QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Quyết định số 2250/QĐ-BTP ngày 01/10/2014 của Bộ Tư pháp về việc ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2013;

Căn cứ Kế hoạch số 8442/KH-UBND ngày 31/12/2014 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc triển khai thi hành Luật Công chứng năm 2014 trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Khánh Hòa tại văn bản số 85/STP-BTTP ngày 20/01/2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 386/QĐ-UBND ngày 04/02/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ cho phép thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

2. Quy định này áp dụng cho các cá nhân là công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng tại tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ

1. Việc thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc thẩm định, cho phép thành lập các Văn phòng công chứng phải phù hợp với tình hình thực tế phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa theo từng giai đoạn.

3. Ưu tiên, khuyến khích phát triển các Văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên thành lập.

Điều 3. Cơ cấu thang điểm

Việc chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng dựa trên 10 tiêu chí đánh giá với tổng số 100 điểm. Số điểm tối đa của từng tiêu chí cụ thể như sau:

NỘI DUNG TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM

1. Tiêu chí về số lượng công chứng viên, tối đa 5 điểm;

2. Tiêu chí về kinh nghiệm của Trưởng Văn phòng công chứng liên quan đến hoạt động nghề nghiệp, tối đa 15 điểm;

3. Tiêu chí về tính pháp lý và vị trí trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng, tối đa 10 điểm;

4. Tiêu chí về diện tích trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng, tối đa 15 điểm;

5. Tiêu chí về điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông, tối đa 05 điểm;

6. Tiêu chí về cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin, tối đa 05 điểm;

7. Tiêu chí về tổ chức bộ máy, tối đa 03 điểm.

8. Tiêu chí về nhân sự, tối đa 27 điểm, trong đó:

- Nhân viên pháp lý, tối đa 18 điểm;

- Nhân viên kế toán, tối đa 03 điểm;

- Nhân viên văn thư, lưu trữ, tối đa 03 điểm;

- Nhân viên công nghệ, thông tin, tối đa 03 điểm;

9. Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng, tối đa 10 điểm;

10. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án, tối đa 05 điểm;

Chương II

NỘI DUNG TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM

Điều 4. Tiêu chí về số lượng công chứng viên (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Văn phòng công chứng có 02 công chứng viên hành nghề đạt 2 điểm

2. Văn phòng công chứng có từ 03 công chứng viên trở lên thì mỗi công chứng viên tăng thêm được cộng 01 điểm nhưng tối đa không quá 05 điểm.

Điều 5. Tiêu chí về kinh nghiệm của Trưởng Văn phòng công chứng liên quan đến hoạt động công chứng (điểm tối đa: 15 điểm)

1. Có thâm niên làm công tác trong lĩnh vực pháp luật:

a) Từ 05 năm đến dưới 10 năm đạt 02 điểm

b) Từ 10 năm đến dưới 15 năm đạt 04 điểm

c) Từ 15 năm trở lên đạt 06 điểm

2. Có thời gian làm công tác nghiệp vụ tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên:

a) Từ 02 năm đến dưới 05 năm đạt 01 điểm

b) Từ 05 năm trở lên đạt 03 điểm

3. Trưởng Văn phòng công chứng đã từng hành nghề với tư cách là công chứng viên:

a) Từ 03 năm đến dưới 05 năm đạt 02 điểm

b) Từ 05 năm đến dưới 08 năm đạt 04 điểm

c) Từ 08 năm trở lên đạt 06 điểm

Điều 6. Tiêu chí về tính pháp lý và vị trí trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Tính pháp lý của trụ sở làm việc (tối đa 05 điểm), trong đó:

a) Trường hợp trụ sở thuộc sở hữu của tổ chức hành nghề công chứng đạt 05 điểm.

b) Trường hợp trụ sở thuê, mượn:

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn dưới 5 năm đạt 02 điểm;

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn từ 5 năm trở lên đạt 03 điểm.

2. Vị trí trụ sở (05 điểm):

a) Vị trí đảm bảo khoảng cách từ 03 km trở lên so với tổ chức hành nghề công chứng hiện tại trên địa bàn đạt 2,5 điểm.

b) Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân, không gây ách tắc giao thông đạt 2,5 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về diện tích trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Điểm tối đa là 15 điểm)

1. Diện tích sử dụng làm việc của trụ sở tổ chức hành nghề công chứng:

a) Diện tích dưới 100 m² đạt 02 điểm;

b) Diện tích từ 100 m² đến dưới 150 m² đạt 04 điểm;

c) Diện tích từ 150 m² đến dưới 200 m² đạt 06 điểm;

d) Diện tích từ 200 m² đến dưới 250 m² đạt 08 điểm;

đ) Diện tích từ 250 m² đến dưới 30 m² đạt 10 điểm;

e) Diện tích từ 300 m² trở lên đạt 12 điểm.

2. Công trình phụ trợ khác:

a) Kho lưu trữ hồ sơ công chứng có diện tích từ 15 m² trở lên được bố trí phù hợp, đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn đạt 02 điểm.

b) Bố trí nhà vệ sinh phù hợp tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến công chứng đạt 01 điểm.

Điều 8. Tiêu chí về điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông (Điểm tối đa là 05 điểm)

1. Diện tích dành cho giữ xe

a) Diện tích giữ xe dưới 50 m² đạt 01 điểm;

b) Diện tích giữ xe từ 50 m² trở lên đạt 03 điểm.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không bố trí diện tích dành cho giữ xe sẽ không được đạt điểm mục này.

2. Địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông đạt 01 điểm.

3. Tổ chức hành nghề công chứng có phương án phòng chống cháy nổ đạt 01 điểm.

Điều 9. Tiêu chí về cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin (Điểm tối đa là 05 điểm)

1. Có dự kiến trang bị máy tính và các trang thiết bị cần thiết khác (tủ, kệ đựng hồ sơ, bàn ghế làm việc...) đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đạt 2 điểm.

2. Có dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet đạt 1,5 điểm.

3. Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán đạt 1,5 điểm.

Điều 10. Tiêu chí về tổ chức bộ máy (điểm tối đa 03 điểm)

1. Văn phòng công chứng có đủ các phòng hoặc bộ phận sau: Quản lý điều hành hoạt động; nghiệp vụ pháp lý (ít nhất 02 nhân viên pháp lý); kế toán, tài vụ, văn thư, lưu trữ; bảo vệ đạt 03 điểm.

2. Trường hợp Văn phòng công chứng chỉ có bộ phận nhân viên nghiệp vụ pháp lý và bộ phận hành chính tài vụ kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ thì chỉ đạt tối đa 2 điểm.

Điều 11. Tiêu chí về nhân viên pháp lý (điểm tối đa: 18 điểm)

1. Văn phòng công chứng có số lượng 02 nhân viên pháp lý đạt 1 điểm, nhiều hơn thì được tính thêm 0,5 điểm cho mỗi nhân viên tăng thêm nhưng tối đa không quá 03 điểm.

2. Mỗi nhân viên pháp lý được tính tối đa 03 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

a) Có thời gian làm công tác pháp luật từ 05 năm trở lên đạt 1 điểm;

b) Có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng:

- Dưới 3 năm cộng 0,5 điểm;

- Trên 03 năm cộng 01 điểm;

c) Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng đạt 01 điểm.

Điều 12. Tiêu chí về nhân sự phụ trách kế toán (điểm tối đa: 03 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm kế toán đạt 01 điểm.

2. Nhân viên kế toán có bằng Đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán đạt 02 điểm.

Điều 13. Tiêu chí về nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ (điểm tối đa: 03 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm văn thư, lưu trữ đạt 01 điểm.

2. Nhân viên văn thư, lưu trữ có bằng từ Trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ đạt 02 điểm.

Điều 14. Tiêu chí về nhân sự phụ trách công nghệ, thông tin (điểm tối đa: 03 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công nghệ, thông tin đạt 01 điểm.

2. Nhân viên làm công nghệ, thông tin có bằng từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành về công nghệ, thông tin đạt 02 điểm.

3. Nếu Văn phòng công chứng không có nhân viên phụ trách công nghệ, thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng thì chỉ đạt tối đa 1 điểm.

Điều 15. Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật đạt tối đa 5 điểm. Cụ thể:

- Quy định tiếp nhận, nơi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định trình tự xử lý, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định cách thức phối hợp với cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc xác minh các thông tin, nội dung liên quan đến hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định cách thức trả kết quả giải quyết yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định về việc nộp phí, các dịch vụ khác về công chứng đạt 1 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật đạt tối đa 5 điểm. Cụ thể:

- Quy định trách nhiệm, cách thức lập hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định quản lý, sử dụng, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ (điện tử, sổ sách) đạt 1 điểm;

- Quy định bảo quản, thời hạn bảo quản và hủy hồ sơ, tài liệu công chứng hết giá trị đạt 1 điểm.

Điều 16. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án (điểm tối đa: 5 điểm)

1. Đề án xác định được thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng đạt 01 điểm;

2. Đề án xác định được tiến độ và các biện pháp, hình thức đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động đạt 01 điểm;

3. Đề án dự kiến được các giải pháp để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Văn phòng đạt 3 điểm, cụ thể:

- Thể thức thông qua các quyết định của Văn phòng công chứng, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ; nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh đạt 01 điểm;

- Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho Công chứng viên, người lao động trong Văn phòng công chứng đạt 01 điểm;

- Các trường hợp chấm dứt hoạt động, trình tự chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản của Văn phòng công chứng đạt 01 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Điều 17. Nộp và giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng nộp tại bộ phận 01 cửa của Sở Tư pháp.

2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định và chấm điểm hồ sơ trước khi đề nghị UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo trình tự của pháp luật về công chứng và pháp luật có liên quan.

Trong quá trình kiểm tra, thẩm định và chấm điểm hồ sơ nếu xét thấy cần thiết, Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính xác thực của hồ sơ.

Điều 18. Tổ xét duyệt hồ sơ

Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 19. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt tối thiểu từ 55 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố).

4. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Hồ sơ có điểm về số lượng và chất lượng công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có điểm về trụ sở làm việc cao hơn.

5. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

- Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

- Tham mưu, đề nghị UBND tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập hoặc không cấp Giấy đăng ký hoạt động trong trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng không thực hiện đúng các nội dung đã cam kết trong hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét giải quyết theo quy định của pháp luật./.