kinh phí, quỹ;
3. Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
4. Thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;
5. Kết dư ngân sách nhà nước các cấp;
6. Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;
7. Nợ và xử lý nợ của Nhà nước;
8. Tài sản quốc gia;
9. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
Căn cứ khoản 1 Điều 9 của Luật Kế toán, đối tượng kế toán thuộc hoạt động hành chính, sự nghiệp, hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được quy định như sau:
1. Tiền và các khoản tương đương tiền;
2. Vật tư và tài sản cố định;
3. Nguồn kinh phí, quỹ;
4. Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
5. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
6. Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;
7. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
Căn cứ khoản 2 Điều 9 của Luật Kế toán, đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được quy định như sau:
1. Tiền và các khoản tương đương tiền;
2. Vật tư và tài sản cố định;
3. Nguồn kinh phí, quỹ;
4. Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
5. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
6. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
Điều 6. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán khi có thu, chi bằng ngoại tệ
Căn cứ khoản 1 Điều 11 của Luật Kế toán, đơn vị tiền tệ khi có thu, chi bằng ngoại tệ được quy định như sau:
1. Các nghiệp vụ thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
2. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi nhận kinh phí bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
3. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi phát sinh giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
4. Cơ quan đại diện của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước tại nước ngoài có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ để ghi sổ; khi lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách gửi về Việt Nam phải thực hiện theo quy định tại Điều 29 của Nghị định này.
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 13 của Luật Kế toán, kỳ kế toán của đơn vị có đặc thù được quy định như sau:
Trường hợp cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ đầu ngày 01 tháng 7 năm này đến hết ngày 30 tháng 6 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính theo quy định.
Điều 8. Trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 16 của Luật Kế toán, trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán; đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán.
2. Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
3. Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho các đối tượng quy định tại khoản 2 Điều này do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định theo quy định của pháp luật. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc người được uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Căn cứ khoản 2 Điều 19 của Luật Kế toán, mẫu chứng từ kế toán được quy định như sau:
1. Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn.
a) Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể.
b) Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
2. Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
3. Bộ Tài chính quy định danh mục và mẫu chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn; quy định về in và phát hành mẫu chứng từ kế toán trong từng lĩnh vực kế toán nhà nước.
Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, nội dung chứng từ điện tử được quy định như sau:
1. Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
2. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
3. Đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
Điều 11. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử được quy định như sau:
1. Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:
a) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;
b) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán;
c) Các quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện sau:
a) Có chữ ký điện tử của người đại điện theo pháp luật, người được uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử;
b) Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin;
c) Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định.
Điều 12. Giá trị chứng từ điện tử
Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, giá trị chứng từ điện tử được quy định như sau:
1. Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh toán và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán.
2. Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
3. Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy.
Điều 13. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Căn cứ Điều 19 của Luật Kế toán, chữ viết trên chứng từ kế toán được quy định như sau:
1. Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.
2. Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính.
3. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Điều 14. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử
Căn cứ khoản 4 Điều 20 của Luật Kế toán, chữ ký điện tử được quy định như sau:
1. Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi và nội dung của dữ liệu điện tử đó. Chữ ký điện tử xác nhận người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử.
2. Chữ ký điện tử phải được mã hoá bằng khoá mật mã. Chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.
3. Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật lập mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các khoá bảo mật và phải thông báo cho các bên có liên quan đến giao dịch điện tử.
4. Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khoá bảo mật phải bảo đảm bí mật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu để lộ làm thiệt hại tài sản của đơn vị và của các bên tham gia giao dịch.
Căn cứ khoản 1, khoản 4 Điều 21 của Luật Kế toán, trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng được quy định như sau:
1. Tổ chức có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ một lần có mức tiền dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán. Trường hợp lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
2. Tổ chức, cá nhân khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các chỉ tiêu ghi trên hoá đơn và từ chối không nhận hoá đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi chênh lệch giá trị với liên hoá đơn lưu của bên bán.
3. Tổ chức tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Tổ chức tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
4. Đơn vị kế toán phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định; không được mua, bán, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn. Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc bị mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.
Điều 16. Tem, vé, biên lai thu tiền
Căn cứ điểm d khoản 3 Điều 21 của Luật Kế toán, tem, vé, biên lai thu tiền được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán khi thu phí, lệ phí, thu tiền phạt phải dán tem, giao vé hoặc giao biên lai thu tiền cho người nộp tiền. Tem, vé, biên lai thu tiền phải được quản lý như tiền.
2. Đơn vị kế toán khi nộp phí, lệ phí hoặc nộp tiền phạt phải yêu cầu người thu tiền dán tem, giao vé hoặc lập và giao biên lai thu tiền cho mình.
Điều 17. Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán
Căn cứ khoản 2 Điều 22 của Luật Kế toán, việc sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán được quy định như sau:
1. Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định này.
2. Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.
3. Sắp xếp, bảo quản chứng từ điện tử theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định này.
Điều 18. Chứng từ kế toán sao chụp
Căn cứ khoản 3 Điều 22, khoản 3 Điều 41 của Luật Kế toán, chứng từ kế toán sao chụp được quy định như sau:
1. Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.
2. Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết, nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán;
b) Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp theo quy định tại Điều 33 của Nghị định này;
c) Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp này, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hoá, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất. Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác có liên quan;
d) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Điều 19. Ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
Căn cứ khoản 7 Điều 27 của Luật Kế toán, việc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được quy định như sau:
1. Trường hợp đơn vị kế toán ghi sổ bằng máy vi tính thì phần mềm kế toán lựa chọn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính.
2. Bộ Tài chính quy định tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán.
Điều 20. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính
Căn cứ khoản 2 Điều 29 và khoản 1 Điều 30 của Luật Kế toán, kỳ hạn lập báo cáo tài chính được quy định như sau:
1. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán tháng, quý, năm.
2. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hành chính, sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm.
3. Báo cáo tài chính của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán năm.
4. Đơn vị kế toán bị chia, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.
Điều 21. Kỳ hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách
Căn cứ khoản 1 Điều 30 của Luật Kế toán, kỳ hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách được quy định như sau:
1. Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã chỉnh lý.
2. Báo cáo quyết toán ngân sách của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm theo quy định của Bộ Tài chính.
3. Báo cáo quyết toán của đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm theo quy định của Bộ Tài chính.
Điều 22. Trách nhiệm lập và nộp báo cáo quyết toán
Căn cứ khoản 2 Điều 30 của Luật Kế toán, trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước cấp cơ sở phải lập và nộp báo cáo tài chính tháng, quý, năm và báo cáo quyết toán ngân sách năm cho cơ quan thu, chi ngân sách nhà nước cấp trên và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước trong trường hợp có tổ chức các cấp dự toán thì đơn vị dự toán cấp dưới phải lập và nộp báo cáo tài chính quý, năm và báo cáo quyết toán ngân sách năm cho đơn vị dự toán cấp trên.
Điều 23. Nội dung và phương pháp trình bày báo cáo tài chính
Căn cứ khoản 3 Điều 30 của Luật Kế toán, nội dung và phương pháp trình bày báo cáo tài chính được quy định như sau:
Nội dung và phương pháp trình bày các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính phải phù hợp với nội dung và phương pháp trình bày các chỉ tiêu trong dự toán của năm tài chính và của báo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước. Trường hợp khi lập báo cáo tài chính có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Điều 24. Thời hạn nộp báo cáo tài chính
Căn cứ khoản 2 Điều 31 của Luật Kế toán, thời hạn nộp báo cáo tài chính được quy định như sau:
1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính tháng của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc tháng.
2. Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý:
a) Báo cáo tài chính quý của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý;
b) Báo cáo tài chính quý của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý.
3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm.
Điều 25. Thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo quyết toán ngân sách năm
Căn cứ khoản 2 Điều 31 của Luật Kế toán, thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo quyết toán ngân sách được quy định như sau:
1. Báo cáo quyết toán ngân sách năm của các cấp nộp cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau đối với ngân sách tỉnh. Đối với ngân sách cấp huyện, xã do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định cụ thể nhưng phải đảm bảo thời hạn duyệt quyết toán của các cấp ngân sách.
2. Báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp I của ngân sách trung ương nộp cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau.
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp III do đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể.
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp I của ngân sách địa phương do Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định cụ thể.
3. Báo cáo quyết toán năm của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế toán cấp trên (nếu có) và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm.
Điều 26. Báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm
Căn cứ khoản 2 Điều 30 của Luật Kế toán, báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán cấp trên thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước ngoài việc phải lập báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm dựa trên báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm của các đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp trên.
2. Đơn vị kế toán cấp trên của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc phải lập báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm dựa trên báo cáo quyết toán năm của các đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp trên.
Điều 27. Trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách
Căn cứ Điều 31 của Luật Kế toán, trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách của đơn vị kế toán cấp trên được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán cấp trên thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết toán ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị kế toán cấp dưới.
2. Đơn vị dự toán cấp trên của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết toán ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị cấp dưới.
Căn cứ Điều 11 và Điều 30 của Luật Kế toán, đơn vị tiền tệ rút gọn khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán cấp trên khi lập báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách từ báo cáo quyết toán năm của các đơn vị kế toán trực thuộc, nếu có số liệu báo cáo trên 9 chữ số thì được lựa chọn sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, nếu trên 12 chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng, nếu trên 15 chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng.
2. Đơn vị kế toán khi công khai báo cáo tài chính được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính.
Căn cứ Điều 29, Điều 30 và Điều 31 của Luật Kế toán, trường hợp đơn vị kế toán hoạt động ở nước ngoài gửi báo cáo tài chính về Việt Nam được quy định như sau:
Cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước tại nước ngoài khi lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách gửi về Việt Nam phải ghi theo đồng ngoại tệ dùng để ghi sổ kế toán, đồng thời quy đổi ra đồng Việt Nam theo phương pháp quy đổi và tỷ giá hối đoái do Bộ Tài chính quy định và phải dịch ra tiếng Việt.
Điều 30. Thời hạn công khai báo cáo tài chính
Căn cứ khoản 1 Điều 32 của Luật Kế toán, thời hạn công khai báo cáo tài chính năm được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày báo cáo quyết toán năm được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
2. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày báo cáo quyết toán năm được đơn vị kế toán cấp trên hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
3. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp.
Điều 31. Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán
Căn cứ Điều 35 của Luật Kế toán, cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán được quy định như sau:
1. Bộ Tài chính quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và đơn vị kế toán khác của Trung ương.
2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác ở Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán tại địa phương do mình quản lý.
4. Đơn vị kế toán cấp trên quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp trên.
Điều 32. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán
Căn cứ Điều 35 của Luật Kế toán, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán được quy định như sau:
1. Các cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán quy định tại Điều 31 của Nghị định này đồng thời có thẩm quyền kiểm tra kế toán.
2. Các cơ quan Thanh tra nhà nước, Thanh tra tài chính, Kiểm toán Nhà nước, cơ quan thuế khi thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán các đơn vị kế toán có quyền kiểm tra kế toán.
Điều 33. Niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán
Căn cứ khoản 3 Điều 22 và khoản 2 Điều 40 của Luật Kế toán, việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định niêm phong tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật thì đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ niêm phong tài liệu kế toán phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế toán". Biên bản niêm phong tài liệu kế toán phải ghi rõ: lý do, số lượng, chủng loại, kỳ kế toán của tài liệu kế toán bị niêm phong. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản niêm phong tài liệu kế toán.
2. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán thì đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán". Biên bản giao nhận tài liệu kế toán phải ghi rõ: lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, hiện trạng của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản giao nhận tài liệu kế toán, đồng thời phải sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký, đóng dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên tài liệu kế toán sao chụp. Đối với chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính lập trên máy vi tính nhưng chưa in ra giấy thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đơn vị kế toán in ra giấy và thực hiện các thủ tục quy định đối với tài liệu kế toán trước khi tạm giữ hoặc tịch thu.
Điều 34. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ được quy định như sau:
1. Chứng từ kế toán.
2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này gồm: các loại hợp đồng; các tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến kế toán.
Điều 35. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định tại Điều 18 của Nghị định này.
3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.
4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Điều 36. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách.
4. Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động.
5. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 37. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm:
1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán.
2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Điều 38. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:
1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
3. Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án.
4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.
5. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
6. Tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
Điều 39. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
1. Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
2. Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
3. Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Điều 40. Lưu trữ chứng từ điện tử
Căn cứ Điều 18 và Điều 40 của Luật Kế toán, việc lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:
1. Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.
2. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.
3. Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35, 36, 37, 38, 39, 41, 42 và Điều 43 của Nghị định này.
Điều 41. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 37, khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 38 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 38 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại khoản 4 và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại khoản 6 Điều 38 của Nghị định này được tính từ khi kết thúc công việc.
Điều 42. Tiêu hủy tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu huỷ.
3. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng các hình thức tiêu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó.
Điều 43. Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".
3. "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại tài liệu kế toán, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Điều 44. Bố trí người làm kế toán
Căn cứ khoản 1 Điều 48 của Luật Kế toán, việc bố trí người làm kế toán được quy định như sau:
Các đơn vị kế toán có khối lượng công việc kế toán không lớn có thể bố trí một người làm kế toán hoặc bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm. ở đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng thì người được bố trí làm kế toán hoặc kiêm nhiệm làm kế toán phải đủ tiêu chuẩn, điều kiện và được bố trí làm kế toán trưởng hoặc là người phụ trách kế toán theo quy định tại Điều 45 và Điều 47 của Nghị định này.
Điều 45. Bố trí, bãi miễn kế toán trưởng
Căn cứ khoản 2 Điều 48 của Luật Kế toán, việc bố trí, bãi miễn kế toán trưởng được quy định như sau:
1. Các đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ các đơn vị kế toán có khối lượng công việc kế toán không lớn theo quy định của Bộ Tài chính. Khi thành lập đơn vị kế toán phải bố trí ngay người làm kế toán trưởng.
2. Việc bố trí, bãi miễn kế toán trưởng thuộc đơn vị kế toán quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định này và đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi do cơ quan nhà nước thành lập do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đề nghị và do cấp có thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đó quyết định sau khi có ý kiến thoả thuận bằng văn bản của kế toán trưởng đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp. Các đơn vị kế toán còn lại do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định.
3. Trường hợp khuyết kế toán trưởng do kế toán trưởng cũ được đề bạt lên cương vị mới hoặc thuyên chuyển công tác hoặc bị kỷ luật thì cấp có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều này phải bố trí ngay kế toán trưởng mới thay thế.
Điều 46. Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng
Căn cứ Điều 53 của Luật Kế toán, tiêu chuẩn và điều kiện chuyên môn của kế toán trưởng được quy định như sau:
1. Kế toán trưởng đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên đối với đơn vị cấp Trung ương và đơn vị cấp tỉnh; đơn vị kế toán ở cấp huyện và xã, kế toán trưởng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên.
2. Kế toán trưởng ở các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ở cấp Trung ương và cấp tỉnh phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên. Đơn vị kế toán ở cấp khác phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên.
3. Đối với những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm; đối với những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ bậc trung cấp hoặc cao đẳng thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm đối với mọi cấp và mọi đơn vị.
4. Người được bố trí làm kế toán trưởng phải có các điều kiện sau đây:
a) Không thuộc các đối tượng không được làm kế toán quy định tại Điều 51 của Luật Kế toán;
b) Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định của Bộ Tài chính.
Điều 47. Người phụ trách kế toán
Căn cứ khoản 2 Điều 48 của Luật Kế toán, người phụ trách kế toán được quy định như sau:
Các đơn vị kế toán chưa có người đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định để bổ nhiệm kế toán trưởng thì được cử người phụ trách kế toán. Đối với đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được cử người phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa là một năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng theo quy định.
Điều 48. Tổ chức bộ máy kế toán các cấp
Căn cứ khoản 3 Điều 48 của Luật Kế toán, tổ chức bộ máy kế toán các cấp được quy định như sau:
1. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước được tổ chức bộ máy kế toán theo các cấp ngân sách như quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.
a) Đơn vị kế toán cấp I;
b) Đơn vị kế toán cấp II;
c) Đơn vị kế toán cấp III.
3. Trường hợp đơn vị kế toán cấp III cần tổ chức bộ phận kế toán trực thuộc thì việc tổ chức bộ phận kế toán trực thuộc do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cấp trên đơn vị kế toán cấp III quyết định.
Điều 49. Thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng
Căn cứ khoản 1 Điều 56 của Luật Kế toán, việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng được quy định như sau:
1. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được thuê doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc người có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng. Đơn vị sự nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước có thể thuê làm kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng, do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định.
2. Người được thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghề nghiệp quy định tại các Điều 55, 56, 57 của Luật Kế toán và Điều 46 của Nghị định này.
a) Có chứng chỉ hành nghề kế toán theo quy định tại Điều 57 của Luật Kế toán, trừ trường hợp người được thuê làm kế toán trưởng với tư cách thực hiện công việc của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán và thực hiện theo quy định tại Điều 53 của Luật Kế toán;
b) Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định của Bộ Tài chính;
c) Có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc có đăng ký hành nghề kế toán trong doanh nghiệp dịch vụ kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng.
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
2. Các quy định về kế toán trước đây trong lĩnh vực kế toán nhà nước trái với Nghị định này đều hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực.
1. Bộ trưởng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thi hành Nghị định này.
2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Nghị định này.
|
|
Phan Văn Khải (Đã ký) |
|
THE
GOVERNMENT |
SOCIALIST
REPUBLIC OF VIET NAM |
|
No. 128/2004/ND-CP |
Hanoi, May 31, 2004 |
THE GOVERNMENT
Pursuant to the December 25,
2001 Law on Organization of the Government;
Pursuant to the June 17, 2003 Accounting Law;
Pursuant to the December 16, 2002 Law on the State Budget;
At the proposal of the Finance Minister,
DECREES:
Article 1.- Scope of regulation
This Decree details and guides the implementation of a number of articles of the Accounting Law applicable to the subjects defined in Article 2 of this Decree (hereinafter called the State accounting domain for short).
Article 2.- Subjects of application
...
...
...
1. State agencies, non-business units and organizations using the State budget, including:
a/ Agencies and organizations tasked with State budget revenues and expenditures at all levels;
b/ The National Assembly Office;
c/ The State President's Office;
d/ The Government Office;
e/ People's courts at all levels;
f/ People's procuracies at all levels;
g/ People's Armed Force units, including military courts and military procuracies;
h/ Units managing the State's reserve funds, reserve funds of branches or levels, other financial funds of the State;
...
...
...
j/ State budget-using political organizations, socio-political organizations, socio-politico-professional organizations, social organizations, socio-professional organizations;
k/ Non-business units partly or wholly provided with the State budget;
l/ Organizations managing the national assets;
m/ Managing boards of State budget-funded investment projects;
n/ Associations, unions of associations, confederations and other organizations enjoying partial funding supports from the State budget.
2. Non-business units and organizations not using the State budget, including:
a/ Non-business units that self-balance their revenues and expenditures;
b/ Non-public non-business units;
c/ Non-governmental organizations;
...
...
...
e/ Social organizations, socio-professional organizations with own revenues and expenditures;
f/ Other organizations not using the State budget.
3. Accountants and other persons involved in accounting in the State accounting domain.
Article 3.- Accounting objects in State budget revenue and expenditure activities
Pursuant to Clause 1, Article 9 of the Accounting Law, the accounting objects in State budget revenue and expenditure activities are defined as follows:
1. Cash and cash equivalents;
2. Funding sources, funds;
3. Payments made inside and outside accounting units;
4. Revenues and expenditures of the State budgets at all levels;
...
...
...
6. Financial investments, State credits;
7. Debts and handled debts of the State;
8. National assets;
9. Other assets related to accounting units.
Pursuant to Clause 1, Article 9 of the Accounting Law, the accounting objects in administrative, non-business activities, activities of State budget-using units and organizations are prescribed as follows:
1. Cash and cash equivalents;
2. Supplies and fixed assets;
3. Funding sources, funds;
...
...
...
5. Revenues, expenditures and handled differences of operational revenues and expenditures;
6. Financial investments, State credits;
7. Other assets related to accounting units.
Article 5.- Accounting objects in activities of units and organizations not using the State budget
Pursuant to Clause 2, Article 9 of the Accounting Law, the accounting objects in activities of units and organizations not using the State budget are prescribed as follows:
1. Cash and cash equivalents;
2. Supplies and fixed assets;
3. Funding sources, funds;
4. Payments made inside and outside accounting units;
...
...
...
6. Other assets related to accounting units.
Article 6.- Currencies used in the accounting of arising foreign-currency revenues and expenditures
Pursuant to Clause 1, Article 11 of the Accounting Law, currencies for arising revenues and expenditures are prescribed as follows:
1. State budget collection and spending operations in foreign currencies must be recorded in the original currencies, which must be converted into Vietnam dong at the exchange rates set by the Finance Ministry at the time such operations arise.
2. State budget-using State agencies, non-business units and organizations, when receiving fundings in foreign currencies, must record them in the original currencies and convert them into Vietnam dong at the exchange rates set by the Finance Ministry at the time such operations arise.
3. State budget-using State agencies, non-business units and organizations, when conducting transactions for which payments are made in foreign currencies, except for the cases prescribed in Clause 2 of this Article, must record such payments in the original currencies and in Vietnam dong at the actually applied exchange rates or at the exchange rates announced by Vietnam State Bank at the time such operations arise.
4. Overseas representation missions of the Socialist Republic of Vietnam and units and organizations in the State accounting domain, when having economic and financial operations or State budget revenues and expenditures in foreign currencies, may select a foreign currency for making book entries; financial statements and budget settlement reports to be sent back to Vietnam must be made according to the provisions of Article 29 of this Decree.
Pursuant to Point a, Clause 1, Article 13 of the Accounting Law, the accounting periods of accounting units with unique characteristics are prescribed as follows:
...
...
...
Article 8.- Responsibilities for managing, using and supplying accounting information and documents
Pursuant to Article 16 of the Accounting Law, the responsibilities for managing, using and supplying accounting information and documents are prescribed as follows:
1. Accounting units must formulate regulations on management, use and preservation of accounting documents, clearly defining the responsibilities and rights of each accounting section and each accountant; accounting units must ensure adequate material foundations and means for managing and preserving accounting documents.
2. Accounting units shall have to supply accounting information and documents to the State agencies with competence to perform the inspecting, examining, investigating and/or auditing functions as prescribed by law. The agencies supplied with accounting documents shall have to upkeep and preserve accounting documents in the period of using them and to return fully and on time the used accounting documents.
3. The supply of information and documents to the subjects prescribed in Clause 2 of this Article shall be decided by the accounting units' representatives at law according to law provisions. The exploitation and use of accounting documents must be consented in writing by the accounting units' representatives at law or their authorized persons.
Article 9.- Forms of accounting vouchers
Pursuant to Clause 2, Article 19 of the Accounting Law, the accounting voucher forms are prescribed as follows:
1. Accounting voucher forms include compulsory accounting voucher forms and guiding accounting voucher forms.
a/ Compulsory accounting voucher forms are special voucher forms of money value, including checks, money receipts, fee and charge collection tickets, bonds, bills, Government bonds, sale invoices of all types and other compulsory voucher forms. Competent State agencies shall prescribe the contents and structures of compulsory accounting voucher forms for accounting units to strictly comply with the forms, contents and methods of inscribing the indicators and for uniform application by accounting units or each specific accounting unit.
...
...
...
2. Compulsory accounting voucher forms shall be printed and distributed by the Finance Ministry or by the units authorized by the Finance Ministry. The units authorized to print and distribute compulsory accounting vouchers must print them according to the prescribed forms and in the right quantities of each type of voucher they are permitted to print and must strictly observe the Finance Ministry's regulations on management of prints.
3. The Finance Ministry shall prescribe the list and forms of compulsory accounting vouchers and the list and forms of guiding accounting vouchers; the printing and distribution of accounting voucher forms in each State accounting domain.
Article 10.- Electronic vouchers
Pursuant to Clause 2, Article 18 of the Accounting Law, the contents of electronic vouchers are prescribed as follows:
1. Electronic vouchers must fully contain the contents prescribed for accounting vouchers and must be encrypted to ensure the safety of electronic data in the course of information processing, transmission and archival.
2. Electronic vouchers used in accounting shall be stored in information-carrying articles such as magnetic tapes, magnetic discs and assorted payment cards.
3. For electronic vouchers, confidentiality and preservation of data and information must be ensured in the course of use and storage; managing and examining measures must be taken to prevent various forms of abusing, exploiting, accessing, copying, hacking or using electronic vouchers at variance with regulations. Electronic vouchers, when being preserved, shall be managed like accounting documents in their original forms in which they were created, transmitted or received and with adequate equipment appropriate for their use when necessary.
Article 11.- Conditions on the use of electronic vouchers
Pursuant to Clause 2, Article 18 of the Accounting Law, the conditions on the use of electronic vouchers are prescribed as follows:
...
...
...
a/ Having the places, information transmission lines, communication networks and information transmitters meeting the requirements of exploiting, controlling, processing, using, preserving and archiving electronic vouchers;
b/ Having staff who have adequate qualifications and capabilities compatible with the technical requirements in order to make and use electronic vouchers according to the accounting and payment processes.
c/ Complying with the provisions of Clause 2 of this Article.
2. Organizations and individuals that use electronic vouchers and conduct electronic payment transactions must satisfy the following conditions:
a/ Their representatives at law or their authorized persons have electronic signatures;
b/ Establishing the modes of delivery and receipt of electronic vouchers and technical characteristics of information-carrying articles;
c/ Making commitments that operations are performed in compatibility with electronic vouchers made by them according to regulations.
Article 12.- Validity of electronic vouchers
Pursuant to Clause 2, Article 18 of the Accounting Law, the validity of accounting documents is prescribed as follows:
...
...
...
2. Once an electronic voucher has been used for conducting an economic or financial operation and converted into a paper document, such paper voucher shall be only valid for archival for making entries in accounting books, monitoring and examination but not valid for transaction and payment.
3. The conversion of paper vouchers into electronic ones or vice versa shall comply with the regulations on making, use, control, processing, preservation and archival of electronic vouchers and paper vouchers.
Article 13.- Translation of accounting vouchers into Vietnamese
Pursuant to Article 19 of the Accounting Law, the scripts used on accounting vouchers are prescribed as follows:
1. For accounting vouchers that are made outside the Vietnamese territory and in foreign languages, if they are used for making entries in accounting books in Vietnam, they must be translated into Vietnamese.
2. Vouchers that rarely arise must be wholly translated. Documents that frequently arise must have their major contents translated according to the regulations of the Finance Ministry.
3. The Vietnamese translations of vouchers must be enclosed with their foreign-language originals.
Article 14.- Electronic signatures on electronic vouchers
Pursuant to Clause 4, Article 20 of the Accounting Law, electronic signatures are prescribed as follows:
...
...
...
2. Electronic signatures must be encrypted in cipher keys. An electronic signature is established for each individual to determine the rights and responsibilities of the establisher and related persons responsible for the safety and accuracy of the electronic signature. Electronic signatures on electronic vouchers are as valid as signatures handwritten on paper vouchers.
3. In case of change of technical cipher staff, the secret codes', electronic signatures and passwords must be changed and notified to the parties involved in electronic transactions.
4. The persons assigned to manage and use secret codes, electronic signatures and passwords must ensure their confidentiality and be answerable before law if disclosing them and causing damage to the assets of their units and the parties involved in transactions.
Pursuant to Clause 1 and Clause 4 of Article 21 of the Accounting Law, the cases of goods sale and the sales levels are prescribed as follows:
1. When organizations that use sale invoices retail goods or provide services at a time at the sales level below the level prescribed by the Finance Ministry, they are not required to make sale invoices; but if the goods purchasers request the invoices, the goods sellers must make invoices and hand them strictly according to regulations. If the goods retailed or services provided at a time are valued at below the prescribed level, though invoices are not compulsorily made, the lists of retailed goods or services must be made or sale invoices may be made according to regulations for use as accounting vouchers. In cases where the lists of retailed goods or services are made, at the end of each day, the invoices for goods sold in the day shall be made on the basis of the synthesized data of such lists.
2. When purchasing products or goods or being provided with services, organizations or individuals may request the sellers or service providers to make sale invoices and hand their copies No. 2 to them for use and archival according to regulations, and, shall, at the same time, have to check the indicators recorded on the invoices and refuse to receive the invoices with wrongly recorded indicators or recorded with the values different from those recorded on the copies kept by the sellers.
3. Organizations that print sale invoices by themselves must get prior written approvals of the Finance Ministry. They must sign invoice-printing contracts with the printing organizations, clearly stating the quantities, codes and serial numbers of invoices. After each time of printing invoices or terminating the printing contracts, the printing contracts must be liquidated.
4. Accounting units must use sale invoices strictly according to regulations; must not purchase, sell, swap, give away invoices or use invoices of other organizations or individuals; must not use invoices for making declarations to evade taxes; must open monitoring books, have management rules and means for preserving and archiving invoices strictly according to law provisions; must not let invoices be damaged or lost. Any damaged or lost invoices must be notified to the tax agencies of the same level.
...
...
...
Pursuant to Point d, Clause 3, Article 21 of the Accounting Law, stamps, tickets and money receipts are prescribed as follows:
1. Accounting units, when collecting charges, fees or fines, must stick stamps, hand tickets or money receipts to the payers. Stamps, tickets and money receipts must be managed like cash.
2. Accounting units, when remitting charges, fees or fines, must request the money collectors to stick stamps, hand tickets or make and hand money receipts to them.
Article 17.- Arrangement and preservation of accounting vouchers
Pursuant to Clause 2, Article 22 of the Accounting Law, the arrangement and preservation of accounting vouchers are prescribed as follows:
1. Accounting documents, after being used for making entries in accounting books, must be classified according to their economic contents, arranged in the temporal order and bound in volumes. The cover of each volume must be inscribed with: The title of the volume, the month and year of documents and the quantity of documents in the document volume. Document volumes shall be preserved at the accounting sections for 12 months, as from the date ending the annual accounting period, then be put into archival under the provisions of this Decree.
2. Unused accounting voucher forms must be carefully preserved without damage or loss. Unused accounting vouchers related to State budget revenues or expenditures must be managed according to the Finance Ministry's regulations on management of prints. Accounting vouchers which are as valuable as money must be managed like money during their use validity period.
3. The arrangement and preservation of electronic vouchers shall comply with the provisions of Clause 3, Article 10 of this Decree.
Article 18.- Copied accounting vouchers
...
...
...
1. Copied accounting vouchers must be those copied from their originals and affixed thereon with the certifying signatures and seals of the representatives at law of the accounting units that archive their originals or State agencies competent to decide on the temporary seizure or confiscation of accounting documents.
2. Copied accounting vouchers shall be accepted only in the following cases:
a/ Accounting units that have projects on foreign loans or aid and must, as committed, submit the original documents to the foreign financiers. In this case, the copied documents must be affixed with the certifying signatures and seals of the representatives at law of the financiers or accounting units.
b/ Accounting units that have their original accounting vouchers be temporarily seized or confiscated by competent State agencies. In this case, the copied vouchers must be affixed with the certifying signatures and seals of the representatives of the State agencies competent to decide on the temporary seizure or confiscation of accounting documents as prescribed in Article 33 of this Decree.
c/ Accounting vouchers which are lost or destroyed due to objective causes such as natural calamities or fires. In this case, the accounting units must come to the units that purchased or sold goods and/or services and other related units to copy the lost documents. Such copied accounting vouchers must be affixed with the certifying signatures and seals of the representatives at law of the units that purchased or sold goods and/or services and other related accounting units.
d/ Other cases as prescribed by law.
Article 19.- Making of entries in computerized accounting books
Pursuant to Clause 7, Article 27 of the Accounting Law, the making of entries in computerized accounting books is prescribed as follows:
1. Where accounting units make entries in computerized accounting books, the accounting software they select must satisfy the prescribed standards and conditions and be able to compare, synthesize accounting figures and make financial statements.
...
...
...
Article 20.- Time for making financial statements
Pursuant to Clause 2 of Article 29 and Clause 1 of Article 30 of the Accounting Law, the time for making financial statements is defined as follows:
1. The financial statements of accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities shall be made at the end of the monthly, quarterly and annual accounting periods.
2. The financial statements of administrative or non-business accounting units or organizations using the State budget shall be made at the end of the quarterly and annual accounting periods.
3. The financial statements of units or organizations not using the State budget shall be made at the end of the annual accounting periods.
4. The accounting units which are divided, merged or terminate operation must make financial statements as of the time the division, merger or operation termination is decided.
Article 21.- Time for making budget settlement reports
Pursuant to Clause 1 of Article 30 of the Accounting Law, the time for making budget settlement reports is prescribed as follows:
1. The budget settlement reports of accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities shall be the revised financial statements of the annual accounting periods.
...
...
...
3. The financial statements of non-business units or organizations not using the State budget shall be the financial statements of the annual accounting periods, made according to the Finance Ministry's regulations.
Article 22.- Responsibilities for making and submitting settlement reports
Pursuant to Clause 2 of Article 30 of the Accounting Law, the responsibilities for making and submitting financial statements and budget settlement reports are prescribed as follows:
1. Accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities at the grassroots levels must make and submit monthly, quarterly and annual financial statements and annual budget settlement reports to the superior State budget collecting and spending agencies and competent State agencies.
2. For State budget-using State agencies, non-business units and organizations that organize different budget estimation levels, the subordinate budget estimation units must make and submit quarterly, and annual financial statements and annual budget settlement reports to the superior budget estimation units.
Article 23.- Contents and methods of presentation of financial statements
Pursuant to Clause 3 of Article 30 of the Accounting Law, the contents and methods of presentation of financial statements are prescribed as follows:
The contents and methods of presentation of indicators in financial statements must be suitable to the contents and methods of presentation of indicators in the budget estimates of the fiscal year and in the financial statements of the previous year's accounting period. Where financial statements are made with contents and by methods of presentation different from the indicators in the budget estimates or different from the financial statements of the previous year's accounting period, such must be explained in the explanation part of the financial statements.
Article 24.- Deadlines for submission of financial statements
...
...
...
1. The deadline for submission of monthly financial statements of accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities to their superior accounting units and the finance agencies of the same level is the 15th day as from the end of the month.
2. Deadlines for submission of quarterly financial statements:
a/ The quarterly financial statements of accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities must be submitted to the superior accounting units and the finance agencies of the same level on the 25th day as from the end of the quarter at the latest;
b/ The quarterly financial statements of State budget-funded State agencies, non-business units or organizations must be submitted to the superior accounting units and the finance agencies of the same level on the 25th day as from the end of the quarter at the latest.
3. The deadline for submission of annual financial statements of accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities to the superior accounting units and the finance agencies of the same level is the 45th day as from the end of the year.
Article 25.- Deadlines for submission and places of receipt of annual budget settlement reports
Pursuant to Clause 2 of Article 31 of the Accounting Law, the deadlines for submission and places of receipt of budget settlement reports are prescribed as follows:
1. The annual budget settlement reports of all levels shall be submitted to the superior accounting units and the finance agencies of the same level not later than the end of October 1st of the subsequent year, for the provincial budgets. For district and commune budgets, the deadlines shall be set by the provincial-level People's Committees but must ensure the deadlines for approval of settlements of all budgetary levels.
2. The annual budget settlement reports of grade-I budget estimation units of the central budget shall be submitted to the superior agencies and the finance agencies of the same level not later than the end of October 1st of the subsequent year.
...
...
...
The deadlines for submission of annual budget settlement reports of grade-I budget estimation units using local budgets shall be set by the provincial-level People's Committees.
3. The annual settlement reports of units or organizations not using the State budget must be submitted to the superior accounting units (if any) and the finance agencies of the same level not later than the 45th day as from the end of the year.
Article 26.- General annual budget settlement reports
Pursuant to Clause 2 of Article 30 of the Accounting Law, general annual budget settlement reports are prescribed as follows:
1. The superior accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities must, apart from making their annual budget settlement reports, also make general annual budget settlement reports on the basis of the general annual budget settlement reports of their attached accounting units.
2. The superior accounting units of State budget-using State agencies, non-business units or organizations must, apart from making their annual budget settlement reports, also make general annual budget settlement reports on the basis of the annual budget settlement reports of their attached accounting units.
Article 27.- Responsibilities for verifying and approving budget settlement reports
Pursuant to Article 31 of the Accounting Law, the superior accounting units’ responsibilities for evaluating and approving budget settlement reports are prescribed as follows:
1. The superior accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities must consider and verify the annual budget settlement reports of their subordinate accounting units and notify the consideration and approval results to their subordinate accounting units.
...
...
...
Article 28.- Abbreviated and rounded monetary units when making or publicizing financial statements
Pursuant to Article 11 and Article 30 of the Accounting Law, the abbreviated or rounded monetary units, when making or publicizing financial statements, are prescribed as follows:
1. When making general budget settlement reports on the basis of annual settlement reports of their attached accounting units, the superior accounting units may use the abbreviated monetary unit of the thousand of VND if there are figures consisting of over 9 numerals in the reports or the abbreviated monetary unit of the million of VND if there are figures consisting of over 12 numerals or the abbreviated monetary unit of the billion of VND if there are figures consisting of over 15 numerals.
2. When publicizing their financial statements, accounting units may use the abbreviated monetary units prescribed in Clause 1 of this Article.
3. When using the abbreviated monetary units, accounting units may round figures by either increasing one (1) more unit if the numeral that comes after the abbreviated monetary unit numeral is 5 or higher or dropping such numeral if it is smaller than 5.
Pursuant to Article 29, Article 30 and Article 31 of the Accounting Law, the case where overseas accounting units send their financial statements back to Vietnam is prescribed as follows:
When making financial statements and budget settlement reports for sending back to Vietnam, overseas representation missions of the Socialist Republic of Vietnam and units and organizations in the State accounting domain must use foreign currencies for making entries in accounting books and at the same time convert them into Vietnam dong according to the converting method and at the exchange rate prescribed by the Finance Ministry and must translate them into Vietnamese.
Article 30.- Time limits for publicization of financial statements
...
...
...
1. Accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities must publicize their annual financial statements within 30 days as from the date their annual financial statements are approved by competent State agencies.
2. State budget-using non-business units and organizations must publicize their financial statements within 30 days as from the date their annual financial statements are approved by their superior accounting units or competent State agencies.
3. Non-business units and organizations not using the State budget must publicize their annual financial statements within 30 days as from the deadline for submission of annual financial statements to their superior accounting units and the finance agencies of the same level.
Article 31.- Agencies competent to decide on accounting examination
Pursuant to Article 35 of the Accounting Law, the agencies competent to decide on accounting examination are prescribed as follows:
1. The Finance Ministry shall decide on the accounting examination of accounting units of the ministries, ministerial-level agencies, Government-attached agencies or provincial-level People's Committees as well as other central-level accounting units.
2. The ministries, ministerial-level agencies, Government-attached agencies and other central agencies shall, within the scope of their respective tasks and powers, decide on the accounting examination of accounting units in the domains assigned to them for management.
3. The People's Committees of the provinces and centrally-run cities shall, within the scope of their respective tasks and powers, decide on the accounting examination of accounting units in the localities under their management.
4. The superior accounting units shall decide on the accounting examination of their attached accounting units.
...
...
...
Pursuant to Article 35 of the Accounting Law, the agencies competent to conduct accounting examination are prescribed as follows:
1. The agencies competent to decide on the accounting examination defined in Article 31 of this Decree shall also have competence to conduct accounting examination.
2. The State inspectorate, the finance inspectorate, the State Audit and tax agencies shall be entitled to conduct accounting examination while performing the tasks of examining, inspecting and auditing accounting units.
Article 33.- Sealing, temporary seizure and confiscation of accounting documents
Pursuant to Clause 3 of Article 22 and Clause 2 of Article 40 of the Accounting Law, the sealing, temporary seizure and confiscation of accounting documents are prescribed as follows:
1. When competent State agencies decide to seal up accounting documents according to law provisions, the accounting units and the representatives of the competent State agencies performing the task of sealing accounting documents must make accounting document-sealing records. Such a record must clearly state the reasons, quantity, types and accounting periods of the sealed accounting documents. The accounting units' representatives at law and the representatives of the State agencies competent to seal accounting documents must sign and affix their stamps on the accounting document-sealing records.
2. Where competent State agencies temporarily seize or confiscate accounting documents, the accounting units and the representatives of the competent State agencies performing the task of temporarily seizing or confiscating accounting documents must make accounting document delivery and receipt records. Such a record must clearly state the reasons, types of documents, quantity of documents of each type, the present conditions of temporarily seized or confiscated documents of each type; for temporarily seized documents, the duration of use and time of return of accounting documents must be clearly stated. The accounting units' representatives at law and the representatives of the State agencies competent to temporarily seize or confiscate accounting documents must sign and affix their stamps on the accounting document delivery and receipt records, and at the same time make copies of the temporarily seized or confiscated accounting documents, then the representatives of the State agencies competent to temporarily seize or confiscate accounting documents sign and affix their stamps on the copied accounting documents. For computerized accounting documents, accounting books and financial statements that have not yet been printed out on paper, the competent State agencies shall request the accounting units to print them out on paper and carry out the procedures prescribed for accounting documents before temporarily seize or confiscate them.
Article 34.- Types of accounting documents to be archived
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the types of accounting documents to be archived are prescribed as follows:
...
...
...
2. Detailed accounting books, general accounting books.
3. Financial statements, management accounting statements.
4. Other accounting-related documents other than the documents specified in Clause 1, Clause 2 and Clause 3 of this Article, including contracts of all types, documents related to the receipt and use of budgets, capital and funds; documents related to the tax obligations towards the State; documents related to the inventory and valuation of assets, documents related to examination, inspection and audit; documents related to the division, splitting, merger and operation termination; records on the destruction of accounting documents and other documents related to accounting.
Article 35.- Preservation and archival of accounting documents
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the preservation and archival of accounting documents are prescribed as follows:
1. Accounting units must fully and safely preserve their accounting documents in the process of using them. Accountants shall have to preserve their accounting documents in the course of using them.
2. The archived accounting documents must be originals as prescribed by law for each type of accounting document. Where accounting documents are temporarily seized, confiscated, lost or destroyed, there must be records thereon enclosed with the copies of such documents. For accounting documents which have only one original each but need to be archived at two places, either of these two places may archive the copies of such documents as prescribed in Article 18 of this Decree.
3. The accounting units' representatives at law must bear responsibility for organizing the preservation and archival of accounting documents to ensure their safety, completeness and legality.
4. Accounting documents must be archived in a full and systematic manner, be classified and arranged in separate dossier sets in the temporal order and according to the annual accounting periods.
...
...
...
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the places of archival of accounting documents are prescribed as follows:
1. Accounting documents of an accounting unit shall be kept at the archival store of such unit. The accounting document archival store must be situated close to the unit's head office, have adequate preserving equipment and conditions ensuring safety in the course of preservation according to law provisions.
2. Where an accounting unit does not organize an archival section or a store at the unit, it must hire an organization or agency to archive its accounting documents under an archival contract made according to law provisions.
3. Accounting documents of the annual accounting periods, which are still in the archival duration and belong to the divided, split or merged accounting units, must be archived at the newly established units. Where the accounting documents of the divided, split or merged accounting units cannot be divided to the new units, they shall be archived at the divided or split accounting units or at the places to be decided by the agencies competent to decide on division or splitting.
4. Accounting documents of the units that terminate operation, including accounting documents of the annual accounting period, which are still in the archival duration and accounting documents related to the operation termination, shall be archived at the places to be decided by the agencies competent to decide on operation termination.
5. Security and defense-related accounting documents and permanently archived documents must be archived according to law provisions.
Article 37.- Accounting documents to be archived for at least 5 years
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, accounting documents to be archived for at least 5 years include:
1. Accounting documents used for routine management and administration of the accounting units, which are not used directly for making entries in accounting books and for making financial statements, shall be archived for at least 5 years, counting from the end of the annual accounting period, such as receipts, expenditure bills, warehousing bills, ex-warehousing bills not filed in the sets of vouchers kept at the accounting sections.
...
...
...
Article 38.- Accounting documents to be archived for at least 10 years
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, accounting documents to be archived for at least 10 years include:
1. Accounting documents used directly for making entries in accounting books and for making financial statements, detailed lists, general detailed lists, detailed accounting books, general accounting books, monthly, quarterly and annual financial statements, settlement reports, records on destruction of archived accounting documents and other documents related to the making of entries in accounting books and the making of financial statements.
2. Accounting documents related to the liquidation of fixed assets.
3. The project management boards' accounting documents and reports on the settlement of investment capital of the completed projects.
4. Accounting documents related to the establishment, separation, splitting, merger and operation termination of accounting units.
5. For other accounting documents of accounting units, which are used in a number of cases where it is prescribed by law that they must be archived for over 10 years, they must be archived according to such law provisions.
6. Audit documents and dossiers of the State Audit.
Article 39.- Accounting documents to be permanently archived
...
...
...
1. Reports on the general settlement of annual State budgets, already approved by the National Assembly.
2. Dossiers and reports on settlement of investment capital for capital construction of group-A projects.
3. Other accounting documents of historical value and important economic, security or defense significance.
The identification of other accounting documents to be permanently archived shall be decided by the accounting units' representatives at law, branches or localities on the basis of such documents' historical value and important economic, security or defense significance. The duration of permanent archival must be at least 10 years and last till the accounting documents naturally decay or are destroyed under decisions of the accounting units' representatives at law.
Article 40.- Archival of electronic vouchers
Pursuant to Article 18 and Article 40 of the Accounting Law, the archival of electronic vouchers is prescribed as follows:
1. Electronic vouchers being magnetic tapes, magnetic discs or payment cards must be arranged in the temporal order and preserved in proper technical conditions against their deterioration as well as illegal access from outside.
2. Before being put into archives, electronic vouchers must be printed out on paper for archival according to the regulations on archival of accounting documents. Where the master copies of electronic vouchers are archived on special devices, appropriate information-reading devices must also be archived to enable the exploitation thereof when necessary.
3. The time, duration and places of archival and places of destruction of electronic vouchers shall comply with the provisions of Articles 35, 36, 37, 38, 39, 41, 42 and 43 of this Decree.
...
...
...
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the time for counting the accounting document archival duration is prescribed as follows:
1. The time for counting the duration of archival of accounting documents prescribed in Article 37, Clause 1, Clause 2 and Clause 5 of Article 38 of this Decree shall be the date that ends the annul accounting period.
2. The time for counting the duration of archival of accounting documents prescribed in Clause 3 of Article 38 of this Decree shall be the date the reports on the settlement of investment capital of the completed projects are approved.
3. The time for counting the duration of archival of accounting documents prescribed in Clause 4 and audit documents and dossiers prescribed in Clause 6, Article 38 of this Decree shall be the time of completion of the work.
Article 42.- Destruction of accounting documents
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the destruction of accounting documents is prescribed as follows:
1. Accounting documents with expired archival duration according to regulations may be destroyed under decisions of the representatives at law of the accounting units, unless otherwise designated by competent State agencies.
2. Accounting documents archived at an accounting unit shall be destroyed by such accounting unit.
3. Depending on the practical conditions of each unit, accounting documents shall be destroyed in the form selected by the unit. For accounting documents of a classified type, they shall be burnt, cut or shredded mechanically or manually, ensuring that information and figures on the destroyed accounting documents will not be reused.
...
...
...
Pursuant to Article 40 of the Accounting Law, the procedures for destruction of accounting documents are prescribed as follows:
1. The representatives at law of the accounting units shall decide to set up "councils for destruction of accounting documents with expired archival duration," Such a council shall be composed of a leader of the accounting unit, the chief accountant and a representative of the archival section.
2. The councils for destruction of accounting documents must inventory, evaluate and classify accounting documents, and make lists of to be-destroyed accounting documents and the records on the destruction of accounting documents with expired archival duration.
3. The records on the destruction of accounting documents with expired archival duration must be made immediately after the accounting documents are destroyed, clearly stating the types of destroyed accounting documents, the archival duration of each type of accounting documents, the destruction form, the conclusions and signatures of the members of the destruction councils.
Article 44.- Arrangement of accountants
Pursuant to Clause 1, Article 48 of the Accounting Law, the arrangement of accountants is prescribed as follows:
Accounting units having no big accounting work volumes may each arrange a full-time accountant or a part-time accountant who concurrently performs other tasks not banned by the accounting legislation. At the accounting units where chief accountants must be arranged, the persons arranged to work as full-time accountants or part-time accountants must satisfy all criteria and conditions and be arranged to work as chief accountants or persons in charge of accounting according to the provisions of Article 45 and Article 47 of this Decree.
Article 45.- Arrangement and removal of chief accountants
Pursuant to Clause 2, Article 48 of the Accounting Law, the arrangement and removal of chief accountants are prescribed as follows:
...
...
...
2. The arrangement and removal of chief accountants of the accounting units stated in Clause 1, Article 2 of this Decree and the non-business units that self-balance their revenues and expenditures and are set up by State agencies shall be proposed by the accounting units' representatives at law and decided by the authorities competent to appoint the accounting units' representatives at law after obtaining the written contents of the chief accountants of the immediate superior accounting units. For other accounting units, their representatives at law shall make such decisions.
3. Where the post of chief accountant is vacant because the former chief account is promoted to a new position, is transferred to another job or is disciplined, the competent authorities defined in Clause 2 of this Article must immediately arrange a new chief accountant.
Article 46.- Criteria and conditions for chief accountants
Pursuant to Article 53 of the Accounting Law, the professional criteria and conditions for chief accountants are prescribed as follows:
1. Chief accountants of the accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities must have professional accounting qualifications and skills of university or higher degree for central-level and provincial-level units; or have professional accounting qualifications and skills of intermediate or higher degree for district-level and commune-level accounting units.
2. Chief accountants at non-business units and organizations using the State budget and organizations not using the State budget at the central and provincial levels must have professional accounting qualifications and skills of university or higher degree. Chief accountants at the accounting units at other levels must have professional accounting qualifications and skills of intermediate or higher degree.
3. For persons with accounting qualifications and professional skills of university or higher degree, they must have actually been engaged in accountancy for at least 2 years; for persons with professional accounting qualifications and skills of intermediate or higher degree, they must have actually been engaged in accountancy for at least 3 years, for all levels and units.
4. Persons arranged to work as chief accountants must fully satisfy the following conditions:
a/ They must not fall into the subjects banned from working as accountants as prescribed in Article 51 of the Accounting Law;
...
...
...
Article 47.- Persons in charge of accounting
Pursuant to Clause 2, Article 48 of the Accounting Law, persons in charge of accounting are prescribed as follows:
Accounting units that have no persons who fully satisfy the prescribed criteria and conditions for being appointed as chief accountants shall be allowed to appoint persons in charge of accounting. For units engaged in State budget revenue and expenditure activities, State budget-using non-business units and organizations, they may appoint persons in charge of accounting for no more than one financial year, after that they must arrange persons to work as chief accountants according to regulations.
Article 48.- Organization of the accounting apparatuses at all levels
Pursuant to Clause 3 of Article 48 of the Accounting Law, the organization of the accounting apparatuses at all levels is prescribed as follows:
1. Accounting units engaged in State budget revenue and expenditure activities may organize their accounting apparatuses according to the budget levels prescribed by the State Budget Law.
2. State budget-using non-business units and organizations, reserve units of the State and other financial funds of the State shall organize their accounting apparatuses according to the budget estimation levels as follows:
a/ Grade-I accounting units;
b/ Grade-II accounting units;
...
...
...
3. Where grade-III accounting units need to organize attached accounting sections, the organization of such attached accounting sections shall be decided by the representatives at law of the superior accounting units of the grade-III accounting units.
Article 49.- Hire of accountants, hire of chief accountants
Pursuant to Clause 1 of Article 56 of the Accounting Law, the hire of accountants and/or chief accountants is prescribed as follows:
1. Non-business units, organizations using the State budget may hire accounting service-providing enterprises or persons with accounting service business registration certificates to work as accountants or chief accountants. State budget-using non-business units may hire accountants or chief accountants, which shall be decided by the units' representatives at law.
2. Persons who are hired to work as accountants or chief accountants must satisfy the professional criteria prescribed in Articles 55, 56 and 57 of the Accounting Law and Article 46 of this Decree.
3. Where accounting units hire chief accountants, such chief accountants must fully meet the following conditions:
a/ Having the accountancy practice certificates as prescribed in Article 57 of the Accounting Law, except for the cases where the hired chief accountants perform the work of the accounting service-providing enterprises in accordance with the provisions of Article 53 of the Accounting Law;
b/ Having the chief accountant-training certificates as prescribed by the Finance Ministry;
c/ Having the accounting service business registration certificates or the registration certificates for practicing accountancy in the accounting service-providing enterprises.
...
...
...
Article 50.- Implementation effect
1. This Decree takes effect 15 days after its publication in the Official Gazette.
2. All previous regulations on accounting in the State accounting domain, which are contrary to this Decree, shall cease to be effective as from the date this Decree comes into force.
Article 51.- Organization of implementation
1. The Finance Minister shall have to guide and organize the implementation of this Decree.
2. The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of the Government-attached agencies, the chairmen of the People's Councils and the presidents of the People's Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to organize the implementation of this Decree.
ON BEHALF OF THE
GOVERNMENT
PRIME MINISTER
Phan Van Khai
Nghị định 128/2004/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước
| Số hiệu: | 128/2004/NĐ-CP |
|---|---|
| Loại văn bản: | Nghị định |
| Nơi ban hành: | Chính phủ |
| Người ký: | Phan Văn Khải |
| Ngày ban hành: | 31/05/2004 |
| Ngày hiệu lực: | Đã biết |
| Tình trạng: | Đã biết |
Văn bản đang xem
Nghị định 128/2004/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước
Chưa có Video
