QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05/11/2013 của liên bộ Bộ Tư pháp, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 177/TTr-STP ngày 14/7/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác và quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng tỉnh Lâm Đồng tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Trung tâm Tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng. Trung tâm Tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng là đơn vị sự nghiệp tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và tài chính theo quy định tại Quy chế khai thác và quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Chủ tịch Hội Công chứng tỉnh, Giám đốc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1882/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích của Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng (sau đây gọi tắt là Hệ thống) là Hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ của Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng. Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng nhằm quản lý tốt thông tin ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch công chứng, phòng ngừa rủi ro, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan; góp phần thúc đẩy giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến bất động sản.

Hệ thống hoạt động không loại trừ trách nhiệm của người yêu cầu công chứng trong việc xuất trình đầy đủ, trung thực các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó, cũng như việc cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết của các bên khác cùng tham gia giao dịch cho công chứng viên. Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng, người tham gia hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể tại Luật công chứng, Bộ Luật dân sự và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về cách thức tổ chức, quản lý, khai thác sử dụng Hệ thống; trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức liên quan trong cung cấp thông tin, khai thác và quản lý Hệ thống.

2. Quy chế này áp dụng đối với công chứng viên, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng; công chức, viên chức, nhân viên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh Lâm Đồng, các chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh; công chức Sở Tư pháp, nhân viên quản trị hệ thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong cung cấp thông tin, khai thác sử dụng, quản lý Hệ thống.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền phát hành bằng văn bản cung cấp để công chứng viên có cơ sở không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với một hoặc một số tài sản nhất định. Thông tin ngăn chặn đã nhập vào Hệ thống là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn: Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự, Cơ quan an ninh điều tra, Cơ quan cảnh sát điều tra, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các cấp, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản...

2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây, giờ thông báo bằng văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn đó.

Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền được cập nhật vào Hệ thống sẽ là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn.

3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Hệ thống.

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên đối chiếu kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

4. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành sử dụng được cấp để truy cập vào Hệ thống; bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

5. Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Hội công chứng tỉnh Lâm Đồng. Trung tâm có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.

Điều 4. Nguyên tắc cung cấp thông tin, phương thức cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và quản lý Hệ thống

1. Việc cung cấp thông tin, khai thác và quản lý Hệ thống phải thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhập tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống.

Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Hệ thống; nhật ký sẽ tự động ghi lại chính xác thời gian (năm, tháng, ngày, giờ, phút) và các hành động cụ thể của một tài khoản kể từ khi tài khoản đó truy cập và thoát ra khỏi Hệ thống. Nhật ký tự động là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Hệ thống.

3. Thông tin nhập vào Hệ thống phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode.

4. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Hệ thống.

Điều 5. Lưu trữ

1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu của Hệ thống phải được thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu của Hệ thống phải được sao lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Sở Tư pháp và tại tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Tổ chức cá nhân được cấp tài khoản gồm: Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng phòng, chuyên viên Phòng Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp, Giám đốc Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng, nhân viên quản trị hệ thống, Thủ trưởng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, Trưởng chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh. Mỗi tổ chức, cá nhân liên quan chỉ được cấp 01 tài khoản truy cập duy nhất.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản đã được cấp để truy cập vào Hệ thống. Trường hợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho Sở Tư pháp.

3. Mật khẩu truy cập Hệ thống đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc của cơ quan, tổ chức chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc; mật khẩu truy cập Hệ thống đã cấp cho tổ chức hành nghề công chứng sẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng và việc không nhập thông tin là cố ý; mật khẩu truy cập Hệ thống của tổ chức hành nghề công chứng sẽ bị tạm dừng hoặc xóa nếu tổ chức đó không thực hiện nghĩa vụ tài chính (chi phí khai thác sử dụng dữ liệu công chứng) với Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng thuộc Hội công chứng tỉnh.

4. Việc phân quyền cụ thể của từng tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân, tổ chức sử dụng tài khoản quy định tại Chương II của Quy chế này.

Điều 7. Nghiêm cấm các hành vi

1. Cấp tài khoản truy cập Hệ thống cho người, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

2. Tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

3. Truy cập vào Hệ thống bằng tài khoản của cá nhân, tổ chức khác.

4. Truy cập vào hệ thống để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng với sự thật.

5. Sửa đổi Hệ thống làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị hệ thống; sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin không phải thông tin của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào Hệ thống; chia sẻ tài khoản truy cập Hệ thống của cơ quan, tổ chức, cá nhân cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác ngoài cơ quan, đơn vị, tổ chức chủ quản.

6. Thay đổi Hệ thống quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống.

7. Các hành vi khác làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của Hệ thống, của dữ liệu trong Hệ thống.

Chương II

CUNG CẤP, KHAI THÁC SỬ DỤNG, QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH THÔNG TIN NGĂN CHẶN, THÔNG TIN HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH ĐÃ CÔNG CHỨNG

Điều 8. Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tư pháp

Giám đốc Sở Tư pháp phân công hoặc ủy quyền Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý thông tin ngăn chặn, hợp đồng giao dịch đã công chứng; quản lý Nhà nước đối với Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng thuộc Hội Công chứng tỉnh.

Điều 9. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch Hội công chứng

1. Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hoạt động của Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng;

2. Hợp đồng với Công ty tin học có điều kiện về kỹ thuật, năng lực thiết kế xây dựng Hệ thống tin học về cung cấp, khai thác và quản lý dữ liệu công chứng; thuê chuyên gia tin học thực hiện quản trị hệ thống và nhân viên thường trực của Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng.

Điều 10. Nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng phải tham gia Hệ thống.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm.

a) Đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức mình.

b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu đã công chứng, thông tin ngăn chặn vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệ thống tại tổ chức mình.

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào hệ thống của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Hệ thống.

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ...) cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.

3. Nhân viên tại tổ chức hành nghề công chứng.

Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phân công nhân viên của tổ chức mình thực hiện.

a) Nhập thông tin vào Hệ thống.

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Hệ thống theo quyết định của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Hệ thống.

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng trong Hệ thống để cung cấp kết quả cho người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

đ) Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Hệ thống phải thực hiện theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 11. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh Lâm Đồng, Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố thuộc tỉnh

1. Cung cấp các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản bảo đảm, về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch thực hiện công chứng với các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Trưởng Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, Trưởng Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố chịu trách nhiệm đối với tài khoản truy cập Hệ thống đã cấp cho đơn vị mình.

Khi nhân viên của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các huyện và thành phố đã từng truy cập Hệ thống nay không còn làm việc tại đơn vị thì Trưởng các tổ chức trên phải kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản để đảm bảo an toàn trong quản lý và khai thác thông tin.

3. Thực hiện việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Hệ thống theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 12. Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng

1. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với các Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất của các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất của tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản bảo đảm, về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Xây dựng, quản lý và bảo vệ cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhập vào Hệ thống.

3. Thực hiện việc điều chỉnh, sửa đổi quản trị Hệ thống, giao diện Hệ thống; đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ sở dữ liệu Hệ thống trước các hành vi xâm nhập trái phép nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi nội dung, cấu trúc dữ liệu.

4. Thực hiện cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý nhà nước để giải quyết khiếu nại khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp. Ngoài ra, thực hiện những nhiệm vụ khác do Hội Công chứng tỉnh giao phù hợp với tôn chỉ và mục đích của Điều lệ Hội Công chứng.

5. Phối hợp với Công ty tin học đã hợp đồng thiết kế chương trình thống nhất các trường thông tin cần nhập vào Hệ thống.

6. Tạo tài khoản đăng nhập ban đầu cho cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản; thay đổi nội dung, phân quyền, gán quyền, tạm dừng, xóa hoặc thay đổi các tài khoản, mật mã khi được Sở Tư pháp đồng ý.

7. Hướng dẫn việc nhập, khai thác, sửa chữa, xóa thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Cập nhật, tra cứu thông tin ngăn chặn, chỉnh sửa, giải tỏa thông tin ngăn chặn đã có trong Hệ thống sau khi báo cáo Sở Tư pháp.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TẠI SỞ TƯ PHÁP VÀ TRUNG TÂM TÍCH HỢP CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 13. Tiếp nhận, giải tỏa thông tin trong Hệ thống

Sở Tư pháp tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

Điều 14. Cập nhật, giải tỏa thông tin ngăn chặn trong Hệ thống

1. Sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng phải cập nhật ngay, đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Hệ thống.

2. Đối với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đã có trên Hệ thống, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng kiểm tra lại thông tin: nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn nhận được, thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Hệ thống; nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn; nêu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có, thì phải soạn thảo văn bản trình Lãnh đạo Sở Tư pháp chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đã gửi văn bản ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng phải báo cáo với Sở Tư pháp để kịp thời xử lý.

Điều 15. Chỉnh sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Hệ thống (thông tin chưa được đưa lên Chương trình) nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên Hệ thống, nhân viên Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng phải báo cáo ngay với Sở Tư pháp để kiểm tra phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

Chương IV

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG TẠI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 16. Nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, thông tin ngăn chặn vào Hệ thống

1. Kể từ khi văn bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên ký và đóng dấu, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng phải nhập đầy đủ, chính xác thông tin từ văn bản đã công chứng vào Hệ thống.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng kịp thời nhập thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn gửi đến tổ chức mình.

Điều 17. Tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của Hệ thống.

2. Trước khi công chứng viên ký vào hợp đồng, giao dịch liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định, công chứng viên trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu trong Hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, đưa cho người yêu cầu công chứng xem. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của công chứng viên, nhân viên và được lưu trong hồ sơ công chứng.

4. Kết quả tra cứu từ Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì công chứng viên báo cáo Sở Tư pháp để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên báo cho Cơ quan Cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất nhưng chưa giải chấp trên Hệ thống thì vẫn được tiếp tục công chứng; tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp có trách nhiệm đăng thông tin giải chấp lên Hệ thống.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứng viên báo cáo người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp xem xét, hướng dẫn, giải quyết.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Tư pháp phối hợp Hội Công chứng tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc cần bổ sung, sửa đổi, Sở Tư pháp báo cáo đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.

2. Kinh phí để triển khai thực hiện Quy chế này được lấy từ nguồn thu phí truy cập, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng từ Hệ thống của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh./.