KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI NÂNG CẤP PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Triển khai mới phần mềm quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố thống nhất theo mô hình chung của Thành phố nhằm khắc phục các tồn tại hệ thống cũ và đáp ứng các yêu cầu:

- Phục vụ công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Phục vụ lãnh đạo theo dõi, quản lý tình hình xử lý văn bản trong Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; theo dõi các sở - ngành, quận - huyện thực hiện văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Liên thông, kết nối với các sở - ngành, quận - huyện;

- Liên thông với Cổng thông tin của Chính phủ.

2. Yêu cầu

- Cán bộ, công chức tham gia triển khai phải sắp xếp thời gian học sử dụng phần mềm.

- Sau khi được tập huấn, lãnh đạo, cán bộ, công chức của đơn vị phải sử dụng phần mềm để giải quyết văn bản, hồ sơ đi và đến theo công việc được phân công.

II. ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP, THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM

1. Đối tượng

- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc các thư ký giúp việc cho Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Cán bộ, công chức Phòng Hành chính và các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Các Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc chuyên viên giúp việc, Chánh văn phòng, Phó Chánh Văn phòng các quận, huyện;

- Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng các sở, ngành.

2. Nội dung, phương pháp

- Sở Thông tin và Truyền thông chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm;

- Thiết lập đường dây nóng để hỗ trợ sử dụng phần mềm. (mail: cntt@tphcm.gov.vn; website: http://cntt.tphcm.gov.vn; điện thoại: 38.23.3717 máy nhánh: 221).

3. Thời gian, địa điểm

Giai đoạn 1: triển khai tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố

- Triển khai mới hệ thống quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;

- Hướng dẫn đào tạo cán bộ công chức tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố: Sở Thông tin và Truyền thông cử nhân sự trực tiếp hướng dẫn sử dụng, nhận góp ý tại từng bộ phận, cá nhân;

- Thời gian: theo lịch đã thống nhất được đăng ký trong khoảng thời gian kế hoạch thực hiện (phụ lục kế hoạch chi tiết đính kèm);

Giai đoạn 2: triển khai tại các sở - ngành, quận - huyện

- Tổ chức các lớp hướng dẫn các sở - ngành, quận - huyện tại Sở Thông tin và Truyền thông;

- Sở Thông tin và Truyền thông cử nhân sự trực tiếp hướng dẫn theo yêu cầu riêng của các cá nhân, đơn vị.

- Thời gian: trong Quý III năm 2015. Sở Thông tin và Truyền thông lập kế hoạch tổ chức triển khai và thông báo cụ thể cho các đơn vị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức triển khai phần mềm theo kế hoạch đã được phê duyệt; phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố trình Quy chế vận hành phần mềm sau khi tập huấn để đưa vào sử dụng chính thức.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố: bố trí nhân sự tham gia đào tạo, sử dụng phần mềm theo lịch thống nhất với Sở Thông tin và Truyền thông.

- Các sở - ngành, quận - huyện cử nhân sự tham gia tập huấn sử dụng phần mềm theo lịch do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức./.