QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CUNG CẤP, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 467/TTr-STP ngày 11 tháng 3 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp tổ chức phổ biến, quán triệt việc thực hiện Quy chế này cho Phòng Tư pháp các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

CUNG CẤP, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG
(Kèm theo Quyết định số 734/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; cung cấp và cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản và hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch tại Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là UBND cấp xã) và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (gọi chung là Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực) trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bao gồm tập hợp các thông tin của cá nhân, tổ chức, các thông tin về tình trạng giao dịch tài sản, các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản và hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật; tập hợp các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trên cơ sở quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật gửi đến Sở Tư pháp yêu cầu thực hiện áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản của tổ chức, cá nhân.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung yêu cầu hủy bỏ việc ngăn chặn tài sản đó của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng, đã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.

7. Người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là công chức được Giám đốc Sở Tư pháp phân công phụ trách quản trị, vận hành, quản lý phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi chung là Người quản trị).

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cấp để truy cập vào hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp, cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc cung cấp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải chính xác, đầy đủ, kịp thời. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật. Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đúng mục đích phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình.

Điều 4. Cấp, quản lý và sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Người được cấp tài khoản, bao gồm:

a) Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng;

b) Phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp: Lãnh đạo Phòng và công chức được giao tham mưu quản lý nhà nước lĩnh vực công chứng và người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

c) Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên và những người được Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng phân công phụ trách chuyên môn.

2. Thẩm quyền cụ thể của từng tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của người sử dụng tài khoản theo quy định tại Quy chế này.

3. Một người được phân công thực hiện nhiều nhiệm vụ có thể được cấp nhiều quyền trên cùng một tài khoản tương ứng với các nhiệm vụ được giao.

4. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản của mình. Trường hợp bị mất hoặc quên tài khoản người sử dụng phải báo ngay cho Sở Tư pháp để Sở Tư pháp hoặc người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cấp lại tài khoản mới.

5. Người được cấp tài khoản không còn thực hiện nhiệm vụ được phân công thì cơ quan, đơn vị chủ quản của người được cấp tài khoản có trách nhiệm thông báo về Sở Tư pháp để xóa và thu hồi tài khoản đã được cấp.

Điều 5. Những trường hợp không được thực hiện khi sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hoặc truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bằng tài khoản của người khác.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.

4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

6. Các hành vi vi phạm pháp luật khác.

Chương II

CUNG CẤP, CẬP NHẬT VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 6. Cung cấp và xử lý thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi tài sản và hủy tài sản theo quy định của pháp luật

1. Các cơ quan cung cấp thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật (Công an, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự): Kịp thời cung cấp đầy đủ và chính xác các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật. Văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phải đầy đủ thông tin về tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu tài sản, thông tin về tài sản theo quy định.

2. Sở Tư pháp tiếp nhận văn bản về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, thông tin hủy giấy chứng nhận về tài sản do cơ quan có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật gửi đến và xử lý theo quy định tại khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều này.

3. Đối với văn bản có thông tin về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến Sở Tư pháp sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này.

4. Đối với văn bản có thông tin về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản đã có trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà có một số nội dung thông tin không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, thông tin hủy giấy chứng nhận về tài sản mới nhận được bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thì phải cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, thông tin hủy giấy chứng nhận về tài sản của văn bản mới nhận được vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Đối với văn bản đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản không đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật nhưng nội dung văn bản đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản không đầy đủ thông tin, nội dung không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc thông tin về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản không đúng với thông tin đã có thì Sở Tư pháp tiến hành chuyển trả văn bản đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó.

Điều 7. Nội dung cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

Các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã: phải cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo nội dung của các trường của dữ liệu trong phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm:

1. Các bên tham gia trong hợp đồng, giao dịch;

2. Đối tượng của hợp đồng, giao dịch;

3. Nội dung của hợp đồng, giao dịch;

4. Các thông tin khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch có trong hệ thống phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 8. Phương thức và thời hạn cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Phương thức cập nhật thông tin

Cập nhật thông tin được thực hiện bằng phương thức trực tiếp các thông tin vào các trường dữ liệu trong hệ thống phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này.

2. Thời hạn cập nhật thông tin

a) Đối với văn bản về thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản và hủy giấy chứng nhận về tài sản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật gửi đến Sở Tư pháp: Sau khi tiếp nhận văn bản có thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản và hủy giấy chứng nhận về tài sản do các cơ quan có thẩm quyền thì Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Sở Tư pháp phải chuyển ngay cho Lãnh đạo Sở có ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở thì Phòng chuyên môn chuyển người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để tiến hành ngay việc thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 7 của Quy chế này (trừ trường hợp có lý do chính đáng hoặc bất khả kháng). Trường hợp Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Sở Tư pháp nhận văn bản gửi đến sau 15 giờ hàng ngày (trừ Thứ bảy, Chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ bù theo quy định của pháp luật) thì việc xử lý sẽ được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo.

b) Đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực do các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp, UBND cấp xã có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện theo quy định của pháp luật: Các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã phải tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin có liên quan về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi phát hành văn bản công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan. Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Việc tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Quy trình tra cứu thông tin về tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, thông tin hủy giấy chứng nhận về tài sản và thông tin về tài sản giao dịch đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Trước khi công chứng viên, người thực hiện chứng thực thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực trực tiếp tra cứu trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để kiểm tra các thông tin liên quan đến tài sản giao dịch trước khi công chứng, chứng thực gồm: Tài sản bị ngăn chặn, tài sản đã được giải tỏa ngăn chặn, tài sản bị thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, tài sản bị hủy giấy chứng nhận về tài sản hoặc đã được Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực, UBND cấp xã thực hiện chứng thực và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để góp phần phục vụ trong quá trình thực hiện công chứng, chứng thực của mình đúng với quy định của pháp luật;

3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực quyết định một hoặc một số việc sau đây:

a) Trường hợp tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Trường hợp tài sản đã được thực hiện đồng thời hai hợp đồng, giao dịch trở lên mà không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc chưa được hủy thì:

- Người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp và đồng thời thông báo đến Hội Công chứng viên biết, để Sở Tư pháp phối hợp Hội Công chứng viên xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, công chứng hợp đồng, giao dịch mới;

- Người thực hiện chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã thông báo cho Sở Tư pháp xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, chứng thực hợp đồng, giao dịch mới.

c) Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực kịp thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực báo cáo kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền xem xét, hướng dẫn, giải quyết theo quy định của pháp luật.

Sau khi thực hiện các bước nêu trên thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực thực hiện việc công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 10. Kiểm tra, xử lý việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Sau khi văn bản có thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc hủy giấy chứng nhận về tài sản đã đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, nếu phát hiện văn bản đó có sai sót về kỹ thuật hoặc nội dung thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc hủy giấy chứng nhận về tài sản thì người cập nhật có trách nhiệm phải báo cáo ngay và tham mưu cho Lãnh đạo Phòng chuyên môn phụ trách lĩnh vực công chứng, Lãnh đạo Sở Tư pháp gửi trả lại văn bản có sai sót về kỹ thuật hoặc nội dung thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc hủy giấy chứng nhận về tài sản đến cơ quan ban hành văn bản đó để tiến hành sửa chữa các sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc hủy giấy chứng nhận về tài sản và gửi lại Sở Tư pháp để thực hiện các bước cập nhật nội dung đã điều chỉnh vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này.

2. Đối với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, nếu phát hiện có sai sót về kỹ thuật hoặc nội dung thông tin hợp đồng, giao dịch thì người phát hiện có trách nhiệm báo cáo ngay với người đã ký hợp đồng, giao dịch hoặc Lãnh đạo cơ quan, tổ chức tiến hành sửa chữa các nội dung sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực.

Điều 11. Sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được tích hợp và lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

Điều 12. Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Đối với chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đóng do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật hiện hành. Sở Tư pháp là cơ quan đầu mối thanh toán chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh.

2. Định kỳ hàng năm, Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tiến hành thực hiện việc ký hợp đồng và thu các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo hợp đồng đã ký với Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm thực hiện

1. Sở Tư pháp

a) Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan và Hội Công chứng viên tỉnh triển khai thực hiện Quy chế này. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm sau đây:

- Quyết định các nội dung, yêu cầu của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

- Quyết định việc sửa đổi, thay đổi các nội dung, yêu cầu của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

- Thực hiện các công việc cần thiết để xây dựng, quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; quyết định việc cấp và xóa tài khoản.

- Phân công công chức thực hiện chức năng quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

- Chỉ đạo Phòng chuyên môn phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực thực hiện việc cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật gửi đến.

b) Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ hàng năm tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các sở, ngành, đơn vị, tổ chức có liên quan hàng năm dự toán kinh phí trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, cấp kinh phí để thực hiện Quy chế này và kinh phí thanh toán chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định.

2. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để khai thác, duy trì và nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thuận lợi, đạt hiệu quả theo quy định của Quy chế này và kinh phí thanh toán chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ban, ngành có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; xây dựng cơ chế liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và sao lưu dữ liệu, bảo mật phần mềm, tích hợp vào hệ thống thông tin tích hợp dữ liệu tỉnh.

4. Các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật

a) Cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn (Công an, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự): Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện Quy chế này và cung cấp văn bản có thông tin ngăn chặn giấy chứng nhận về tài sản, giải tỏa ngăn chặn giấy chứng nhận về tài sản, thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật.

b) Sở Tài nguyên và Môi trường: Chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh cung cấp văn bản có thông tin đầy đủ về tài sản bị thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc tài sản bị hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định pháp luật.

c) Các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản, hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật: Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện Quy chế này và cung cấp các văn bản về thông tin thu hồi giấy chứng nhận về tài sản hoặc tài sản bị hủy giấy chứng nhận về tài sản theo quy định của pháp luật.

5. Hội Công chứng viên

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đến công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này; có biện pháp xử lý đối với công chứng viên là thành viên của Hội Công chứng viên không cập nhật thông tin kịp thời, chính xác, trung thực hoặc có hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

6. Người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

a) Giúp Lãnh đạo Phòng chuyên môn phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực thuộc Sở Tư pháp, sửa chữa các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định tại Quy chế này.

b) Phối hợp bộ phận chuyên môn kỹ thuật thuộc Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi, đảm bảo an ninh, an toàn cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trước việc thực hiện các hành vi liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi cấu trúc dữ liệu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

c) Chủ trì, phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong việc cấp mới, thu hồi tài khoản trên hệ thống Cơ sở dữ liệu. Thay đổi thông tin tài khoản và thực hiện việc phân quyền theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

d) Quản lý các tài khoản của người sử dụng; bảo đảm cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và các công cụ hỗ trợ hoạt động tốt.

đ) Hỗ trợ người sử dụng trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tư pháp phân công.

7. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

a) Đối với các tổ chức hành nghề công chứng

- Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định tại Quy chế này; tổ chức khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình; cập nhật kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng tại tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng... để đảm bảo kết nối với Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong quá trình hoạt động công chứng theo quy định và khai thác thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến công chứng, chứng thực nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Khi phát hiện tổ chức hành nghề công chứng có hành vi vi phạm về việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngoài việc yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định thì tổ chức hành nghề công chứng đã phát hiện hành vi vi phạm về việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đó phải kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý theo quy định.

- Bảo đảm điều kiện trang thiết bị, mạng nội bộ cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình.

- Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

b) Đối với Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã

- Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định tại Quy chế này; tổ chức khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại cơ quan của mình; cập nhật kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã chứng thực tại cơ quan mình vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến chứng thực với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã và khai thác thông tin nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

- Bảo đảm điều kiện trang thiết bị, mạng nội bộ cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại cấp mình.

- Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và quản lý có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 14. Điều khoản thi hành

Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường thị trấn; cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế này để phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tổ chức thực hiện, đảm bảo sự hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.