|
VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 08/1998/QĐ-VPCP |
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 1998 |
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Căn cứ Nghị định số 50-CP ngày 6 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 11/1998/NĐ-CP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Chính phủ ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổng hợp,
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này:
1. Quy chế xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện Chương trình công tác của Chính phủ;
2. Quy chế tổ chức phục vụ các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
3. Quy chế tổ chức phục vụ các chuyến thăm và làm việc của Thủ tướng, Phó Thủ tướng tại địa phương;
4. Quy chế tổ chức phục vụ các cuộc tiếp khách nước ngoài và đi công tác nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng;
5. Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản tại Văn phòng Chính phủ;
6. Quy chế về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ;
7. Quy chế thực hiện chế độ thông tin, báo cáo.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với các Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và toàn thể cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm thực hiện các Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này.
Điều 4. Trong quá trình thực hiện các Quy chế trên đây, nếu phát sinh những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi, Vụ trưởng Vụ Tổng hợp phối hợp với Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị liên quan đề xuất, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ xem xét, quyết định.
|
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VP CP |
XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA
CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/1998/QĐ
-VPCP ngày 10 tháng11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
Điều 1. Nguyên tắc phân công trong Văn phòng Chính phủ
1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm chỉ đạo chung việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi là chương trình công tác). Các Phó Chủ nhiệm giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chỉ đạo việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện phần chương trình công tác thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
2. Mỗi đơn vị thuộc Văn phòng được phân công chủ trì, làm đầu mối giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm phối hợp với một số Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân và các cơ quan khác (sau đây gọi là Bộ, cơ quan) trong việc xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; Vụ Địa phương I làm đầu mối trong việc phối hợp với Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là địa phương) trong việc xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác.
3. Đơn vị được phân công chủ trì làm đầu mối xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác (sau đây gọi là Vụ chủ trì chương trình) có nhiệm vụ:
a) Đề xuất, chuẩn bị nội dung chương trình công tác và dự kiến các đề án cụ thể theo yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
b) Tiếp nhận, đăng ký các nội dung công tác và đề án của các Bộ, cơ quan, địa phương vào chương trình công tác;
c) Đôn đốc, kiểm tra các Bộ, cơ quan, địa phương thực hiện chương trình công tác;
d) Phối hợp với các Vụ chuyên ngành liên quan nắm tiến độ triển khai thực hiện từng đề án đã ghi trong chương trình công tác;
đ) Định kỳ báo cáo kết quả thực hiện phần liên quan trong chương trình công tác.
4. Đơn vị được phân công theo dõi một hoặc một số ngành, lĩnh vực chuyên môn (sau đây gọi là Vụ chuyên ngành) có nhiệm vụ:
a) Chuẩn bị và trình xử lý các đề án đã ghi trong chương trình công tác theo các quy định trong Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản tại Văn phòng Chính phủ;
b) Định kỳ tham gia ý kiến với Vụ chủ trì chương trình trong việc xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác;
c) Tham gia xây dựng chương trình công tác tuần của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng.
5. Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng giúp Thủ tướng, Phó Thủ tướng soát xét chương trình công tác thuộc các lĩnh vực phụ trách của Thủ tướng, Phó Thủ tướng; chủ trì phối hợp với các Vụ chuyên ngành đề xuất, chuẩn bị chương trình công tác tuần của Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
6. Vụ Tổng hợp làm đầu mối giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm tổng hợp và dự thảo các chương trình công tác của Chính phủ, của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng; tổng hợp các báo cáo định kỳ về kết quả thực hiện chương trình công tác đó.
7. Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ làm đầu mối giúp Bí thư Ban Cán sự Đảng Chính phủ xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác của Ban Cán sự Đảng Chính phủ, chuẩn bị để Bí thư Ban Cán sự Đảng Chính phủ tham gia ý kiến về chương trình công tác của Thường vụ Bộ Chính trị, của Bộ Chính trị và của Ban Chấp hành Trung ương Đảng.
QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÁC CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
Điều 2. Xây dựng chương trình công tác năm
1. Chậm nhất ngày 15 tháng 10 hàng năm, Vụ Tổng hợp trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký công văn đề nghị các Bộ, cơ quan, địa phương đánh giá việc thực hiện chương trình công tác năm đó, xây dựng nội dung, phương hướng công tác năm sau và đăng ký các đề án vào chương trình công tác năm sau của Chính phủ (gồm các nội dung: tên đề án, cơ quan thẩm định, cấp trình - Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ, tháng trình) và gửi đến Văn phòng Chính phủ 2 bản (cho Vụ Tổng hợp và Vụ chủ trì chương trình) trước ngày 15 tháng 11 hàng năm.
2. Các Vụ chủ trì chương trình một mặt chủ động đề xuất nội dung chương trình công tác và dự kiến các đề án cụ thể thuộc phạm vi khối mình phụ trách; mặt khác, căn cứ nội dung nói tại Điểm 1 Điều này, có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các Bộ, cơ quan, địa phương chuẩn bị nội dung công tác và các đề án của mình để đăng ký vào chương trình công tác năm sau của Chính phủ.
3. Chậm nhất 7 ngày kể từ khi nhận được nội dung công tác và danh mục đề án của các Bộ, cơ quan, địa phương, căn cứ vào bản đăng ký của các Bộ, cơ quan, địa phương và phần đề xuất của mình, Vụ chủ trì chương trình rà soát, điều chỉnh và phân các đề án cho các Vụ chuyên ngành liên quan (nếu có), báo cáo Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực xem xét và chuyển Vụ Tổng hợp để bố trí vào chương trình công tác của Chính phủ. Đối với các đề án chưa rõ đơn vị theo dõi hoặc chưa có sự nhất trí giữa Vụ chủ trì chương trình và Vụ chuyên ngành thì báo cáo các Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực xử lý; trường hợp các Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực không nhất trí với nhau thì chuyển Vụ Tổng hợp để báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.
4. Trong quá trình rà soát và đăng ký, sau khi có ý kiến của Vụ chuyên ngành, Vụ chủ trì chương trình phải xác định chắc chắn các đề án trình Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ tháng 1 và quý I năm sau. Nội dung và thời hạn trình Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh phải phù hợp với Chương trình xây dựng pháp luật của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
5. Chậm nhất 2 ngày kể từ khi nhận được báo cáo của Vụ chủ trì chương trình, Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực phải có ý kiến để Vụ chủ trì chương trình chuyển Vụ Tổng hợp.
6. Trên cơ sở nội dung công tác và danh mục đề án do các Vụ chủ trì chương trình chuyển đến (có ý kiến Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực và Vụ chuyên ngành), Vụ Tổng hợp dự thảo chương trình công tác năm trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua và gửi xin ý kiến các Bộ, cơ quan, địa phương trước ngày 25 tháng 11 (đồng gửi các Vụ chủ trì chương trình và Vụ chuyên ngành để đôn đốc).
7. Các Vụ chủ trì chương trình đôn đốc các Bộ, cơ quan, địa phương có ý kiến trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được dự thảo và chuyển lại Văn phòng Chính phủ (Vụ chủ trì chương trình); sau đó trong vòng 2 ngày, rà soát lại, báo cáo Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực trước khi chuyển Vụ Tổng hợp.
8. Sau khi nhận được ý kiến các Bộ, cơ quan, địa phương (có kèm theo ý kiến của Vụ chủ trì chương trình và của Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực), Vụ Tổng hợp chỉnh lý lại dự thảo chương trình công tác năm, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm để xin ý kiến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trước khi trình Chính phủ thông qua tại phiên họp thường kỳ cuối năm.
9. Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi Chính phủ thông qua Chương trình công tác năm, Vụ Tổng hợp hoàn chỉnh, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm để trình Thủ tướng Chính phủ ký (hoặc Bộ trưởng, Chủ nhiệm thừa ủy quyền Thủ tướng Chính phủ ký) ban hành và gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Hội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng gửi Thường vụ Bộ Chính trị, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Toà án Nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các đoàn thể, lãnh đạo và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ.
Điều 3. Xây dựng chương trình công tác quý
1. Ngày 5 tháng cuối quý, Vụ Tổng hợp dự thảo công văn trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký gửi các Bộ, cơ quan, địa phương (đồng gửi các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ) đề nghị đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý đó, soát xét lại mức độ chuẩn bị các đề án của quý tiếp theo, các vấn đề mới phát sinh để điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác quý tiếp theo, gửi Văn phòng Chính phủ 2 bản (cho Vụ chủ trì chương trình và Vụ Tổng hợp) chậm nhất ngày 15 tháng cuối quý.
2. Vụ chủ trì chương trình đôn đốc các Bộ, cơ quan, địa phương thực hiện các công việc nói trên; bổ sung, sửa đổi bản điều chỉnh đó nếu thấy cần thiết; phân các đề án theo các lĩnh vực do Thủ tướng, từng Phó Thủ tướng phụ trách; xin ý kiến Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực và gửi Vụ Tổng hợp chậm nhất ngày 16 tháng cuối quý.
3. Trên cơ sở đề nghị của các Vụ chủ trì chương trình (có ý kiến của Phó Chủ nhiệm và Vụ chuyên ngành liên quan), Vụ Tổng hợp dự thảo chương trình công tác quý, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm để xin ý kiến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và đề nghị gửi lại chậm nhất chiều ngày 19 tháng cuối quý.
4. Căn cứ ý kiến Thủ tướng và các Phó Thủ tướng, Vụ Tổng hợp hoàn chỉnh chương trình công tác quý, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thừa ủy quyền Thủ tướng ký ban hành và gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Hội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có liên quan, đồng gửi Thường vụ Bộ Chính trị, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Toà án Nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các đoàn thể, lãnh đạo và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chậm nhất ngày 20 tháng cuối quý.
5. Chương trình công tác quý I và tháng 1 được ban hành đồng thời với chương trình công tác năm.
Điều 4. Xây dựng chương trình công tác tháng
1. Hàng tháng, các Vụ chủ trì chương trình giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm phối hợp và đôn đốc các Bộ, cơ quan, địa phương đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác trong tháng, soát xét lại các đề án của tháng tiếp theo (đã đăng ký trong chương trình công tác năm và chương trình công tác quý tương ứng) và các vấn đề mới phát sinh; làm việc với Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan liên quan để thống nhất điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác tháng sau và gửi Vụ Tổng hợp chậm nhất ngày 20.
2. Trên cơ sở đề nghị của các Vụ (có ý kiến của Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực), đối chiếu với bản đăng ký của các Bộ, cơ quan, địa phương, Vụ Tổng hợp dự thảo chương trình công tác tháng sau, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt, gửi xin ý kiến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và đề nghị gửi lại chậm nhất chiều ngày 24.
3. Căn cứ vào ý kiến của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Vụ Tổng hợp hoàn chỉnh chương trình công tác tháng sau, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thừa ủy quyền Thủ tướng Chính phủ ký ban hành và gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, đồng gửi Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, lãnh đạo và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chậm nhất vào ngày 25.
4. Chương trình công tác tháng đầu quý ban hành đồng thời với chương trình công tác quý đó.
Điều 5. Xây dựng chương trình công tác tuần
1. Chỉ đưa vào chương trình công tác tuần các cuộc họp của tập thể hoặc cá nhân Thủ tướng, các Phó Thủ tướng bàn các đề án đã được các Bộ, cơ quan, địa phương chuẩn bị kỹ, hoàn tất mọi thủ tục, được Văn phòng Chính phủ thẩm tra, trình và có ý kiến của Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng (trừ các vấn đề đột xuất theo yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng).
2. Các cuộc họp tập thể của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng trong chương trình công tác tuần do Thủ tướng (hoặc Phó Thủ tướng thường trực) quyết định. Các cuộc họp xử lý các việc cụ thể khác được bố trí theo yêu cầu của Thủ tướng, từng Phó Thủ tướng.
3. Căn cứ chương trình công tác tháng, sự chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và mức độ chuẩn bị các đề án, chậm nhất chiều thứ Tư hàng tuần các Vụ chuyên ngành tập hợp các đề án, vấn đề cần bố trí vào chương trình công tác tuần sau của Thủ tướng, Phó Thủ tướng gửi Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng; sau khi có ý kiến của lãnh đạo, chậm nhất chiều thứ Năm hàng tuần Thư ký chuyển Vụ Tổng hợp để dự thảo chương trình công tác tuần sau (bao gồm các hoạt động như họp, đi thăm và làm việc, tiếp khách, xử lý công việc thường xuyên...).
4. Trên cơ sở đăng ký của Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng và phối hợp chương trình công tác với Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch Nước, Vụ Tổng hợp dự thảo chương trình công tác tuần, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt, ban hành.
5. Chương trình công tác tuần được gửi Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Văn phòng Trung ương Đảng, các Bộ, cơ quan liên quan, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chậm nhất vào sáng thứ Bảy hàng tuần.
SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, THAY THẾ CÁC CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
Điều 6. Việc sửa đổi, bổ sung chương trình công tác năm, quý, tháng do các Vụ chủ trì chương trình (đối với chương trình công tác tuần do Thư ký Thủ tướng, các Phó Thủ tướng) đề nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng quyết định. Trường hợp Thủ tướng, các Phó Thủ tướng yêu cầu bổ sung đề án, vấn đề vào chương trình công tác tuần, Thư ký phải thông báo ngay cho Vụ chuyên ngành biết để có ý kiến về mức độ chuẩn bị đề án, tài liệu phục vụ họp...; đồng thời, báo bằng văn bản cho Vụ Tổng hợp để bố trí vào chương trình công tác tuần.
Điều 7. Việc thay thế bản chương trình công tác đã ban hành bằng bản chương trình công tác mới chỉ áp dụng đối với chương trình công tác tuần và chỉ trong trường hợp đặc biệt, khi phải thay đổi các cuộc họp chung của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng ảnh hưởng đến nhiều cuộc họp khác. Việc thay đổi các cuộc họp và các hoạt động khác của Thủ tướng, từng Phó Thủ tướng sẽ được Vụ Tổng hợp thông báo ngay cho các cơ quan và cá nhân liên quan biết và không thay thế bản chương trình công tác chung.
THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
Điều 8. Khi chương trình công tác đã được ban hành, Vụ chuyên ngành tham gia ý kiến, đóng góp vào việc chuẩn bị đề án, đồng thời kiểm tra, theo dõi chặt chẽ quá trình xây dựng dự thảo và tổ chức lấy ý kiến, hoàn chỉnh hồ sơ nhằm đảm bảo từng đề án được chuẩn bị về nội dung, thủ tục cũng như tiến độ thực hiện theo đúng quy định.
Điều 9. Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, Vụ chuyên ngành thông báo tình hình xử lý các đề án cho Vụ chủ trì chương trình biết; Vụ chủ trì chương trình làm việc với Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan liên quan (đối với Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức họp 1 năm 2 lần) đánh giá tình hình giải quyết các đề án liên quan đã ghi trong các chương trình công tác tháng, quý, năm; thống kê số đề án đã xử lý, số đề án còn tồn đọng, lý do tồn đọng; kiến nghị những vấn đề cần xử lý để nâng cao hiệu quả xây dựng và thực hiện chương trình công tác.
Điều 10. Căn cứ kết quả đánh giá nói tại Điều 9 Quy chế này, Vụ Tổng hợp giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chuẩn bị Báo cáo định kỳ về việc thực hiện chương trình công tác để trình Chính phủ./.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CUỘC HỌP CỦA CHÍNH PHỦ, THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/1998/QĐ
-VPCP, ngày 10 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
Điều 1. Phân loại các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Các cuộc họp được quy định trong Quy chế này bao gồm:
1. Họp Chính phủ (quy định tại các Điều 16, 17, 18, 19 và 20 Quy chế làm việc của Chính phủ);
2. Các cuộc họp của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng với lãnh đạo các Bộ, cơ quan, đoàn thể trung ương (quy định tại Khoản 3 Điều 2, Khoản 2 Điều 15 và Khoản 1 Điều 28 Quy chế làm việc của Chính phủ);
3. Các hội nghị địa phương do Thủ tướng chủ trì (quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 29 Quy chế làm việc của Chính phủ);
4. Các cuộc gặp làm việc của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng với lãnh đạo địa phương tại trụ sở Chính phủ (quy định tại Khoản 3 Điều 29 Quy chế làm việc của Chính phủ);
5. Giao ban hàng tuần của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng (quy định tại Khoản 6 Điều 3 Quy chế làm việc của Chính phủ);
6. Cuộc họp Ban Cán sự Đảng Chính phủ.
7. Các cuộc họp khác.
Điều 2. Nguyên tắc phân công chung trong Văn phòng Chính phủ
1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp; Phó Chủ nhiệm chỉ đạo các Vụ chuyên ngành thực hiện các nhiệm vụ được phân công, trực tiếp chủ trì công tác chuẩn bị và phục vụ một số cuộc họp theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
2. Vụ Tổng hợp giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm làm đầu mối chung trong việc tổ chức phục vụ các cuộc họp (trừ cuộc họp Ban Cán sự Đảng Chính phủ);
3. Các Vụ chuyên ngành giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chủ trì hoặc tham gia chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo lĩnh vực phân công;
4. Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ các cuộc họp Ban Cán sự Đảng Chính phủ;
5. Trung tâm Thông tin và Báo chí chuẩn bị nội dung họp báo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, thông báo tình hình hoạt động của Chính phủ và Thủ tướng, các Phó Thủ tướng;
6. Vụ Hành chính thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, đánh máy, in sao, gửi và quản lý tài liệu phục vụ họp;
7. Cục Quản trị I và Cục Hành chính - Quản trị II (sau đây gọi chung là các Cục Quản trị) chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu ăn, ở, đi lại, tổ chức phục vụ họp; chủ trì việc bảo đảm an ninh, an toàn các cuộc họp.
Cục Quản trị I chịu trách nhiệm về công tác hậu cần đối với các cuộc họp tại Hà Nội và các tỉnh, thành phố phía Bắc từ tỉnh Thừa Thiên - Huế trở ra; Cục Hành chính - Quản trị II chịu trách nhiệm đối với các cuộc họp tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành phố phía Nam từ thành phố Đà Nẵng trở vào (trừ trường hợp đặc biệt có quyết định riêng).
8. Phòng Tài vụ đảm bảo đủ, kịp thời kinh phí cho việc tổ chức phục vụ các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng.
Điều 3. Thẩm quyền và trách nhiệm của cán bộ Văn phòng Chính phủ trong việc tham dự, phục vụ các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng và các Phó Thủ tướng
1. Các Phó Chủ nhiệm tham dự tất cả các phiên họp thường kỳ của Chính phủ (đối với phiên họp bất thường, tham dự theo quyết định của Thủ tướng) và các cuộc họp giao ban hàng tuần, các cuộc họp khác bàn về các đề án thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
2. Vụ trưởng các Vụ có đề án trình và chuyên viên trực tiếp theo dõi các đề án đó tham dự và phục vụ những phiên họp thường kỳ của Chính phủ, những cuộc họp giao ban hàng tuần, những cuộc họp khác bàn tới đề án liên quan, theo giấy mời hoặc thông báo của Vụ Tổng hợp.
3. Giám đốc Trung tâm Thông tin và Báo chí, Vụ trưởng Vụ Kiểm tra quyết định, Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng, lãnh đạo và chuyên viên thư ký của Vụ Tổng hợp, chuyên viên biên tập của Trung tâm Thông tin và Báo chí tham dự và phục vụ các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng, Phó Thủ tướng (trừ cuộc họp của Ban Cán sự Đảng Chính phủ và một số cuộc họp khác do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định).
TỔ CHỨC PHỤC VỤ PHIÊN HỌP CHÍNH PHỦ
Điều 4. Trách nhiệm của Vụ chuyên ngành
1. Đôn đốc chủ đề án gửi tài liệu (sau khi đề án đã hoàn tất mọi thủ tục theo trình tự xử lý công việc của Thủ tướng Chính phủ quy định tại Chương III Quy chế làm việc của Chính phủ) đến Văn phòng Chính phủ (qua Vụ Hành chính) chậm nhất 10 ngày trước khi họp; số lượng 100 bản, trừ trường hợp có thông báo khác của Vụ Tổng hợp.
2. Chuẩn bị Phiếu thăm dò ý kiến về đề án theo chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực) và gửi kèm đề án cho các thành viên Chính phủ ít nhất 5 ngày trước khi họp. Trường hợp không cần Phiếu thăm dò hoặc gửi chậm hơn sẽ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.
3. Thu Phiếu thăm dò ý kiến và tổng hợp báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm trình Chính phủ theo thời gian đã ghi trong Chương trình nghị sự phiên họp.
4. Chủ trì hoặc tham gia dự thảo các báo cáo, đề án do Văn phòng Chính phủ chuẩn bị theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm; chuẩn bị gợi ý thảo luận, ý kiến kết luận của chủ toạ và ý kiến phát biểu của Bộ trưởng, Chủ nhiệm về đề án mình theo dõi, báo cáo Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực duyệt và trình chủ toạ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm chậm nhất 1 ngày trước khi họp.
5. Biên tập và chịu trách nhiệm về phần liên quan trong Nghị quyết phiên họp.
6. Hoàn chỉnh các văn bản liên quan đã được Chính phủ thông qua tại phiên họp, trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng duyệt ký, ban hành.
Điều 5. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp
1. Căn cứ chương trình công tác tháng và mức độ chuẩn bị đề án của các Bộ, cơ quan, dự kiến Chương trình nghị sự phiên họp báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm để xin ý kiến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong cuộc họp giao ban ngày thứ Hai hàng tuần trước phiên họp Chính phủ ít nhất 8 ngày.
Chương trình nghị sự phiên họp gồm: Tên các đề án, cơ quan trình; thời gian, địa điểm họp; thành phần tham dự; trình tự trình bày, thảo luận, biểu quyết các đề án; người chủ trì phiên họp, người điều khiển các buổi thảo luận.
2. Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định toàn bộ các công việc chuẩn bị cho phiên họp (phân công các đơn vị chịu trách nhiệm chính đối với các đề án chưa rõ địa chỉ, các vấn đề phát sinh ngoài chương trình; danh sách những người thuộc Văn phòng Chính phủ dự họp...) và thông báo cho các thành phần liên quan biết.
3. Dự thảo giấy mời họp trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký và chuyển Vụ Hành chính gửi tất cả các thành phần tham dự trước khi họp ít nhất 5 ngày. Có 2 loại giấy mời:
- Giấy mời chung do Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm) ký thừa lệnh Thủ tướng Chính phủ gửi các thành viên Chính phủ, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và một số thành phần khác; đồng gửi cho những người có liên quan trong Văn phòng Chính phủ biết để dự họp;
- Giấy mời riêng từng người do Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký thừa uỷ quyền Thủ tướng Chính phủ gửi Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng Dân tộc của Quốc hội, Chánh án Toà án Nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, người đứng đầu cơ quan trung ương của các đoàn thể, tổ chức quần chúng, lãnh đạo các cơ quan của Đảng, các Uỷ ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước và một số thành phần khác;
4. Xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm về thành phần gửi, thời gian gửi, việc thu hồi...đối với một số loại tài liệu đặc biệt. ít nhất 8 ngày trước khi họp, thông báo cho Vụ Hành chính danh mục tài liệu do chủ đề án sẽ gửi đến, tên và địa chỉ đại biểu dự họp cần gửi tài liệu, thời điểm gửi.
5. Chậm nhất 3 ngày trước khi họp, phối hợp với Vụ Hành chính kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị tài liệu, xử lý các trường hợp thiếu, nhầm lẫn hoặc chưa đến người nhận; đề nghị Vụ Hành chính (hoặc Cục Hành chính - Quản trị II) sao chụp kịp thời nếu thiếu tài liệu khi phiên họp đã bắt đầu; tiếp nhận và phát tài liệu cho các đại biểu trong trường hợp chủ đề án mang đến phòng họp.
6. Thu hồi các tài liệu tại phiên họp theo quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm; đối với số chưa thu hồi hết, lập danh sách người giữ, địa chỉ, số lượng tài liệu và chuyển Vụ Hành chính làm công văn thu hồi. Sau khi phiên họp kết thúc, chuyển giao tất cả tài liệu cho Vụ Hành chính (hoặc Cục Hành chính - Quản trị II, nếu phiên họp tổ chức ở phía Nam) quản lý (trừ số lượng để lưu và nghiên cứu).
7. Dự kiến vị trí các đại biểu và bố trí phòng họp, báo cáo lãnh đạo Văn phòng quyết định và thông báo cho các Cục Quản trị chuẩn bị.
8. Lập danh sách đại biểu có mặt, vắng mặt, lý do vắng mặt, người dự thay..., báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm ngay trước khi phiên họp bắt đầu. Đối với thành viên Chính phủ vắng không lý do, có trách nhiệm liên hệ với người đó hoặc cơ quan, đề nghị đến dự họp hoặc cử người có thẩm quyền dự thay. Quản lý các thành phần dự trong phạm vi phòng họp.
9. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm duy trì thời gian và trật tự các buổi họp. Đề nghị các thành phần dự họp ngồi đúng vị trí, không hút thuốc, không sử dụng điện thoại di động, máy ghi âm; phóng viên báo chí không quay phim, chụp ảnh quá 5 phút khi phiên họp bắt đầu.
10. Ghi biên bản và chậm nhất 7 ngày sau phiên họp, chỉnh lý lại, chuyển Vụ Hành chính đánh máy; chậm nhất 10 ngày sau phiên họp (trừ trường đặc biệt do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định), biên bản (có chữ ký của người ghi và ký xác nhận của lãnh đạo Vụ Tổng hợp) phải được trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) duyệt ký và đóng dấu (2 bản). Biên bản phải ghi đầy đủ và chính xác ý kiến các đại biểu, ý kiến kết luận của người điều khiển thảo luận, ý kiến chủ toạ, kết quả biểu quyết. Sử dụng băng ghi âm để hoàn chỉnh biên bản và lưu giữ băng trong thời gian tối đa 6 tháng.
11. Chủ trì, phối hợp với các Vụ chuyên ngành liên quan, dự thảo Nghị quyết phiên họp, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt để trình Chính phủ thông qua tại phiên họp (trường hợp Nghị quyết chưa được thông qua tại phiên họp, phải gửi Dự thảo xin ý kiến từng thành viên Chính phủ) và hoàn chỉnh các thủ tục trình Thủ tướng duyệt, ký ban hành.
12. Tập hợp hồ sơ phiên họp (gồm giấy mời, các đề án, báo cáo, chương trình nghị sự phiên họp, danh sách các đại biểu có mặt, vắng mặt, người dự thay, công văn xin phép vắng mặt, Nghị quyết, biên bản phiên họp, kết quả bỏ phiếu và các tài liệu liên quan khác... - mỗi loại 1 bản) chuyển cho Vụ Hành chính lưu theo quy định chung vào tháng 1 và tháng 7 hàng năm.
Điều 6. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
1. Kiểm tra thủ tục hành chính (số, dấu, ngày, tháng, người ký...), số lượng và cơ cấu tài liệu, làm các thủ tục cần thiết và tiếp nhận đối với các tài liệu họp do các chủ đề án gửi đến. Nếu chưa đúng quy định về thủ tục hành chính thì yêu cầu chủ đề án hoàn thiện, nếu thiếu về số lượng thì báo ngay cho Vụ chuyên ngành xử lý. ít nhất 2 ngày trước khi họp, thông báo bằng văn bản cho Vụ Tổng hợp biết tình hình tiếp nhận và gửi tài liệu.
2. Ngay sau khi tiếp nhận tài liệu, gửi cho Vụ chuyên ngành 1 bản và Vụ Tổng hợp 1 bản để chuẩn bị cho lãnh đạo hướng dẫn thảo luận, kết luận và dự thảo Nghị quyết phiên họp.
3. Đối với những tài liệu gửi đến Văn phòng Chính phủ 24 giờ trước khi họp (nếu phiên họp tổ chức tại Hà Nội) hoặc 3 ngày (nếu phiên họp tổ chức tại các địa phương khác ngoài Hà Nội) thì làm thủ tục tiếp nhận và chuyển Vụ Tổng hợp phát tại phiên họp.
4. Gửi giấy mời kèm tài liệu họp theo danh sách do Vụ Tổng hợp cung cấp.
5. Sao chụp tài liệu theo đề nghị của Vụ Tổng hợp.
6. Gửi công văn thu hồi tài liệu trong trường hợp Vụ Tổng hợp chưa thu hồi hết tại phiên họp và quản lý toàn bộ tài liệu do Vụ Tổng hợp chuyển lại sau phiên họp.
7. Đánh máy biên bản trong 3 ngày, kể từ khi Vụ Tổng hợp chuyển đến.
8. Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ phiên họp theo quy định.
Điều 7. Trách nhiệm của các Cục Quản trị
1. Chuẩn bị phòng họp, các phương tiện kỹ thuật theo yêu cầu của phiên họp.
2. Đảm bảo chỗ ăn, ở, đi lại cho các đại biểu ở xa về dự họp (nếu có).
3. Kiểm tra, quản lý chặt chẽ các thành phần đến dự họp trong phạm vi cơ quan. Liên hệ với Vụ Tổng hợp để xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng Chính phủ giải quyết đối với những người đến dự không có giấy mời hoặc không đúng thành phần.
4. Có các biện pháp y tế dự phòng, kiểm nghiệm thực phẩm phục vụ cuộc họp.
5. Ghi âm nội dung phiên họp và chuyển băng cho Vụ Tổng hợp lưu giữ.
6. Trường hợp phiên họp tổ chức ngoài trụ sở Chính phủ ở Hà Nội, đảm bảo chỗ ăn, ở, đi lại cho các đại biểu và cán bộ Văn phòng Chính phủ tham dự (nếu có yêu cầu).
Điều 8. Trách nhiệm của Phòng Tài vụ
1. Lập dự toán chi phí phiên họp.
2. Giám sát thực hiện chi tiêu cho phiên họp theo đúng chế độ.
3. Thanh, quyết toán kịp thời các chi phí phiên họp trình lãnh đạo duyệt.
Điều 9. Trách nhiệm của Vụ chuyên ngành
1. Đôn đốc cơ quan chủ đề án chuẩn bị báo cáo gửi Văn phòng Chính phủ (qua Vụ Hành chính) trước khi họp ít nhất 5 ngày.
2. Dự kiến thành phần dự họp (kể cả các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ), trình Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực duyệt (trường hợp cần thiết, phải báo cáo xin ý kiến Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực). Chậm nhất 4 ngày trước khi họp, phải chuyển danh sách mời họp cho Vụ Tổng hợp (trường hợp chậm hơn phải được sự đồng ý của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực, nhưng không được chậm quá 2 ngày trước khi họp).
3. Chuẩn bị ý kiến kết luận của chủ toạ, ý kiến phát biểu của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và trình những người đó trước khi họp ít nhất 1 ngày.
4. Lập danh sách các đại biểu chính thức tham dự, người vắng mặt, lý do vắng, người dự thay...và báo cáo chủ toạ khi cuộc họp bắt đầu, đồng thời chuyển cho thư ký cuộc họp ghi vào Biên bản. Đối với đại biểu vắng mặt không có lý do, phải liên hệ ngay với đại biểu đó hoặc với cơ quan để đề nghị đến họp hoặc cử người có thẩm quyền dự thay.
5. Dự thảo thông báo ý kiến kết luận của chủ toạ tại cuộc họp. Thông báo phải có ý kiến của các Vụ, đơn vị liên quan tham dự, xin ý kiến chủ toạ và trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm tham dự họp) duyệt ký, ban hành (khi trình, phải kèm theo bản góp ý trực tiếp của các Vụ, đơn vị liên quan). Trường hợp không cần ra thông báo, phải có ý kiến của chủ toạ hoặc của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm.
6. Trường hợp cuộc họp được tổ chức tại trụ sở của Bộ, cơ quan, Đoàn thể trung ương liên quan, thì phải phối hợp với cơ quan đó tổ chức thực hiện các công việc quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 7 Quy chế này.
Điều 10. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp
1. Dự kiến số lượng, cơ cấu tài liệu cần thiết, đủ cho thành phần chính thức và cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ dự họp, báo cho Vụ chuyên ngành để đôn đốc và báo cho Vụ Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận khi chủ đề án gửi đến. Chậm nhất 1 ngày trước khi họp, kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị tài liệu và phối hợp với Vụ Hành chính xử lý các trường hợp thiếu, nhầm lẫn hoặc tài liệu chưa đến người nhận. Trường hợp cơ quan chủ đề án mang tài liệu đến phòng họp thì tiếp nhận và phát tại chỗ.
2. Dự thảo giấy mời họp trình Phó Chủ nhiệm thường trực (nếu Phó Chủ nhiệm thường trực vắng thì trình Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực hoặc Phó Chủ nhiệm khác) ký và gửi kèm tài liệu trước khi họp ít nhất 3 ngày. Giấy mời các Bộ, cơ quan được đồng gửi cho chủ toạ, Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực, các đơn vị liên quan trong Văn phòng để báo dự họp; đồng gửi Cục Quản trị để bố trí phòng họp và các điều kiện khác phục vụ họp. Nếu cuộc họp tổ chức ngoài trụ sở của Chính phủ tại Hà Nội thì liên hệ với Cục Quản trị tổ chức đi phương tiện chung cho cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ đến địa điểm họp.
3. Ghi âm để hoàn chỉnh biên bản và lưu giữ băng trong thời gian tối đa 6 tháng. Nếu cuộc họp tổ chức ngoài trụ sở Chính phủ tại Hà Nội thì đề nghị cơ quan sở tại ghi âm, in sao tài liệu.
4. Ghi biên bản cuộc họp và chậm nhất 5 ngày sau cuộc họp, chỉnh lý, lấy ý kiến chuyên viên theo dõi đề án của Vụ chuyên ngành và chuyển Vụ Hành chính đánh máy 2 bản. Chậm nhất 8 ngày sau cuộc họp, trình Phó Chủ nhiệm phụ trách tổng hợp (nếu Phó Chủ nhiệm phụ trách tổng hợp vắng thì trình Phó Chủ nhiệm thường trực) duyệt ký xác nhận. Biên bản phải có chữ ký của chuyên viên ghi và chuyên viên theo dõi đề án.
5. Thu hồi tài liệu, tập hợp hồ sơ cuộc họp và gửi lưu trữ theo quy định tại các Khoản 6 và 12 Điều 5 Quy chế này.
6. Tham gia ý kiến vào dự thảo thông báo ý kiến kết luận của chủ toạ theo yêu cầu của Vụ chuyên ngành.
Điều 11. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
Thực hiện tất cả các nhiệm vụ quy định tại Điều 6 Quy chế này.
Điều 12. Trách nhiệm của các Cục Quản trị
1. Thực hiện tất cả các nhiệm vụ quy định tại Điều 7 Quy chế này, trừ việc ghi âm.
2. Nếu cuộc họp tổ chức ngoài trụ sở của Chính phủ tại Hà Nội, thì các nhiệm vụ quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 7 Quy chế này do Vụ chuyên ngành phối hợp với cơ quan sở tại tổ chức thực hiện.
Điều 13. Trách nhiệm của Phòng Tài vụ
Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Khoản 2 và 3 Điều 8 Quy chế này.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC HỘI NGHỊ ĐỊA PHƯƠNG DO THỦ TƯỚNG CHỦ TRÌ
Điều 14. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng
Bộ trưởng, Chủ nhiệm trực tiếp chỉ đạo công tác chuẩn bị, phục vụ Hội nghị địa phương do Thủ tướng chủ trì để triển khai thực hiện kế hoạch hàng năm. Đối với các hội nghị chuyên đề, căn cứ vào chuyên đề chính của từng hội nghị, Bộ trưởng, Chủ nhiệm phân công Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực liên quan chịu trách nhiệm chỉ đạo chung các công việc chuẩn bị, phục vụ. Các Phó Chủ nhiệm khác chỉ đạo các đơn vị liên quan thực hiện các phần việc được phân công.
Điều 15. Trách nhiệm của các Vụ chuyên ngành
Vụ Kinh tế Tổng hợp chịu trách nhiệm chủ trì chuẩn bị phần nội dung các hội nghị bàn triển khai thực hiện kế hoạch hàng năm; đối với các hội nghị chuyên đề khác, việc phân công Vụ chủ trì chuẩn bị sẽ tuỳ theo nội dung chuyên đề chính.
Vụ chuyên ngành có các nhiệm vụ sau đây:
1. Đôn đốc chủ đề án chuẩn bị các báo cáo trình bày tại hội nghị; thẩm tra đề án, báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trình Thủ tướng (Phó Thủ tướng) chậm nhất 15 ngày trước khi họp (trường hợp đặc biệt không bảo đảm thời hạn này, phải báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định).
2. Đề xuất với Vụ Tổng hợp dự kiến chương trình, thành phần mời họp.
3. Sau khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng đồng ý về chương trình hội nghị và nội dung các báo cáo, thông báo cho cơ quan chủ đề án biết để gửi tài liệu đến Văn phòng Chính phủ chậm nhất 12 ngày trước khi họp, theo số lượng dự kiến của Vụ Tổng hợp. Nếu chủ đề án mang tài liệu đến hội nghị thì phối hợp với Vụ Tổng hợp tiếp nhận và phát cho đại biểu.
4. Chủ trì phối hợp với các Vụ Địa phương và các Vụ liên quan đề xuất những nội dung, chuyên đề mà lãnh đạo địa phương, cơ quan sẽ phát biểu tại hội nghị để lãnh đạo Văn phòng trình Thủ tướng quyết định và thông báo bằng văn bản cho các địa phương, cơ quan chuẩn bị chậm nhất 10 ngày trước khi họp.
5. Tuỳ theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, chủ trì hoặc tham gia dự thảo báo cáo do Văn phòng chuẩn bị; chuẩn bị ý kiến phát biểu của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ về các đề án báo cáo tại hội nghị; chuẩn bị nội dung kết luận, trả lời kiến nghị của địa phương cho Thủ tướng (Phó Thủ tướng); dự thảo thông báo hoặc các văn bản pháp quy về kết quả hội nghị trình lãnh đạo ký theo thẩm quyền và thời hạn quy định.
Điều 16. Trách nhiệm của các Vụ Địa phương
1. Phối hợp với Vụ chuyên ngành đề xuất những vấn đề lãnh đạo các địa phương phát biểu ý kiến, báo cáo điển hình... trong hội nghị.
2. Lập danh sách các đại biểu có mặt, vắng mặt, lý do vắng mặt, người dự thay..., báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm tham dự họp) ngay trước khi họp và chuyển cho thư ký hội nghị ghi vào biên bản; đối với đại biểu vắng không lý do, phải tìm cách liên hệ với đại biểu hoặc cơ quan đó để đề nghị đến dự họp hoặc cử người có thẩm quyền dự thay; theo dõi, nắm danh sách đại biểu tham dự trong quá trình hội nghị.
3. Lập danh sách và sắp xếp trình tự phát biểu ý kiến theo đăng ký của các đại biểu hoặc theo yêu cầu của chủ toạ.
4. Tập hợp kiến nghị của các đại biểu tại hội nghị và phối hợp với Vụ chuyên ngành chuẩn bị ý kiến giải đáp của chủ toạ.
5. Trường hợp hội nghị được tổ chức ngoài trụ sở Chính phủ tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, phải phối hợp với các Cục Quản trị liên hệ với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố sở tại bố trí phòng họp, chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại và các điều kiện vật chất khác, bảo đảm an toàn cho hội nghị và cho các đại biểu.
6. Vụ Địa phương I thực hiện các công việc quy định tại Điều này trong các cuộc họp tổ chức tại các địa phương từ Thừa Thiên - Huế trở ra; Vụ Địa phương II thực hiện các công việc tương tự trong các cuộc họp tổ chức tại các địa phương từ thành phố Đà Nẵng trở vào (trừ trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quyết định của Thủ tướng, Phó Thủ tướng hoặc lãnh đạo Văn phòng Chính phủ).
Điều 17. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp
1. Dự kiến Chương trình nghị sự trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm để báo cáo xin ý kiến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong buổi giao ban trước khi họp ít nhất 15 ngày; sau đó hoàn chỉnh để Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt trước khi họp ít nhất 3 ngày.
Chương trình nghị sự hội nghị ghi rõ: Tên các đề án, cơ quan trình; thành phần tham dự (đối với cơ quan báo chí, khi mời cần tham khảo ý kiến Trung tâm Thông tin và Báo chí); thời gian và địa điểm họp; trình tự họp; người chủ toạ hội nghị và người điều khiển thảo luận từng đề án.
2. Dự kiến các công việc chuẩn bị cho hội nghị; phân công các đơn vị trong Văn phòng chịu trách nhiệm chính đối với các đề án chưa rõ đơn vị theo dõi; lập danh sách cán bộ Văn phòng Chính phủ dự họp, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định và thông báo tại cuộc họp giao ban Văn phòng Chính phủ gần nhất.
3. Gửi danh sách đại biểu dự họp cho các Cục Quản trị và Phòng Tài vụ ngay sau khi Thủ tướng (hoặc Phó Thủ tướng) duyệt chương trình nghị sự.
4. Chuẩn bị giấy mời theo Khoản 3 Điều 5 Quy chế này; riêng thời gian gửi giấy mời phải ít nhất 7 ngày trước khi họp. Trường hợp cần thiết có thể dùng công điện thay giấy mời họp.
5. Căn cứ thành phần dự họp, dự kiến số lượng tài liệu (đủ cung cấp cho cả cán bộ Văn phòng Chính phủ dự họp - trừ một số loại tài liệu đặc biệt, theo quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) để thông báo cho các Vụ Chuyên ngành có liên quan đôn đốc cơ quan chủ đề án chuẩn bị.
6. Thực hiện các Khoản 4, 5, 6, 7, 9, 10 và 12 Điều 5 Quy chế này.
7. Trường hợp hội nghị được tổ chức tại các địa phương khác ngoài Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh thì đề nghị Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố sở tại in, sao chụp tài liệu (nếu thiếu), ghi âm và tiếp nhận băng để hoàn chỉnh biên bản và lưu giữ trong thời gian 6 tháng;
8. Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.
Điều 18. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
Thực hiện tất cả các nhiệm vụ quy định tại Điều 6 Quy chế này. Riêng thời gian thông báo bằng văn bản cho Vụ Tổng hợp biết tình hình tiếp nhận và gửi tài liệu phải ít nhất 3 ngày trước khi họp và trong trường hợp hội nghị được tổ chức ngoài trụ sở của Chính phủ tại Hà Nội thì không phải in sao tài liệu bổ sung trong cuộc họp.
Điều 19. Trách nhiệm của các Cục Quản trị
1. Thực hiện các Khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều 7 Quy chế này.
2. Làm thẻ, phù hiệu phát kèm tài liệu cho các đại biểu trước ngày khai mạc.
3. Trường hợp hội nghị được tổ chức ngoài trụ sở Chính phủ tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, phối hợp với các Vụ Địa phương chủ động liên hệ để phối hợp với Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố sở tại tổ chức công tác hậu cần và bảo đảm an ninh cho hội nghị.
Điều 20. Trách nhiệm của Phòng Tài vụ
Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Điều 8 Quy chế này.
Điều 21. Trách nhiệm của các Vụ Địa ph ương
1. Nắm chắc đề nghị của Hội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về thành phần, nội dung, thời gian và địa điểm xin gặp Thủ tướng (hoặc Phó Thủ tướng), báo cáo Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương để xin ý kiến Thủ tướng, Phó Thủ tướng. Nếu được Thủ tướng (Phó Thủ tướng) đồng ý, thông báo cho Vụ Tổng hợp để bố trí vào chương trình công tác.
2. Đôn đốc địa phương chuẩn bị tài liệu, báo cáo gửi Văn phòng Chính phủ trước khi làm việc ít nhất 5 ngày.
3.Tham khảo ý kiến của Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng và các Vụ chuyên ngành liên quan để dự kiến thành phần dự họp (kể cả cán bộ Văn phòng Chính phủ), trình Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương duyệt và chuyển Vụ Tổng hợp.
4.Tham khảo ý kiến của các Vụ chuyên ngành để chuẩn bị ý kiến kết luận cho chủ toạ, ý kiến phát biểu của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và trình lãnh đạo chậm nhất 1 ngày trước khi họp. Trường hợp các đề nghị của địa phương liên quan đến nhiều Bộ, cơ quan thì phải tham khảo ý kiến trước hoặc tổ chức để lãnh đạo Văn phòng họp bàn với các Bộ, cơ quan liên quan.
5. Lập danh sách các đại biểu tham dự, người vắng mặt, lý do vắng... và báo cáo chủ toạ ngay trước khi họp, đồng thời chuyển cho thư ký cuộc họp ghi vào biên bản.
6. Tham dự cuộc họp và dự thảo thông báo ý kiến kết luận của chủ toạ (có sự tham gia của các Vụ liên quan, xin ý kiến chủ toạ) trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm dự họp) duyệt ký, ban hành theo thời hạn quy định. Nếu các kết luận cần phải thể hiện bằng văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì phải dự thảo văn bản thích hợp để trình ký, ban hành theo quy định tại Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại Văn phòng Chính phủ.
7. Trường hợp lãnh đạo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề nghị gặp Thủ tướng (Phó Thủ tướng) để báo cáo riêng một số vấn đề của địa phương thì đăng ký với Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng nội dung, thời gian làm việc và thông báo cho Vụ Tổng hợp biết để bố trí vào Chương trình công tác; phối hợp với Thư ký tổ chức phục vụ họp; căn cứ ý kiến kết luận của Thủ tướng, Phó Thủ tướng, dự thảo các văn bản thích hợp, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương duyệt ký hoặc trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng ký ban hành theo thẩm quyền.
Điều 22. Trách nhiệm của các Vụ chuyên ngành
Tham gia với các Vụ Địa phương chuẩn bị ý kiến kết luận, trả lời kiến nghị của địa phương và dự thảo thông báo hoặc các văn bản thích hợp thể hiện ý kiến kết luận của Thủ tướng (Phó Thủ tướng) tại buổi gặp và làm việc về những vấn đề thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
Điều 23. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp
1. Dự kiến số lượng tài liệu và thông báo cho các Vụ Địa phương biết để đôn đốc các Bộ, cơ quan, địa phương chuẩn bị.
2. Chuyển Vụ Hành chính giấy mời họp kèm tài liệu để gửi những người tham dự trước cuộc gặp ít nhất 3 ngày và thông báo cho các Cục Quản trị biết để bố trí phòng họp, đưa đón cán bộ địa phương (nếu có yêu cầu). Trường hợp cơ quan chủ đề án mang tài liệu đến phòng họp, tiếp nhận và phát tại chỗ.
3. Chậm nhất 1 ngày trước cuộc gặp, kiểm tra lại việc chuẩn bị tài liệu và phối hợp với Vụ Hành chính và các Vụ Địa phương xử lý các trường hợp thiếu, nhầm lẫn hoặc chưa đến người nhận.
4. Việc ghi biên bản, ghi âm, thu hồi các tài liệu, tập hợp hồ sơ, chuyển lưu trữ, góp ý kiến vào dự thảo thông báo... thực hiện như đối với cuộc họp của Thủ tướng, Phó Thủ tướng với lãnh đạo các Bộ, cơ quan, đoàn thể trung ương quy định tại Điều 10 Quy chế này.
Điều 24. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
Thực hiện tất cả các nhiệm vụ quy định tại Điều 6 Quy chế này.
Điều 25. Trách nhiệm của các Cục Quản trị
Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 7 Quy chế này.
Điều 26. Trách nhiệm của Phòng Tài vụ
Thực hiện các quy định tại các Khoản 2 và 3 Điều 8 Quy chế này.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ HỌP GIAO BAN THỦ TƯỚNG, CÁC PHÓ THỦ TƯỚNG
Điều 27. Nội dung họp giao ban Thủ tướng, các Phó Thủ tướng gồm:
1. Các vấn đề do Thủ tướng đề nghị đưa ra tập thể Thủ tướng, các Phó Thủ tướng bàn (theo Quy chế làm việc của Chính phủ, nếu trong khi xử lý các công việc cụ thể, các Phó Thủ tướng chưa quyết định được thì xin ý kiến Thủ tướng; nếu Thủ tướng thấy cần thiết thì đưa ra cuộc họp giao ban Thủ tướng, các Phó Thủ tướng).
2. Các vấn đề khác do lãnh đạo Văn phòng Chính phủ báo cáo xin ý kiến.
Điều 28. Hàng tuần, các Vụ chuyên ngành gửi Vụ Tổng hợp hồ sơ đề án do Thư ký Thủ tướng chuyển đến (trong đó có ý kiến của Thủ tướng đề nghị đưa đề án ra cuộc họp giao ban Thủ tướng, các Phó Thủ tướng) và các vấn đề nổi cộm cần xin ý kiến chỉ đạo gấp.
Điều 29. Căn cứ hồ sơ do các Vụ chuyên ngành và Thư ký Thủ tướng chuyển đến, các đề xuất của lãnh đạo và của các đơn vị trong Văn phòng, Vụ Tổng hợp dự kiến nội dung giao ban Thủ tướng và các Phó Thủ tướng vào ngày thứ Hai tuần sau, danh sách các Vụ có đề án trình (Khoản 2 Điều 3 Quy chế này) và báo cáo tại cuộc họp giao ban Văn phòng Chính phủ cuối tuần; đồng thời chuyển hồ sơ các đề án đó cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc các Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực) để chuẩn bị báo cáo. Trường hợp Thủ tướng, Phó Thủ tướng yêu cầu, Vụ Tổng hợp làm giấy mời lãnh đạo cơ quan chủ đề án đến báo cáo trực tiếp tại cuộc họp.
Điều 30. Kết thúc giao ban, Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực) chuyển ngay hồ sơ cho Vụ chuyên ngành để triển khai thực hiện. Trường hợp Vụ chuyên ngành không dự giao ban thì Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực thông báo cho các Vụ thuộc lĩnh vực mình phụ trách biết ý kiến kết luận của chủ toạ về nội dung liên quan trong giao ban; nếu cả Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực và Vụ chuyên ngành đều không có mặt trong giao ban, Vụ Tổng hợp phải thông báo ý kiến kết luận trong giao ban cho Phó Chủ nhiệm và Vụ chuyên ngành liên quan đó biết, thực hiện.
Điều 31. Vụ Tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Khoản 10 và 12 Điều 5 Quy chế này.
Điều 32. Chậm nhất 2 ngày sau giao ban, Bộ trưởng, Chủ nhiệm và các Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực chỉ đạo các đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện các kết luận tại cuộc họp.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CUỘC HỌP CỦA BAN CÁN SỰ ĐẢNG CHÍNH PHỦ
Điều 33. Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu, giấy mời, ghi biên bản, thu hồi tài liệu, tập hợp hồ sơ, lưu giữ theo quy định của tổ chức Đảng, dự thảo thông báo kết luận và triển khai các công việc theo yêu cầu của Bí thư (Phó Bí thư) Ban Cán sự Đảng Chính phủ.
Điều 34. Vụ Hành chính có trách nhiệm gửi giấy mời, in, sao chụp, gửi tài liệu... theo đề nghị của Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ.
Điều 35. Các Cục Quản trị chuẩn bị phòng họp và mọi điều kiện vật chất cần thiết khác cho cuộc họp.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CUỘC HỌP KHÁC
Điều 36. Khi có yêu cầu của Thủ tướng (Phó Thủ tướng) tổ chức các cuộc họp khác (ngoài các cuộc họp đã nói trên đây), Bộ trưởng, Chủ nhiệm sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị theo các nguyên tắc quy định trong Điều 2 Quy chế này./.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN THĂM VÀ LÀM VIỆC CỦA THỦ TƯỚNG, PHÓ THỦ
TƯỚNG TẠI ĐỊA PHƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/1998/QĐ-VPCP
ngày 10 tháng11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệmVPCP)
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN THĂM VÀ LÀM VIỆC CHÍNH THỨC TẠI CÁC ĐỊA PHƯƠNG
Điều 1. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng
1. Căn cứ sự chỉ định của Thủ tướng, Phó Thủ tướng hoặc căn cứ nội dung chủ yếu của chuyến đi, Bộ trưởng, Chủ nhiệm trực tiếp hoặc phân công một Phó Chủ nhiệm chịu trách nhiệm chỉ đạo chuẩn bị nội dung, tổ chức phục vụ chuyến đi thăm và làm việc chính thức của Thủ tướng, Phó Thủ tướng tại địa phương.
2. Đối với những chuyến đi có nhiều nội dung khác nhau và Thủ tướng, Phó Thủ tướng không chỉ định cụ thể lãnh đạo Văn phòng tham gia Đoàn thì Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương phải chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo chuẩn bị và phục vụ chuyến đi.
3. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng không tham gia Đoàn thì Bộ trưởng, Chủ nhiệm cử một cán bộ cấp Vụ hoặc chuyên viên chịu trách nhiệm chính trong việc phối hợp chuẩn bị và phục vụ chuyến đi.
Điều 2. Trách nhiệm của các Vụ Địa phương
1. Căn cứ yêu cầu đi thăm và làm việc của Thủ tướng, Phó Thủ tướng tại địa phương, dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký gửi Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi Thủ tướng, Phó Thủ tướng sẽ đến thăm, yêu cầu chuẩn bị nội dung báo cáo, trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng và gửi về Văn phòng Chính phủ theo thời hạn đã quy định;
2. Phối hợp với Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng và các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, lập kế hoạch cụ thể chuyến đi thăm và làm việc, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng duyệt.
3. Tổ chức để Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm làm việc trước với các Bộ, cơ quan liên quan đề xuất biện pháp giải quyết những đề nghị cụ thể của địa phương đối với Chính phủ và các Bộ, cơ quan Trung ương (nếu có).
4. Phối hợp với Thư ký chuẩn bị đề cương phát biểu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng, bao gồm các phần chính sau đây (trừ khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng có yêu cầu khác): đánh giá tổng quát tình hình các mặt của địa phương; góp ý với địa phương về những chủ trương, phương hướng và nhiệm vụ chủ yếu (đi sâu vào những nội dung chính của chuyến đi); ý kiến giải quyết các đề nghị của địa phương. Bản đề cương phát biểu phải gửi Thủ tướng, Phó Thủ tướng và lãnh đạo Văn phòng trước chuyến đi ít nhất 3 ngày kèm theo các báo cáo của địa phương và của các Bộ, cơ quan liên quan (nếu có).
5. Lập danh sách thành viên Đoàn công tác gồm: lãnh đạo các Bộ, cơ quan liên quan, lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ, phóng viên báo chí, cảnh vệ, lái xe... (Danh sách Đoàn ghi rõ họ, tên, chức vụ, cơ quan, Đoàn không quá 30 người kể cả phục vụ), báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng duyệt.
6. Sau khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng duyệt nội dung, lịch trình và danh sách cụ thể của Đoàn, dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký thông báo chính thức cho Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố có liên quan trước khi Đoàn xuất phát 5 ngày; đồng thời thông báo cho Vụ Tổng hợp, Cục Quản trị, Phòng Tài vụ và các đơn vị liên quan biết.
7. Đề xuất, trình lãnh đạo Văn phòng giao nhiệm vụ cụ thể cho các Vụ, đơn vị liên quan trong chuyến đi.
8. Liên hệ với ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố liên quan chuẩn bị địa điểm làm việc, ăn, nghỉ cho Đoàn;
9. Đôn đốc các Bộ, cơ quan và Uỷ ban Nhân dân sở tại chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ họp, gửi trước cho các đại biểu dự họp (kể cả cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ) theo thời hạn quy định;
10. Đề nghị lãnh đạo tỉnh, thành phố thực hiện đúng Quy chế làm việc của Chính phủ và chương trình thăm, làm việc của Đoàn; kịp thời báo cáo lãnh đạo Văn phòng hoặc báo cáo trực tiếp với Thủ tướng, Phó Thủ tướng về các đề nghị của lãnh đạo địa phương liên quan đến việc thay đổi nội dung và chương trình làm việc của Đoàn.
11. Theo dõi, ghi chép nội dung làm việc; đề nghị Văn phòng ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Đoàn thăm và làm việc ghi âm nội dung cuộc họp; phối hợp với các Vụ dự họp và các Vụ liên quan dự thảo thông báo ý kiến kết luận của Thủ tướng, Phó Thủ tướng, có thể tham khảo thêm ý kiến đại diện các cơ quan liên quan cùng đi (đặc biệt là đối với những vấn đề nghiệp vụ cụ thể), trình lãnh đạo Văn phòng duyệt và trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng xem xét trước khi phát hành.
12. Làm đầu mối giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai các kết luận của Thủ tướng, Phó Thủ tướng trong các buổi thăm và làm việc tại địa phương và rút kinh nghiệm các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.
Điều 3. Trách nhiệm của các Vụ chuyên ngành
1. Chuẩn bị trả lời các đề nghị của địa phương liên quan đến lĩnh vực của đơn vị mình phụ trách và chuyển Vụ Địa phương tổng hợp chung.
2. Phối hợp với Vụ Địa phương tổ chức buổi làm việc của lãnh đạo Văn phòng với các Bộ, cơ quan liên quan theo quy định tại Khoản 3, Điều 2 Quy chế này.
3. Tham gia phục vụ Đoàn (nếu Bộ trưởng, Chủ nhiệm phân công).
4. Tham gia ý kiến với Vụ Địa phương hoàn chỉnh thông báo ý kiến kết luận của Thủ tướng, Phó Thủ tướng tại buổi làm việc.
5. Đối với những ý kiến kết luận của Thủ tướng, Phó Thủ tướng liên quan đến lĩnh vực đơn vị phụ trách cần ra văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì phải xác định hình thức văn bản (Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định hoặc Công văn...) và dự thảo văn bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng duyệt để trình Thủ tướng ký ban hành theo đúng trình tự và thủ tục quy định.
6. Trường hợp theo yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng, Vụ Địa phương không tham gia chuyến thăm và làm việc, Vụ chuyên ngành có trách nhiệm thực hiện các công việc đã quy định tại Điều 2 Quy chế này.
Điều 4. Trách nhiệm của Vụ Tổng hợp
1. Tham gia với Vụ Địa phương hoặc Vụ chuyên ngành lập chương trình, kế hoạch đi thăm và làm việc của Thủ tướng, Phó Thủ tướng tại địa phương, có sự phối hợp với chương trình công tác của Tổng Bí thư, Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội và của các đồng chí lãnh đạo cấp cao khác của Đảng và Nhà nước.
2. Căn cứ thông báo của Vụ Địa phương hoặc Vụ chuyên ngành (Khoản 6, Điều 2 Quy chế này), dự thảo giấy mời trình lãnh đạo Văn phòng ký gửi các cơ quan liên quan và thông báo cho Bộ Tư lệnh Cảnh vệ biết lịch trình và thành phần Đoàn.
3. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ tướng, Phó Thủ tướng hoặc lãnh đạo Văn phòng giao.
Điều 5. Trách nhiệm của các Cục Quản trị
Căn cứ danh sách Đoàn công tác do Vụ Địa phương hoặc Vụ chuyên ngành cung cấp (Khoản 6 Điều 2 Quy chế này):
1. Mua vé máy bay, tổ chức xe đưa, đón các thành viên trong Đoàn của Thủ tướng, Phó Thủ tướng và cán bộ Văn phòng (nếu đi bằng máy bay bình thường);
2. Bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cho cả đại diện lãnh đạo các Bộ, cơ quan tham gia Đoàn (nếu đi chuyên cơ);
3. Liên hệ thuê trực thăng (nếu đi bằng trực thăng);
4. Bố trí đi xe chung cho cả Đoàn (nếu đi bằng ô tô). Trường hợp Văn phòng thiếu xe thì trình lãnh đạo Văn phòng điều động thêm phương tiện của các Bộ, cơ quan liên quan. Liên hệ với Bộ, cơ quan hoặc trực tiếp với người của các Bộ, cơ quan được cử tham gia Đoàn để bố trí xe đưa, đón tại nhà riêng.
5. Chuẩn bị quà tặng nơi đến thăm, nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng yêu cầu.
Điều 6. Trách nhiệm của Phòng Tài vụ
Căn cứ thông báo của Vụ Địa phương hoặc Vụ chuyên ngành (tại Khoản 6, Điều 2 Quy chế này), lập dự toán các chi phí của chuyến đi; chuẩn bị đủ kinh phí; thanh, quyết toán kịp thời, đúng quy định.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI KIỂM TRA ĐỘT XUẤT, NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT
Điều 7. Khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng yêu cầu đi kiểm tra đột xuất hoặc nghiên cứu khảo sát tình hình ở địa phương, Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng báo cáo ngay với Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực liên quan biết để chỉ đạo công việc chuẩn bị.
Điều 8. Căn cứ mục đích chuyến đi và yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm phân công một Phó Chủ nhiệm hoặc một Vụ trưởng có liên quan tham gia Đoàn và tổ chức các công tác chuẩn bị.
1. Nếu chuyến đi có chương trình, kế hoạch trước thì quá trình chuẩn bị và nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng được thực hiện như đối với chuyến thăm và làm việc chính thức quy định tại Chương I Quy chế này;
2. Trường hợp Thủ tướng, Phó Thủ tướng đi kiểm tra đột xuất, không cần báo trước cho địa phương nơi đến thì lãnh đạo Văn phòng, Vụ trưởng, hoặc Thư ký cùng đi (tuỳ theo yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng) chủ trì thực hiện tất cả các công tác chuẩn bị tổ chức phục vụ Đoàn và thông báo cho Bộ Tư lệnh Cảnh vệ biết.
Điều 9. Kết thúc chuyến đi, lãnh đạo Văn phòng tổ chức triển khai thực hiện các ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
Điều 10. Tất cả các đơn vị, cá nhân trong Văn phòng khi nhận được tin địa phương, cơ sở gặp thiên tai, dịch bệnh, tai nạn bất ngờ gây thiệt hại nặng về người và tài sản đều có trách nhiệm thông báo ngay cho Vụ Địa phương (hoặc Vụ chuyên ngành nếu là các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý của các Bộ, cơ quan trung ương) biết để kiểm tra và báo cáo lãnh đạo Văn phòng hoặc trực tiếp báo cáo lãnh đạo Văn phòng để có biện pháp xử lý.
Điều 11. Khi nhận được thông tin trực tiếp từ địa phương, cơ sở nơi xẩy ra sự việc hoặc từ các cá nhân, đơn vị trong Văn phòng, Vụ Địa phương (hoặc Vụ chuyên ngành) có nhiệm vụ:
1. Kiểm tra lại chính xác các thông tin và báo cáo ngay cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương (hoặc lĩnh vực) biết;
2. Trường hợp Thủ tướng yêu cầu, dự thảo Điện thăm hỏi của Thủ tướng và khi được Thủ tướng duyệt, chuyển ngay cho Vụ Hành chính để gửi các địa phương liên quan và nếu cần thiết, gửi cả các cơ quan báo chí;
3. Phối hợp với các Vụ liên quan đề xuất các biện pháp giúp địa phương khắc phục hậu quả, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm (Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương) duyệt để trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng quyết định;
4. Dự thảo công văn của Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông báo các quyết định của Thủ tướng, Phó Thủ tướng cho các Bộ, cơ quan và các địa phương liên quan biết, thực hiện.
Điều 12. Trường hợp Thủ tướng quyết định đi thăm nơi xẩy ra thiên tai, tai nạn, tuỳ theo tính chất của sự việc, Phó Chủ nhiệm phụ trách địa phương hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực chỉ đạo Vụ Địa phương làm đầu mối thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Dự kiến chương trình đi thăm, thành phần của Đoàn, báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trình Thủ tướng duyệt;
2. Phối hợp với các đơn vị trong Văn phòng để chuẩn bị cho chuyến đi;
3. Dự thảo thông báo cho các Bộ, cơ quan cử người cùng đi theo yêu cầu của Thủ tướng và thông báo cho địa phương liên quan và Bộ Tư lệnh cảnh vệ biết;
4. Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng triển khai các công việc tiếp theo sau khi kết thúc chuyến đi thăm của Thủ tướng.
Điều 13. Trường hợp Thủ tướng quyết định thành lập Đoàn liên ngành do một Phó Thủ tướng hoặc một Bộ trưởng phụ trách:
1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm trực tiếp hoặc cử một Phó Chủ nhiệm tham gia Đoàn và chỉ đạo các đơn vị có liên quan trong Văn phòng chuẩn bị phục vụ Đoàn.
2. Vụ Địa phương, ngoài các công việc quy định tại Điều 2 Quy chế này, có trách nhiệm đề xuất các biện pháp cần thiết để Thủ tướng uỷ quyền cho Trưởng đoàn liên ngành quyết định tại chỗ, báo cáo lãnh đạo Văn phòng duyệt, trình Thủ tướng.
Điều 14. Các Cục quản trị và Phòng Tài vụ có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện vật chất, kinh phí cần thiết phục vụ các chuyến đi của Thủ tướng, của Đoàn liên ngành do Thủ tướng thành lập để chỉ đạo khắc phục hậu qủa thiên tai, tai nạn bất ngờ ở địa phương./.
TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CUỘC TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀ ĐI CÔNG TÁC NƯỚC
NGOÀI CỦA THỦ TƯỚNG, PHÓ THỦ TƯỚNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08
/1998/QĐ-VPCP ngày 10 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI CỦA THỦ TƯỚNG, PHÓ THỦ TƯỚNG
1. Các cuộc tiếp khách nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng được đề cập trong Quy chế này bao gồm tiếp xã giao, tiếp làm việc (chính thức hoặc không chính thức) theo đề nghị của các Bộ, cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài.
2. Vụ Quan hệ quốc tế giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm chủ trì tổ chức phục vụ các cuộc tiếp khách nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
3. Các Cục Quản trị có trách nhiệm phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế, Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng và các đơn vị liên quan khác tổ chức phục vụ chu đáo, đúng nghi thức và an toàn các cuộc tiếp.
1. Vụ Hành chính chuyển Vụ Quan hệ quốc tế các công văn đến có đủ các thủ tục (quy định tại Điều 8 Quy chế làm việc của Chính phủ) của các cơ quan Việt Nam và nước ngoài đề nghị Thủ tướng, Phó Thủ tướng tiếp khách nước ngoài. Các văn bản do Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao thừa ủy quyền Bộ trưởng ký đề nghị Thủ tướng, Phó Thủ tướng tiếp khách phục vụ công tác đối ngoại cũng được coi là đúng thủ tục để trình.
2. Vụ Quan hệ quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong Văn phòng Chính phủ xem xét nội dung công văn xin tiếp khách và lập Phiếu trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng quyết định.
3. Khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng đồng ý tiếp khách, Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm:
a) Dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký thông báo chính thức cho cơ quan, cá nhân đề nghị tiếp khách biết thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần tham dự và thông báo cho các cơ quan liên quan biết để tham dự theo yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng (đối với một số trường hợp đặc biệt, nếu được sự đồng ý của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực thì không cần thông báo bằng văn bản).
b) Thông báo cho Phòng Lễ tân (Cục Quản trị I) hoặc Cục Hành chính - Quản trị II biết để tổ chức phục vụ cuộc tiếp;
c) Phân công chuyên viên theo dõi cuộc tiếp;
d) Dự thảo thông báo hoặc công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký, gửi các cơ quan liên quan để đôn đốc thực hiện các vấn đề cần giải quyết sau cuộc tiếp.
4. Phòng Lễ tân có trách nhiệm đảm bảo hậu cần cho các cuộc tiếp khách, bố trí địa điểm, mời các cơ quan báo chí theo yêu cầu của Thủ tướng, Phó Thủ tướng; tổ chức chu đáo việc đón, tiễn khách.
5. Trường hợp Thủ tướng, Phó Thủ tướng đồng ý tiếp khách đột xuất thì Thư ký thông báo ngay cho Vụ Quan hệ quốc tế để thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết.
6. Hàng tuần và hàng tháng, Vụ Quan hệ quốc tế tổng hợp tình hình tiếp khách nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, nêu rõ số lượng, nội dung, kết quả cuộc tiếp và các vấn đề cần triển khai, báo cáo lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, đồng gửi Vụ Tổng hợp và các đơn vị có liên quan để theo dõi việc thực hiện chương trình công tác và Quy chế làm việc của Chính phủ.
PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI CỦA THỦ TƯỚNG, PHÓ THỦ TƯỚNG
1. Các chuyến đi công tác nước ngoài của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng đề cập trong Quy chế này bao gồm các cuộc đi thăm chính thức và không chính thức, thăm làm việc, tham dự các hội nghị, hội thảo, các diễn đàn quốc tế và khu vực.
2. Vụ Quan hệ quốc tế làm đầu mối giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình đi công tác nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng; theo dõi và trình Thủ tướng giải quyết việc đi công tác nước ngoài của Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và một số cán bộ lãnh đạo khác.
1. Hàng năm, Vụ Quan hệ quốc tế chuẩn bị nội dung để lãnh đạo Văn phòng phối hợp với Bộ Ngoại giao xây dựng chương trình công tác đối ngoại cả năm của Thủ tướng, Phó Thủ tướng (bao gồm các hoạt động đã nói tại Khoản 1, Điều 3 Quy chế này).
2. Đối với từng chuyến đi cụ thể theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm:
a) Trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng quyết định về chương trình, nội dung, thành phần Đoàn (chính thức và tùy tùng), công tác hậu cần, an ninh và lễ tân của chuyến đi;
b) Giúp lãnh đạo Văn phòng phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc cụ thể, các văn kiện, tài liệu cần thiết kèm theo (bài phát biểu, nội dung hội đàm, dự thảo Hiệp định, Thông cáo chung...) của Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
c) Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi kết thúc chuyến đi, phải theo dõi, đôn đốc các cơ quan liên quan báo cáo Thủ tướng, Phó Thủ tướng kết quả chuyến đi và kiến nghị các công việc cần triển khai. Sau khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng có ý kiến về kết quả chuyến đi, phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo văn bản báo cáo lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước.
3. Hàng tuần và hàng tháng, Vụ Quan hệ quốc tế tổng hợp tình hình đi công tác nước ngoài của Thủ tướng, từng Phó Thủ tướng, nêu rõ số lượng, nội dung, kết quả chuyến đi và các vấn đề cần triển khai, báo cáo lãnh đạo Văn phòng, đồng gửi Vụ Tổng hợp và các đơn vị liên quan./.
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08 /1998/QĐ-VPCP
ngày 10 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
Điều 1. Văn bản quy định trong Quy chế này gồm văn bản đến và văn bản đi.
a) Văn bản đến là toàn bộ công văn, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu tố...của các Bộ, cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng Chính phủ, được chuyển đến Văn phòng Chính phủ theo đường công văn hoặc gửi trực tiếp.
b) Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành, gửi các Bộ, cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2. Nguyên tắc phân công trong Văn phòng Chính phủ
1. Vụ trưởng Vụ Hành chính giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm quản lý văn bản đến, văn bản đi và việc sao in văn bản tại Văn phòng Chính phủ; đôn đốc và lập hồ sơ theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của Chính phủ tại các đơn vị trong Văn phòng; báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban hàng tuần của Văn phòng Chính phủ.
2. Các Vụ trưởng, Cục trưởng, Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm về tình hình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận vào báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của đơn vị do Vụ Hành chính chuyển đến.
3. Chuyên viên có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục quy định, đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình soạn thảo; quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo đúng quy định.
4. Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng có trách nhiệm giúp Thủ tướng, Phó Thủ tướng theo dõi, quản lý hồ sơ, tài liệu gửi Thủ tướng, Phó Thủ tướng; kiểm tra thủ tục trình, nội dung Phiếu trình và nội dung dự thảo văn bản trình ký do Văn phòng Chính phủ chuyển đến.
5. Giám đốc Trung tâm Tin học có trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Văn phòng Chính phủ, hướng dẫn thực hiện chương trình quản lý văn bản, quản lý các thông tin theo chế độ bảo mật trong mạng, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt, liên tục, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ.
6. Văn thư các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đối chiếu kết quả xử lý văn bản của đơn vị với báo cáo thống kê hàng tuần của Vụ Hành chính; cập nhật đầy đủ văn bản đến, văn bản đi của đơn vị vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản, thông tin của Văn phòng Chính phủ; chịu sự kiểm tra, hướng dẫn, quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư của Vụ Hành chính và về kỹ thuật tin học của Trung tâm Tin học.
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Điều 3. Vụ Hành chính là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gửi Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ và một số đơn vị liên quan khác.
Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng, Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Thư ký Phó Chủ nhiệm và cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ khi nhận được những văn bản do Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân ngoài Văn phòng Chính phủ đều phải chuyển cho Vụ Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng Chính phủ.
Điều 4. Vụ Hành chính tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra địa chỉ gửi văn bản, bóc bì (trừ các văn bản nói tại Khoản 3, Điều 6 Quy chế này); so sánh số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu ''Công văn đến'' lên góc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến...
Điều 5. Vụ trưởng Vụ Hành chính có trách nhiệm tổ chức phân văn bản đến theo các loại như sau:
1. Loại văn bản phải trả lại nơi gửi, gồm những văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ không đúng thủ tục hành chính như trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền (Khoản 1.1 Điều 8 Quy chế làm việc của Chính phủ); gửi trình cùng một lúc nhiều địa chỉ (Khoản 2 Điều 8 Quy chế làm việc của Chính phủ), không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) v.v...
Vụ Hành chính làm "Phiếu gửi lại văn bản", trong đó nêu rõ lý do, đính kèm văn bản chuyển lại cơ quan trình ngay sau khi phân loại.
2. Loại văn bản chuyển giao đến Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm và các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ để xử lý, gồm:
a) Những báo cáo, thông báo, văn bản góp ý kiến, giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, tài liệu tham khảo, đơn thư khiếu tố v.v.
b) Những văn bản trình đề nghị giải quyết công việc.
Tất cả các văn bản đến thuộc Khoản 2 Điều này đều phải ghi tên đơn vị nhận và ngày đến vào dấu ''Công văn đến''. Vụ Hành chính vào Sổ công văn các loại văn bản, tài liệu sau: giấy mời họp, đơn thư khiếu tố, bì thư có dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh. Đối với các văn bản trình vượt cấp đã nói tại Khoản 1 Điều này trước khi trả cũng phải vào Sổ công văn. Số văn bản, tài liệu còn lại thuộc Khoản 2 Điều này được chuyển cho các đơn vị xử lý, đồng thời cập nhật vào máy tính để theo dõi, quản lý.
Điều 6. Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:
1. Khi giao văn bản đến cho các đơn vị, Vụ Hành chính in mục lục văn bản gửi từng đơn vị; văn thư các đơn vị hoặc người nhận thay kiểm tra và ký vào Sổ nhận công văn.
2. Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết khẩn cấp, Vụ Hành chính đính kèm "Phiếu xử lý văn bản loại A" và chuyển thẳng cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý ngay sau khi tiếp nhận; nếu loại văn bản này đến ngoài giờ hành chính thì giao thông đặc biệt chuyển ngay đến nhà riêng người nhận (khi giao phải ghi rõ thời gian và có ký xác nhận của người nhận).
3. Những bì công văn thuộc loại Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật, gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng ghi "chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc", Vụ Hành chính không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển thẳng cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý. Đối với điện mật, Vụ Hành chính chuyển cho Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm ngay sau khi tiếp nhận. Sau khi lãnh đạo trả lại, Vụ Hành chính chuyển ngay cho đơn vị liên quan xử lý. Khi xử lý xong, các đơn vị chức năng phải chuyển lại cho Vụ Hành chính để làm thủ tục hoàn trả cho Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật.
4. Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp Chính phủ, các cuộc họp do Thủ tướng, các Phó Thủ tướng chủ trì, Vụ Hành chính thực hiện theo quy định tại các Khoản 1, 2, 3 Điều 6 Quy chế về tổ chức phục vụ các cuộc họp của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
5. Đối với các văn bản trình đề nghị giải quyết công việc, việc chuyển giao như sau:
a) Nội dung thuộc lĩnh vực nào thì chuyển giao cho đơn vị theo dõi lĩnh vực đó (không phân cho đơn vị theo dõi Bộ, cơ quan, địa phương có văn bản trình) xử lý.
b) Nếu văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực thì chuyển cho đơn vị theo dõi lĩnh vực liên quan nhiều nhất, hoặc chính yếu nhất xử lý. Vụ Hành chính sao văn bản hoặc làm phiếu báo gửi các đơn vị liên quan khác biết để phối hợp xử lý.
6. Vụ Hành chính chuyển giao tất cả các loại văn bản nói tại Khoản 2, Điều 5 Quy chế này đến cho các đơn vị chức năng vào 10 giờ 30 phút và 15 giờ 30 phút hàng ngày. Riêng đối với công văn, tài liệu, hồ sơ trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Phòng Văn thư lập sổ đăng ký riêng, chuyển cho Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng ký nhận vào 8 giờ 30, 10 giờ 30, 14 giờ và 16 giờ hàng ngày (trừ các loại báo ngày, văn bản khẩn phải chuyển từ đầu giờ làm việc buổi sáng).
7. Những văn bản phân nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị trả lại ngay cho Phòng Văn thư để kịp thời chuyển đúng địa chỉ, không đưa trực tiếp từ đơn vị này qua đơn vị khác.
Điều 7. Văn thư các đơn vị có nhiệm vụ: tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình đúng giờ quy định tại Phòng Văn thư; cập nhật vào máy tính của đơn vị và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị; chuyển văn bản đến các chuyên viên liên quan theo ý kiến của thủ trưởng đơn vị; lập hồ sơ theo dõi việc xử lý và thời gian xử lý văn bản của từng chuyên viên trong đơn vị.
Điều 8. Thủ trưởng các đơn vị phân ngay văn bản đến hàng ngày của đơn vị cho chuyên viên theo dõi nghiên cứu, xử lý. Trường hợp chuyên viên theo dõi đi vắng trong khi công việc cần xử lý gấp thì phân cho chuyên viên khác xử lý.
Điều 9. Chuyên viên xử lý văn bản đến theo đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao, đúng trình tự và thời gian quy định.
1. Đối với văn bản, đề án trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhưng nội dung công việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (Khoản 2.1, Điều 14 Quy chế làm việc của Chính phủ), chậm nhất 3 ngày (theo dấu đến của Phòng Văn thư), chuyên viên theo dõi phải làm "Phiếu gửi lại văn bản'', trong đó nêu rõ lý do, đính kèm văn bản chuyển Vụ Hành chính gửi lại cơ quan trình.
2. Đối với những vấn đề trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan (Khoản 1.2, Điều 8 Quy chế làm việc của Chính phủ), hoặc các đề án trình đưa vào chương trình công tác của Chính phủ, nhưng hồ sơ chưa đầy đủ (Khoản 1.3, Điều 8 Quy chế làm việc của Chính phủ), chậm nhất 2 ngày sau khi lãnh đạo đơn vị giao, chuyên viên theo dõi viết "Phiếu báo" thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ. Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký gửi thẳng các Bộ, cơ quan, địa phương liên quan đề nghị tham gia ý kiến.
3. Nếu nội dung trình của cơ quan chủ đề án có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, trong vòng 2 ngày sau khi nhận được văn bản, chuyên viên theo dõi xin ý kiến Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực hoặc Bộ trưởng, Chủ nhiệm (nếu Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức họp (nếu họp, chuyên viên theo dõi phải chuẩn bị nội dung, tài liệu họp, làm giấy mời, liên hệ phòng họp...) để xử lý trước khi lập Phiếu trình Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng quyết định. Thời hạn tối đa cho việc giải trình thêm và tổ chức cuộc họp để xử lý ý kiến khác nhau là 7 ngày.
4. Đối với những văn bản, đề án trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng đủ thủ tục, chuyên viên theo dõi thẩm tra, lập "Phiếu trình giải quyết công việc”, kèm hồ sơ trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng giải quyết.
5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm và các Phó Chủ nhiệm đều phải lấy ý kiến của các đơn vị liên quan thuộc Văn phòng Chính phủ trước khi trình.
6. Lãnh đạo Văn phòng không duyệt trình hoặc ký các văn bản do các Vụ, đơn vị trình, xử lý không đúng chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các Vụ, đơn vị liên quan trong Văn phòng.
Điều 10. Hồ sơ kèm theo "Phiếu trình giải quyết công việc" trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng gồm :
1. Văn bản trình mới nhất của cơ quan trình có dấu đăng ký công văn đến của Phòng Văn thư. Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản này;
2. ý kiến chính thức bằng văn bản của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.
3. Các tài liệu cần thiết khác liên quan tới vấn đề trình được sắp xếp theo trình tự dẫn giải của Tờ trình;
4. Dự thảo văn bản Thủ tướng, các Phó Thủ tướng sẽ ký ban hành hoặc văn bản do lãnh đạo Văn phòng Chính phủ ký thông báo ý kiến của Thủ tướng, Phó Thủ tướng theo đúng nội dung trình, được chuẩn bị theo đúng quy định trong Quy chế về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
5. Ý kiến của các đơn vị liên quan trong Văn phòng Chính phủ, của lãnh đạo đơn vị và của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ (theo đúng trình tự quy định trên mẫu “Phiếu trình giải quyết công việc'').
6. Ngoài các tài liệu, văn bản đã nói tại các Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều này, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, khi trình lãnh đạo Văn phòng xem xét để trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng, phải kèm theo ý kiến tham gia trực tiếp vào dự thảo văn bản và ký xác nhận vào "Phiếu thẩm tra văn bản pháp quy'' của Vụ Pháp chế, Vụ Tổng hợp.
Sau khi lãnh đạo Văn phòng đã xem xét, đối chiếu các văn bản, tài liệu liên quan và ký trình thì chuyên viên giữ lại các tài liệu đã nói tại Khoản 5 (trừ ý kiến của lãnh đạo Văn phòng) và Khoản 6 Điều này, không đưa vào hồ sơ trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
Điều 11. Các dự thảo văn bản sẽ ban hành theo quy định tại Khoản 4 Điều 10 trên đây gồm các loại cụ thể sau đây:
1. Các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ:
a) Dự thảo Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, trình Thủ tướng Chính phủ hoặc Phó Thủ tướng thường trực ký. Dự thảo này do Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực ký tắt;
b) Dự thảo Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng, trình Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực ký. Dự thảo này do Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực ký tắt;
Quy trình dự thảo, thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định trong Quy chế ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Dự thảo các văn bản cá biệt, công văn... của Thủ tướng, trình Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực ký. Dự thảo này do Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực ký tắt.
3. Dự thảo công văn do lãnh đạo Văn phòng Chính phủ ký, thông báo ý kiến của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng. Dự thảo này do Vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ ký tắt.
Các văn bản cá biệt quy định tại các Khoản 2, Khoản 3 Điều 11 Quy chế này do chuyên viên căn cứ vào Phiếu trình của mình để soạn thảo, bảo đảm phù hợp cả về nội dung và hình thức văn bản.
Điều 12. Nguyên tắc trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng giải quyết công việc được quy định như sau:
1. Nội dung vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực đó (không trình người theo dõi Bộ, cơ quan, địa phương có vấn đề trình) xử lý.
2. Nếu vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực liên quan nhiều nhất hoặc chính yếu nhất xử lý.
3. Trường hợp Thủ tướng, Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi của Văn phòng Chính phủ có đề nghị khác thì phải trình lại đúng Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực nếu Bộ trưởng, Chủ nhiệm vắng) để trình Thủ tướng (hoặc Phó Thủ tướng thường trực) và báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) biết kết quả xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lại Thủ tướng, Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.
4. Hồ sơ trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong trường hợp đã nói tại Khoản 3 Điều này, ngoài các tài liệu đã ghi tại Điều 10 Quy chế này, phải bao gồm cả ý kiến trước đó của Thủ tướng, Phó Thủ tướng phụ trách lĩnh vực.
Điều 13. Quy trình trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng giải quyết công việc được thực hiện như sau:
1. Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và thủ tục, Vụ chuyên ngành chuyển hồ sơ đề án và Phiếu trình giải quyết công việc đến Vụ Hành chính. Vụ Hành chính vào sổ và chuyển văn bản trình đến Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng như đã quy định tại Khoản 6, Điều 6 Quy chế này.
2. Khi nhận được hồ sơ và Phiếu trình, Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng có trách nhiệm:
a) Kiểm tra thủ tục và hồ sơ trình, nếu thiếu yêu cầu Vụ chuyên ngành chuẩn bị thêm;
b) Soát xét dự thảo văn bản, bảo đảm không sai sót về văn phạm, chính tả và đúng quy định về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản; trường hợp phải sửa nội dung, liên quan đến chuyên môn, nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng đồng ý thì trao đổi trực tiếp với chuyên viên theo dõi để hoàn thiện dự thảo văn bản.
c) Sắp xếp hồ sơ trình, ưu tiên trình các văn bản cần xử lý gấp.
3. Sau khi Thủ tướng, Phó Thủ tướng đã xử lý:
a) Nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng ký vào dự thảo văn bản hoặc đồng ý để Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký thừa uỷ quyền thì Thư ký chuyển ngay cho Vụ Hành chính để chuyển cho Vụ chuyên ngành làm các thủ tục cần thiết để ban hành.
b) Nếu Phó Thủ tướng ghi vào Phiếu trình yêu cầu xin ý kiến Thủ tướng hoặc Phó Thủ tướng khác thì Thư ký Phó Thủ tướng chuyển ngay cho Thư ký Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng đó để trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng và đồng thời báo cho Vụ Hành chính và Vụ chuyên ngành biết.
c) Nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng cho ý kiến về nội dung trình nhưng chưa ký vào dự thảo văn bản kèm theo thì Thư ký chuyển Vụ Hành chính để chuyển cho Vụ chuyên ngành chỉnh lý lại dự thảo văn bản và trình ký ban hành theo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
d) Nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng đồng ý với nội dung Phiếu trình và cho phép lãnh đạo Văn phòng Chính phủ ký công văn thông báo ý kiến thì Thư ký chuyển Vụ Hành chính để chuyển đến Vụ chuyên ngành trình lãnh đạo Văn phòng Chính phủ ký ban hành.
đ) Thư ký kiểm tra lại, nếu văn bản đã ký trái với các quy định pháp luật thì phải báo cáo Thủ tướng, Phó Thủ tướng quyết định.
e) Nếu Thủ tướng, Phó Thủ tướng cần tham khảo ý kiến tư vấn của các chuyên gia hoặc yêu cầu chủ đề án và các cơ quan liên quan trình bày trực tiếp thêm thì Thư ký phối hợp với Vụ chuyên ngành đăng ký với Vụ Tổng hợp để đưa vào chương trình công tác tuần.
4. Thư ký vào sổ theo dõi tất cả các văn bản trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
Điều 14. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên theo dõi lập "Phiếu trình giải quyết công việc", dự thảo sẵn văn bản có ký tắt của lãnh đạo đơn vị, kèm hồ sơ trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phê duyệt. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực. Hồ sơ trình phải bao gồm văn bản góp ý gốc của các đơn vị liên quan thuộc Văn phòng và ý kiến trước đó của Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực.
Điều 15. Các đơn vị chức năng trong Văn phòng Chính phủ trực tiếp trao đổi, phối hợp và chịu trách nhiệm liên đới về kết quả xử lý văn bản. Văn bản thuộc đơn vị nào chủ trì xử lý, đơn vị đó làm việc trực tiếp với đơn vị liên quan để lấy ý kiến, không chuyển qua Vụ Hành chính. Các đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng "Phiếu phối hợp xử lý văn bản" và "Phiếu thẩm tra văn bản pháp quy".
Thủ trưởng đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp xử lý, cũng như đơn vị thẩm tra dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có trách nhiệm xem xét và ký xác nhận vào phiếu trước khi chuyển cho đơn vị khác.
Điều 16. Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phải có ý kiến vào Phiếu trình, ký tắt vào các dự thảo văn bản (quy định tại Mục b, Khoản 1 và Khoản 2, Điều 11 Quy chế này) trước khi trình Thủ tướng, Phó Thủ tướng.
Điều 17. Thời hạn xử lý văn bản quy định như sau:
1. Đối với các vấn đề khẩn cấp, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực xử lý ngay sau khi tiếp nhận từ Phòng Văn thư.
2. Các vấn đề thông thường, chậm nhất 3 ngày sau khi tiếp nhận văn bản từ lãnh đạo đơn vị, chuyên viên theo dõi thẩm tra, hoàn chỉnh "Phiếu trình giải quyết công việc" trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, hoặc lãnh đạo Văn phòng Chính phủ giải quyết.
3. Các vấn đề phức tạp cần phải thẩm tra kỹ, hoặc những đề án quy định tại Khoản 2.2, Điều 9 Quy chế làm việc của Chính phủ, chậm nhất 7 ngày sau khi tiếp nhận văn bản từ lãnh đạo đơn vị, chuyên viên theo dõi thẩm định, hoàn chỉnh Phiếu trình kèm hồ sơ trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng giải quyết.
Trường hợp không thể bảo đảm thời gian quy định, chuyên viên theo dõi báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm, hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực để cho ý kiến chỉ đạo, đồng thời thông báo cho cơ quan chủ đề án biết lý do và những việc cần hoàn chỉnh tiếp.
4. Đơn vị phối hợp được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời hạn 1 ngày (đối với những vấn đề đơn giản), 3 ngày (đối với những vấn đề phức tạp) kể từ khi đơn vị chủ trì chuyển đến (trừ một số trường hợp khác do lãnh đạo hoặc đơn vị chủ trì yêu cầu phải hoàn thành sớm hơn; hoặc do văn bản quá dài, quá phức tạp thì có thể kéo dài thêm).
5. Thời gian thẩm tra dự thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
6. Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm duyệt hồ sơ và Phiếu trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong thời gian không quá 2 ngày kể từ khi đơn vị trình chuyển đến.
7. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của Văn phòng Chính phủ giải quyết, văn thư các đơn vị chuyển hồ sơ trình trực tiếp cho Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm, hoặc Thư ký các Phó Chủ nhiệm, không chuyển qua Vụ Hành chính. Thời gian lãnh đạo Văn phòng phê duyệt hồ sơ trình không quá 2 ngày kể từ khi đơn vị trình chuyển đến.
Điều 18. Vụ Hành chính có trách nhiệm đăng ký, chuyển hồ sơ trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng cũng như chuyển trả hồ sơ trình sau khi đã có ý kiến của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng cho các đơn vị trình ngay sau khi tiếp nhận; không được để cho người khác biết nội dung ý kiến của Thủ tướng, Phó Thủ tướng phê trên Phiếu trình trước khi chuyển đến đơn vị trình; đôn đốc, theo dõi và báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản và việc chấp hành các thời hạn xử lý văn bản của chuyên viên và lãnh đạo các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng tại cuộc họp giao ban Văn phòng hàng tuần.
Điều 19. Văn bản xử lý công việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được tập trung vào một đầu mối là Phòng Văn thư (Vụ Hành chính) để làm thủ tục phát hành.
Điều 20. Thẩm quyền duyệt ký các văn bản thực hiện theo quy định tại Quyết định 494/TTg, ngày 14 tháng 9 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ, và Quyết định 336/BT, ngày 31 tháng 10 năm 1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
Điều 21. Quy trình phát hành văn bản thực hiện theo các bước sau :
1. Văn bản phát hành có nội dung mật và các văn bản khác do Thủ tướng, Phó Thủ tướng ký đều tập trung đánh máy tại Phòng Đánh máy (Vụ Hành chính); các văn bản khác, chuyên viên soạn thảo tự đánh máy phải theo đúng quy định tại Quy chế về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Tất cả văn bản phát hành của các đơn vị đều tập trung một đầu mối là Văn thư đơn vị để làm thủ tục trước khi chuyển Vụ Hành chính phát hành.
2. Chuyên viên soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo. Phòng Đánh máy đọc soát bản đánh máy, bảo đảm đúng với nội dung và câu chữ trong bản thảo; nếu phát hiện trong bản thảo có lỗi thì thông báo ngay cho chuyên viên soạn thảo biết.
3. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản sẽ ban hành, điền các nội dung về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có)... vào "Phiếu yêu cầu phát hành văn bản" trước khi chuyển Văn thư đơn vị để chuyển cho Phòng Văn thư.
4. Phòng Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi chuyển Phòng Đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
5. Thời gian kiểm tra, nhân bản và làm thủ tục phát hành không quá 1 ngày đối với văn bản dưói 5 trang và 30 bản, không quá 2 ngày đối với văn bản từ 6 trang và 31 bản trở lên kể từ khi Phòng Văn thư tiếp nhận văn bản phát hành từ các đơn vị chức năng trong Văn phòng. Đối với văn bản Khẩn, Hoả tốc thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận từ các đơn vị.
6. Khi ban hành, Vụ Hành chính đồng thời chuyển văn bản đã đánh máy tại Phòng Đánh máy vào mạng tin học diện rộng của Chính phủ và mạng tin học của Văn phòng Chính phủ theo quy định tại Chỉ thị số 316/BT, ngày 29 tháng 12 năm 1997 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ. Văn bản vào mạng tin học này phải bảo đảm đủ các yếu tố như nguyên văn văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm...Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ ''Đã ký''.
Điều 22. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục ''Nơi nhận''. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của Văn phòng Chính phủ thực hiện bằng đường giao thông đặc biệt. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản.
Điều 23. Tất cả cán bộ, chuyên viên Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm quản lý và giữ gìn văn bản, hồ sơ, tài liệu. Hết giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa; những đợt nghỉ lễ, Tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc.
Điều 24. Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Văn thư lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật, phối hợp với Phòng Lưu trữ thực hiện kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho lãnh đạo Văn phòng.
Điều 25. Không cung cấp cho những cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các văn bản có bút tích của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ. Tất cả các văn bản, tài liệu của các Bộ, cơ quan, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và có lời phê của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng đều phải chuyển cho Vụ Hành chính để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.
Điều 26. Việc giữ bản lưu văn bản phát hành tại Văn phòng Chính phủ được quy định như sau :
1. Phòng Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ lưu thêm 2 bản sao.
2. Các đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng Chính phủ lưu 3 bản sao (chuyên viên soạn thảo lưu 1 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 1 bản lưu tại văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 1 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định của Văn phòng Chính phủ)./.
VỀ HÌNH THỨC, THỂ THỨC VÀ MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ, THỦ
TƯỚNG CHÍNH PHỦ VÀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08
/1998/QĐ-VPCP ngày 10 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
I. Văn bản quy phạm pháp luật: Căn cứ quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997, văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ bao gồm các loại sau đây:
1. Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ: Nghị quyết, Nghị định.
2. Văn bản quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị.
3. Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.
II. Văn bản cá biệt là những văn bản ban hành để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể như: Quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, phê duyệt dự án, phát động phong trào thi đua.... Văn bản cá biệt không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 101/CP.
1. Văn bản cá biệt của Thủ tướng Chính phủ: Quyết định.
2. Văn bản cá biệt của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ : Quyết định.
III. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc..., gồm có :
1. Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: Công văn, tờ trình, báo cáo, điện (công điện, điện mật), thư công tác.
2. Văn bản của Văn phòng Chính phủ: Thông báo, công văn, báo cáo, biên bản, tờ trình, điện (công điện, điện mật), thư công tác, phiếu trình, phiếu báo, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép...
Thể thức văn bản là thành phần và kết cấu của văn bản để đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.
Thành phần và kết cấu của một văn bản bao gồm : tiêu đề, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm, tên loại, trích yếu, nội dung, nơi gửi, nơi nhận, chữ ký, con dấu, các dấu chỉ độ khẩn, độ mật, dấu thu hồi...
I. Tiêu đề (Tiêu ngữ, Quốc hiệu):
Tiêu đề được đặt ở phía trên cùng trang đầu và giữa trang giấy. Dòng trên chữ in hoa, dòng dưới chữ in thường, giữa các cụm từ của dòng dưới có gạch nối (-), phía dưới có gạch ngang dài.
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------------------
II. Cơ quan ban hành:
- Văn bản do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành lấy tên chung là Chính phủ.
- Văn bản do Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành lấy tên chung là Văn phòng Chính phủ.
Tên cơ quan ban hành viết in hoa được đặt trên góc trái, trang đầu của văn bản, ngang với Quốc hiệu.
III. Số và ký hiệu văn bản :
Số văn bản được đánh số thứ tự liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt, in hoa của tên loại văn bản và tên cơ quan (bộ phận) ban hành hoặc soạn thảo văn bản đó hợp thành. Tên loại văn bản viết trước, tên cơ quan viết sau, giữa có gạch nối (-); giữa số và ký hiệu văn bản có gạch chéo (/).
Số và ký hiệu các loại văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ ban hành được ghi như sau:
1. Đối với các loại văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
a) Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ (CP) :
Số............/năm ban hành/Tên loại văn bản - cơ quan ban hành.
Ví dụ : Nghị quyết : Số.........../1998/NQ-CP,
Nghị định : Số.........../1998/NĐ-CP,
b) Văn bản quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ (TTg) :
Ví dụ : Quyết định : Số........../1998/QĐ-TTg,
Chỉ thị : Số........../1998/CT-TTg,
c) Văn bản cá biệt của Thủ tướng Chính phủ (TTg) :
Số..................../Tên loại văn bản - cơ quan ban hành
Ví dụ : Quyết định : Số........../QĐ-TTg.
d) Các văn bản khác (công văn, điện, báo cáo, tờ trình...):
Số..................../CP- Đơn vị thảo văn bản
Ví dụ : Số..................../CP- KTTH (văn bản của Chính phủ do Vụ Kinh tế tổng hợp soạn thảo).
2. Đối với các loại văn bản của Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
a) Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (VPCP): Quyết định: Số..................../1998/QĐ-VPCP,
Chỉ thị : Số..................../1998/CT-VPCP,
Thông tư : Số..................../1998/TT-VPCP,
b) Văn bản cá biệt của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ [1] :
Quyết định : Số..................../QĐ-VPCP
c) Các văn bản hành chính thông thường [1]:
Số............/VPCP- tên đơn vị soạn thảo văn bản
Ví dụ :. Số.........../VPCP-TH (văn bản do Vụ Tổng hợp soạn thảo)
Số.........../VPCP-CN (văn bản do Vụ Công nghiệp soạn thảo)
Số........../VPCP-TCCB (văn bản do Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo)
d) Các văn bản thuộc loại thông báo (TB), phiếu báo (PB), phiếu gửi (PG), giấy giới thiệu(GGT), giấy đi đường (GĐĐ):
- Thông báo:Số................./TB-VPCP
- Phiếu báo :Số................ /PB-đơn vị lập phiếu
- Phiếu gửi:Số................./PG-HC,(Vụ Hành chính thực hiện)
- Giấy giới thiệu:Số................./GGT - VPCP
- Giấy đi đường:Số................ /GĐĐ - VPCP
- Giấy nghỉ phép:Số................ /GNP-TCCB (Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện).
3. Đăng ký số các loại văn bản :
a) Các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ) đều được đánh số riêng cho từng loại theo thứ tự bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
b) Riêng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ do có số lượng không nhiều nên lấy chung một hệ thống số thứ tự bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
IV. Địa danh, ngày, tháng, năm : Được đặt dưới tiêu đề.
Ví dụ:
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------
Hà Nội, ngày...tháng...năm...
Sau địa danh có dấu phảy (,); những số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải viết con số 0 trước,
Ví dụ :
Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 1998
V. Tên loại và trích yếu :
1. Tên loại là tên gọi chính thức của văn bản như : Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Biên bản, Báo cáo...Ngoài ra, một số văn bản không có tên loại.
2. Trích yếu là câu văn tóm tắt ngắn gọn, chính xác, thể hiện đúng nội dung chủ yếu của văn bản để hiểu một cách nhanh chóng, tiện cho vào sổ, theo dõi giải quyết công việc khi cần tra cứu.Trích yếu được ghi như sau :
a) Đối với văn bản có tên loại, trích yếu ghi hàng dưới tên loại văn bản, ví dụ:
NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ
Ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ
THÔNG BÁO
Kết luận của Thủ tướng Chính phủ tại Hội nghị địa phương triển khai thực hiện Nghị quyết của Quốc hội về nhiệm vụ năm 1998
b) Đối với văn bản không có tên loại, trích yếu được ghi dưới số và ký hiệu :
|
Ví dụ 1: CHÍNH PHỦ |
|
Ví dụ 2: VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ |
|
Số: 117/CP-QHQT |
|
Số: 213/VPCP-TTTH |
|
|
VI. Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản, thể hiện toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết, quyết định.
VII. Nơi gửi và nơi nhận: Là cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm giải quyết, thi hành hoặc cần biết vấn đề nói trong văn bản. Nơi gửi và nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác để giúp cho văn thư gửi đúng địa chỉ, giúp cho việc đánh máy, in đúng số lượng văn bản, tiện vào sổ và tra tìm...
1. Đối với công văn hành chính, nơi gửi ghi ở trang đầu, dưới địa danh và ngày, tháng, ví dụ:
Kính gửi :...(ghi tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản).
Cơ quan trong hoặc ngoài hệ thống hành chính Nhà nước, có vị trí cùng cấp tương đương với cơ quan gửi văn bản, không chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết nhưng có liên quan đến nội dung văn bản, cần biết để theo dõi, phối hợp thì ghi ở mục Đồng kính gửi, phía dưới mục Kính gửi:
Ví dụ:
Kính gửi:...
Đồng kính gửi:...
2. Đối với Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư và các văn bản khác như thông báo, báo cáo, biên bản..., nơi nhận ghi ở góc trái, dưới trang cuối văn bản.
Ví dụ : Các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, nơi nhận thường ghi đầy đủ như sau:
Nơi nhận :
- Thường vụ Bộ Chính trị,
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ,
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ,
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng,
- Văn phòng Quốc hội,
- Văn phòng Chủ tịch nước,
- Tòa án nhân dân tối cao,
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao,
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể,
- Công báo,
- VPCP : BTCN, các PCN, các Vụ, Cục,
- Lưu : Đơn vị thảo văn bản, VT.
3. Các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành phải đăng công báo, trừ các văn bản thuộc loại Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật.
4. Các văn bản cá biệt của Thủ tướng Chính phủ thì nơi nhận chỉ ghi những nơi có liên quan đến nội dung văn bản và nơi lưu văn bản, không ghi đầy đủ như văn bản quy phạm pháp luật.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản không chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc mà để biết, để báo cáo, để phối hợp, để lưu văn bản thì ghi ở cuối góc trái văn bản, mục nơi nhận, ví dụ :
Nơi nhận :
- Như trên,
-..............,
-.................,
- Lưu: đơn vị thảo văn bản, VT.
6. Người soạn thảo văn bản phải xác định nơi gửi, nơi nhận một cách đầy đủ, chính xác, cụ thể để người ký văn bản quyết định trước khi đăng ký với văn thư làm thủ tục nhân bản và phát hành, bảo đảm gửi đúng địa chỉ, đúng số lượng, nơi nhận.
VIII. Chữ ký : Thể hiện tính pháp lý và người chịu trách nhiệm về nội dung công việc nói trong văn bản đó. Người ký phải đúng thẩm quyền; dưới chữ ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ người ký.
|
1.Văn bản của Chính phủ : Nghị quyết, Nghị định và văn bản hành chớnh : Ví dụ 1: TM. CHÍNH PHỦ |
|
Ví dụ 2: TM. CHÍNH PHỦ |
||
|
2. Văn bản của Thủ tướng Chính phủ : Quyết định, Chỉ thị và văn bản hành chính : Ví dụ 1: THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ |
|
Ví dụ 2: KT. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ |
||
|
|
|
|
|
|
3. Văn bản của Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ ủy quyền cho Bộ trưởng (thành viên Chính phủ) thay mặt Chính phủ ký trình Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước (theo văn bản ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ):
|
|
TM. CHÍNH PHỦ TUQ. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ BỘ TRƯỞNG BỘ................... |
4. Văn bản của Thủ tướng Chính phủ ủy quyền cho Bộ trưởng thay Thủ tướng giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của Thủ tướng (theo văn bản ủy quyền) ký:
|
|
TUQ. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Bộ trưởng Bộ................ |
5. Văn bản của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ :
|
|
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Lại Văn Cử |
6. Văn bản do Bộ trưởng ủy nhiệm cho Phó Chủ nhiệm ký:
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHÓ CHỦ NHIỆM Đoàn Mạnh Giao |
7. Văn bản của Văn phòng Chính phủ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ủy quyền cho Vụ trưởng, Cục trưởng ký đóng dấu Văn phòng Chính phủ, hình quốc huy:
|
|
TL. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VỤ TRƯỞNG VỤ (CỤC TRƯỞNG CỤC)... |
8. Văn bản của Văn phòng Chính phủ (dùng nội bộ Văn phòng Chính phủ) do Vụ trưởng, Cục trưởng, Phó Vụ trưởng, Phó Cục trưởng, Trưởng phòng Tài vụ ký đóng dấu nội bộ "Văn phòng" :
|
Ví dụ 1: Vụ trưởng vụ... hoặc KT. vụ trưởng vụ... Phó vụ trưởng |
|
Ví dụ 2: Cục trưởng cục... hoặc KT. Cục trưởng cục..... Phó cục trưởng |
IX. Đóng dấu :
1. Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để bảo đảm tính pháp lý.
a) Dấu phải đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 đến 1/4 về phía trái chữ ký và đúng màu mực dấu đã quy định (màu đỏ tươi). Chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ (giấy in sẵn tiêu đề, không có nội dung, chữ ký...) và hạn chế trường hợp đóng "dấu treo".
b) Các văn bản của Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ ký hoặc Bộ trưởng ký thừa ủy quyền (TUQ) Thủ tướng Chính phủ: đóng dấu Chính phủ hình quốc huy.
c) Các văn bản của Văn phòng Chính phủ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ký hoặc các Vụ trưởng, Cục trưởng ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng, Chủ nhiệm: đóng dấu Văn phòng Chính phủ hình quốc huy.
d) Các văn bản nội bộ Văn phòng Chính phủ do Vụ trưởng, Cục trưởng, Trưởng đơn vị ký hoặc Phó Vụ trưởng, Phó Cục trưởng ký thay (KT) : đóng dấu nội bộ Văn phòng Chính phủ "Văn phòng".
2. Các dấu chỉ mức độ mật, khẩn :
a) Dấu chỉ mức độ mật : Có ba mức độ mật xếp theo thứ tự tăng dần là "Mật", "Tối Mật" và "Tuyệt Mật". Người soạn thảo và người ký văn bản căn cứ vào danh mục bí mật của Văn phòng Chính phủ quy định tại Quyết định số 338/TTg, ngày 29 tháng 6 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ để xác nhận mức độ mật và nơi nhận đối với văn bản mật, kể cả văn bản mật phải thu hồi sau cuộc họp, hội nghị. Phòng Văn thư (Vụ Hành chính) có trách nhiệm đóng dấu chỉ độ mật, thu hồi văn bản mật (nếu văn bản phải thu hồi) ở phía trên, trang đầu của văn bản, theo quy định của Bộ Công an đối với tài liệu mật.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn : Sử dụng đối với những văn bản cần nhanh chóng chuyển đến cơ quan, cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong một thời gian nhất định. Người soạn thảo và người ký văn bản tùy theo tính chất khẩn mà sử dụng các mức xếp theo thứ tự tăng dần là: "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc" và "Hỏa tốc hẹn giờ", Phòng Văn thư đóng dấu chỉ độ khẩn vào góc trái trên trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản trước khi chuyển đi.
c) Các văn bản dùng trong các cuộc họp hoặc văn bản sử dụng xong phải thu hồi thì Phòng Văn thư đóng dấu chỉ : "Tài liệu họp", "Họp xong phải thu hồi" để người nhận văn bản biết, thực hiện. Chuyên viên soạn thảo đề xuất mức độ Mật, Khẩn... (nếu có), người ký văn bản quyết định. Phòng Văn thư căn cứ vào đó để thực hiện và quản lý văn bản.
X. Nhân bản :
1. Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đều chuẩn bị một bản sạch (bản gốc) trình lãnh đạo ký. Việc nhân bản theo số lượng do người thảo văn bản đề nghị, Vụ Hành chính thực hiện sao chụp bản gốc bằng máy photocopy, máy in và đóng dấu. Phòng Văn thư lưu giữ bản gốc để nộp lưu trữ Văn phòng Chính phủ, các nơi nhận và bộ phận thảo văn bản giữ bản sao.
2. Chứng thực sao nguyên bản chính: Khi các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan muốn sao các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ theo quy định về công chứng văn bản, Phòng Lưu trữ (Vụ Hành chính) in chụp, Vụ trưởng Vụ Hành chính ký, đóng dấu chỉ " Văn phòng chính phủ chứng thực sao nguyên bản chính" trên bản photocopy và chịu trách nhiệm về nội dung bản sao đó.
3.Các hình thức sao y, sao lục và trích sao văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Xem mẫu số 1, 2 và 3 kèm theo)
I. Về hình thức :
1. Nguyên tắc:
- Phải thể hiện được tính nghiêm túc và thẩm mỹ của văn bản.
- Phải căn cứ vào nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản để lựa chọn hình thức văn bản thích hợp (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt, văn bản hành chính).
- Phải bảo đảm đúng quy định về thể thức văn bản.
- Bố cục văn bản phải cân đối, hài hòa.
2. Trình bày : Đánh máy, in phải rõ ràng, sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn bản được in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (khổ tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ( 2mm
a) Vùng trình bày trên trang giấy A4 như sau :
Mặt trước:
- Cách mép trên trang giấy 25mm
- Cách mép dưới trang giấy20mm
- Cách mép trái trang giấy 35mm
- Cách mép phải trang giấy20mm
Mặt sau :
- Cách mép trên trang giấy 25mm
- Cách mép dưới trang giấy20mm
- Cách mép trái trang giấy 20mm
- Cách mép phải trang giấy35mm
b) Cách đánh số trang, chương, mục, điều, khoản, điểm... :
- Văn bản có nhiều trang thì từ phía trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số ả Rập (1, 2, 3, 4,...) cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái (giữa trang giấy).
- Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã (I, II, III...)
- Việc đánh số trong một văn bản có nhiều đoạn thực hiện theo thứ tự sau:
+ Các phần, các chương dùng chữ La Mã : I, II, III...
+ Các mục trong mỗi chương dùng chữ in hoa : A, B, C...
+ Các điều, các khoản trong mỗi mục dùng chữ ả Rập : 1, 2, 3...
+ Trong khoản có các điểm, đánh số bằng chữ in thường: a, b, c...
+ Trong mỗi điểm a, b, c... có thể đề trước mỗi phần nhỏ một gạch ngang nhỏ (-)
II. Về văn phong :
1. Ngôn ngữ trong văn bản phải thật chính xác, dễ hiểu và hiểu thống nhất; dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ riêng của địa phương, những từ cổ, không thông dụng.
2. Hành văn phải gọn, rõ ràng, chặt chẽ, hạn chế các câu chữ có thể hiểu nhiều nghĩa, tránh những từ sáo rỗng, quá nhiều mệnh đề trong một câu hoặc lặp đi lặp lại; chú ý lựa chọn dấu câu (chấm, phẩy, hai chấm, chấm xuống dòng v.v...)
3. Không viết tắt các cụm từ ít thông dụng (nếu viết tắt thì trước đó phải viết toàn chữ của cụm từ và có quy định rõ ràng); các cụm từ viết tắt chữ nước ngoài thì trước đó phải viết đầy đủ tên tiếng Việt, từ viết tắt đặt trong dấu ngoặc đơn.
Ví dụ : Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF), Tổ chức Thương mại thế giới (WTO).
4. Cách viết hoa thực hiện theo Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong việc soạn thảo văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
5. Việc viện dẫn các văn bản phải ghi thật chính xác tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản để khi cần, có thể tra tìm nhanh chóng, tiện lợi. Các văn bản Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, lấy ngày Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua làm chuẩn; các văn bản khác, lấy thời gian ghi phía dưới tiêu đề, sau địa danh làm chuẩn.
III. Về thời gian.
1. Thời điểm có hiệu lực của văn bản:
a) Khi xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, phải đảm bảo yêu cầu về thời gian theo quy định của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ hoặc theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo, đồng thời tính đến tính khả thi của văn bản bắt đầu từ thời điểm đó. Việc xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật có các trường hợp sau:
- Trường hợp bình thường : "Văn bản này có hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày ký".
- Trường hợp có hiệu lực muộn hơn : "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày..... tháng...... năm....."
- Trường hợp khẩn cấp : "Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký".
- Trường hợp đặc biệt, văn bản có hiệu lực hồi tố thì phải ghi rõ thời điểm có hiệu lực trong văn bản.
b) Thời điểm có hiệu lực của các văn bản cá biệt có thể vận dụng như văn bản quy phạm pháp luật.
2. Thời gian ban hành văn bản.
Cần hoàn chỉnh văn bản để lãnh đạo ký, ban hành theo đúng quy định và theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ./.
|
|
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VPCP (Đã Ký) Lại Văn Cử |
THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/1998/QĐ
-VPCP ngày 10 tháng11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP)
Điều 1. Các hoạt động thông tin, báo cáo quy định trong Quy chế này gồm:
1. Báo cáo nhanh;
2. Báo cáo tuần;
3. Báo cáo nửa tháng;
4. Báo cáo tháng;
5. Báo cáo Tết Nguyên đán;
6. Báo cáo điểm báo;
7. Phục vụ họp báo của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ;
8. Cung cấp thông tin tư liệu phục vụ Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ;
9. Cung cấp văn bản, tài liệu cho cơ quan báo chí và mời phóng viên dự họp;
10. Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin chính thức về hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ;
11. Các loại thông tin, báo cáo khác (báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề...).
Điều 2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ
1. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc lĩnh vực mình phụ trách thực hiện tốt các nhiệm vụ được phân công trong Quy chế này.
2. Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực duyệt và ký Báo cáo nửa tháng, Báo cáo tháng, Báo cáo Tết Nguyên đán. Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định trách nhiệm biên tập và duyệt ký các loại thông tin và báo cáo khác (ngoài các báo cáo đã quy định rõ dưới đây) trên cơ sở những nguyên tắc chung trong Quy chế này.
3. Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định việc tăng, giảm đầu mối nhận báo cáo, việc đình bản hoặc tạm ngừng phát hành các báo cáo thường xuyên và định kỳ, theo đề nghị của Vụ, đơn vị biên tập.
4. Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định các loại ấn phẩm thông tin về hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ do Văn phòng Chính phủ biên tập và xuất bản.
Điều 3. Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin và báo chí
1. Biên tập các báo cáo quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6, Điều 1 Quy chế này; biên tập và xuất bản các ấn phẩm quy định tại Khoản 10, Điều 1 Quy chế này.
2. Bảo đảm và chịu trách nhiệm về tính chính xác của từng báo cáo, ấn phẩm và sự nhất quán giữa các loại báo cáo do Trung tâm biên tập. Giám đốc Trung tâm Thông tin và báo chí duyệt phát hành Báo cáo nhanh, Báo cáo điểm báo, Báo cáo tuần và các loại ấn phẩm nói tại Khoản 10, Điều 1 Quy chế này.
3. Lưu giữ có hệ thống các tài liệu gốc liên quan đến các loại báo cáo, ấn phẩm được phân công biên tập; nộp lưu báo cáo, ấn phẩm theo quy định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
4. Cung cấp thông tin thuộc phạm vi được phân công cho lãnh đạo và các đơn vị, cá nhân trong Văn phòng.
5. Chủ trì giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện các công việc quy định tại các Khoản 7, 8 và 9, Điều 1 Quy chế này.
Điều 4. Trách nhiệm của các Vụ chuyên ngành
1. Cung cấp cho Trung tâm Thông tin và Báo chí:
- Các tài liệu, thông tin, báo cáo về các vấn đề nổi bật, khẩn cấp do các Bộ, cơ quan, địa phương được phân công theo dõi gửi đến;
- Các tài liệu, thông tin, báo cáo do Vụ mình biên tập (trong trường hợp cần thiết, Trung tâm Thông tin và Báo chí liên hệ với các Vụ chuyên ngành để chụp lại văn bản và copy vào đĩa mềm nội dung các tài liệu, thông tin, báo cáo đó).
2. Thông báo hoặc soạn thảo các văn bản cần thiết để thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng khi có thông tin phản hồi liên quan đến các báo cáo do Trung tâm Thông tin và Báo chí truyền đạt lại.
3. Cập nhật vào mạng tin học diện rộng của Chính phủ (sau đây gọi tắt là CPNET) toàn bộ thông tin, báo cáo do Vụ mình biên tập, trừ các vấn đề mật.
Điều 5. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
1. Cung cấp cho Trung tâm Thông tin và Báo chí:
- Các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính khác có nội dung liên quan đến chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng và của Bộ trưởng, Chủ nhiệm mới được ban hành;
- Các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, nửa tháng, hàng tháng của các đơn vị trong Văn phòng gửi qua Phòng Văn thư;
- Các báo cáo phản ảnh sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ và Thủ tướng do các đơn vị trong Văn phòng biên tập;
- Bản gốc hoặc bản sao tài liệu, báo cáo của Bộ, cơ quan, địa phương gửi Văn phòng Chính phủ qua Phòng Văn thư;
2. Phát hành kịp thời, đầy đủ, đúng địa chỉ người nhận các loại báo cáo do Trung tâm Thông tin và Báo chí và các Vụ chuyên ngành chuyển đến;
3. Cập nhật vào CPNET toàn văn các văn bản sau (trừ các văn bản, tài liệu mật):
- Các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ, Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành;
- Các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, thông báo, các loại công văn, công điện do lãnh đạo Văn phòng ký truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng, kể cả các số liệu, thông tin về tất cả các lĩnh vực;
- Danh mục các văn bản, báo cáo do các Bộ, cơ quan, địa phương gửi Chính phủ, Thủ tướng và Văn phòng Chính phủ.
Điều 6. Trách nhiệm của Trung tâm Tin học
1. Bảo đảm trang thiết bị kỹ thuật tin học cho việc cập nhật, truyền nhận và khai thác thông tin trên mạng CPNET và mạng tin học nội bộ của Văn phòng phục vụ công tác thông tin, báo cáo;
2. Phối hợp với Trung tâm Thông tin và Báo chí và các Vụ chuyên ngành xây dựng cơ sở dữ liệu các loại báo cáo phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ và Thủ tướng, các Phó Thủ tướng.
3. Cài đặt các phần mềm phục vụ công tác thông tin, báo cáo trên mạng CPNET và mạng tin học nội bộ của Văn phòng.
Điều 7. Trách nhiệm của các Cục Quản trị và Phòng Tài vụ
1. Phối hợp với các đơn vị trong Văn phòng đảm bảo đủ kinh phí và cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác thông tin, báo cáo.
2.Các Cục Quản trị bố trí phòng họp, kiểm tra an ninh, bảo vệ an toàn các cuộc họp báo do Văn phòng tổ chức.
Điều 8. Các quy định về khoảng thời gian và thời điểm ghi trong quy định này đều tính theo ngày làm việc. Nếu trong khoảng thời gian có ngày lễ hay chủ nhật hoặc thời điểm quy định trùng vào chủ nhật hoặc ngày lễ thì được chậm lại với số ngày tương ứng.
Điều 9. Báo cáo nhanh, Báo cáo tuần, Báo cáo nửa tháng, Báo cáo tháng phải bảo quản và sử dụng theo chế độ tài liệu "Mật". Khi phát hành, ở góc trái, phía trên trang 1 của văn bản phải đóng dấu đỏ chữ "Mật".
Điều 10. Báo cáo nhanh cung cấp thông tin hàng ngày cho Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, một số đồng chí lãnh đạo khác của Đảng và Nhà nước, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, các Vụ trưởng, Thủ trưởng đơn vị và một số cán bộ có liên quan trong Văn phòng.
Báo cáo nhanh gồm các phần chính sau đây:
1. Một số vấn đề quan trọng đã được Thủ tướng và Phó Thủ tướng xử lý: tóm tắt nội dung những vấn đề đã được Thủ tướng và Phó Thủ tướng xử lý thể hiện dưới hình thức Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Công điện, Điện mật...do Thủ tướng, Phó Thủ tướng ký hoặc ủy quyền Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm ký.
2. Một số văn bản gửi trình Thủ tướng Chính phủ: tóm tắt một số vấn đề quan trọng, cấp bách do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ cơ quan của Đảng, Quốc hội và các đoàn thể, các Tổng Công ty thành lập theo Quyết định 90/TTg, 91/TTg, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đơn thư khiếu tố, kiến nghị của các tổ chức và cá nhân gửi trình, đề nghị Thủ tướng giải quyết.
3. Một số ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng: kết luận, ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng đối với công việc trong những cuộc họp, hội nghị tại trụ sở Chính phủ hoặc làm việc tại các địa phương, đơn vị, cơ quan.
4. Một số vấn đề đáng chú ý: những sự việc nổi bật đã, đang hoặc có thể xảy ra trên tất cả các lĩnh vực (kể cả đối ngoại và tình hình quốc tế).
Điều 11. Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, các Vụ trưởng chuyên ngành, Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng có trách nhiệm chuyển đến Trung tâm Thông tin và Báo chí các thông tin báo cáo do lãnh đạo yêu cầu hoặc xét thấy cần đưa vào Báo cáo nhanh.
Điều 12. Trách nhiệm của Vụ Hành chính
1. Chuyển đến Trung tâm Thông tin và Báo chí các văn bản nói ở Khoản 1, Điều 5 Quy chế này (sáng từ 8h00 đến 8h30; chiều từ 13h30 đến 14h00); sau 60 phút khai thác, Trung tâm Thông tin và Báo chí hoàn trả lại Vụ Hành chính các văn bản nói trên.
2. Nhân bản Báo cáo nhanh do Trung tâm Thông tin và Báo chí chuyển đến, phát hành theo địa chỉ do Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt. Thời gian gửi Báo cáo nhanh chậm nhất là 15h30 cùng ngày.
Điều 13. Trách nhiệm của các Vụ chuyên ngành
1. Cung cấp cho Trung tâm Thông tin và Báo chí (bằng cách ghi tên Trung tâm Thông tin và Báo chí vào mục Nơi nhận) các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính khác do Vụ soạn thảo và mới ban hành, có nội dung liên quan đến chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
2. Báo cáo tóm tắt kết luận của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong các cuộc họp và làm việc thuộc lĩnh vực Vụ mình theo dõi, gửi trực tiếp và chậm nhất trước 9h30 hàng ngày bằng mọi phương tiện đến Trung tâm Thông tin và Báo chí. Báo cáo tóm tắt dài không quá 1 trang giấy A4, nêu những ý kiến kết luận về vấn đề cần giải quyết, thời gian và biện pháp xử lý, cơ quan, địa phương, tổ chức, cá nhân thực hiện...
Điều 14. Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin và Báo chí
1. Nhận các loại công văn, báo cáo, công điện... do Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, các Vụ chuyên ngành, Vụ Hành chính, Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng gửi đến hoặc văn bản nhận trực tiếp từ các nơi để khai thác, sử dụng.
2. Biên tập Báo cáo nhanh và trước 13h00 hàng ngày chuyển bản gốc đến Vụ Hành chính để phát hành.
3. Bảo quản, sử dụng và trả lại đúng thời gian quy định những công văn, tài liệu, điện mật, công điện... do các Vụ chuyên ngành, Vụ Hành chính chuyển đến; lưu và nộp lưu trữ theo quy định của Văn phòng Chính phủ.
Điều 15. Xử lý thông tin phản hồi
1. Khi có ý kiến phản hồi của Thủ tướng, Phó Thủ tướng và các đồng chí lãnh đạo khác về các nội dung của Báo cáo nhanh, Thư ký gửi Trung tâm Thông tin và Báo chí qua Phòng Văn thư (Vụ Hành chính) hoặc gửi trực tiếp.
2. Trung tâm Thông tin và Báo chí sao chụp phần nội dung có ý kiến phản hồi, chuyển trực tiếp tới Vụ chuyên ngành ngay trong ngày nhận được thông tin, có ký nhận của Vụ chuyên ngành vào bản chính.
3. Vụ chuyên ngành xử lý các ý kiến phản hồi và thông báo kết quả cho Trung tâm Thông tin và Báo chí biết.
4. Trung tâm Thông tin và Báo chí báo cáo tình hình xử lý ý kiến phản hồi của Thủ tướng, Phó Thủ tướng trong cuộc họp giao ban Văn phòng Chính phủ hàng tuần.
5. Trường hợp Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, các đơn vị và cá nhân thuộc Văn phòng có ý kiến phản hồi thì thông báo kịp thời cho Trung tâm Thông tin và Báo chí biết để xử lý.
Điều 16. Báo cáo tuần cung cấp thông tin về hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và tình hình nổi bật trong tuần phục vụ giao ban hàng tuần của Thường trực Bộ Chính trị với Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội và phục vụ một số đối tượng khác.
Báo cáo tuần gồm các phần chính sau:
1. Một số chủ trương, chính sách đã được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định;
2. Các hoạt động chủ yếu của Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng trong tuần;
3. Một số vấn đề nổi bật trong tất cả các lĩnh vực.
Điều 17. Trách nhiệm của các đơn vị
1. Vụ chuyên ngành: Căn cứ kết quả theo dõi tình hình trong tuần của Bộ, cơ quan, địa phương và những thông tin liên quan, từng Vụ tóm tắt kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác trong tuần, nêu rõ những tồn tại và nguyên nhân, kiến nghị biện pháp khắc phục, tổng hợp, đánh giá tình hình chung của các lĩnh vực do Vụ phụ trách; chậm nhất vào chiều thứ Sáu hàng tuần gửi trực tiếp Báo cáo tuần đến Trung tâm Thông tin và Báo chí.
2. Trung tâm Thông tin và Báo chí tiếp nhận tài liệu, khai thác thông tin, biên tập và chuyển bản gốc báo cáo đến Vụ Hành chính trước 13 giờ 30 ngày thứ Bảy hàng tuần.
3. Vụ Hành chính chuyển các Báo cáo tuần của các Bộ, cơ quan, địa phương (bản gốc hoặc bản Phôtocopy) đến Trung tâm Thông tin và Báo chí; nhân bản và làm thủ tục phát hành Báo cáo tuần trước 16 giờ 30 ngày thứ Bảy hàng tuần đến địa chỉ người nhận.
Điều 18. Báo cáo nửa tháng cung cấp cho các cơ quan liên quan, các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước thông tin về hoạt động của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng trong nửa đầu và nửa cuối tháng báo cáo.
Điều 19. Báo cáo nửa tháng gồm các phần chính sau:
1. Hoạt động chung của Thủ tướng với các Phó Thủ tướng, hoạt động riêng của Thủ tướng.
Hoạt động của Thủ tướng và Phó Thủ tướng trong kỳ báo cáo gồm:
- Chủ trì, tham dự các cuộc họp tại trụ sở Chính phủ;
- Tham gia hoạt động chung cùng các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước;
- Đi thăm, làm việc tại các Bộ, cơ quan, địa phương, đơn vị;
- Dự Hội nghị, Hội thảo, tham gia hoạt động xã hội,...;
- Tiếp khách quốc tế;
- Các hoạt động khác theo chương trình công tác tuần của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng.
2. Hoạt động riêng của từng Phó Thủ tướng được phản ánh theo trình tự quy định về phân công công tác giữa Thủ tướng và các Phó Thủ tướng.
Điều 20. Trách nhiệm các đơn vị cung cấp tài liệu, biên tập báo cáo
1. Ngày 14 và ngày trước ngày cuối cùng của tháng, Thư ký Thủ tướng, Thư ký các Phó Thủ tướng gửi Trung tâm Thông tin và Báo chí báo cáo hoạt động của Thủ tướng và các Phó Thủ tướng trong kỳ báo cáo;
2. Căn cứ Báo cáo nhanh hàng ngày, Báo cáo tuần và các tài liệu khác, Trung tâm Thông tin và Báo chí biên tập Báo cáo nửa tháng, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) ký vào ngày 17 (Báo cáo nửa đầu tháng) và ngày 2 tháng sau (Báo cáo nửa cuối tháng).
Điều 21. Ký, nhân bản, phát hành
1. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày Trung tâm Thông tin và Báo chí trình, Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) duyệt, ký báo cáo;
2. Ngay sau khi nhận được bản gốc từ Trung tâm Thông tin và Báo chí, Vụ Hành chính nhân bản, phát hành theo quy định.
Điều 22. Báo cáo tháng cung cấp thông tin về sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và tình hình nổi bật về mọi lĩnh vực trong kỳ báo cáo và gửi đến các cơ quan của Đảng, Nhà nước, đoàn thể ở Trung ương và tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Báo cáo tháng gồm các phần chính sau:
1. Hoạt động chỉ đạo điều hành của Chính phủ, của Thủ tướng Chính phủ: ban hành những Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng; những kết luận về chủ trương, chính sách, biện pháp chỉ đạo, xử lý công việc của Chính phủ, Thủ tướng;
2. Một số vấn đề nổi bật về mọi lĩnh vực như sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp; sản xuất công nghiệp, xây dựng; kinh tế đối ngoại (xuất nhập khẩu, đầu tư trực tiếp nước ngoài, viện trợ phát triển chính thức...); tài chính, tiền tệ, giá cả; văn hóa, xã hội ; quan hệ đối ngoại; trật tự xã hội, an ninh, quốc phòng; thiên tai, tai nạn...;
3. Trọng tâm công tác của Chính phủ tháng sau.
Điều 23. Trách nhiệm của các đơn vị cung cấp tài liệu và biên tập báo cáo
1. Các Vụ chuyên ngành và Vụ Hành chính chuyển đến Trung tâm Thông tin và Báo chí Báo cáo tháng của các Bộ, cơ quan, Tổng Công ty thành lập theo Quyết định 91/TTg và của địa phương.
2. Ngày 28 hàng tháng (riêng tháng 2 là ngày 26), các Vụ chuyên ngành tổng hợp tình hình trong tháng thuộc lĩnh vực Vụ theo dõi , nhận xét tình hình thực hiện chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong tháng, kiến nghị những vấn đề Chính phủ cần lưu ý chỉ đạo tháng sau và gửi đến Trung tâm Thông tin và Báo chí. Báo cáo tháng do các Vụ cung cấp dài khoảng 2-3 trang; phần tình hình kinh tế - xã hội cần có các số liệu thống kê để đánh giá, so sánh với tháng trước, cùng kỳ, cộng dồn kỳ trước, so với kế hoạch cả năm.
3. Trung tâm Thông tin và Báo chí biên tập Báo cáo tháng trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm trước 16 giờ 00 ngày 2 tháng sau.
Điều 24. Ký, nhân bản, phát hành
1. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày Trung tâm Thông tin và Báo chí trình, Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực) duyệt, ký báo cáo;
2. Ngay sau khi nhận được bản gốc từ Trung tâm Thông tin và Báo chí, Vụ Hành chính nhân bản, phát hành theo quy định.
Điều 25. Báo cáo Tết Nguyên đán (sau đây gọi là Báo cáo Tết) cung cấp thông tin về các vấn đề nổi bật thuộc mọi lĩnh vực diễn ra trong những ngày Tết Nguyên đán (từ ngày 30 Tết đến hết ngày 3 Tết).
Điều 26. Quy trình thực hiện báo cáo
1. Chậm nhất 20 ngày trước Tết Nguyên đán, Trung tâm Thông tin và Báo chí dự thảo công văn trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký hướng dẫn các Bộ, cơ quan, địa phương thực hiện Báo cáo Tết.
Công văn nêu rõ yêu cầu, nội dung, thời gian, hình thức báo cáo...,đánh giá tình hình Tết Nguyên đán theo chức năng, nhiệm vụ của Bộ, cơ quan, địa phương; Báo cáo Tết gửi đến Văn phòng Chính phủ vào chiều ngày 4 Tết Nguyên đán.
2. Các Vụ trưởng, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức trực ban, theo dõi diễn biến và tổng hợp tình hình Tết; giao cho những người trực Tết theo dõi, phản ánh kịp thời những thông tin đột xuất với Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm thường trực, đồng thời ghi chép đầy đủ tình hình Tết;
3. Sáng ngày 4 Tết, các Vụ trưởng, Thủ trưởng đơn vị báo cáo tổng hợp tình hình Tết với Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong buổi giao ban đầu năm Âm lịch; sau đó Bộ trưởng, Chủ nhiệm cho ý kiến về việc tiếp tục đôn đốc thu thập thông tin và nội dung của Báo cáo Tết.
Chậm nhất chiều ngày 5 Tết, các Vụ chuyên ngành gửi Trung tâm Thông tin và Báo chí Báo cáo tóm tắt tình hình Tết thuộc lĩnh vực Vụ phụ trách;
4. Trung tâm Thông tin và Báo chí đôn đốc các đơn vị thực hiện chế độ phản ánh tình hình và gửi báo cáo Tết; biên tập Báo cáo Tết, chậm nhất là trước 16 giờ ngày 6 Tết trình lãnh đạo Văn phòng duyệt, ký và chuyển Vụ Hành chính nhân bản, phát hành;
5. Vụ Hành chính tiếp nhận bản gốc Báo cáo, nhân bản và phát hành theo quy định.
Điều 27. Hàng ngày, Trung tâm Thông tin và Báo chí biên tập Báo cáo điểm báo trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng. Nội dung điểm báo chủ yếu là những vấn đề nổi cộm liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; những nhân tố mới trong sản xuất, kinh doanh, tổ chức đời sống xã hội, phản ứng của dư luận về các chính sách, thể chế v.v... ở các Bộ, ngành, địa phương mà báo chí phản ánh.
Điều 28. Báo cáo điểm báo phải chuyển tới Vụ Hành chính trước 15 giờ cùng ngày để sao gửi Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và một số đồng chí lãnh đạo khác do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.
Điều 29. Khi Thủ tướng, các Phó Thủ tướng có ý kiến đối với các vấn đề báo chí nêu trong Báo cáo điểm báo hàng ngày của Trung tâm Thông tin và Báo chí hoặc trực tiếp trên các báo, Trung tâm Thông tin và báo chí có nhiệm vụ:
1. Phối hợp với các Vụ, đơn vị trong Văn phòng và với các cơ quan báo chí kiểm tra lại các thông tin này, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực có liên quan trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng.
2. Đối với các vấn đề chưa rõ hoặc cần thẩm tra lại thì phối hợp với các Vụ, đơn vị liên quan soạn thảo văn bản trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký, gửi các Bộ, ngành, địa phương có liên quan thông báo ý kiến của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng để các nơi triển khai thực hiện.
3. Sau khi nhận được báo cáo của các Bộ, ngành, địa phương về việc thực hiện ý kiến của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, dự thảo văn bản trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký để báo cáo Thủ tướng, các Phó Thủ tướng; đồng thời gửi các Phó Chủ nhiệm và các Vụ, đơn vị liên quan biết.
4. Hàng tuần và hàng tháng tóm tắt các vấn đề báo chí nêu đã có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và giải trình của các Bộ, ngành, địa phương để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông báo cho các cơ quan báo chí biết.
Điều 30. Đối với việc họp báo trong nước của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng, Trung tâm Thông tin và Báo chí có trách nhiệm:
1. Chủ trì phối hợp với các Vụ, đơn vị chuẩn bị nội dung họp báo hàng tháng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng để thông báo:
- Nội dung phiên họp thường kỳ của Chính phủ.
- Tình hình kinh tế - xã hội trong tháng và sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Những vấn đề báo chí nêu ra có liên quan đến sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Gửi giấy mời họp, các văn bản đã được duyệt cho báo chí tại cuộc họp; nắm tình hình và diễn biến của cuộc họp để đề xuất giải quyết các kiến nghị có liên quan tới nội dung cuộc họp do các cơ quan báo chí và các nhà báo nêu ra.
Điều 31. Đối với việc họp báo nước ngoài, trả lời báo chí nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và của Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng, Trung tâm Thông tin và Báo chí có trách nhiệm:
1. Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan trong Văn phòng tổ chức cuộc họp với báo chí nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng.
2. Chủ trì phối hợp với Vụ Thông tin báo chí (Bộ Ngoại giao) chuẩn bị nội dung cuộc họp để trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng; thống nhất việc gửi giấy mời và người phiên dịch phục vụ cuộc họp.
3. Chủ trì phối hợp với các đơn vị trong Văn phòng và với Vụ Đối ngoại (Văn phòng Quốc hội), Vụ Thông tin báo chí (Bộ Ngoại giao) chuẩn bị nội dung tờ trình xin ý kiến Thủ tướng khi có yêu cầu của phóng viên nước ngoài xin phỏng vấn Thủ tướng, các Phó Thủ tướng (qua Văn phòng Quốc hội hoặc Bộ Ngoại giao).
Điều 32. Trước khi họp báo, Trung tâm Thông tin và Báo chí có trách nhiệm chuyển tới Vụ Hành chính, các Cục Quản trị các văn bản, tài liệu đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng duyệt để sao chụp cung cấp cho các phóng viên. Các Cục Quản trị chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, nước uống, kiểm tra an ninh, phục vụ chu đáo và bảo vệ an toàn cuộc họp.
CUNG CẤP THÔNG TIN TƯ LIỆU PHỤC VỤ THỦ TƯỚNG VÀ CƠ QUAN VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Điều 33. Trung tâm Thông tin và Báo chí có trách nhiệm:
1. Mua, lưu giữ, xử lý các loại sách, báo, tạp chí và các tài liệu cần thiết khác để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và phục vụ việc nghiên cứu của lãnh đạo và các cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng Chính phủ.
2. Nửa tháng một lần, tóm tắt nội dung các tư liệu, tài liệu mới để báo cáo Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm và thông báo cho các Vụ, đơn vị trong Văn phòng Chính phủ.
3. Liên hệ với các bộ phận thông tin, tư liệu, các nhà xuất bản của các Bộ, ngành, địa phương để sưu tập và lưu trữ tư liệu theo từng lĩnh vực hoạt động phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và của Văn phòng Chính phủ.
4. Phối hợp với Trung tâm Tin học và các đơn vị có liên quan thực hiện quy trình tin học hóa thông tin tại Văn phòng Chính phủ; đưa thông tin, tư liệu về hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các thông tin cần thiết khác lên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và mạng tin học nội bộ của Văn phòng Chính phủ theo quy định.
Điều 34. Cục Quản trị I có trách nhiệm bố trí phòng đọc sách, báo và các trang thiết bị chuyên dùng tại Bộ phận thông tin - tư liệu của Trung tâm Thông tin và Báo chí phục vụ mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng Chính phủ tiếp cận và nghiên cứu các thông tin, tư liệu.
CUNG CẤP VĂN BẢN, TÀI LIỆU CHO CƠ QUAN BÁO CHÍ VÀ MỜI PHÓNG VIÊN DỰ HỌP
Điều 35. Chiều thứ Hai hàng tuần, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Báo chí giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm tổ chức cuộc họp với Báo Nhân dân, Thông tấn xã Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam và Đài Truyền hình Việt Nam để thông báo tình hình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và bàn thống nhất phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về các hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Điều 36. Vụ Hành chính có trách nhiệm gửi theo đường công văn các văn bản, tài liệu chính thức của Chính phủ, các bản báo cáo trình bày trước Quốc hội cho các cơ quan báo chí khi các cơ quan này yêu cầu và được Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng đồng ý.
Điều 37. Theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Trung tâm Thông tin và báo chí soạn thảo Thông cáo báo chí hoặc Bản tin về một số hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng (những hoạt động không mời phóng viên báo chí tham dự) để cung cấp cho Báo Nhân Dân, Thông tấn xã Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam.
Điều 38. Ngoài việc cung cấp toàn văn các văn bản pháp quy của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành tại các cuộc họp báo của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Người phát ngôn của Thủ tướng, Trung tâm Thông tin và Báo chí có trách nhiệm soạn thảo bản tóm tắt nội dung các văn bản pháp quy mới ban hành để cung cấp cho các cơ quan báo chí, phục vụ kịp thời việc thông tin, tuyên truyền chủ trương, chính sách của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Điều 39. Việc mời phóng viên báo chí dự họp để đưa tin tại các phiên họp thường kỳ của Chính phủ và cuộc họp của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng với lãnh đạo các địa phương thực hiện theo quy định tại Quy chế tổ chức phục vụ các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Điều 40. Đối với các cuộc họp khác, các cuộc đi thăm, làm việc trong và ngoài nước của Thủ tướng , các Phó Thủ tướng, nếu được phép đưa tin, Trung tâm Thông tin và Báo chí có thể đề xuất với Vụ Tổng hợp hoặc các Vụ chủ trì danh sách phóng viên đến dự họp hoặc tham gia đoàn công tác để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm duyệt./.
Quyết định 08/1998/QĐ-VPCP về quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ
| Số hiệu: | 08/1998/QĐ-VPCP |
|---|---|
| Loại văn bản: | Quyết định |
| Nơi ban hành: | Văn phòng Chính phủ |
| Người ký: | Lại Văn Cử |
| Ngày ban hành: | 10/11/1998 |
| Ngày hiệu lực: | Đã biết |
| Tình trạng: | Đã biết |
Văn bản đang xem
Quyết định 08/1998/QĐ-VPCP về quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ
Chưa có Video
