BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 578/QĐ-UBCK	Hà Nội, ngày 04 tháng 08 năm 2014

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ HƯỚNG DẪN CÔNG TY ĐẠI CHÚNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 58/2012/NĐ-CP ngày 20/7/2012 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Chứng khoán và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán;

Căn cứ Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán;

Căn cứ Thông tư số 130/2012/TT-BTC ngày 10/8/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn việc mua lại cổ phiếu, bán cổ phiếu quỹ và một số trường hợp phát hành thêm cổ phiếu của công ty đại chúng;

Căn cứ Thông tư số 204/2012/TT-BTC ngày 19/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn hồ sơ, thủ tục chào bán chứng khoán ra công chúng;

Căn cứ Thông tư số 87/2013/TT-BTC ngày 28/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về hướng dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 4 tháng 9 năm 2014 và thay thế Quyết định 563/QĐ-UBCK ngày 11/9/2013 của Chủ tịch Ủy ban Chứng Khoán Nhà nước về ban hành Quy chế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Vụ trưởng Vụ Quản lý Phát hành, Tổng Giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, Tổng Giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội, các công ty đại chúng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VT, CNTT (10 bản).

CHỦ TỊCH Vũ Bằng

 

QUY CHẾ

HƯỚNG DẪN CÔNG TY ĐẠI CHÚNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC
(Ban hành theo Quyết định số 578/QĐ-UBCK ngày 04 tháng 8 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này hướng dẫn các công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin (IDS) của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) để thực hiện báo cáo và công bố thông tin theo hình thức điện tử.

2. Quy chế này áp dụng cho đối tượng là các công ty đại chúng đã đăng ký công ty đại chúng với UBCKNN (ngoại trừ các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán) tham gia sử dụng và cung cấp thông tin dữ liệu cho Hệ thống công bố thông tin của UBCKNN.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. IDS (Information Disclosure System) là Hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin công ty đại chúng của UBCKNN, bao gồm: Trang “Hệ thống công bố thông tin IDS” trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và “Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin” trên IDS.

2. Thông tin cơ sở trên Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin bao gồm các thông tin chung về công ty đại chúng, thông tin về Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Ban lãnh đạo và Danh sách cổ đông lớn.

3. Mật khẩu phức tạp là mật khẩu đáp ứng yêu cầu sau:

- Có tối thiểu 8 ký tự;

- Gồm tối thiểu 3 trong số 4 loại ký tự sau: chữ cái viết hoa (A-Z), chữ cái viết thường (a-z), chữ số (0-9), các ký tự khác trên bàn phím máy tính (~,!,…).

4. Chứng thư số công cộng là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo quy định của pháp luật cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng.

5. Token là thiết bị đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông để lưu trữ chứng thư số công cộng và khóa bí mật của người sử dụng.

6. Email phản hồi: là Email công ty đại chúng đăng ký với UBCKNN để nhận thông tin phản hồi tự động từ IDS khi gửi báo cáo và công bố thông tin thành công hoặc khi UBCKNN từ chối báo cáo của công ty đại chúng.

Điều 3. Các yêu cầu chung

1. Công ty đại chúng đã đăng ký sử dụng IDS và được UBCKNN cấp tài khoản sử dụng IDS phải thực hiện cài đặt Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin do UBCKNN cung cấp trên máy tính của công ty và phải thực hiện gửi báo cáo điện tử qua IDS.

2. Yêu cầu về cập nhật thông tin cơ sở:

- Công ty đại chúng phải sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin để khai báo những thông tin cơ sở về công ty trên IDS trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được thông báo của UBCKNN về việc cấp tài khoản và mật khẩu truy cập IDS.

- Công ty đại chúng có trách nhiệm cập nhật các thông tin cơ sở khi phát sinh các thay đổi liên quan đến thông tin cơ sở. Việc cập nhật thông tin cơ sở được thực hiện đồng thời với việc gửi công bố thông tin qua IDS theo các hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 11 của Quy chế này.

3. Công ty đại chúng sử dụng tài khoản do UBCKNN cung cấp và chữ ký số công cộng có giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử của công ty để thực hiện báo cáo và công bố thông tin điện tử trên IDS.

4. Công ty đại chúng muốn thay đổi Email phản hồi đã đăng ký với UBCKNN thì thực hiện cập nhật tại ô Email trong phần cập nhật Thông tin cơ sở của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin.

Chương II

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN

Điều 4. Yêu cầu về kỹ thuật

1. Máy tính sử dụng để gửi báo cáo và công bố thông tin:

- Cài đặt phần mềm tối thiểu không thấp hơn: Windows XP SP3, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2007, phần mềm Microsoft .NetFramework 4.

- Máy tính phải được kết nối internet.

2. Thiết bị lưu chứng thư số công cộng (Token) do nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng cấp.

Điều 5. Các yêu cầu dữ liệu của báo cáo

1. Công ty đại chúng gửi các báo cáo và công bố thông tin dưới dạng file dữ liệu điện tử lên IDS. Các báo cáo và thông tin công bố được quy định tại Điều 11 Quy chế này. Danh sách biểu mẫu báo cáo được quy định chi tiết tại Phụ lục 1 kèm theo Quy chế này.

2. Định dạng file báo cáo:

- File biểu mẫu của các báo cáo và công bố thông tin được định dạng file Excel và chỉ sử dụng các file biểu mẫu được tải về từ IDS, đảm bảo thứ tự của các cột, các ô khi thực hiện báo cáo theo đúng file biểu mẫu quy định.

- File đính kèm phải được định dạng file PDF hoặc Microsoft Word.

3. Định dạng font chữ: Thông tin nhập vào IDS phải sử dụng Tiếng Việt với font chữ Tiếng Việt Unicode TCVN 6909:2001.

4. Đặt tên file:

a) Tên file Biểu mẫu báo cáo được đặt theo định dạng sau:

<Tên báo cáo>_<Nội dung tùy chọn>

Trong đó:

- <Tên báo cáo>: Là tên file biểu mẫu excel được quy định sẵn khi tải biểu mẫu từ IDS, người dùng không được thay đổi.

- <Nội dung tùy chọn>: là phần không bắt buộc, có thể là tên công ty, kỳ báo cáo, trích yếu...

b) Tên file đính kèm được đặt theo tên các báo cáo và công bố thông tin được quy định tại Điều 11 Quy chế này.

Khuyến nghị công ty đặt tên file bằng các từ không dấu và độ dài dưới 100 ký tự.

Điều 6. Quy trình cấp tài khoản sử dụng IDS

Quy trình cấp tài khoản cho các công ty đại chúng được thực hiện như sau:

Bước 1: Công ty đại chúng hoàn thiện phiếu đăng ký tham gia sử dụng IDS theo mẫu tại Phụ lục 02 kèm theo Quy chế này và gửi tới Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (Cục Công nghệ thông tin (CNTT)).

Bước 2: Trường hợp Phiếu đăng ký hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) căn cứ các thông tin trên Phiếu đăng ký để thực hiện tạo lập tài khoản (account), phân quyền sử dụng IDS cho công ty đại chúng. UBCKNN (Cục CNTT) gửi thông báo cung cấp cho các công ty đại chúng Thông tin về tài khoản sử dụng IDS theo mẫu trong Phụ lục 3 Quy chế này trong vòng 10 ngày làm việc (kèm theo các tài liệu hướng dẫn bao gồm: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin (Hướng dẫn sử dụng) và đĩa CD-ROM cài đặt Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin).

Trường hợp Phiếu đăng ký không hợp lệ, trong vòng 5 ngày làm việc, UBCKNN (Cục CNTT) sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho Công ty và nêu rõ lý do.

Bước 3: Ngay sau khi nhận được thông tin về tài khoản, Công ty đại chúng thực hiện cài đặt Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin, thực hiện kết nối, đổi mật khẩu tài khoản... theo hướng dẫn trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng.

- Công ty đại chúng phải gửi Phiếu xác nhận sử dụng IDS theo mẫu Phụ lục 4 kèm theo Quy chế này và gửi cho UBCKNN (Cục CNTT) trong vòng 3 ngày làm việc sau khi đã hoàn tất việc cài đặt và sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin.

- Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày UBCKNN gửi thông tin tài khoản sử dụng IDS cho công ty đại chúng, nếu UBCKNN (Cục CNTT) không nhận được Phiếu xác nhận sử dụng IDS của công ty đại chúng, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động.

Điều 7. Quy trình gửi báo cáo và công bố thông tin trên IDS

1. Các công ty đại chúng thực hiện gửi báo cáo và công bố thông tin trên IDS theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị (soạn thảo) báo cáo để gửi lên UBCKNN. Người sử dụng vào thư mục C:\Client_Map trên máy đã cài đặt Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin để lấy file excel biểu mẫu báo cáo và nhập các thông tin cho báo cáo.

Bước 2: Đăng nhập vào Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin bằng tài khoản đã được cấp.

Bước 3: Thực hiện việc nhập thông tin trên cửa sổ “Gửi các tin công bố lên UBCKNN” của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin, đính kèm file báo cáo, thao tác kết nối Token chữ ký số công cộng và gửi báo cáo.

Bước 4: Kiểm tra Email phản hồi hoặc Trạng thái của báo cáo đã gửi trong cửa sổ Tìm kiếm của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin.

2. Công ty đại chúng chỉ được phép thực hiện thao tác Hủy báo cáo đối với các báo cáo có trạng thái “Chờ duyệt” trên cửa sổ tìm kiếm của “Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin”. Công ty đại chúng phải nhập lý do Hủy báo cáo.

3. Công ty đại chúng chỉ thực hiện thao tác Thay thế báo cáo và công bố thông tin đối với các báo cáo có trạng thái “Đã duyệt” trên cửa sổ tìm kiếm của “Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin”. Công ty đại chúng phải nhập lý do Thay thế báo cáo.

(Chi tiết các bước thực hiện quy trình gửi báo cáo, gửi báo cáo thay thế, hủy báo cáo, khai báo và cập nhật thông tin cơ sở theo hướng dẫn trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin)

4. Trường hợp IDS của UBCKNN gặp sự cố, UBCKNN thông báo cho các công ty đại chúng thông qua cổng thông tin điện tử của UBCKNN hoặc qua email của công ty đại chúng ngay trong ngày làm việc.

5. Trường hợp hệ thống của công ty đại chúng có sự cố dẫn đến không gửi được báo cáo, công ty thông báo cho UBCKNN bằng điện thoại ngay trong ngày làm việc.

6. Trường hợp IDS của UBCKNN và/hoặc hệ thống của công ty đại chúng gặp sự cố nêu tại Khoản 4 và Khoản 5 Điều này, đề nghị các công ty đại chúng gửi báo cáo bằng văn bản (ngoài phong bì ghi rõ Tài liệu báo cáo công bố thông tin) hoặc file điện tử có chữ kí số đến địa chỉ nêu tại Khoản 2 Điều 15 Quy chế này. Trong trường hợp này, thời gian nhận thông tin công bố bằng văn bản được xác định theo dấu bưu điện; thời gian nhận thông tin công bố qua Email được xác định theo thời gian nhận được email hiển thị trên phần mềm nhận thư.

Sau khi sự cố được khắc phục, UBCKNN và/hoặc công ty đại chúng thực hiện thông báo theo các hình thức được nêu tại Khoản 4, Khoản 5 điều này ngay trong ngày làm việc và công ty đại chúng gửi lại báo cáo điện tử qua Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin.

7. Trường hợp UBCKNN từ chối báo cáo của công ty đại chúng (Trạng thái báo cáo là Hủy trên cửa sổ Tìm kiếm của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin), công ty xem lý do từ chối trong Email phản hồi hoặc xem tại cột “Lý do hủy” trên cửa sổ Tìm kiếm của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin. Trong trường hợp này công ty đại chúng phải kịp thời gửi lại báo cáo vào IDS cho UBCKNN trong thời hạn 24 giờ kể từ khi nhận được thông báo của UBCKNN.

Điều 8. Hướng dẫn về quản lý và sử dụng tài khoản

1. Công ty đại chúng chỉ được cấp duy nhất một tài khoản truy cập IDS bao gồm tên và mật khẩu của tài khoản sử dụng; Công ty đại chúng phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản được cấp.

2. Công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải thực hiện thay đổi mật khẩu của tài khoản tại lần đầu tiên đăng nhập và tối thiểu ba tháng một lần phải thay đổi mật khẩu; Mật khẩu của tài khoản phải được đặt ở mức “mật khẩu phức tạp”.

3. Trong trường hợp phát hiện nguy cơ lộ thông tin về tài khoản và mật khẩu sử dụng, Công ty đại chúng cần thực hiện báo cáo ngay về UBCKNN (Cục CNTT) qua Email (file gửi có chữ ký số)/Fax và/hoặc Công văn. UBCKNN (Cục CNTT) sẽ khóa tài khoản sử dụng ngay sau khi nhận được báo cáo của Công ty đại chúng và gửi thông báo cung cấp lại tài khoản sử dụng cho Công ty đại chúng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo bằng văn bản của Công ty đại chúng. Đối với trường hợp quên mật khẩu, công ty đại chúng cần liên hệ với UBCKNN (Cục CNTT) để được hướng dẫn và cấp lại. Trong khoảng thời gian chờ cung cấp lại tài khoản và mật khẩu, công ty đại chúng phải thực hiện báo cáo và công bố thông tin bằng bản cứng đối với UBCKNN.

Điều 9. Hướng dẫn đảm bảo an toàn dữ liệu cho IDS

1. Các công ty đại chúng phải sử dụng chữ ký số công cộng để gửi báo cáo và công bố thông tin qua IDS. Việc cung cấp chữ ký số công cộng do các doanh nghiệp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép thực hiện.

2. Công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải tuân thủ quy định về phân quyền sử dụng; không được thực hiện phát tán virus máy tính, sử dụng tài khoản, mật khẩu khác để thâm nhập hệ thống.

3. Công ty đại chúng không được tự ý thay đổi định dạng biểu mẫu báo cáo trên IDS. Trường hợp cần thay đổi, sửa chữa phải có văn bản đề nghị và phải được sự đồng ý của UBCKNN.

Điều 10. Trách nhiệm của công ty đại chúng

1. Công ty đại chúng có trách nhiệm công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin và thời hạn được công bố.

2. Công ty đại chúng sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin do UBCKNN cung cấp để gửi thông tin cơ sở, các báo cáo và công bố thông tin qua IDS cho UBCKNN.

3. Công ty đại chúng phải có trách nhiệm thường xuyên cập nhật Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin, các biểu mẫu báo cáo do UBCKNN cung cấp thông qua IDS.

Chương III

HƯỚNG DẪN VỀ NGHIỆP VỤ CÔNG BỐ THÔNG TIN

Điều 11. Thông tin báo cáo và công bố qua IDS

Các thông tin được báo cáo và công bố qua IDS bao gồm:

1. Các thông tin công bố định kỳ, bất thường và thông tin công bố theo yêu cầu quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

2. Các thông tin liên quan đến chào bán chứng khoán ra công chúng, bao gồm:

- Thông báo chào bán ra công chúng;

- Báo cáo kết quả chào bán ra công chúng;

- Báo cáo tiến độ sử dụng vốn;

- Báo cáo thay đổi mục đích sử dụng vốn.

3. Các thông tin liên quan đến chào bán cổ phiếu ra riêng lẻ bao gồm:

- Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu riêng lẻ;

- Thông báo thay đổi phương án sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ.

4. Các thông tin liên quan đến phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, phát hành cổ phiếu để tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu, phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty, bao gồm:

- Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty;

- Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu trả cổ tức, báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty.

5. Các thông tin liên quan đến giao dịch cổ phiếu quỹ bao gồm:

- Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

6. Các thông tin về chào mua công khai:

- Thông tin về việc nhận được đề nghị chào mua công khai;

- Ý kiến của HĐQT của công ty đại chúng về đề nghị chào mua công khai.

Điều 12. Thời điểm công bố thông tin

1. Các công ty đại chúng phải thực hiện công bố thông tin theo đúng các quy định của pháp luật về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Đối với các thông báo nêu tại Điều 11 của Quy chế này, bao gồm:

- Thông báo chào bán ra công chúng;

- Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty;

- Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

Công ty đại chúng chỉ được gửi qua IDS sau khi được Ủy ban chứng khoán Nhà nước cấp Giấy chứng nhận chào bán hoặc có chấp thuận bằng văn bản gửi cho công ty đại chúng.

2. Thời điểm báo cáo và công bố thông tin được xác định là thời điểm IDS nhận được thông tin và được thông báo trên nhãn thời gian trong Email phản hồi từ IDS.

Trường hợp công ty đại chúng không nhận được Email phản hồi từ IDS, thời điểm báo cáo và công bố thông tin được xác định là giá trị tương ứng tại cột Ngày gửi trên cửa sổ Tìm kiếm của Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin.

Điều 13. Nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo

Việc công bố thông tin của Công ty đại chúng qua IDS được xác định đồng thời hoàn thành nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định của pháp luật về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. UBCKNN tổ chức thực hiện triển khai hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ cho các công ty đại chúng sử dụng IDS như sau:

- Cục Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý, quản trị, vận hành IDS; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các công ty đại chúng và các đơn vị liên quan trong quá trình đăng ký và sử dụng IDS; hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng chữ ký số theo quy định trong giao dịch điện tử.

- Vụ Quản lý Phát hành Chứng khoán chịu trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ về nghiệp vụ cho các công ty đại chúng trong quá trình sử dụng IDS.

2. Công ty đại chúng chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện việc sử dụng IDS; phân công và giám sát cán bộ thực hiện báo cáo, công bố thông tin qua IDS theo các quy định tại quy chế này.

Điều 15. Hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ

UBCKNN thực hiện hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ cho các công ty đại chúng sử dụng IDS.

1. Đối với các yêu cầu về kỹ thuật

Các công ty đại chúng liên hệ với Cục Công nghệ thông tin: Điện thoại 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418); 04.3935.0800 hoặc 04.3935.0177 hoặc 04.3935.1078; hoặc qua địa chỉ email: hotroids@ssc.gov.vn; hoặc làm việc trực tiếp với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại Cục Công nghệ thông tin, phòng 417, tầng 4, tòa nhà UBCKNN, 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

2. Đối với các yêu cầu về nghiệp vụ

Các công ty đại chúng liên hệ với Vụ Quản lý Phát hành chứng khoán - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 344 hoặc qua địa chỉ email: quanlyphathanh@ssc.gov.vn.

Điều 16. Sửa đổi bổ sung

1. Trong quá trình thực hiện Quy chế nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các công ty đại chúng phản ánh kịp thời về UBCKNN theo địa chỉ và nội dung tại Điều 15 Quy chế này để được hỗ trợ và giải quyết.

2. Việc thay thế sửa đổi bổ sung Quy chế này do Chủ tịch UBCKNN quyết định./.

 

PHỤ LỤC 1:

DANH SÁCH BIỂU MẪU BÁO CÁO

I. CÔNG BỐ THÔNG TIN ĐỊNH KỲ, BẤT THƯỜNG VÀ CÁC THÔNG TIN KHÁC

TT	Biểu mẫu	Định dạng	Thời hạn công bố
1	Báo cáo tài chính kiểm toán năm (BCTC) của doanh nghiệp; tổ chức tín dụng và ngân hàng; doanh nghiệp bảo hiểm; doanh nghiệp môi giới bảo hiểm; đều bao gồm các báo cáo sau: 1. Bảng cân đối kế toán. 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp) 4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp).	1. Các file cần định dạng EXCEL và lấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp và gián tiếp). 2. Bản gốc kèm thuyết minh báo cáo tài chính được gửi dưới dạng đính kèm.	Thời hạn cuối cùng công bố thông tin về báo cáo tài chính năm không quá chín mươi (90) ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2	Báo cáo tài chính bán niên (chỉ áp dụng đối với công ty đại chúng quy mô lớn và công ty niêm yết).	1. Các file cần định dạng EXCEL và lấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp và gián tiếp). 2. Bản gốc kèm thuyết minh BCTC được gửi dưới dạng đính kèm.	1. Đối với các Công ty chỉ lập báo cáo tài chính bán niên độc lập soát xét thì thời hạn nộp trong vòng bốn mươi lăm (45) ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính. 2. Đối với các Công ty phải nộp báo cáo tài chính bán niên soát xét Công ty mẹ và BCTC kiểm toán thì thời hạn nộp 2 báo cáo này là trong vòng sáu mươi (60) ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính.
3	Báo cáo tài chính quý (chỉ áp dụng đối với công ty đại chúng quy mô lớn và công ty niêm yết)	1. Các file cần định dạng EXCEL và lấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp và gián tiếp). 2. Bản gốc kèm thuyết minh BCTC được gửi dưới dạng đính kèm.	1. Đối với các Công ty chỉ nộp báo cáo tài chính quý độc lập thì thời hạn nộp BCTC là hai mươi (20) ngày, kể từ ngày kết thúc quý. 2. Báo cáo tài chính quý của công ty mẹ và Báo cáo tài chính hợp nhất hoặc Báo cáo tài chính tổng hợp trong thời hạn bốn mươi lăm (45) ngày, kể từ ngày kết thúc quý.
4	Báo cáo thường niên	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm	Thời hạn nộp trong vòng hai mươi (20) ngày sau khi công bố BCTC năm được kiểm toán.
5	Báo cáo tình hình quản trị công ty	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	Thời hạn nộp báo cáo quản trị (06) tháng và năm chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
6	Họp Đại hội đồng cổ đông	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm	Nghị quyết ĐHĐCĐ thời hạn công bố 24 giờ quy định tại Tiết 1.3 Khoản 1 Điều 8 TT 52/2012/TT-BTC. Tài liệu họp công bố trên trang Web Công ty đồng thời mời họp và hướng dẫn truy cập trang Web cho các cổ đông trước khai mạc họp chậm nhất mười lăm (15) ngày
7	Công bố thông tin Ý kiến ngoại trừ/lưu ý của công ty kiểm toán	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm	Công bố thông tin trong thời hạn 24 giờ.
8	Công bố thông tin 24 giờ	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	Các thông tin bất thường phải được công bố trong vòng 24h được quy định rõ tại thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012
9	Công bố thông tin 72 giờ	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	Các thông tin bất thường phải được công bố trong vòng 72h được quy định rõ tại thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012
10	Công bố thông tin theo yêu cầu và Thông báo Ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	CTĐC phải báo cáo UBCKNN chậm nhất là mười (10) ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến thực hiện quyền cho cổ đông. Các thông tin Công bố theo yêu cầu được quy định rõ tại thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012
11	Chào Mua công khai
11.1	Công bố thông tin về việc nhận được đề nghị chào mua công khai.	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	Trong vòng ba (03) ngày kể từ ngày Công ty đại chúng nhận được tài liệu đăng ký chào mua công khai.
11.2	Công bố ý kiến của HĐQT Công ty với đề nghị chào mua công khai	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm	Trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày Công ty đại chúng nhận được tài liệu đăng ký chào mua công khai.
12	Mua Cổ phiếu quỹ
12.1	Công bố thông tin về mua cổ phiếu quỹ.	Căn cứ vào biểu mẫu gốc, IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua IDS và Đính kèm bản gốc.	Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo việc mua cổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải công bố thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng theo Phụ lục số 02 của Thông tư 130/2012/TT-BTC.
12.2	Báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu quỹ	Căn cứ vào biểu mẫu gốc, IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua IDS và Đính kèm bản gốc.	Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc giao dịch mua lại cổ phiếu, công ty đại chúng phải gửi báo cáo kết quả giao dịch cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chúng. Trong trường hợp công ty đại chúng không thực hiện hết số lượng cổ phiếu dự kiến mua lại, công ty đại chúng phải báo cáo và công bố lý do không hoàn thành
13	Bán cổ phiếu quỹ
13.1	Công bố thông tin về bán cổ phiếu quỹ	Căn cứ vào biểu mẫu gốc, IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua IDS và đính kèm bản gốc.	Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo việc bán cổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải công bố thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng theo Phụ lục số 02 của Thông tư 130/2012/TT-BTC.
13.2	Báo cáo kết quả giao dịch	Căn cứ vào biểu mẫu gốc, IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua IDS và đính kèm bản gốc.	Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc giao dịch bán cổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải gửi báo cáo kết quả giao dịch cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chúng theo mẫu tại Phụ lục số 05 của Thông tư 130/2012/TT-BTC. Trong trường hợp công ty đại chúng không thực hiện hết số lượng cổ phiếu dự kiến bán, công ty đại chúng phải báo cáo và công bố lý do không hoàn thành.
14	Thay đổi giao dịch cổ phiếu quỹ
14.1	Công bố thông tin về quyết định thay đổi.	Căn cứ vào biểu mẫu gốc, IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua IDS và đính kèm bản gốc.	CTĐC phải CBTT về quyết định thay đổi trên phương tiện thông tin đại chúng trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ kể từ khi ra quyết định thay đổi việc bán cổ phiếu quỹ.
14.2	Thông báo về việc thay đổi	Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm.	Công ty đại chúng thông báo về việc thay đổi trên phương tiện thông tin đại chúng đồng thời gửi cho UBCKNN trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ kể từ khi được UBCKNN chấp thuận.

Ghi chú: Đối với thuyết minh báo cáo tài chính, công ty đại chúng gửi file đính kèm có định dạng Microsoft Word hoặc PDF (được chuyển đổi trực tiếp từ file Word).

II. CÔNG BỐ THÔNG TIN VỀ CHÀO BÁN, PHÁT HÀNH

 

PHỤ LỤC 2:

MẪU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HỆ THỐNG

 

Tên công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

 

ĐĂNG KÝ THAM GIA SỬ DỤNG HỆ THỐNG
CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty ……………………………………………………………………………………………..

Xác nhận tham gia Hệ thống Công bố thông tin (IDS) và đăng ký thông tin tạo tài khoản sử dụng Hệ thống như sau:

1. Tên Công ty: ...................................................................................................................

2. Địa chỉ: ..........................................................................................................................

3. Email (*): ……………………………………… Điện thoại ………………… Fax: .......................

4. Ngành kinh doanh chính: .................................................................................................

5. Sàn niêm yết (**): ……………………………….. Mã chứng khoán(**): ..................................

6. Số giấy ĐKKD: …………………………………… Nơi cấp: ...................................................

7. Thông tin về chữ ký số công cộng mà Công ty đang sử dụng:

- Công ty có sử dụng chữ ký số:                                         □ Có                    □ Không

- Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (nếu có): ....................................................................

- Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số dự kiến sử dụng (nếu không):

.........................................................................................................................................

8. Thông tin về cán bộ trực tiếp tham gia sử dụng IDS:

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký./.

 

Ngày …. tháng …. năm … Người đại diện theo pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú:

- (*) Email liên lạc để nhận thông tin phản hồi từ IDS.

- (**) Đối với công ty niêm yết.

- Đề nghị Quý Công ty gửi bản đăng ký này cho UBCKNN theo địa chỉ:

Cục CNTT - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04.3935.0177; 04.3935.0800; 04.3935.1078

Fax: 04.39350943 Email: hotroids@ssc.gov.vn

 

PHỤ LỤC 3:

THÔNG BÁO THÔNG TIN TÀI KHOẢN

ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số:      /CNTT	Hà Nội, ngày     tháng      năm

 

Kính gửi: ……………………………………….

THÔNG TIN TÀI KHOẢN

SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

1. Tên công ty:

2. Địa chỉ:

3. Mã tài khoản:

4. Thông tin tài khoản:

5. Yêu cầu khi sử dụng tài khoản:

- Công ty thực hiện cài đặt phần mềm và đổi mật khẩu ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản.

- Công ty gửi lại Phiếu xác nhận (theo mẫu kèm theo) đến Cục Công nghệ thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu Cục Công nghệ thông tin không nhận được Phiếu xác nhận, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động.

- Địa chỉ email trên của công ty là địa chỉ email duy nhất được sử dụng để nhận thông tin phản hồi sau khi gửi báo cáo từ IDS. Trong trường hợp thay đổi email liên lạc hoặc tên đăng nhập, công ty phải thông báo cho Cục Công nghệ thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

6. Tài liệu gửi kèm:

- CD-ROM cài đặt chương trình và thông tin phần mềm công bố thông tin;

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm công bố thông tin.

7. Địa chỉ hỗ trợ và giải đáp các vấn đề liên quan

- Cục Công nghệ thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;

- Địa chỉ: số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội;

- Điện thoại: 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418);

04.3935.0800 hoặc 04.3935.0177 hoặc 04.3935.1078;

- Fax: 04.39350943; Email: hotroids@ssc.gov.vn;

 

PHỤ LỤC 4:

MẪU PHIẾU XÁC NHẬN

 

Tên công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

 

PHIẾU XÁC NHẬN

SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty ……………………………………………………………………………………… xác nhận:

- Đã nhận được Thông tin tài khoản sử dụng IDS của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

- Đã thực hiện cài đặt và đổi mật khẩu Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản.

- Công ty ……………………………………….. xin cam kết bảo mật thông tin tài khoản và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin công bố./.

 

…….., Ngày …. tháng …. năm …. Người đại diện theo pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú: Đề nghị Quý Công ty gửi Phiếu xác nhận theo địa chỉ:

- Cục Công nghệ thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

- Địa chỉ: 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Điện thoại: 04.3935.0177; 04.3934.0750 (ext 418)

- Fax: 04.39350943

- Email: hotroids@ssc.gov.vn