THÔNG BÁO

KẾT QUẢ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT 05 NĂM THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 110/2004/NĐ-CP, NGHỊ ĐỊNH SỐ 111/2004/NĐ-CP NGÀY 08 THÁNG 4 NĂM 2004 CỦA CHÍNH PHỦ VÀ SƠ KẾT 02 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/2007/CT-TTG NGÀY 02 THÁNG 3 NĂM 2007 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Được sự đồng ý của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị tổng kết 05 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Ngày 11-12 tháng 6 năm 2009 Hội nghị được tổ chức tại thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình, đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khu vực phía Bắc.

Ngày 24-25 tháng 6 năm 2009 Hội nghị được tổ chức tại thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khu vực phía Nam.

Tham dự hai Hội nghị có 360 đại biểu đến từ 59 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (vắng 04 tỉnh: Đắk Nông, Hà Nội, Kon Tum và Quảng Ninh) và đại diện của một số cơ quan Trung ương.

Tới dự Hội nghị có ông Văn Tất Thu, Thứ trưởng Bộ Nội vụ, ông Nguyễn Đảng, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Bình và ông Võ Thành Kỳ, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

I. THÀNH PHẦN THAM DỰ HỘI NGHỊ

1. Về phía các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Hội nghị lần này có sự tham gia 48 đại biểu là lãnh đạo Sở Nội vụ, Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố;

- 59 đại biểu là lãnh đạo và cán bộ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và 73 đại biểu là lãnh đạo, cán bộ Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

- 34 đại biểu là đại diện các sở, ban, ngành, huyện, thị tỉnh Quảng Bình; 60 đại biểu là đại diện các sở, ban, ngành, huyện, thị tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

2. Về phía các cơ quan Trung ương

- Đại diện Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Pháp chế, Vụ Tổng hợp – Bộ Nội vụ;

- Đại diện Cơ quan Bộ Nội vụ tại miền Trung;

- Đại diện Cơ quan Bộ Nội vụ tại miền Nam;

- Đại diện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cục trưởng Vũ Thị Minh Hương và các Phó Cục trưởng cùng đại diện các phòng, ban chức năng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục.

II. NỘI DUNG HỘI NGHỊ

Ông Nguyễn Đảng, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Bình và ông Võ Thành Kỳ - Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đọc diễn văn chào mừng Hội nghị.

Sau khi nghe Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình bày dự thảo Báo cáo, Hội nghị đã nghe 8 ý kiến tham luận của đại biểu các tỉnh: Ninh Bình, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Đà Nẵng, Thừa Thiên Huế, Bình Định và Đồng Nai. Các ý kiến tham luận tại Hội nghị tập trung vào những vấn đề sau:

1. Nhất trí với dự thảo “Báo cáo Tổng kết 05 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và 02 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” được trình bày tại Hội nghị.

2. Đa số các ý kiến phát biểu tại Hội nghị và ý kiến các địa phương tham gia Hội nghị đều nhất trí với việc thành lập Chi cục Văn thư, Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Ngoài ra, các ý kiến cũng phản ánh những khó khăn vướng mắc ở địa phương trong tình hình hiện nay, tập trung vào các vấn đề như:

a) Các biện pháp nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo các cấp, các ngành về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ;

b) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong điều kiện tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ ở địa phương mới được chuyển về Sở Nội vụ;

c) Một số kiến nghị về biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cấp, các ngành (chưa có quy định cụ thể và còn thiếu, đặc biệt là cấp huyện);

d) Đánh giá chung về công tác văn thư ở các địa phương (trong một chừng mực nào đó đã được thực hiện tốt), nhưng công tác lưu trữ vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục;

đ) Các biện pháp khắc phục tình trạng tài liệu tích đống và việc thực hiện nhiệm vụ được giao trong Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; các kiến nghị đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sớm ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh;

e) Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Đề xuất nên có phần mềm dùng chung hoàn chỉnh, thống nhất trong toàn quốc;

d) Đề xuất thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm đối với lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải được hướng dẫn rõ ràng, thống nhất; kiến nghị phụ cấp cho cán bộ văn thư; thực hiện triệt để phụ cấp độc hại đối với người làm lưu trữ;

h) Kinh phí dành cho các hoạt động văn thư, lưu trữ chưa được đầu tư thỏa đáng, nhất là việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và chỉnh lý tài liệu.

3. Ý kiến chỉ đạo của Thứ trưởng Bộ Nội vụ Văn Tất Thu:

a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến để nâng cao nhận thức của lãnh đạo các ngành, các cấp về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Cần đổi mới tư duy quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, tiến tới quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bằng pháp luật.

c) Chú trọng các mặt cải cách hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ:

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ;

- Từng bước hoàn thiện tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương;

- Bố trí đủ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; chú trọng công tác bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Lập kế hoạch, dự toán kinh phí hàng năm cho các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;

đ) Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin:

Cần hoàn thiện các công cụ tra cứu truyền thống trước, sau đó mới thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin.

4. Về phương hướng nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới, Hội nghị chỉ đạo tập trung vào những nội dung chính sau đây:

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu hiện tại. Bố trí đủ cán bộ văn thư, lưu trữ theo đúng chức danh quy định của Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của tỉnh đề ra.

b) Sở Nội vụ các tỉnh cần xây dựng trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh mục số 1, Danh mục số 2 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Hướng dẫn các quận, huyện xây dựng Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện.

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh cần tiến hành xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan;

c) Tăng cường tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao trình độ lý luận và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu; hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc và thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tăng cường việc thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu tồn đọng; bảo quản tốt tài liệu và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;

d) Lập dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; tăng cường trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ; bố trí đủ kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

đ) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

e) Thực hiện tốt các chế độ chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

5. Hội nghị đã phổ biến nội dung Công văn hướng dẫn lập và trình duyệt Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; Công văn hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Công văn hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 và xin ý kiến các địa phương về Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020.

Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện hai Nghị định của Chính phủ và 2 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ tổ chức tại thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình và thành phố Vũng Tàu tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đã thành công tốt đẹp.