QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 thán 05 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sơn La tại Tờ trình số 323/TTr-STTTT ngày 02 tháng 6 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Sơn La.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 117/2005/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2005 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế sử dụng, khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 05 tháng 6 năm 2014 của UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Sơn La.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh Sơn La và cán bộ, công chức, viên chức (sau đây viết tắt là CCVC) trong các cơ quan, tổ chức đó.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Sơn La

1. Hệ thống thư điện tử (sau đây viết tắt là HTTĐT) tỉnh Sơn La là thành phần trong hệ thống thông tin hành chính điện tử tỉnh Sơn La, là phương tiện giúp cho các cơ quan, tổ chức và CCVC sử dụng để trao đổi, gửi nhận thông tin phục vụ hoạt động điều hành, tác nghiệp của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng một cách nhanh chóng và thuận lợi.

HTTĐT tỉnh Sơn La có địa chỉ trên mạng Internet:http://mail.sonla.gov.vn

2. HTTĐT tỉnh Sơn La được cài đặt trên máy chủ (Mail Server) của Trung tâm tích hợp dữ liệu (đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 3. Quản lý Hệ thống thư điện tử

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý HTTĐT tỉnh Sơn La.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn tổ chức vận hành, duy trì khai thác, sử dụng có hiệu quả HTTĐT theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Định dạng địa chỉ hộp thư

Hộp thư điện tử tỉnh Sơn La gồm 2 loại:

1. Hộp thư của các cơ quan, tổ chức (gọi chung là hộp thư công vụ): Là hộp thư sử dụng chung của một cơ quan, tổ chức được quy định đặt tên theo định dạng như sau:

tendonvi@sonla.gov.vn; trong đó: tendonvi là viết tắt tên cơ quan, tổ chức được cấp hộp thư (ví dụ: Sở Kế hoạch và Đầu tư có địa chỉ hộp thư như sau: skhdt@sonla.gov.vn)

2. Hộp thư cá nhân: Là hộp thư dùng riêng cho từng CCVC, có định dạng như sau:

Tenhodem@sonla.gov.vn trong đó: tenhodem được đặt theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm) (ví dụ: Trần Văn Hùng có địa chỉ hộp thư như sau: hungtv@sonla.gov.vn)

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức có hai hoặc hơn hai CCVC có:

- Trùng họ, chữ đệm và tên thì quy ước thêm năm sinh vào liền sau tenhodem.

- Trùng họ, chữ đệm, tên và ngày tháng năm sinh thì quy ước thêm tên đơn vị viết tắt vào liền sau tenhodemngaythangnamsinh.

Điều 5. Cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư

1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu cấp mới, thay đổi thông tin hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử phải có đề nghị bằng văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm CNTT&TT)

- Sau khi thực hiện hoàn thiện việc cấp mới, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư, Sở Thông tin và Truyền thông thông báo kết quả bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có yêu cầu;

- Trường hợp không thực hiện được theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

2. Hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạm thời bị khóa trên HTTĐT của tỉnh trong các trường hợp sau:

a) Không đưa vào sử dụng sau 3 tháng kể từ ngày được cấp

b) Không thay đổi mật khẩu theo quy định, bị tin tặc tấn công, chiếm quyền sử dụng hộp thư

c) Vi phạm các khoản tại Điều 8 của Quy chế này

Điều 6. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử

Mọi thông tin về cơ quan, tổ chức và cá nhân khi đăng ký sử dụng HTTĐT là cơ sở dữ liệu được lưu trữ tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh (đặt tại Trung tâm CNTT&TT);

Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan có thẩm quyền quản lý danh bạ thư điện tử. Danh bạ thư điện tử của tỉnh được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Sơn La.

Chương III

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 7. Thông tin trao đổi qua HTTĐT, tiêu chuẩn áp dụng và tính pháp lý của nội dung thông tin

1. Thông tin trao đổi qua HTTĐT: Bao gồm các dạng như: văn bản (có cấu trúc, phi cấu trúc), âm thanh, hình ảnh

- Văn bản gửi, nhận qua HTTĐT gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, văn bản dự thảo xin ý kiến, văn bản gửi đến các cơ quan để biết, báo cáo;

- Khi phát hành văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan tổ chức và cá nhân có trách nhiệm gửi đồng thời bản điện tử (theo đúng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của nơi nhận;

- Những văn bản được chuyển qua HTTĐT phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;

- Sử dụng HTTĐT để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công.

2. Thống nhất sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện các nội dung văn bản trao đổi trong HTTĐT tỉnh Sơn La.

3. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua HTTĐT phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 8. Những hành vi bị cấm

Lợi dụng HTTĐT để gửi nhận:

1. Các thông tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc;

2. Thông tin tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác đã được pháp luật quy định;

3. Thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân;

4. Quảng bá, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của pháp luật;

5. Phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào HTTĐT của tỉnh.

Điều 9. Kiểm tra thư và phản hồi thư

Các cơ quan, tổ chức, CCVC được cấp và sử dụng hộp thư điện tử phải thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử, đồng thời chịu trách nhiệm về việc nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi việc sử dụng có hiệu quả HTTĐT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Thực hiện thanh tra, kiểm tra hoạt động của HTTĐT và xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức phổ biến, tuyên truyền, vận động CCVC trong các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

3. Hướng dẫn, tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của UBND tỉnh trong công tác quản lý, khai thác và sử dụng HTTĐT.

4. Đề xuất nâng cấp, phát triển và mở rộng hạ tầng; triển khai chính sách bảo mật, đảm bảo an ninh, an toàn và hoạt động của HTTĐT.

5. Tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng quản lý, khai thác, sử dụng thư điện tử cho CCVC trong các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.

6. Hằng năm, xây dựng dự toán kinh phí đảm bảo cho công tác quản lý, duy trì hoạt động của HTTĐT.

7. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả hoạt động của HTTĐT theo quy định.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

- Ban hành quy chế sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi mình quản lý;

- Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích, có hiệu quả; đảm bảo bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ, nội dung thông tin theo đúng các quy định của pháp luật.

2. Trách nhiệm của cá nhân CCVC sử dụng hộp thư điện tử:

- CCVC được cấp hộp thư điện tử phải sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích và hiệu quả;

- Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua HTTĐT;

- Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác, không được cung cấp mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cá nhân. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan mình và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm CNTT&TT) để được cấp lại mật khẩu mới;

- Khi phát hiện việc sử dụng thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virus, thư rác, thư có chứa mã độc phải kịp thời xóa bỏ hoặc báo cáo Thủ trưởng cơ quan phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông để xử lý;

- Khi gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm CNTT&TT) để phối hợp xử lý khắc phục.

Điều 12. Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử công vụ

1. Hộp thư điện tử công vụ cấp cho cơ quan, tổ chức để trao đổi công tác, thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.

2. Khi có thay đổi, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư điện tử công vụ cho người có trách nhiệm tiếp nhận.

3. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử công vụ thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành Quy chế này.

2. Chánh Văn Phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm CNTT&TT) để tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.