KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025" CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025", Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện Lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại các cơ quan, tổ chức của tỉnh được tạo lập ở dạng điện tử phải được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả trong các cơ quan nhà nước.

- Quản lý thông tin hồ sơ một cách hệ thống, khoa học và chính xác; xây dựng hệ quản trị thông tin để quản lý, cập nhật thông tin, phục vụ truy cập theo các mức và các yêu cầu khác nhau của người quản lý và người sử dụng.

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; giúp cho việc tra tìm khai thác tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm chi phí nguồn lực của nhà nước và xã hội.

2. Yêu cầu

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức.

- Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

II. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Giai đoạn 2020 đến 2022

a) Xây dựng và hoàn thiện văn bản

- Các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát các quy định, quy chế làm việc, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với các quy định mới, đưa nội dung quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ điện tử, quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong quy trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng với các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư và các quy định pháp luật khác về văn bản điện tử.

- Hàng năm xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, đây là nội dung quan trọng để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Thống nhất các quy trình tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử để giải quyết công việc trong tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của công chức, viên chức.

- Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống thông tin phục vụ công tác Quản lý, điều hành văn bản điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ và các giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn tài liệu điện tử.

- Công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc phải lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng và giao hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

- Xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan; đảm bảo thống nhất tiêu chuẩn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; hoàn thiện quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các quy định của pháp luật và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông, trích xuất dữ liệu, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viên từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Xây dựng Kế hoạch và số hóa hồ sơ, tài liệu từ các nguồn tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị.

- Số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức trước khi bàn giao về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đảm bảo tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng văn bản, tài liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại hồ sơ ở cấp độ khác nhau.

- Trong hệ thống phần mềm phải đảm bảo các cấu trúc, chức năng kết nối liên thông với các thiết bị di động thông minh; tạo lập được danh mục hồ sơ, tạo mã ký hiệu cho từng hồ sơ, tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; thống kê, tìm kiếm thông minh các trường từ khóa, từ chuẩn trong cơ sở dữ liệu, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

c) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các tính năng, yêu cầu đảm bảo thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ về thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu, trích xuất dữ liệu, kết nối với các thiết bị di động thông minh; hệ thống quản trị dữ liệu, người dùng, đảm bảo an toàn thông tin cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử; đầu tư trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ thực hiện đảm bảo các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử.

- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan phải đảm bảo kết nối, liên thông đến Hệ thống Lưu trữ lịch sử tỉnh để thực hiện việc chuyển giao, thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử khi đến hạn giao nộp.

- Hoàn thiện các chức năng hệ thống tra cứu tài liệu điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; cung cấp quyền truy cập cho các tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu khai thác tài liệu.

d) Bố trí, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực

- Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố xây dựng vị trí việc làm, bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhằm quản trị hệ thống, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đối với người thừa hành giải quyết công việc trong các cơ quan, hành chính nhà nước, nhằm đồng bộ hóa việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử từ văn thư tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo phân phối đến người giải quyết công việc và kết thúc chuyển hồ sơ điện tử vào cơ sở dữ liệu của cơ quan.

2. Giai đoạn 2023-2025

- Các cơ quan, tổ chức tiếp tục tiếp tục sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử: Quy trình xử lý, tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng Quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; Quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.

- Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố hoàn thiện việc số hóa tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, tổ chức vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ Trung tâm Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước.

- Đảm bảo công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu công nghệ thông tin đảm bảo duy trì vận hành, triển khai, thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị. Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực thực hiện giải quyết công việc trong môi trường điện tử, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử từ lãnh đạo đến công chức, viên chức.

- Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập dạng điện tử.

- Đảm bảo tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.

- Đảm bảo 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ Lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập.

- Tài liệu tại Lưu trữ lịch sử không thuộc Danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng đảm bảo tối thiểu 80% trở lên.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị xây dựng tiêu chuẩn vị trí việc làm bộ máy quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và sự nghiệp lưu trữ; bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2021.

- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan:

+ Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản và sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, hoàn thành năm 2021.

+ Nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo các chức năng của Hệ thống theo quy định của pháp luật; tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ các phông còn lại đang bảo quản tại Trung tâm; kết chuyển thông tin dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, hoàn thành trong năm 2022.

+ Triển khai khảo sát hiện trạng hệ thống Lưu trữ cơ quan, tổ chức để có giải pháp nâng cấp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trước năm 2022.

+ Đảm bảo duy trì hệ thống Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động an toàn, ổn định; định kỳ sao lưu hồ sơ, tài liệu điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

+ Tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai chỉnh lý dứt điểm tài liệu giấy và số hóa tài liệu có giá trị tại các cơ quan nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoàn thành năm 2023.

- Hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và địa phương đủ năng lực trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn, vị trí việc làm.

- Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện Kế hoạch Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo dõi chỉ đạo thực hiện.

+ Triển khai công tác tuyên truyền về lưu trữ điện tử.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Nâng cấp, bổ sung đầy đủ các trường thông tin trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành của tỉnh đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ nội vụ, hoàn thành năm 2020.

- Phối hợp với Sở Nội vụ để kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức với Hệ thống Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử và đảm bảo an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Tham mưu UBND tỉnh bố trí vốn ngân sách kế hoạch hàng năm để thực hiện việc xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ; đảm bảo theo lộ trình của kế hoạch Lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, đảm bảo không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hàng năm.

4. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán kinh phí do các đơn vị xây dựng gửi Sở Tài chính kiểm tra, tổng hợp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí để thực hiện Kế hoạch này đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.

5. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đảm bảo đáp ứng vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ, tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.

- Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

- Phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) số hóa hồ sơ, tài liệu có giá trị; cập nhật tài liệu điện tử, dữ liệu đặc tả của hồ sơ, tài liệu vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan.

- Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy phù hợp với nhiệm vụ của cơ quan đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình tại Kế hoạch này, hoàn thành năm 2024.

- Đảm bảo an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.

Trên đây là Kế hoạch của UBND tỉnh triển khai thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" của Thủ tướng Chính phủ trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Yêu cầu các Sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện theo lộ trình, thời gian quy định./.