QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ VÀ XÁC NHẬN CÁC GIẤY TỜ KHÁC TRONG LĨNH VỰC GIÁO DỤC

Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
Căn cứ Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 05/3/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
Căn cứ Thông tư số 20/2002/TT-BGDĐT ngày 12/4/2002 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ khác trong lĩnh vực giáo dục;
Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo Ninh Bình quy định về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ khác có liên quan đến kết quả học tập, thi cử trong lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Giáo dục - Đào tạo, của các nhà trường, trung tâm giáo dục, của các phòng giáo dục (gọi chung là cơ sở giáo dục) trên địa bàn tỉnh Ninh Bình như sau:

I. CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ là bản in do Bộ Giáo dục - Đào tạo quy định có đầy đủ nội dung như bản chính (nhưng có hoa văn, ký hiệu phân biệt với bản chính, có in chữ “bản sao”) có xác nhận của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

a. Sở Giáo dục - Đào tạo: Cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp THPT, BTTHPT, THCS, BTTHCS; bản sao chứng chỉ Nghề phổ thông và chứng chỉ khác (do Sở cấp bản chính).

b. Phòng giáo dục: Được cấp bản sao bằng tốt nghiệp Tiểu học.

c. Trường CĐSP, trường Trung học Kinh tế-Kỹ thuật và Tại chức (THKTKT&TC): Có thẩm quyền cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ nào thì có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đó.

Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ phải được ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ do Bộ Giáo dục - Đào tạo ban hành.

3. Cách thức cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

- Được cấp đồng thời với bản chính.

- Được cấp từ số gốc (Sổ theo dõi cấp bản chính được lưu giữ tại Sở Giáo dục - Đào tạo, Phòng giáo dục, trường CĐSP, trường Trung học Kinh tế kỹ thuật lưu trữ hồ sơ, các phương tiện làm việc cho người thực hiện cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận giấy tờ thuộc thẩm quyền của Sở; thực hiện việc tiếp nhận, hồ sơ bàn giao của phòng Tiểu học, Trung học phổ thông và Giáo dục chuyên nghiệp - Giáo dục thường xuyên.

- Thanh tra Sở: Thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận giấy tờ của các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận giấy tờ; giải quyết các khiếu nại, tố cáo về việc cấp văn bằng, chứng chỉ và xác nhận giấy tờ khác có liên quan trong lĩnh vực giáo dục.

3. Việc thực hiện trình tự thủ tục xác nhận bản sao: học bạ, bảng điểm của các trường THPT, các TTGDTX giao cho cán bộ phụ trách giáo vụ thực hiện. Thẩm quyền ký xác nhận bản sao là Hiệu trưởng, các Phó hiệu trưởng trường THPT; Giám đốc, các Phó giám đốc của TTGDTX.

4. Việc thực hiện xác nhận bản sao: học bạ, bảng điểm của các trường Tiểu học, THCS giao cho phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn thực hiện. Thẩm quyền ký xác nhận bản sao là Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng của nhà trường.

5. Các trường, các TTGDTX chỉ được xác nhận bản sao học bạ, bảng điểm của học sinh đã học xong (học sinh cũ) và học sinh đang học tại trường. Không được xác nhận bản sao học bạ, bảng điểm của học sinh trường khác.

6. Các phòng giáo dục cử chuyên viên đảm nhiệm thêm việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp Tiểu học, xác nhận bản sao giấy tờ trong lĩnh vực giáo dục do Phòng cấp.

7. Trường CĐSP, trường Trung học Kinh tế Kỹ thuật và Tại chức thực hiện cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ do trường quản lý cấp phát bản chính về văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ đó. Thẩm quyền ký bản sao văn bằng, chứng chỉ là Hiệu trưởng, thẩm quyền ký xác nhận bản sao giấy tờ, Hiệu trưởng có thể ủy quyền cho Trưởng phòng đào tạo.

8. Các Trường, các TTGDTX thông báo cho người học và nhân dân biết các quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ, thông tư 20/2002/TT-BGD&ĐT ngày 12/4/2002 và quy định này để người học chủ động đăng ký nhu cầu cấp bản sao đồng thời với bản chính khi tốt nghiệp, kết thúc khóa học theo thời gian quy định.

9. Lưu trữ sổ sách, hồ sơ cấp bản sao và xác nhận các giấy tờ:

- Sổ cấp văn bằng, chứng chỉ theo dõi việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, sổ xác nhận bản sao giấy tờ và hồ sơ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ (gồm toàn bộ những giấy tờ người yêu cầu cấp bản sao đã nộp) phải được quản lý chặt chẽ và bảo quản, lưu trữ lâu dài.

- Phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng cháy, ẩm, ướt, mối mọt đối với các hồ sơ cấp bản sao, sổ cấp bằng, chứng chỉ, sổ cấp bản sao và sổ xác nhận bản sao giấy tờ.

10. Trách nhiệm các bên có liên quan

- Thủ trưởng cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, xác nhận giấy tờ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính pháp lý, tổ chức và lề lối hoạt động cấp bản sao xác nhận giấy tờ tại đơn vị mình.

- Những người thực hiện thủ tục cấp bản sao, xác nhận giấy tờ, người ký bản sao, ký xác nhận do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác về cấp văn bằng, chứng chỉ tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

- Người yêu cầu cấp bản sao, xác nhận giấy tờ có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo để yêu cầu cấp bản sao, xác nhận giấy tờ thì tùy mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trên đây là những quy định về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận giấy tờ trong lĩnh vực giáo dục của Giám đốc Sở Giáo dục-Đào tạo Ninh Bình. Giám đốc Sở Giáo dục-Đào tạo yêu cầu các đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, các đơn vị phản ảnh về Sở Giáo dục-Đào tạo để Lãnh đạo Sở xem xét điều chỉnh.