KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025” TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi tắt là Đề án), trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính quyền số, Chính phủ điện tử;

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước;

- Triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử để đáp ứng các mục tiêu cụ thể được đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

2. Yêu cầu

- Xây dựng hệ thống quy trình nghiệp vụ khoa học, đầy đủ, làm tiền đề thuận lợi cho việc tạo lập, xử lý, trao đổi, bảo quản an toàn, lưu trữ và phát huy có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Bảo đảm thiết lập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, phù hợp với những tính năng lưu trữ của Trục liên thông Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong hệ thống các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ: đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử; bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu;

- Tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, khả thi, tiết kiệm, hiệu quả trong lộ trình thực hiện Đề án của Chính phủ.

II. MỤC TIÊU

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất, chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử số hóa tối thiểu 35% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

III. NHIỆM VỤ

1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử

a) Nội dung:

- Tăng cường chỉ đạo, triển khai và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử do các Bộ, ngành Trung ương ban hành đảm bảo đúng quy định.

- Thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của tỉnh làm cơ sở triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất trong toàn tỉnh.

b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

c) Cơ quan phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.

d) Thời gian thực hiện: Hàng năm.

2. Xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ

a) Nội dung:

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng, tích đống của các sở, ban ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu thực hiện quy trình số hóa tài liệu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường điện tử.

- Chuyển những tài liệu đã được chỉnh lý (có niên hạn 20 năm… 70 năm) hiện đang lưu trữ ở Kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo yêu cầu quản lý để bảo quản lưu trữ an toàn, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả và thực hiện quy trình số hóa tài liệu,lưu trữ điện tử.

b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

c) Cơ quan phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.

d) Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2022.

3. Xây dựng và thực hiện Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

a) Nội dung:

Để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu về lưu trữ tài liệu điện tử được thống nhất, đồng bộ, khả thi, tiết kiệm, hiệu quả trong lộ trình thực hiện Đề án của Chính phủ. Nâng cấp, tích hợp, kết nối liên thông phần mềm hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan) với phần mềm Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và một số phần mềm khác có liên quan để đảm bảo hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đạt chuẩn, có thể tích hợp, trích xuất, chuyển giao, nộp lưu các cơ sở dữ liệu, hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và các tài liệu lưu trữ hiện hành theo yêu cầu quản lý tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm giải pháp tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan đảm bảo tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng tài liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại hồ sơ ở cấp độ khác nhau.

b)Cơ quan chủ trì:Sở Nội vụ.

c)Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.

d)Thời gian thực hiện: Hoàn thành phần mềm trong Quý I năm 2022 và thực hiện hàng năm.

4. Tạo lập cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến

Công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đảm bảo không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng;

Thực hiện số hóa tối thiểu 30% tài liệu không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan, đơn vị địa phương có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2023.

5. Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử; từ Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước

a) Nội dung:

Thực hiện và hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

b)Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

c)Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

d) Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2025.

6. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công chức, viên chức

a) Nội dung:

Các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố xác định vị trí việc làm, bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhằm quản trị hệ thống, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đối với người thừa hành giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước, nhằm đồng bộ hóa việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử từ văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo phân công giải quyết đến công chức, viên chức giải quyết công việc và kết thúc chuyển hồ sơ điện tử vào cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức.

b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

c) Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

d) Thời gian thực hiện: Hàng năm.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Xây dựng và tham mưu UBND tỉnh ban hành Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống và lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

- Triển khai công tác tuyên truyền về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử; xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo các chức năng của hệ thống theo quy định của pháp luật; thực hiện xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ; kết nối chuyển thông tin dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tham mưu UBND tỉnh xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức trong đó ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho người làm công tác văn thư, lưu trữ của sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

- Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ tại Kế hoạch, định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ kết quả thực hiện.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này; rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành) tại các sở, ban ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của pháp luật; đảm bảo sẵn sàng tích hợp, kết nối vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử.

- Chủ trì triển khai xây dựng, duy trì, vận hành, quản lý Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước; hỗ trợ kỹ thuật cho các sở, ban, ngành, địa phương trong việc triển khai, thực hiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

- Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công nghệ thông tin phục vụ việc duy trì, vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành,địa phương.

3. Sở Tài chính

Cân đối ngân sách nhà nước hàng năm, chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan thẩm định, đề xuất, bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên được đề ra tại Kế hoạch này và Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống và lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Bố trí nguồn vốn đầu tư cho các nội dung hoạt động của kế hoạch. Thẩm định các dự án đầu tư về công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng của các sở, ban, ngành, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, đảm bảo không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hàng năm.

5. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này; chỉ đạo, triển khai chuyển tài liệu lưu trữ ở Kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo yêu cầu quản lý; tổ chức thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan,bảo đảm đầy đủ trang thiết bị phục vụ triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

- Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

- Phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Định kỳ, tổ chức đánh giá kết quả triển khai thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước (có thể lồng ghép trong báo cáo kết quả công văn thư, lưu trữ) gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ trước ngày 10/12 hàng năm.

6. Các cơ quan, tổ chức Trung ương hoạt động theo ngành dọc ở tỉnh

Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, nội dung Kế hoạch, chủ động báo cáo Bộ, ngành chủ quản xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo triển khai thực hiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trong các cơ quan nhà nước theo lộ trình phù hợp; đảm bảo giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật.

7. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách nhà nước hiện hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, nội dung và khối lượng công việc được phân công theo Kế hoạch này và quy định của Luật Ngân sách nhà nước để xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm bảo đảm Kế hoạch đề ra. Khuyến khích nguồn kinh phí huy động ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện hoặc tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.