KẾ HOẠCH

KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA NĂM 2022

Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa (gọi tắt là UBND tỉnh) ban hành Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (viết tắt là HTQLCL) tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (viết tắt là CQHCNN) năm 2022 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nắm bắt được việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, đáp ứng yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các quy định khác của pháp luật có liên quan trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN tỉnh Khánh Hòa trong năm 2022.

- Đánh giá được thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN trong năm 2022; việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN, đảm bảo tuân thủ các quy định và phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC).

- Thông qua công tác kiểm tra, xem xét việc hoàn thiện bộ tài liệu và vận hành áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN theo hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh Về việc ban hành Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

- Đào tạo nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN cho ít nhất 10 công chức, viên chức của Sở Khoa học và Công nghệ (gọi tắt là Sở KHCN) và UBND cấp huyện.

- Kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN; đề xuất và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các cơ quan chưa đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu; giải quyết các bất cập trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, các vấn đề liên quan trong việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC.

- Công tác kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN phục vụ cho việc hỗ trợ các hoạt động CCHC, không chồng chéo với hoạt động kiểm tra CCHC theo Kế hoạch kiểm tra CCHC của tỉnh trong năm 2022.

II. NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

- Kiểm tra công tác thiết lập hệ thống thông tin dạng văn bản tại các CQHCNN theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND; hoạch định công tác duy trì áp dụng HTQLCL năm 2022; hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống thông tin dạng văn bản cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là CBCCVCLĐ) trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Xác định phạm vi của HTQLCL, trách nhiệm các cá nhân, gồm: Các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân; xác định các đơn vị/bộ phận tham gia trong hệ thống; xác định rõ vai trò, chức danh của các CBCCVCLĐ trong hệ thống.

- Sự tuân thủ của CQHCNN đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và hướng dẫn vận hành theo Quyết định số 1235/QĐ-UBND, gồm các hoạt động: Thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; kiểm soát thông tin dạng văn bản; quản lý rủi ro; hoạt động xem xét của lãnh đạo; đánh giá nội bộ; đo lường sự hài lòng của khách hàng; hoạt động cải tiến; xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL...

- Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình đã được xác định trong HTQLCL; tuân thủ các quy trình, thủ tục đã thiết lập; các quy định có liên quan khác trong hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL.

2. Kiểm tra việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL; áp dụng HTQLCL phục vụ công tác CCHC

- Kiểm tra công tác tổ chức hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN: Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO; chỉ đạo các đơn vị/bộ phận và tổ chức thực hiện trong hoạt động xây dựng kế hoạch duy trì, áp dụng HTQLCL trong năm 2022.

- Đảm bảo phạm vi áp dụng HTQLCL theo yêu cầu của Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg: Toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện các TTHC cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan; đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị/bộ phận và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Việc người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL và công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; thông báo bằng văn bản đến Sở KHCN/cơ quan đầu mối để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có); việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.

- Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL.

- Việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC: Thiết lập quy trình ISO giải quyết TTHC, quy trình nội bộ (QTNB) đáp ứng yêu cầu; đảm bảo lưu giữ, cập nhật đầy đủ các quy trình ISO, QTNB; sử dụng kết quả đo lường sự hài lòng của khách hàng do các cơ quan chức năng về CCHC của tỉnh/huyện tổ chức, tích hợp ISO với Trung tâm Dịch vụ Hành chính công trực tuyến, giải quyết hồ sơ TTHC trên phần mềm một cửa; áp dụng các biểu mẫu, lưu hồ sơ và thực hiện các quy định của pháp luật trong giải quyết TTHC.

3. Đào tạo nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN

- Thuê 01 Tổ chức đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện đánh giá HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đối với CQHCNN theo quy định tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN (Giấy xác nhận còn hiệu lực đến hết ngày 31/12/2022; được gợi tắt là Tổ chức chứng nhận), phối hợp để thực hiện kiểm tra, đánh giá tại chỗ công tác xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong 20 CQHCNN ở 03 cấp (tỉnh, huyện, xã).

- Thông qua công tác kiểm tra trực tiếp, Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đào tạo nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN cho tối thiểu 10 công chức, gồm: Tối thiểu 06 công chức, viên chức của Sở KHCN (các công chức, viên chức đã được đào tạo và được cấp Giấy chứng nhận đào tạo nghiệp vụ kiểm tra HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính nhà nước theo yêu cầu tại Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN), trong đó có 05 công chức của Sở KHCN và Chi cục TCĐLCL và 01 viên chức của Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL; tối thiểu 04 công chức, người lao động tại UBND cấp huyện. Hướng dẫn cho các CQHCNN cách khắc phục các điểm không phù hợp sau kiểm tra, đánh giá.

III. HÌNH THỨC, ĐỐI TƯỢNG VÀ THỜI GIAN KIỂM TRA

- CQHCNN được kiểm tra: Gồm 38 HTQLCL cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.

- Hình thức kiểm tra: Kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo; kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan.

Chi tiết danh sách CQHCNN, hình thức kiểm tra theo Phụ lục đính kèm.

IV. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

1. Tổ chức các cơ quan thực hiện kiểm tra

- Cơ quan chủ trì kiểm tra là Sở KHCN: Chịu trách nhiệm về công tác chỉ đạo, tổ chức kiểm tra, báo cáo kết quả và tham mưu cho UBND tỉnh chấn chỉnh các thiếu sót về công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN.

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra là Chi cục TCĐLCL: Trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra, tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra cho Sở KHCN.

- Cơ quan phối hợp kiểm tra: Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL; Tổ chức chứng nhận đã được cấp Giấy xác nhận.

2. Kiểm tra thông qua hồ sơ, báo cáo

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung yêu cầu kiểm tra nêu tại thông báo của Sở KHCN; cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho Cơ quan chủ trì kiểm tra theo yêu cầu.

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra (Chi cục TCĐLCL): Tiếp nhận, xem xét báo cáo tình hình thực hiện, đánh giá các bằng chứng liên quan; tổng hợp kết quả kiểm tra và trình Sở KHCN thông báo kết quả kiểm tra và đề nghị cơ quan được kiểm tra thực hiện khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu; báo cáo, đề xuất cơ quan cấp trên giải quyết các vướng mắc, bất cập.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN, để ghi nhận kết quả khắc phục, tổng hợp báo cáo, làm căn cứ để đề xuất xử lý và thực hiện công tác kiểm tra trong năm tiếp theo.

3. Kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan

a) Tổ chức Đoàn kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan:

- Thành phần Đoàn kiểm tra gồm:

+ Cơ quan trực tiếp kiểm tra là Chi cục TCĐLCL: Trưởng Đoàn kiểm tra, Phó Trưởng Đoàn kiểm tra; thành viên đoàn kiểm tra.

+ Đơn vị phối hợp kiểm tra là Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL và Tổ chức chứng nhận: Thành viên Đoàn kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra được chia thành 02 tổ, tiến hành kiểm tra trực tiếp tại trụ sở các CQHCNN trong danh sách.

b) Thành phần của cơ quan, đơn vị, địa phương tham gia làm việc với Đoàn kiểm tra tại trụ sở:

- Đối với các sở, ban, ngành: Đại diện lãnh đạo HTQLCL; CCVC phụ trách kiểm soát HTQLCL; CCVC chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Đối với UBND các huyện, thị xã, thành phố: Đại diện lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; công chức phụ trách kiểm soát HTQLCL, công chức chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Đối với UBND các xã, phường, thị trấn: Đại diện lãnh đạo UBND cấp xã; công chức phụ trách kiểm soát HTQLCL, công chức chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; công chức đầu mối theo dõi/Thư ký ISO, công chức phụ trách các lĩnh vực có liên quan đến việc vận hành HTQLCL và giải quyết TTHC; UBND cấp huyện cử đại diện cùng tham dự.

c) Phương pháp kiểm tra tại trụ sở cơ quan:

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung yêu cầu kiểm tra nêu tại khoản 1 và 2 Mục II Kế hoạch này, gửi trước cho Sở KHCN để nghiên cứu, xem xét trước khi kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra tiến hành nghiên cứu báo cáo, kiểm tra các hồ sơ, tài liệu trực tiếp tại trụ sở, trao đổi trực tiếp; đề nghị cơ quan được kiểm tra giải thích, làm rõ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Thống nhất thông qua kết quả kiểm tra bằng Biên bản kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp đã kết luận tại Biên bản, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN, để ghi nhận kết quả khắc phục và tổng hợp báo cáo, làm căn cứ để đề xuất xử lý và thực hiện công tác kiểm tra trong năm tiếp theo.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN KIỂM TRA

1. Kinh phí thuê Tổ chức chứng nhận: 99.000.000 đồng.

2. Kinh phí thuê xe cho Đoàn kiểm tra: 9.700.000 đồng.

- Cam Lâm (01 ngày): 1.600.000 đồng.

- Cam Ranh (01 ngày): 1.700.000 đồng.

- Diên Khánh (01 buổi): 800.000 đồng.

- Ninh Hòa, Vạn Ninh (01 ngày): 1.700.000 đồng.

- Khánh Vĩnh (01 ngày): 1.600.000 đồng.

- Khánh Sơn (01 ngày): 2.300.000 đồng.

3. Công tác phí kiểm tra: 3.640.000 đồng.

- Đi Cam Ranh, Cam Lâm, Vạn Ninh, Ninh Hòa, Diên Khánh (04 ngày):

07 người x 04 ngày x 80.000 đ/ngày.người = 2.240.000 đồng.

- Đi Khánh Vĩnh, Khánh Sơn (02 ngày):

07 người x 02 ngày x 100.000 đ/ngày.người = 1.400.000 đồng.

4. Kinh phí văn phòng phẩm: 660.000 đồng.

Tổng cộng: 113.000.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm mười ba triệu đồng chẵn).

5. Nguồn kinh phí thực hiện: Kinh phí sự nghiệp khoa học và công nghệ.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Khoa học và Công nghệ (cơ quan chủ trì)

Có trách nhiệm:

- Ban hành Quyết định kiểm tra trực tiếp tại trụ sở của các HTQLCL, với thành phần Đoàn kiểm tra nêu tại điểm a khoản 3 Mục IV Kế hoạch này.

- Chỉ đạo hoạt động của Đoàn kiểm tra, phân công nhiệm vụ trực tiếp cho các thành viên Đoàn kiểm tra.

- Ban hành Thông báo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị được kiểm tra lập báo cáo, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho công tác kiểm tra; gửi văn bản đề nghị cơ quan, được kiểm tra thực hiện khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu; xem xét các hành động khắc phục.

- Lựa chọn Tổ chức chứng nhận đủ năng lực để phối hợp kiểm tra; tổ chức ký kết hợp đồng với Tổ chức chứng nhận, tổ chức triển khai hợp đồng.

- Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về kết quả kiểm tra; báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh (nếu có).

2. Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (cơ quan kiểm tra)

Trực tiếp tham mưu, giúp Sở KHCN thực hiện các nhiệm vụ:

- Tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch đã được phê duyệt; tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra thông qua hồ sơ, báo cáo của các cơ quan, đơn vị; tổ chức kiểm tra trực tiếp tại trụ sở của các cơ quan.

- Đề xuất hành động khắc phục đối với các cơ quan kiểm tra; theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại được phát hiện tại các cơ quan được kiểm tra; kiến nghị biện pháp chấn chỉnh cụ thể (nếu có).

- Hướng dẫn các cơ quan được kiểm tra khắc phục các điểm không phù hợp; hướng dẫn việc duy trì, cải tiến để vận hành tốt HTQLCL.

- Cử CCVC đủ năng lực để tiếp thu đầy đủ kỹ năng kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN.

- Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra, trình Sở KHCN để báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các CQHCNN trong hoạt động xây dựng, duy trì áp dụng HTQLCL (nếu có);

- Lưu giữ hồ sơ cuộc kiểm tra.

3. Trách nhiệm của UBND cấp huyện

Chỉ đạo UBND cấp xã trong danh sách kiểm tra đảm bảo việc chuẩn bị đầy đủ báo cáo, hồ sơ, tài liệu và cử đúng thành phần nhân sự làm việc với Đoàn kiểm tra; cử công chức tham gia kiểm tra tại UBND cấp xã, để tiếp thu nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN.

4. Trách nhiệm của các cơ quan được kiểm tra:

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra cung cấp các báo cáo, tài liệu cho đơn vị kiểm tra; đảm bảo thành phần, địa điểm làm việc với Đoàn kiểm tra đúng yêu cầu tại Kế hoạch; thực hiện đầy đủ các nội dung mà Cơ quan kiểm tra yêu cầu, hướng dẫn phù hợp với hình thức kiểm tra tại các CQHCNN.

- Đảm bảo việc lập báo cáo; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của Sở KHCN, Đoàn kiểm tra; giải trình đầy đủ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra khi được yêu cầu.

- Thực hiện hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại do Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra yêu cầu; báo cáo tình hình thực hiện khắc phục về Sở KHCN trong thời gian yêu cầu của Đoàn kiểm tra hoặc Thông báo của Sở Khoa học và Công nghệ.

- Có biện pháp kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện các hành động khắc phục, xử lý nghiêm các cơ quan, đơn vị không thực hiện các yêu cầu khắc phục của Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra./.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC; HÌNH THỨC THỰC HIỆN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HTQLCL NĂM 2022
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 6064/KH-UBND ngày 04 tháng 7 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

^(*): Các CQHCNN được kiểm tra cải cách hành chính trong năm 2022 theo Thông báo số 1288/TB-ĐKT ngày 17/5/2022 của Đoàn kiểm tra Cải cách hành chính tỉnh Khánh Hòa.