QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỈNH HẬU GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động Hệ thống Phòng họp không giấy tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ngành, đoàn thể tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỈNH HẬU GIANG
(Kèm theo Quyết định số 437/QĐ-UBND ngày 03 tháng 03 năm 2022 của UBND tỉnh Hậu Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc, quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Phòng họp không giấy tỉnh Hậu Giang (gọi chung là Hệ thống).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang sử dụng Hệ thống sau đây:

a) Các ban, sở, ngành, đoàn thể tỉnh.

b) Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.

c) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị.

2. Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Các cơ quan, tổ chức khác, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Phòng họp không giấy tỉnh Hậu Giang là Hệ thống thông tin hỗ trợ công tác tổ chức họp, cung cấp thông tin, tài liệu đến các cơ quan, đơn vị dự họp nhanh chóng, tiết kiệm, tiện lợi và dễ dàng. Hệ thống chạy trên ứng dụng web tại địa chỉ https://e.haugiang.gov.vn và thiết bị di động thông minh có tên Hậu Giang e-Cabinet (có thể tải về và cài đặt trên App Store đối với hệ điều hành iOS và trên CH Play đối với hệ điều hành Android).

2. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Hậu Giang là hệ thống thông tin dùng chung cơ bản của tỉnh Hậu Giang; cho phép cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet.

Điều 4. Nguyên tắc hoạt động

1. Hệ thống được xây dựng, triển khai và quản lý tập trung, thống nhất trong phạm vi toàn Tỉnh.

2. Vận hành liên tục 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ của tỉnh để đăng nhập vào Hệ thống.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỈNH HẬU GIANG

Điều 5. Nguyên tắc hoạt động các chức năng của Hệ thống

1. Cuộc họp sắp diễn ra

Chức năng này hiển thị danh sách các cuộc họp được mời tham dự. Hệ thống mặc định hiển thị danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách ngày, tháng và thời gian bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần. Hệ thống cho phép người Chủ trì hoặc Thư ký cuộc họp thực hiện việc nhắn tin nhắc lịch họp qua tin nhắn điện thoại di động, Mobile App, hủy duyệt hoặc hủy họp; cho phép cán bộ, công chức, viên chức tham dự cuộc họp thực hiện việc ủy quyền cho cán bộ khác trong cơ quan dự họp thay, từ chối tham dự họp hoặc xác nhận tham dự họp, chia sẻ thông tin cuộc họp cho Thư ký hoặc trợ lý để theo dõi nắm bắt thông tin và nhắc lịch họp.

2. Cuộc họp đang diễn ra

Chức năng này hiển thị danh sách các cuộc họp được mời tham dự đang diễn ra. Hệ thống mặc định hiển thị danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách ngày, tháng và thời gian bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần, với các tính năng chủ yếu:

a) Cho phép người Chủ trì hoặc Thư ký: Điều hành cuộc họp (Bắt đầu và kết thúc cuộc họp; điểm danh thành phần tham dự; bổ sung tài liệu; tạo nội dung biểu quyết các vấn đề cần xin ý kiến; điều hành thảo luận và kết luận cuộc họp); tổng hợp ý kiến đại biểu tham dự (cho phép Thư ký sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói sang văn bản để thu nhận ý kiến phát biểu của đại biểu đưa vào danh sách ý kiến trong cuộc họp).

b) Cho phép đại biểu đóng góp ý kiến trực tiếp nội dung cuộc họp hoặc tài liệu kèm theo; tham gia biểu quyết.

3. Cuộc họp chờ phê duyệt

Chức năng này hiển thị danh sách các cuộc họp đã đăng ký chờ phê duyệt; cho phép cán bộ, công chức, viên chức được phân quyền phê duyệt cuộc họp tiến hành xem xét nội dung (có thể bổ sung nội dung họp, tài liệu cuộc họp, danh sách cán bộ, công chức, viên chức tham gia trước khi phê duyệt thông tin lịch họp…) và tiến hành phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt.

4. Đăng ký cuộc họp

Chức năng này cho phép cán bộ, công chức, viên chức được phân quyền thực hiện tạo cuộc họp đăng ký cuộc họp trình lãnh đạo phê duyệt, gồm các thông tin: Nội dung, người chủ trì, thư ký, người phê duyệt, thời gian, phòng họp; thành phần tham dự; tài liệu kèm theo.

5. Cuộc họp đã kết thúc

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu danh sách, thông tin các cuộc họp đã kết thúc (truy xuất lại thông tin, tài liệu và ý kiến phát biểu của đại biểu trong quá trình diễn ra cuộc họp).

Điều 6. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống

1. Hệ thống thông báo thông tin, cung cấp tài liệu cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị được mời họp thay cho tài liệu bằng giấy.

2. Cán bộ, công chức, viên chức được phân công đăng ký lịch họp nhập đầy đủ các thông tin cuộc họp: Người chủ trì, người phê duyệt, thư ký, nội dung, tài liệu, thành phần tham dự.

3. Lãnh đạo phê duyệt cuộc họp chậm nhất 03 ngày đối với các cuộc họp thường kỳ và tối thiểu trước 01 ngày đối với các cuộc họp bất thường để thông báo thông tin, cung cấp tài liệu cuộc họp cho đại biểu tham dự.

4. Đại biểu tham dự họp xác nhận tham dự cuộc họp (Ủy quyền dự họp thay; từ chối hoặc xác nhận tham gia dự họp) trước thời gian diễn ra cuộc họp 01 ngày đối với cuộc họp thường kỳ và sau khi nhận thông báo họp đối với cuộc họp bất thường; khi vào phòng họp thực hiện quét mã QR Code điểm danh trước khi bắt đầu cuộc họp.

5. Diễn biến cuộc họp: Các ý kiến phát biểu, thảo luận, góp ý của đại biểu và kết luận của Chủ tọa,… được chuyển thành văn bản và lưu theo nội dung cuộc họp.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng hiệu quả Hệ thống.

2. Tạo lập, cấu hình tài khoản quản trị cho các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống.

3. Tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống; tổng hợp, báo cáo kịp thời cho Thường trực UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành.

4. Tiếp nhận các góp ý, đề xuất, có kế hoạch khắc phục, cải tiến, nâng cấp để Hệ thống ngày càng hoàn thiện và sử dụng hiệu quả hơn.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản trị kỹ thuật và cơ sở dữ liệu của Hệ thống, đảm bảo hạ tầng, biện pháp kỹ thuật để vận hành hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt 24/7 và lưu trữ thông tin liên quan; thực hiện công tác bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống để không ngừng nâng cao chất lượng và phạm vi phục vụ.

2. Chủ trì lập dự trù kinh phí hàng năm để duy trì, vận hành Hệ thống.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống

1. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống có trách nhiệm:

a) Gương mẫu thực hiện sử dụng tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua phần mềm họp không giấy.

b) Bảo mật tài khoản, thường xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên Hệ thống và thông báo nội dung cuộc họp qua Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Hậu Giang.

c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng phần mềm họp không giấy tại đơn vị mình.

d) Phân công công chức, viên chức Quản trị hệ thống của đơn vị cập nhật đầy đủ thông tin lãnh đạo, đơn vị vào Hệ thống kịp thời khi có thay đổi.

2. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức được phân công quản lý, khai thác phần mềm:

a) Đăng ký lịch họp: Thực hiện đảm bảo quy định tại khoản 4 Điều 5 Quy định này.

b) Thư ký cuộc họp: Giúp Chủ tọa cuộc họp triển khai thực hiện các nội dung tại khoản 1, khoản 2, khoản 5 Điều 5 Quy chế này; in mã QR Code cuộc họp dán phía trước phòng họp để đại biểu quét mã điểm danh.

3. Đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu cuộc họp phải chủ động gửi tài liệu cho Văn phòng nơi đơn vị chủ trì cuộc họp (Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; Văn phòng UBND các huyện, thị xã, thành phố,…) dưới dạng File tệp điện tử để kịp thời cập nhật lên Hệ thống. Thời gian gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp chậm nhất 05 ngày đối với cuộc họp thường kỳ và 02 ngày đối với cuộc họp bất thường.

4. Chịu trách nhiệm bảo vệ tài khoản đăng nhập, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, tránh trường hợp bị lộ lọt, đánh cắp, chiếm quyền truy cập vào Hệ thống; chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin mà tổ chức, cá nhân cung cấp trên Hệ thống.

Điều 10. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố; UBND xã, phường, thị trấn

1. Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện Quy chế và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện.

2. Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện Quy chế và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố về kết quả thực hiện.

Điều 11. Trách nhiệm thi hành

Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền, đề nghị các cơ quan, đơn vị và địa phương phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.