QUY ĐỊNH VÀ HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN TRƯỜNG CHO HỌC SINH PHỔ THÔNG CÁC CẤP

Căn cứ Quyết định số 51/2002/QĐ-BGD&ĐT, ngày 25/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Về việc ban hành “Quy định chuyển trường và tiếp nhận học sinh học tại các trường trung học cơ sở và trung học phổ thông” (Sở sao lục gửi đến các đơn vị). Nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi nhất cho học sinh được tiếp tục theo học và ổn định được công tác quản lý học sinh tại các trường phổ thông có học sinh chuyển đi và chuyển đến; Sở Giáo dục và Đào tạo quy định và hướng dẫn công tác tiếp nhận và chuyển trường cho học sinh trong các trường phổ thông các cấp như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Quy định:

1.1. Khi cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh (gọi tắt là cha mẹ học sinh) có nguyện vọng xin cho con em chuyển trường hoặc xin học lại, Hiệu trưởng nhà trường cần tạo điều kiện thuận lợi, xem xét hồ sơ, có ý kiến vào đơn của cha mẹ học sinh và có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể, đúng đủ các quy định về hồ sơ, thủ tục chuyển trường.

1.2. Mọi học sinh có hồ sơ hợp lệ và có lý do chính đáng đều được phép xin chuyển trường hoặc xin học lại. Hiệu trưởng nhà trường dựa trên chức năng đào tạo, chỉ tiêu được giao, các quy định của ngành và khả năng tiếp nhận học sinh các trường để có ý kiến quyết định. Không bắt buộc phải tiếp nhận tất cả các trường hợp xin chuyển trường của học sinh, tuy nhiên cần giải thích cho cha mẹ học sinh được rõ khi không tiếp nhận học sinh vào học tại trường mình.

1.3. Không tiếp nhận học sinh có hồ sơ không hợp lệ.

1.4. Trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận, học sinh không phải nộp lệ phí chuyển trường và áp dụng thống nhất mẫu Giấy giới thiệu chuyển trường, Đơn xin chuyển trường, Đơn xin rút hồ sơ học sinh (đính kèm công văn này).

2. Nguyên tắc và yêu cầu: 

2.1. Việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh học lại phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

a. Trình độ văn hóa học sinh đang học, đã học và kết quả học tập hợp lệ công nhận được theo học lớp nào, chương trình học nào, loại hình giáo dục đào tạo nào thì sẽ tiếp nhận vào học đúng theo lớp đó, chương trình học đó, loại hình giáo dục đào tạo đó (công lập, bán công, năng khiếu, chuyên ban, dân lập, tư thục…).

b. Việc tiếp nhận học sinh chuyển trường được thực hiện khi kết thúc học kỳ I của năm học hoặc trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới.

Trường hợp ngoại lệ học sinh chuyển đến nhập học vào thời điểm trong năm học phải có lý do chính đáng (ví dụ: chuyển cả gia đình theo sự điều động công tác của cha hoặc mẹ). Trường có học sinh chuyển đến chịu trách nhiệm kiểm soát và yêu cầu cha mẹ học sinh bổ sung các con con điểm kiểm tra còn thiếu (so với kế hoạch thực hiện chế độ cho điểm kiểm tra của đơn vị), kể cả điểm kiểm tra học kỳ (nếu học sinh được tiếp nhận chuyển đến trong thời điểm trường cũ chưa kiểm tra học kỳ nhưng trường mới đã tiến hành xong).

c. Chuyển trường học sinh THPT trong tỉnh: Để đảm bảo chỉ tiêu được giao đồng thời hạn chế việc “trúng tuyển trường này học trường khác” gây xáo trộn, học sinh được xét công nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT trường nào thì phải học hết cấp học tại trường đó, không được phép chuyển trường nội tỉnh, ngoại trừ các trường hợp có lý do đặc biệt, được các cấp chính quyền hoặc cơ quan liên quan có thẩm quyền xác nhận.

2.2. Việc tiếp nhận học sinh chuyển trường đến hoặc xin học lại phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a. Học sinh thuộc hệ công lập sẽ được nhận vào học tại trường công lập hoặc trường, lớp bán công nếu cha mẹ học sinh tự nguyện xin cho con em mình theo học.

b. Học sinh bán công, dân lập, tư thục sẽ được nhận vào học tại trường, lớp bán công.

c. Nếu học sinh đang học tại trường ngoài công lập phải chuyển nơi cư trú theo cha mẹ đến vùng không có trường, lớp ngoài công lập thì sẽ được tiếp nhận vào học tại trường công lập.

d. Khi giới thiệu chuyển trường đi, cần xác định chính xác lớp, loại hình giáo dục đào tạo mà học sinh chuyển đến sẽ tiếp tục theo học. Nhằm giúp đơn vị tiếp nhận nhanh chóng sắp xếp và bố trí học sinh học đúng lớp.

II. ĐIỀU KIỆN, HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC CHUYỂN TRƯỜNG 

1. Điều kiện chuyển trường:

Học sinh xin chuyển trường phải đủ một trong hai điều kiện sau:

1.1. Học sinh chuyển nơi cư trú theo cha mẹ hoặc người giám hộ.

1.2. Học sinh có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn về gia đình hoặc có lý do thực sự chính đáng để phải chuyển trường.

2. Hồ sơ chuyển trường:

2.1. Đơn xin chuyển trường do cha mẹ hoặc người giám hộ ký.

2.2. Học bạ cấp đang học (bản chính).

2.3. Bằng tốt nghiệp cấp học dưới (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời nếu chuyển trường lớp đầu cấp, sau đó phải bổ sung bản chính).

2.4. Giấy khai sinh hợp lệ.

2.5. Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT do Sở GD-ĐT cấp, có quy định cụ thể loại hình trường được tuyển (công lập hoặc ngoài công lập).

2.6. Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trưởng nhà trường nơi đi cấp.

2.7. Giấy giới thiệu chuyển trường do Trưởng phòng GD-ĐT (đối với học sinh ở trường trực thuộc Phòng GD-ĐT) hoặc Giám đốc Sở GD-ĐT (đối với học sinh ở trường trực thuộc Sở GD-ĐT) nơi đi cấp.

2.8. Hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn, hoặc Quyết định điều động công tác của cha mẹ hoặc người giám hộ tại nơi sẽ chuyển đến.

2.9. Các hồ sơ khác (nếu có).

2.10. Phiếu điểm kiểm tra thường xuyên, có xác nhận của trường nơi chuyển đi (tính đến thời điểm chuyển trường) nếu học sinh chuyển trường giữa học kỳ hoặc kết quả giáo dục của học kỳ I nếu học sinh chuyển trường đầu học kỳ II.

3. Các bước thực hiện thủ tục chuyển trường:

3.1. Học sinh xin chuyển đến nhập học:

a. Hiệu trưởng nhà trường tiếp nhận hồ sơ:

+ Xem xét các loại hồ sơ học sinh.

+ Hướng dẫn làm đơn xin chuyển trường và phê ý kiến vào đơn.

+ Yêu cầu bổ sung hoàn chỉnh các hồ sơ (nếu còn thiếu) và trình đủ các giấy giới thiệu chuyển trường.

b. Trường hợp học sinh tỉnh ngoài chuyển đến:

+ Nếu nhập học tại trường THPT: chuyển về Sở để tiếp tục kiểm tra hồ sơ và giới thiệu tiếp nhận chuyển trường.

+ Nếu nhập học tại trường Tiểu học, PTCS, THCS (trường trực thuộc phòng GD-ĐT): chuyển về Phòng để tiếp tục kiểm tra hồ sơ và giới thiệu tiếp nhận chuyển trường.

c. Trường hợp học sinh trong tỉnh chuyển đến:

Hiệu trưởng nhà trường xem xét, kiểm tra hồ sơ lần cuối và tiếp nhận (không phải chuyển về Sở hoặc Phòng GD-ĐT để giải quyết nhưng phải báo cáo về Sở hoặc Phòng vào cuối học kỳ và cuối năm học).

3.2. Học sinh xin chuyển đi:

a. Kiểm tra và bổ sung đủ các loại hồ sơ học sinh.

b. Yêu cầu cha mẹ học sinh làm đơn mượn hồ sơ học sinh để đi liên hệ chuyển trường (có gia hạn thời gian trả). Không nên cho phép học sinh rút hồ sơ chính thức và chuyển trường hẳn trong thời điểm này, vì chưa xác định học sinh có được tiếp nhận tại trường mới hay không.

c. Sau khi cha mẹ học sinh đã xin chuyển trường được (trường xin đến nhập học đã có ý kiến đồng ý tiếp nhận vào đơn), hướng dẫn cha mẹ học sinh làm đơn xin chính thức rút hồ sơ học sinh.

d. Cấp giấy giới thiệu chuyển trường đi:

+ Trường hợp chuyển trường trong tỉnh: Hiệu trưởng nhà trường được phép cấp giấy giới thiệu chuyển trường đi cho học sinh mà không phải qua xác nhận hoặc giới thiệu tiếp theo của Phòng hoặc Sở GD-ĐT.

+ Trường hợp chuyển trường ra ngoài tỉnh: Sau khi Hiệu trưởng nhà trường cấp giấy giới thiệu chuyển trường, chuyển về Sở GD-ĐT (đối với học sinh THPT) hoặc Phòng GD-ĐT (đối với trường trực thuộc Phòng) để tiếp tục kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ học sinh và cấp giấy giới thiệu chuyển trường cho học sinh.

3.3. Thời hạn chuyển trường đến:

Tính từ thời điểm có ý kiến tiếp nhận của Hiệu trưởng nhà trường, trong khoảng thời gian 01 (một) tháng phải hoàn tất mọi thủ tục chuyển trường đến nhập học, không được phép kéo dài hơn, tránh sự phức tạp và mất mát hồ sơ học sinh.

4. Xử lý tiếp nhận các trường hợp đặc biệt:

4.1. Chế độ lưu ban lên lớp:

a. Học sinh đã lưu ban từ 02 năm trở lên/cấp học: Không được phép chuyển trường (chuyển đi và chuyển đến).

b. Học sinh đã lưu ban 01 năm/cấp học:

+ Nếu chuyển trường đến và tiếp tục lưu ban (năm thứ 2): Không được phép tiếp nhận chuyển trường đến, kể cả lưu ban (năm thứ 2) ở lớp cuối cấp.

+ Nếu chuyển trường đến và được học tiếp ở lớp trên: Được tiếp nhận chuyển trường đến với đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Nhưng những học sinh này sẽ không được phép lưu ban nữa.

4.2. Học sinh đã dự thi tốt nghiệp nhưng có kết quả hỏng: Không được phép tiếp nhận đến với bất kỳ lý do gì.

III. HỒ SƠ, THỦ TỤC XIN HỌC LẠI

1. Điều kiện xin học lại:

Những học sinh đã nghỉ học (không có kết quả học tập liên tục các năm học) nhưng còn trong độ tuổi quy định của từng cấp học và không vi phạm chế độ lưu ban lên lớp đều được phép xin học lại tại trường cũ hoặc một trường khác, thuộc một trong các điều sau:

1.1. Học sinh đã học hết năm học nhưng không học năm tiếp theo.

1.2. Học sinh xin chuyển trường giữa học kỳ nhưng không theo học tại trường cũ từ đầu năm học.

1.3. Học sinh xin chuyển trường giữa học kỳ nhưng không theo học tại trường mới chuyển đến.

2. Hồ sơ xin học lại:

2.1. Đơn xin nghỉ học trước đây của học sinh có xác nhận của nhà trường.

2.2. Đơn xin học lại do học sinh ký.

2.3. Học bạ của lớp hoặc cấp học đã học (bản chính).

2.4. Bằng tốt nghiệp của cấp học dưới.

2.5. Giấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú về việc chấp hành chính sách và pháp luật của Nhà nước.

2.6. Giấy khai sinh hợp lệ.

2.7. Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT có ghi rõ loại hình đào tạo (công lập hoặc ngoài công lập) do Sở GD-ĐT cấp.

3. Thủ tục xin học lại:

3.1. Trường hợp xin học lại trường cũ:

Hiệu trưởng nhà trường cho phép nhập học sau khi đã kiểm tra hồ sơ.

3.2. Trường hợp xin học lại tại trường khác:

a. Bổ sung hồ sơ và thủ tục thực hiện như đối với chuyển trường.

b. Nếu hồ sơ có sự tẩy xóa không hợp lệ, có sự nghi vấn về kết quả học tập cần yêu cầu học sinh bổ sung, xác nhận hợp thức trước khi tiếp nhận.

3.3. Việc xin học lại chỉ thực hiện trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới.

IV. CHUYỂN TRƯỜNG CHO HỌC SINH HỒI HƯƠNG:

Thực hiện theo Quyết định số 51/2002/QĐ-BGD&ĐT ngày 25/12/2002 của Bộ GD-ĐT về việc ban hành “Quy định chuyển trường và tiếp nhận học sinh học tại các trường THCS và THPT”, Sở lưu ý như sau:

1. Tiếp nhận tất cả học sinh (có hồ sơ học tập hợp lệ) theo cha mẹ hồi hương về nước vào học ở các trường phổ thông.

2. Mọi trường hợp xin chuyển trường nhập học của học sinh hồi hương, bất kỳ ở cấp học nào, đều phải làm báo cáo xin ý kiến giải quyết cụ thể từng trường hợp với Sở GD-ĐT trước khi tiếp nhận. Tuyệt đối không được tự ý giải quyết.

V. CÁC VẤN ĐỀ KHÁC:

1. Về giấy giới thiệu chuyển trường:

1.1. Chuyển trường trong tỉnh: Chỉ cần giấy giới thiệu của nhà trường. Hiệu trưởng nơi đến tiếp nhận học sinh trực tiếp, không qua giới thiệu của các cấp quản lý khác (Phòng hoặc Sở GD-ĐT).

1.12. Chuyển trường khác tỉnh: Cần 02 giấy giới thiệu là của nhà trường và của Sở GD-ĐT (đối với trường THPT) hoặc của Phòng GD-ĐT (đối với trường trực thuộc Phòng GD-ĐT).

2. Tính hợp lệ của các loại hồ sơ học sinh:

2.1. Tất cả các loại giấy tờ trong hồ sơ học sinh đều không tiếp nhận bản sao, mọi loại đều phải là bản chính, kể cả phiếu điểm kiểm tra thường xuyên cũng phải do trường cũ lập và có xác nhận của giáo viên chủ nhiệm (hoặc người lập phiếu), có chữ ký và đóng dấu của nhà trường (trừ giấy khai sinh, có thể dùng bản sao hợp lệ).

2.2. Đối với giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT: Đây là hồ sơ bắt buộc trong hồ sơ chuyển trường của học sinh THPT, do Sở GD-ĐT cấp.

3. Gia hạn các loại hồ sơ học sinh:

Có thể do thời điểm chuyển trường của học sinh mà chưa có bản chính của các loại hồ sơ như: Bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận trúng tuyển đầu cấp. Vì vậy, Sở yêu cầu như sau:

3.1. Nếu học sinh chuyển trường trong năm học lớp 8, lớp 9 (THCS) và lớp 11, lớp 12 (THPT) thì bắt buộc phải có đầy đủ các loại hồ sơ học sinh.

3.2. Nếu học sinh chuyển trường ở các lớp đầu cấp còn lại thì được gia hạn sao cho thỏa mãn được yêu cầu đã nêu tại điểm trên.

4. Lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ chuyển trường:

Khi xem xét hồ sơ xin chuyển trường đến nhập học, Hiệu trưởng cần chú ý đến ngoại ngữ mà học sinh đã theo học tại trường cũ, nhằm bảo đảm sắp xếp và bố trí phù hợp với nội dung chương trình mà học sinh đã được học.

Trường hợp học sinh không học ngoại ngữ hoặc nhà trường không có hệ chương trình ngoại ngữ mà học sinh đã học thì có thể không tiếp nhận học sinh. Nếu cha mẹ học sinh có nguyện vọng và cam đoan việc học sinh phải chấp hành đúng theo những yêu cầu về học ngoại ngữ của nhà trường như: theo học hàng ngày và cho điểm kiểm tra, dự thi tốt nghiệp,… thì có thể xem xét và tiếp nhận theo học tại trường.

5. Về thủ tục chuyển trường:

Các bước thực hiện thủ tục chuyển trường đã nêu trên là trình tự chuẩn để áp dụng. Tuy nhiên, nếu cha mẹ học sinh có nhu cầu cấp thiết phải chuyển đi ngay thì nhà trường có thể yêu cầu cha mẹ học sinh làm đơn xin rút hồ sơ chính thức (có cam đoan: chịu hoàn toàn trách nhiệm) và giải quyết khẩn trương.

Nhằm hạn chế việc đi lại của cha mẹ học sinh, phòng GD-ĐT và các trường phổ thông cần phải chu đáo và chặt chẽ trong việc bổ sung hồ sơ cho học sinh, khẩn trương giải quyết triệt để và hoàn chỉnh hồ sơ đúng, đủ theo quy định.

6. Mọi trường hợp chuyển trường (đi và đến) khác, nếu chưa được đề cập và hướng dẫn thực hiện tại công văn này, Hiệu trưởng các trường phổ thông, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc nhất thiết phải phản ánh và xin ý kiến chỉ đạo của các cấp quản lý trước khi xử lý công việc.

7. Văn bản này có hiệu lực áp dụng từ học kỳ II của năm học 2003 – 2004. Tất cả các văn bản hướng dẫn trước đây của Sở GD-ĐT có gì trái với văn bản này đều bãi bỏ.

8. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc chưa thật hợp lý, Hiệu trưởng các trường học, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cần trao đổi và phản ánh ngay về Sở GD-ĐT (Phòng THPT) để kịp thời xử lý thống nhất trong toàn tỉnh.

Sở yêu cầu Hiệu trưởng các trường học, Thủ trưởng các cấp quản lý giáo dục nghiêm túc triển khai và thực hiện. Đồng thời, có biện pháp lưu trữ công văn cẩn thận, nhằm sử dụng được lâu dài, tránh thất thoát và xử lý không đúng những năm sau này.   

3. Mẫu Đơn xin chuyển trường (khổ giấy A4; 210x297 mm):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

ĐƠN XIN CHUYỂN TRƯỜNG

Tôi tên: ...................................................................................................................................

là phụ huynh của học sinh: .......................................................................................................

hiện đang học lớp: ……………….. hệ: …………………., năm học: ...............................................

tại trường:................................................................................................................................

thuộc huyện:………………………………… tỉnh:...........................................................................

Tôi làm đơn này kính xin Phòng GD-ĐT: ....................................................................................

(Sở GD-ĐT: ……………………………….), Hiệu trưởng trường: …………………. đồng ý cho phép con tôi được theo học tại trường: ...................................................................................................................................

huyện: …………………………….. tỉnh:.......................................................................................

Lý do:......................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Nếu được theo học tại trường mới, con tôi sẽ đăng ký tạm trú dài hạn tại gia đình Ông (Bà): ............................................., theo địa chỉ: ............................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Nếu được chấp thuận, Tôi xin cam đoan và hứa sẽ chấp hành tốt mọi quy định, cũng như cùng phối hợp tốt với nhà trường trong việc giáo dục học sinh.

Chân thành cảm ơn!

ĐÍNH KÈM MẪU

1. Mẫu Giấy giới thiệu chuyển trường (khổ giấy A5: 148 x 210 mm)