HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC ĐÍNH CHÍNH VÀ LÀM BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP THCS, THPT

Nhằm tạo sự thống nhất và thuận lợi trong việc thực hiện cơ chế một cửa giải quyết nhanh chóng việc đính chính và làm bản sao bằng tốt nghiệp trung học cơ sở và trung học phổ thông, căn cứ vào tình hình thực tế và các văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục-Đào tạo và Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giáo dục-Đào tạo hướng dẫn thủ tục và qui trình như sau:

A. Thủ tục giải quyết:

I. Trường hợp mất bằng tốt nghiệp xin cấp lại bản sao: Hồ sơ xin cấp lại gồm:

1. Đơn xin cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp (theo mẫu);

2. Khai sinh hợp pháp (bản chính hay bản đăng ký lại);

3. Học bạ cấp học tương ứng (THCS hay THPT), trường hợp mất học bạ có thể thay thế bằng giấy xác nhận của trường đã học và bản sao thẻ chứng minh nhân dân có công chứng;

4. Giấy báo mất bằng tốt nghiệp có xác nhận của công an xã phường;

5. Ba (03) ảnh 4x6.

II. Trường hợp có bằng chính xin làm bản sao: Hồ sơ gồm có:

1. Đơn xin cấp bản sao (theo mẫu);

2. Bản chính bằng tốt nghiệp.

3. Ba (03) ảnh 4x6.

III. Trường hợp xin đính chính bằng tốt nghiệp: Hồ sơ gồm có:

1. Đơn xin đính chính bằng tốt nghiệp (theo mẫu);

2. Bản chính bằng tốt nghiệp;

3. Khai sinh hợp pháp (bản chính hay bản đăng ký lại);

4. Học bạ cấp học tương ứng (THCS hay THPT), trường hợp mất học bạ có thể thay thế bằng giấy xác nhận của trường đã học và bản sao thẻ chứng minh nhân dân có công chứng.

5. Ba (03) ảnh 4x6

B. Qui trình giải quyết và trách nhiệm các tổ chức có liên quan:

1. Hồ sơ được thu nhận tại Văn phòng sở (bộ phận giải quyết theo cơ chế một cửa), sau khi kiểm tra tính hợp pháp và thống nhất của các loại giấy tờ bộ phận một cửa thu nhận hồ sơ, cấp biên nhận cho đương sự, hẹn ngày trả hồ sơ, chuyển kịp thời hồ sơ đã nhận về phòng Khảo thí – KĐCLGD và nhận lại các giấy tờ đã giải quyết xong từ phòng Khảo thí-KĐCLGD để trả lại đúng thời hạn

2. Phòng Khảo thí – KĐCLGD khi nhận được hồ sơ tiến hành kiểm tra, đối chiếu hồ sơ gốc, lập thủ tục giải quyết, lưu trữ bằng tốt nghiệp in sai và bản sao giấy khai sinh của hồ sơ đính chính, ghi chú vào hồ sơ gốc (nếu có đính chính), lập biên bản hủy bằng tốt nghiệp bị sai, chuyển trả các hồ sơ đã giải quyết cho Văn phòng sở để trả lại cho đương sự.

C. Một số yêu cầu:

Để hạn chế việc sai sót trong việc cấp văn bằng tốt nghiệp, yêu cầu các phòng giáo dục và các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc một số công việc sau:

1. Thủ trưởng đơn vị tổ chức kiểm tra chặt chẽ hồ sơ học sinh ở các lớp cuối cấp trong học kỳ I hàng năm để điều chỉnh, bổ sung những sai sót kịp thời.

2. Sau khi đã kiểm tra, đơn vị tiến hành cho học sinh ký xác nhận vào 2 bản “Danh sách xác nhận các chi tiết hộ tịch”, danh sách gồm các cột: Số thứ tự, họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, ký tên. Danh sách này được lưu tại đơn vị mỗi ban, phòng giáo dục một bản đối với cấp THCS, sở (phòng KT-KĐCLGD) một bản đối với cấp THPT để có thể kiểm tra khi cần thiết

Sau khi thi, xét duyệt tốt nghiệp và cấp bằng, những chi tiết đã được học sinh ký xác nhận và trùng khớp với bản ghi tên ghi điểm thì bằng tốt nghiệp sẽ không được các cấp quản lý đính chính.

Trên đây là một số hướng dẫn nhằm khắc phục các tồn tại về đính chính và làm bản sao văn bằng tốt nghiệp, đề nghị các đơn vị nghiêm túc thực hiện. Những qui định của sở trước đây trái với hướng dẫn này được bãi bỏ