QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC THÀNH LẬP ĐOÀN KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 521/TTr-SNV ngày 28 tháng 10 năm 2013 về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gồm các ông, Bà có tên sau đây:

1. Bà Trần Ngọc Thân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ: Trưởng đoàn;

2. Ông Nguyễn Thế Khang, Chi cục phó Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Phó Trưởng đoàn;

3. Bà Phạm Vũ Anh Thy, Phó Chánh Văn phòng, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Thành viên;

4. Ông Dương Đình Ngân, Chuyên viên Sở Tài chính: Thành viên;

5. Bà Nguyễn Thị Lý, Chuyên viên Sở Tư pháp: Thành viên

6. Ông Mai Xuân Lập, Chuyên viên, Sở Thông tin và Truyền thông: Thành viên;

7. Bà Nguyễn Thị Hương, Chuyên viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Thành viên;

8. Bà Phan Thị Phương, Chuyên viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Thư ký.

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Đoàn kiểm tra:

1. Định kỳ hàng Quý của mỗi năm, xây dựng lịch cụ thể để tiến hành kiểm tra tình hình triển khai, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; các cơ quan, đơn vị trực thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; UBND cấp huyện và cấp xã của tỉnh.

2. Thông qua kiểm tra, kết luận những vấn đề liên quan đến thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; kiến nghị các biện pháp nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc cho cơ quan, đơn vị hoặc báo cáo UBND tỉnh giải quyết theo thẩm quyền.

3. Báo cáo kết quả kiểm tra cùng những kiến nghị liên quan về UBND tỉnh.

4. Đoàn kiểm tra được sử dụng phương tiện, trang thiết bị làm việc của Sở Nội vụ để phục vụ công tác. Trưởng đoàn kiểm tra được sử dụng con dấu của Sở Nội vụ để phục vụ công tác của Đoàn kiểm tra.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan hành chính thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan và các thành viên có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ CƯƠNG

KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2560/QĐ-UBND ngày 04 tháng 11 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Đoàn kiểm tra có trách nhiệm thông báo lịch kiểm tra và yêu cầu các Sở, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị được kiểm tra bố trí cán bộ, công chức làm việc với Đoàn kiểm tra và chuẩn bị nội dung báo cáo cụ thể như sau:

I. Công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương:

Công tác phổ biến, quán triệt pháp luật Nhà nước; ban hành văn bản chỉ đạo, triển khai thực hiện; kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ.

II. Công tác tổ chức:

1. Việc sắp xếp công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định;

2. Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

3. Tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

III. Công tác văn thư:

1. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư theo quy định của Nhà nước.

2. Thực hiện lập sổ sách đăng ký công văn đi, công văn đến.

3. Quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị, tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

4. Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

5. Thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

6. Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

IV. Công tác lưu trữ:

1. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức; bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ.

2. Lập danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

3. Thu thập, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tiêu hủy tài liệu lưu trữ.

4. Giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử.

5. Khảo sát khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống.

6. Việc bố trí kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ và hệ thống phòng cháy chữa cháy.

V. Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư, lưu trữ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong quản lý văn thư lưu trữ và trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

VI. Những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

Các Sở, ngành, địa phương và cơ quan, đơn vị được kiểm tra có trách nhiệm báo cáo đầy đủ các nội dung trên và gửi báo cáo về Đoàn kiểm tra trước thời gian kiểm tra 05 ngày.