ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 949/QĐ-UBND

Khánh Hòa, ngày 26 tháng 4 năm 2023

Nơi nhận:
- Như Điều 3 (VBĐT);
- Cục Kiểm soát TTHC (VPCP);
- Ban Pháp chế HĐND tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh, Cổng TTĐT CCHC tỉnh;
- Trung tâm CNTT&DVHCCTT tỉnh;
- Trung tâm Công báo;
- Lưu: VT, PT, HL, ĐL.

CHỦ TỊCH




Nguyễn Tấn Tuân

Cơ quan, đơn vị

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu/kết quả

Thời gian (ngày)

Ghi chú

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp tỉnh; cấp huyện; cấp xã

- Trường hợp người yêu cầu nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định.

- Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

- Chuyển hồ sơ đến Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018);

- Hồ sơ theo thủ tục hành chính đã công bố.

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc

Bước 2

Xử lý, kiểm tra sổ gốc

2.1

Kiểm tra, tham mưu xử lý hồ sơ

Công chức được phân công nhiệm vụ

- Kiểm tra sổ gốc để cấp bản sao theo yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

- Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách

…

- Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét, phê duyệt.

- Dự thảo văn bản bản sao được sao từ sổ gốc

- Dự thảo văn bản trả lời (nêu rõ cơ sở pháp lý liên quan; kết quả kiểm tra hồ sơ)

2.2

Ký duyệt kết quả giải quyết và đóng dấu

- Lãnh đạo Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc

- Văn thư.

- Lãnh đạo Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, đơn vị thực hiện sao y sổ gốc;

- Công văn trả lời không tin thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc

- Văn thư đóng dấu và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Bản sao đã được ký và đóng dấu

- Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc

Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc

Bước 3

Ghi vào sổ theo dõi và lưu hồ sơ

Công chức được phân công nhiệm vụ

- Công chức ghi vào sổ theo dõi, lưu hồ sơ theo quy định (nếu có) và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.

- Sổ theo dõi

- Bản sao được ký và đóng dấu

- Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc

Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc

Bước 4

Trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Trả kết quả cho công dân

- Bản sao được ký và đóng dấu

- Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc

Hồ sơ được lưu trữ tại Cơ quan, đơn vị quản lý sổ gốc theo quy định hiện hành, bao gồm:

- Hồ sơ đã tiếp nhận theo TTHC đã công bố;

- Bản chụp giấy tờ của người yêu cầu cấp bản sao

- Bản sao đã được ký và đóng dấu

- Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc.