THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VỀ QUẢN LÝ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ VÀ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2020.

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ1.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

1. Quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm: quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm quyền, nội dung kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2.2 Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ.

Điều 3. Quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm in, phát hành, quản lý số lượng và cấp phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Mẫu phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được trình bày trên giấy cứng, khổ A4 (210 mm x 297 mm) (theo Mẫu 2, Phụ lục I).

2. Trường hợp phôi Chứng chỉ hành nghề bị hư hỏng hoặc bị mất, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Sở Nội vụ) báo cáo (gửi kèm theo phôi Chứng chỉ bị hư hỏng) và đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ cấp lại.

Điều 4. Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

1. Điều kiện đăng ký kiểm tra

a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

b) Có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành hoặc Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định tại Khoản 4, Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

c) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên.

2. Hồ sơ đăng ký kiểm tra

a) 3 Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề (nếu có) hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

b) Giấy xác nhận thời gian làm việc từ đủ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đã làm việc.

c) 02 ảnh 2 x 3 cm (thời hạn chụp không quá 6 tháng, kể từ ngày chụp đến ngày đăng ký).

3. Tổ chức kiểm tra

a) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

b) Thông tin liên quan đến việc nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra được thông báo cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên Trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào tháng 6 hàng năm.

c) Nội dung kiểm tra gồm: hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

d) Hình thức kiểm tra gồm: viết, trắc nghiệm và thực hành.

đ) Cá nhân đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành.

4. Cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

a) Cá nhân đạt yêu cầu được cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

b) Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp (theo Mẫu 1, Phụ lục I).

Điều 5. Đối tượng đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổ chức được thành lập mới hoặc đã hoạt động dịch vụ lưu trữ trước ngày Thông tư này có hiệu lực phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

2. Cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.

3. Đơn vị sự nghiệp công lập ngành lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công theo Điểm a Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập không phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Điều 6.4 (Được bãi bỏ)

Điều 7. Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ5

Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm:

1. Bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu các giấy tờ sau:

a) Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức).

b) Hộ khẩu thường trú (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

c) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của người tham gia hoạt động dịch vụ (đối với tổ chức).

d) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

2. Danh sách người hành nghề lưu trữ (đối với tổ chức).

3. Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 8.6 (Được bãi bỏ)

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

2. Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.

3. Giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

4. Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.

5. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo Phụ lục II.

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ

1. Quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết.

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ

1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giúp Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) 7 Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân theo quy định. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

b) 8 (Được bãi bỏ)

c) Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo Phụ lục III.

Điều 12. Ban hành biểu mẫu về thủ tục hành chính9

Ban hành 09 (chín) biểu mẫu về thủ tục hành chính trong việc cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Phụ lục I.

Điều 13. Hiệu lực thi hành10

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.

Điều 14. Tổ chức thực hiện 11

1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung./.

PHỤ LỤC I

BIỂU MẪU VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG VIỆC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN KIỂM TRA NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, CẤP, CẤP LẠI CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ¹
(Kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

Mẫu 1: Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

Mẫu 2: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Mẫu 3: Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Mẫu 4: Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Mẫu 5: Phiếu tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Mẫu 6: Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ.

___________________

¹ Biểu mẫu số 7, 8, 9 về cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Phụ lục I được bãi bỏ theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2020.

Mẫu 1. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

Mẫu 2. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Mẫu 3. Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……….., ngày…….. tháng .... năm 20………

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh (thành phố) ……………………………..

Họ và tên:……………………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………

Chứng minh nhân dân số………………………….. Ngày cấp: …………………………………

Nơi cấp: ………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:………………………………………… Email (nếu có): ………………………………

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) ……………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu trữ: ……………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.

Mẫu 4. Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

…… , ngày…… tháng…… năm 20....

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh (thành phố) …………………………………………..

Họ và tên: …………………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện nay: ………………………………………………………………………………….

Chứng minh nhân dân số:……………………………. Ngày cấp: ……………………………

Nơi cấp: ……………………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………… Email (nếu có): ………………………………

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có) …………………………

………………………………………………………………………………………………………

Thời gian đã cấp Chứng chỉ hành nghề: ………………………………………………………

Lý do xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề:

Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi.

Mẫu 5. Phiếu tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

PHIẾU TIẾP NHẬN

Hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Họ và tên:………………………………………………………………………………………….. ;

Địa chỉ liên hệ:…………………………………………………………………………………….. ;

Điện thoại:…………………………………………………………………………………………. ;

Hình thức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Cấp □      Cấp lại □

Đã nhận hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

Ngày trả kết quả: …………………………………………………………………………..

Mẫu 6. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

….. , ngày….. tháng….. năm 20…...

GIẤY XÁC NHẬN

THỜI GIAN LÀM VIỆC TRONG LĨNH VỰC HÀNH NGHỀ

I. Phần tự khai

Họ và tên: …………………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………………….

Chỗ ở hiện nay: ………………………………………………………………………………….

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………………………………………

Bằng tốt nghiệp chuyên ngành:…………………….. Năm tốt nghiệp: ………………………

Đã thực hiện công việc chuyên môn về lĩnh vực ……………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Tại ………………………………………………………………………………………………….

II. Phần cơ quan, tổ chức xác nhận

Cơ quan, tổ chức………………………………..…………………………………… xác nhận:

Ông/bà: ……………………………………………………………………………………………

1. Thời gian công tác: từ……………………………………… đến ……………………………

2. Nội dung công việc đã thực hiện: ……………………………………………………………

3. Năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp: …………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

PHỤ LỤC II

BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TỪ NGÀY 01 THÁNG 01 ĐẾN NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 20....
(Kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

BÁO CÁO

Tình hình thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

(từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm 20...)

PHỤ LỤC III

BÁO CÁO TÌNH HÌNH CẤP, QUẢN LÝ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ VÀ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm 20....
(Kèm theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

BÁO CÁO

Tình hình cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

(Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm 20...)

1. Tình hình cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

a) Số lượng Chứng chỉ hành nghề được cấp.

b) Số lượng Chứng chỉ hành nghề được cấp lại.

c) Số lượng Chứng chỉ hành nghề thu hồi.

2. Tình hình thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

a) Tên tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ.

b) Tổng số người lao động có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ.

c) Số lượng hợp đồng (theo từng hoạt động dịch vụ được quy định tại khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ).

d) Chất lượng thực hiện hợp đồng.

3. Tình hình thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

a) Về cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

b) Về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ./.