QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ VIỆC GỬI HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG VÀO KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC NINH

CHỦ TỊCH UBND TỈNH BẮC NINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/ 6/ 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/ 11/ 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/ 01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 57/TTr-SNV ngày 11/3/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tạm thời về việc gửi hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị, địa phương vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Thủ trưởng các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh,Sở Nội vụ, các Sở, ban, ngành; Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố; các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH TẠM THỜI

VỀ VIỆC GỬI HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG VÀO KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC NINH
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quyết định này Quy định tạm thời về việc gửi hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị, địa phương vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh; quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử khi nhận gửi hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh do ngân sách cấp tỉnh, cấp huyện đảm bảo chi thường xuyên mà cơ quan, đơn vị, địa phương chưa có hoặc kho lưu trữ tài liệu không đảm bảo điều kiện kỹ thuật bảo quản theo quy định,có nhu cầu gửi hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ GỬI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 3. Quy định về gửi tài liệu lưu trữ

1. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, địa phương gửi tài liệu

a) Tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi về Kho lưu trữ lịch sử để bảo quản, khai thác phải là tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, đơn vị, địa phương phải chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

b) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 20 năm đến 70 năm(không bao gồm tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi chưa được giải mật).

c) Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu gửi đề nghị Sở Nội vụ kiểm tra, thẩm định. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu gửi sau khi có văn bản phê duyệt kết quả thẩm định hồ sơ, tài liệu của Sở Nội vụ.

d) Các cơ quan, đơn vị, địa phương vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để chuyển vào Kho lưu trữ lịch sử.

đ) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu.

e) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ.

2. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

a) Thống nhất với cơ quan, đơn vị, địa phương về loại hình tài liệu, thành phần, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian tiến hành gửi tài liệu.

b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương có tài liệu gửi vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh chuẩn bị tài liệu để bàn giao.

c) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu gửi vào Kho Lưu trữ lịch sử do cơ quan, đơn vị, địa phương đề nghị gửi; rà soát, kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu gửi; đối chiếu bảng thời hạn bảo quản và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu; trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp của cơ quan, đơn vị, địa phương đề nghị gửi.

d) Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

đ) Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện việc giao nhận tài liệu Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị, địa phương như đối với tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn: kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu gửi với thực tế tài liệu giao nộp; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cùng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và Mục lục hồ sơ, tài liệu; lập biên bản giao nhận tài liệu (Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, đơn vị, địa phương có tài liệu ký gửi giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản).

Điều 4. Quản lý tài liệu lưu trữ gửi

1. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, địa phương có tài liệu gửi

a) Cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

b) Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu khoa học.

c) Trong thời gian gửi tài liệu các cơ quan, đơn vị, địa phương phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử làm các thủ tục tiêu hủy khi tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định.

2. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu có thời hạn của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi sẽ được bảo quản tại kho riêng, được thực hiện các nghiệp vụ sắp xếp, hút ẩm, duy trì nhiệt độ, xông khí, khử trùng, đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ, tài liệu... khai thác, sử dụng, đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b) Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu gửi theo quy định.

c) Bảo vệ, bảo quản, duy trì trạng thái, phục chế tài liệu, chống nguy cơ hư hỏng, mất cắp; thỏa thuận sao chép, lập bản sao và bảo hiểm tài liệu.

Điều 5. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gửi

1. Trong thời gian tài liệu được gửi tại Kho Lưu trữ lịch sử, cơ quan, đơn vị, địa phương có tài liệu gửi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan mình phải tuân thủ Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Quyết định số 1084/QĐ-UBND ngày 31/8/2021 và quy trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử.

2. Cơ quan, đơn vị, địa phương gửi tài liệu được ưu tiên sử dụng tài liệu.Trường hợp cần thiết cơ quan, đơn vị, địa phương được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác; nghiên cứu khoa học; phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra; các nhu cầu chính đáng khác sau khi có văn bản đề nghị và được sự chấp thuận bằng văn bản của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

Điều 6. Hoàn trả tài liệu lưu trữ gửi

Khi cơ quan, đơn vị, địa phương sắp xếp, bố trí được kho Lưu trữ cơ quan đảm bảo theo quy định và có nhu cầu nhận lại hồ sơ, tài liệu đã gửi để bảo quản và khai thác, sử dụng thì được hoàn trả lại tài liệu lưu trữ đã gửi sau khi có văn bản đề nghị Sở Nội vụ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm bàn giao trả lại đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị, địa phương.

Điều 7.Kinh phí thực hiện

1. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Hằng năm, cùng với thời điểm lập dự toán năm sau, Trung tâm Lưu trữ lịch sử căn cứ khối lượng hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi vào Kho Lưu trữ lịch sử lập dự toán đề nghị Sở Nội vụ, Sở Tài chính cấp kinh phí bảo quản, khai thác tài liệu như: tiền điện, xông khí, khử trùng, diệt mối theo quy định hiện hành.

2. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Căn cứ vào dự toán của Trung tâm Lưu trữ lịch sử đề nghị Sở Tài chính tham mưu trình UBND tỉnh bố trí kinh phí cho việc gửi hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị, địa phương vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Căn cứ đề nghị kinh phí bảo quản, khai thác tài liệu do Sở Nội vụ gửi, Sở Tài chính rà soát, tổng hợp trình cấp có thẩm quyền bố trí trong dự toán hàng năm theo quy định hiện hành để đơn vị thực hiện.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan đến việc gửi hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy định này.

2.Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ (qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử)để tổng hợp báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.