QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 503/TTr-STTTT ngày 12 tháng 8 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Sơn La.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 31/2014 /QĐ-UBND ngày 13 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây gọi tắt là phần mềm QLVB và HSCV) đối với các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện thuộc địa bàn tỉnh Sơn La.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện; cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm QLVB và HSCV

Là phần mềm tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.

2. Văn bản điện tử

Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

3. Tài khoản (Account)

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức được cấp một tài khoản riêng bao gồm tên đăng nhập (user name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập và sử dụng hệ thống phần mềm.

Điều 3. Yêu cầu về các văn bản trên phần mềm QLVB và HSCV

1. Nội dung văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước.

- Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải quyết công việc.

- Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo các cấp.

- Đúng thẩm quyền.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.

2. Văn bản không được cập nhật vào phần mềm QLVB và HSCV

- Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước và văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định.

- Đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.

- Các văn bản chứa nội dung xấu, độc hại, gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, chủ quyền quốc gia và giá trị văn hóa dân tộc theo quy định của pháp luật.

3. Các loại văn bản gửi nhận qua phần mềm QLVB&HSCV, không gửi văn bản giấy bao gồm:

- Văn bản dự thảo để xin ý kiến góp ý.

- Văn bản dự thảo để trình ký, văn bản điều hành trong nội bộ từng cơ quan.

- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Thực hiện theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB VÀ HSCV

Điều 5. Quản lý phần mềm QLVB và HSCV

1. UBND tỉnh thống nhất việc quản lý phần mềm QLVB và HSCV.

Phần mềm QLVB và HSCV được cài đặt theo mô hình tập trung, cơ sở dữ liệu lưu trữ trên hệ thống máy chủ đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sơn La.

Điều 6. Sử dụng phần mềm QLVB và HSCV

Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thống nhất việc sử dụng phần mềm QLVB và HSCV để quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu thuộc phạm vi quản lý, điều hành, thực thi nhiệm vụ được giao.

Điều 7. Tên miền phần mềm QLVB và HSCV

1. Định dạng tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV

a) Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh sử dụng tên viết tắt của tên cơ quan bằng tiếng Việt, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng:

edocman.sonla.gov.vn/<tên viết tắt của đơn vị>

Ví dụ: Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của Sở Giao thông vận tải có dạng: edocman.sonla.gov.vn/gtvt

b) Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của UBND các huyện, thành phố là tên đầy đủ của UBND cấp huyện tương tứng, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng:

edocman.sonla.gov.vn/<tên đầy đủ của đơn vị>

Ví dụ: Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của UBND huyện Mai Sơn có dạng: edocman.sonla.gov.vn/maison;

Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của UBND thành phố Sơn La có dạng: edocman.sonla.gov.vn/tpsonla

2. Định dạng tên tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức sử dụng phần mềm QLVB&HSCV (gọi tắt là người dùng):

Tài khoản của người dùng phần mềm QLVB và HSCV (https://edocman.sonla.gov.vn) được dùng chung với tài khoản sử dụng hộp thư điện tử của chính cá nhân đó trên hệ thống thư điện tử của tỉnh (https://mail.sonla.gov.vn).

Ví dụ: Trong Sở Thông tin và Truyền thông có cán bộ tên Nguyễn Văn Chiến được cấp hộp thư điện tử cá nhân với định dạng chiennv@sonla.gov.vn thì tài khoản sử dụng phần mềm QLVB và HSCV tương ứng của người dùng này là: chiennv

Chương III

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB VÀ HSCV

Điều 8. Các cơ quan, đơn vị trong việc gửi, nhận văn bản điện tử

1. Các văn bản giấy ngoài danh mục thuộc Khoản 3, Điều 3 đã được ký phát hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, khi phát hành phải gửi kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm QLVB và HSCV.

2. Thực hiện đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Điều 9. Các cơ quan sử dụng phần mềm QLVB và HSCV trong nội bộ

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:

- Ban hành Quy chế sử dụng phần mềm QLVB và HSCV tại cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi mình quản lý.

- Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan ứng dụng phần mềm QLVB và HSCV vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin nhằm tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện trong cơ quan, đơn vị.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đề xuất trình UBND tỉnh bổ sung, chỉnh sửa sự không phù hợp của phần mềm đối với việc quản lý, điều hành công việc đặc thù của ngành, đơn vị mình.

2. Cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm sử dụng phần mềm QLVB và HSCV theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định. Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, tránh để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

3. Văn thư của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý công việc của cơ quan. In sổ công văn đi, đến hàng ngày để ký nhận, đóng sổ để quản lý theo quy định.

4. Cán bộ quản trị phần mềm QLVB và HSCV của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để cấp phát, thu hồi, sửa đổi tài khoản của cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan; phân quyền sử dụng trên phần mềm QLVB và HSCV. Làm đầu mối nhận hỗ trợ hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVB và HSCV tại cơ quan, đơn vị.

5. Thực hiện chế độ báo cáo UBND tỉnh (tháng, quý, năm) về kết quả sử dụng phần mềm (qua Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 10. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tổng hợp các vướng mắc liên quan đến phần mềm QLVB và HSCV, các đề nghị về nâng cấp, sửa đổi phần mềm, báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.

2. Đề xuất việc đầu tư, nâng cấp phần mềm và hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cho hệ thống hoạt động ổn định, thường xuyên, liên tục; xây dựng kế hoạch nhân rộng phần mềm cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

3. Định kỳ kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm QLVB và HSCV theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Quản trị toàn bộ hệ thống phần mềm QLVB và HSCV, định kỳ sao lưu dữ liệu cho các cơ quan, đơn vị tham gia hệ thống.

5. Có trách nhiệm đảm bảo đường truyền, bảo mật hệ thống, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống hoạt động ổn định, thường xuyên, liên tục.

6. Theo dõi việc sử dụng phần mềm QLVB và HSCV của các cơ quan, đơn vị, báo cáo UBND tỉnh khi có yêu cầu.

7. Tiến hành các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến phần mềm QLVB và HSCV nhanh chóng, kịp thời.

8. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng phần mềm QLVB và HSCV cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành Quy chế này.

Điều 12. Chánh Văn Phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.