QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VẬN HÀNH, LIÊN THÔNG VĂN BẢN QUA MẠNG TIN HỌC GIỮA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 20006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 238/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2011 của UBND Tỉnh phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu giai đoạn 2011-2015;

Căn cứ Quyết định số 1396/QĐ-UBND ngày 23 tháng 6 năm 2011 của UBND Tỉnh phê duyệt kế hoạch triển khai đề án đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ thông tin - Truyền thông tại tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu giai đoạn 2011-2015;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Công văn số 369/STTTT-CNTT ngày 06 tháng 8 năm 2012 về việc ban hành Quy chế liên thông văn bản trên phần mềm Văn phòng điện tử tại các cơ quan, đơn vị, chuẩn bị triển khai chữ ký điện tử,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế vận hành, liên thông văn bản qua mạng giữa các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thuộc Tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VẬN HÀNH, LIÊN THÔNG VĂN BẢN QUA MẠNG TIN HỌC GIỮA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH; ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1842/QĐ- UBND ngàv 05 tháng 3 năm 2012 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về việc liên thông văn bản qua mạng tin học giữa các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (sau đây gọi tắt là các cơ quan thuộc Tỉnh) trong lĩnh vực Tiếp nhận, xử lý văn bản đển và ban hành văn bản đi.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống thông tin Liên thông văn bản là giải pháp phần mềm ứng dụng nhằm phục vụ việc gửi, nhận văn bản trên mạng tin học kết nối các cơ quan, đơn vị với nhau (còn gọi là liên thông văn bản).

2. Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành (hay có cách gọi khác là Giải pháp văn phòng điện tử) là một giải pháp phần mềm ứng dụng nhằm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính nội bộ của cơ quan. Giải pháp văn phòng điện tử không đồng nhất với tên thương mại của phần mềm eOffice.

3. Từ “Hệ thống” sử dụng trong Quy chế này nhằm nói chung cả hai Hệ thống là: Hệ thống thông tin Liên thông văn bản và Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành.

4. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, chuyển, nhận, lưu trữ hoặc xử lý trong Giải pháp vàn phòng điện tử và Hệ thống thông tin Liên thông văn bản.

5. Hộp thư văn bản điện tử đơn vị là tài khoản được cấp trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản, được dùng để gửi, nhận, trao đổi văn bản giữa đơn vị này với đơn vị khác.

6. Hộp thư văn bản điện tử cá nhân là tài khoản của mỗi cá nhân được cấp trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản hoặc Giải pháp văn phòng điện tử, được dùng để gửi, nhận và xử lý văn bản trong nội bộ của mỗi đơn vị hoặc giữa cá nhân của đơn vị này và cá nhân của đơn vị khác.

Điều 3. Mục đích, yêu cầu

1. Việc liên thông văn bản trên mạng tin học giữa các cơ quan thuộc Tỉnh phải được thực hiện thông qua phương tiện là một Hệ thống thông tin Liên thông văn bản. Hệ thống thông tin Liên thông văn bản phải được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả thiết thực, được quản lý tập trung, thống nhất và bảo đảm an ninh, an toàn mạng và dữ liệu.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành. Việc nhận, gửi và trao đổi thông tin trên Hệ thống thông tin Liên thông văn bản không được trái với quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

3. Các cơ quan thuộc Tỉnh phải triển khai một Giải pháp văn phòng điện tử để xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin văn bản trong nội bộ đơn vị mình; khi triển khai phải chọn lựa một phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành do Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dân, đồng thời phải kết nối được với Hệ thống thông tin Liên thông văn bản của Tỉnh để gửi, nhận văn bản và sử dụng lại các thông điệp dữ liệu truyền tải trên Hệ thống thông tin Liên thông văn bản.

Điều 4. Phần mềm ứng dụng làm phương tiện để liên thông văn bản điện tử

Trong khi chưa có hướng dẫn của Chính phủ và các Bộ chuyên ngành về phần mềm dùng chung trong trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước, tạm thời sử dụng phần mềm eOffice (là Giải pháp văn phòng điện tử được nhiều đơn vị triển khai) làm giải pháp phần mềm liên thông văn bản điện tử giữa các cơ quan thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Khi có quy định, hướng dẫn mới về phần mềm dùng chung thì áp dụng theo quy định mới.

Điều 5. Bảo vệ thông tin điện tử trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản và Giải pháp văn phòng điện tử.

1. Thông tin trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản và Giải pháp văn phòng điện tử phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo mật và an toàn thông tin.

2. Tất cả các cá nhân tham gia vào các Hệ thống nêu trên đều phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn mạng; phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn sử dụng điện, về chống sét, về phòng chống hỏa hoạn, thiên tai.

3. Cơ quan, đơn vị tham gia vào các Hệ thống phải quản lý chặt chẽ các tài khoản và mật khẩu truy nhập vào Hệ thống; kiểm soát và đảm bảo an ninh trong mạng nội bộ của đơn vị mình để tránh lây lan ảnh hưởng đến Hệ thống.

4. Các dữ liệu thông tin truyền tải trên các Hệ thống phải được định kỳ sao chép lưu trữ điện tử theo quy chế lưu trữ hiện hành.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy nhập trái phép vào hộp thư văn bản của cá nhân, đơn vị.

2. Cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy nhập hộp thư văn bản của đơn vị hoặc của cá nhân cho người khác (trừ trường hợp có ủy quyền hợp lệ).

3. Truy nhập trái phép vào các cơ sở dữ liệu dùng chung của UBND tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu và cung cấp thông tin trên mạng không đúng thẩm quyền của mình.

4. Truy cập vào các Hệ thống nhằm hỗ trợ hoặc chuẩn bị tiến hành hành vi vi phạm pháp luật.

5. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận thông điệp dữ liệu trên các Hệ thống.

6. Thay đổi, xóa, huỷ, sao chép, tiết lộ, hiển thị, đi chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu trên các Hệ thống.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN

Điều 7. Trách nhiệm của Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thuộc Tỉnh.

1. Chỉ đạo tổ chức triển khai Giải pháp văn phòng điện tử có hiệu quả tại đơn vị mình, từng bước tạo lập cơ sở dữ liệu xử lý văn bản của đơn vị; chỉ đạo thực hiện việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động để thay thế dần văn bản giấy theo Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ.

2. Chỉ đạo, điều hành công việc hàng ngày của đơn vị mình trên Giải pháp văn phòng điện tử của đơn vị; các chỉ đạo về công việc thông qua Giải pháp văn phòng điện tử được xem như mệnh lệnh hành chính.

3. Chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời các thông điệp dữ liệu gửi vào hộp thư văn bản của đơn vị mình.

4. Chỉ đạo công tác quản lý, khai thác và bảo vệ mạng máy tính nội bộ và Giải pháp văn phòng điện tử của đơn vị mình đồng thời bảo đảm an ninh khi tham gia vào Hệ thống thông tin Liên thông văn bản của Tỉnh; chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông điệp dữ liệu của đơn vị mình gửi lên Hệ thống thông tin Liên thông văn bản của Tỉnh.

5. Căn cứ Quy chế này và các quy định có liên quan ban hành Quy chế nội bộ về tiếp nhận, xử lý văn bản đến và soạn thảo, ban hành văn bản đi trên Giải pháp văn phòng điện tử của đơn vị mình.

Điều 8. Trách nhiệm của cá nhân tham gia Hệ thống thông tin Liên thông văn bản và Giải pháp văn phòng điện tử

1. Vận hành các Hệ thống từ đầu giờ đến hết giờ làm việc hàng ngày để gửi, nhận, quản lý, lưu trữ và kịp thời xử lý các thông điệp dữ liệu gửi vào hộp thư văn bản điện tử cá nhân và hộp thư văn bản điện tử của đơn vị mình (trong trường hợp được giao quản lý hộp thư văn bản điện tử đơn vị).

2. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư văn bản điện tử. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo ngay cho cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị để được thay đổi mật khẩu.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông điệp dữ liệu gửi lên mạng từ hộp thư văn bản điện tử do mình nắm giữ mật khẩu truy nhập (trừ trường hợp bất khả kháng).

4. Khi gặp sự cố trong quá trình tham gia xử lý và trao đổi thông tin văn bản trên mạng, phải báo cáo ngay người có thẩm quyền để kịp thời giải quyết.

Điều 9. Trách nhiệm của bộ phận văn thư các đơn vị

1. Đồng thời với việc phát hành văn bản giấy phải phát hành văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin Liên thông văn bản.

2. Khi tiếp nhận văn bản đến (bằng giấy) văn thư có trách nhiệm kiểm tra trên Hệ thống thông tin Liên thông văn bản để xử lý theo các trường hợp sau:

a. Trường hợp trong Hộp thư văn bản điện tử đơn vị đã có thông điệp dữ liệu tương ứng của văn bản đến thì tiếp nhận và vào số văn bản đến.

b. Trường hợp trong Hộp thư văn bản điện tử đơn vị chưa có thông điệp dữ liệu tương ứng của văn bản đến thì xử lý như sau:

- Đối với các đơn vị chưa triển khai Hệ thống thông tin Liên thông văn bản thì tiếp nhận và vào số văn bản đến.

- Đối với các đơn vị đã triển khai Hệ thống thông tin Liên thông văn bản thì không tiếp nhận và thông báo lại đơn vị ban hành để thực hiện lại việc phát hành văn bản điện tử.

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý việc vận hành Hệ thống thông tin Liên thông văn bản của UBND tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu.

2. Định kỳ hàng quý báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh về tình hình hoạt động của Hệ thống thông tin Liên thông văn bản và Giải pháp văn phòng điện tử và các vấn đề mới phát sinh.

3. Chủ trì, phối hợp với đơn vị triển khai thực hiện việc thiết lập, cấp phát và quản lý danh mục địa chỉ trên mạng của các đơn vị; quản lý việc cấp phát hộp thư văn bản điện tử của đơn vị và cá nhân tham gia trong Hệ thống thông tin Liên thông văn bản.

4. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc cập nhật, phát hành, khai thác và sử dụng thông tin trên mạng tin học của Tỉnh được ổn định, thông suốt, liên tục, đúng đối tượng.

5. Chủ trì tổ chức triển khai, thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh mạng, bảo mật thông tin theo các quy định hiện hành.

6. Phối hợp, hướng dẫn các cán bộ quản trị mạng của các đơn vị thực hiện xoá bỏ các thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn trên các chuyên mục công cộng.

7. Tạo lập chế độ, tổ chức thực hiện sao chép, lưu trữ thông tin điện tử trên Hệ thống thông tin Liên thông văn bản.

8. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cho việc quản lý và phát triển cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin điện tử tại mỗi đơn vị để thực hiện thông suốt Hệ thống thông tin Liên thông văn bản trong các ngành, các cấp của Tỉnh.

9. Hỗ trợ các đơn vị trong việc triển khai Giải pháp văn phòng điện tử và tham gia vận hành Hệ thống thông tin Liên thông văn bản; tổ chức các lớp đào tạo hoặc đào tạo lại cho người sử dụng phần mềm theo yêu cầu của các đơn vị.

10. Tham mưu UBND Tỉnh trong việc triển khai thử nghiệm chữ ký số, gắn kết vào Hệ thống thông tin Liên thông văn bản để từng bước thay thế dần văn bản giấy.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Lộ trình thực hiện

Về nguyên tắc, tất cả văn bản (trừ văn bản mật) gửi qua lại giữa các cơ quan triển khai Hệ thống thông tin Liên thông văn bản của UBND Tỉnh phải được gửi, nhận (liên thông) qua mạng đồng thời với việc gửi, nhận văn bản giấy. Tuy nhiên, do việc triển khai giải pháp Văn phòng điện tử và Hệ thống thông tin Liên thông văn bản ở các đơn vị chưa hoàn tất nên lộ trình thực hiện việc liên thông văn bản qua mạng sẽ được thực hiện như sau:

1. Đối với các đơn vị đã triển khai xong giải pháp Văn phòng điện tử và Hệ thống thông tin Liên thông văn bản trước ngày 31/12/2011: bắt đầu chính thức liên thông văn bản qua mạng từ Quý III/2012.

2. Đối với các đơn vị đã triển khai giải pháp Văn phòng điện tử nhưng chưa kết nối Hệ thống thông tin Liên thông văn bản, Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn và hỗ trợ đơn vị thực hiện và báo cáo UBND Tỉnh. Mỗi đơn vị có thời gian 02 tháng thử nghiệm khi triển khai liên thông văn bản qua mạng, sau thời gian thử nghiệm thì chính thức tiến hành liên thông văn bản qua mạng

3. Đối với các đơn vị chưa triển khai giải pháp Văn phòng điện tử thì thực hiện theo kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm do Chủ tịch UBND Tỉnh phê duyệt.

Điều 12. Các cơ quan thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (nêu trên) thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này, trường hợp vi phạm Quy chế, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định.

Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn vướng mắc các đơn vị gửi kiến nghị về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp và tham mưu UBND Tỉnh xem xét, giải quyết./.