KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2018

Thực hiện văn bản số 73/BNV-VTLTNN, ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ năm 2018 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; UBND tỉnh Điện Biên ban hành Kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ năm 2018 trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU

1. Mục đích

Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về Văn thư, lưu trữ và quản lý, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh đi vào hoạt động có nề nếp, đúng quy trình nghiệp vụ Nhà nước quy định.

Thực hiện tốt việc kiện toàn tổ chức, công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức trong tỉnh quản lý tốt công văn giấy tờ, tài liệu lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu, đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong công cuộc cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

Các loại công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ phải được thu thập, chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, chu đáo; hoạt động của công tác Văn thư, lưu trữ phải được tổ chức thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ do Nhà nước quy định thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO, NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố đẩy mạnh việc tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, tập huấn hoặc phổ biến trong các hội nghị của cơ quan, đơn vị;

- Xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ trong các cơ quan, đơn vị tới cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác Văn thư, lưu trữ

- Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước và của UBND tỉnh; Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh triển khai tổ chức thực hiện và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh rà soát những văn bản đã ban hành về công tác Văn thư, lưu trữ nhưng không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị, địa phương, trọng tâm là:

- Ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ;

- Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ lịch sử;

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (Đối với các cơ quan, tổ chức chưa ban hành).

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;

- Triển khai Kế hoạch thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 1320/QĐ-UBND ngày 29/12/2017 của UBND tỉnh vào Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh giai đoạn 2018 - 2022.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục sắp xếp, kiện toàn, bố trí công chức chuyên trách trong tổng số biên chế được giao đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Tăng cường biên chế đảm bảo cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện tốt chức năng trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm sắp xếp công chức trong biên chế được giao có trình độ về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống cơ sở lưu trữ điện tử. Tại các xã, phường, thị trấn, cần bố trí công chức văn phòng kiêm công tác Văn thư, lưu trữ;

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng Kế hoạch phối hợp với sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị. Đặc biệt chú trọng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn. Nội dung tập huấn tập trung vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý, sử dụng con dấu và chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. Quan tâm tạo điều kiện cho công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về Văn thư, lưu trữ tại các Trường chuyên nghiệp hoặc do tỉnh tổ chức.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác Văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ chủ động xây dựng Kế hoạch, tổ chức thực hiện và hướng dẫn thanh tra, kiểm tra ngành Nội vụ hoặc kiểm tra về công tác Văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác Văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

- UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND các xã, phường, thị trấn.

Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ:

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, chức danh công chức, viên chức làm công tác Văn thư, lưu trữ;

+ Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác Văn thư, lưu trữ; triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương và địa phương về công tác Văn thư, lưu trữ;

+ Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan, tình hình xây dựng danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;

+ Tình hình thực hiện công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

+ Tình hình thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ lưu trữ: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và đúng thủ tục đã được Nhà nước quy định;

+ Lập kế hoạch thu tài liệu vĩnh viễn đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ tỉnh theo Quyết định của UBND tỉnh;

+ Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải bố trí đủ phòng (kho) lưu trữ; trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện phòng cháy, chữa cháy, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ... cho các kho lưu trữ. Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh, khử trùng tài liệu trong kho lưu trữ, thông gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu; bố trí và tạo điều kiện thuận lợi để các độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu;

+ Sở Nội vụ có trách nhiệm quản lý, cấp Chứng chỉ hành nghề Lưu trữ theo quy định; đồng thời quản lý, giám sát chất lượng hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Các cơ quan, tổ chức khi tiến hành chính lý tài liệu phải thống nhất với Sở Nội vụ (về các quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, nội dung, chất lượng các hồ sơ...) theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

+ Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê về công tác Văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định về Sở Nội vụ và phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố.

2. Hiện đại hóa công tác Văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức trong tỉnh tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, lưu trữ. Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ trong quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần mềm văn bản.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về Văn thư, lưu trữ, xây dựng phần mền quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ nghiên cứu, khai thác tài liệu nhanh, hiệu quả.

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Đối với các cơ quan, tổ chức

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải chủ động xây dựng kế hoạch, đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc trong cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương;

- Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng trong cơ quan, bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định; phân loại chỉnh lý, có kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

b) Đối với Lưu trữ lịch sử

- Chuẩn bị cơ sở, vật chất (phòng, kho, giá để tài liệu...), xây dựng kế hoạch thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo danh mục số 01, 02. Trong năm 2018, tập trung thu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan theo Quyết định số 1320/QĐ-UBND ngày 29/12/2017 của UBND tỉnh vào Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh giai đoạn 2018 - 2022;

- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, đề án nâng cấp phông, tu bổ, phục chế tài liệu, số hóa tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện;

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh như: Trưng bày, triển lãm, giới thiệu tài liệu trên các trang, cổng thông tin điện tử...

4. Kinh phí thực hiện: Được đảm bảo từ nguồn ngân sách địa phương hàng năm và được sử dụng vào các công việc theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2018

1. Tổ chức Hội Nghị sơ kết 5 năm thực hiện Luật Lưu trữ.

2. Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và văn bản số 2626/UBND-NC ngày 15/9/2017 của UBND tỉnh và văn bản số 2099/SNV-CCVTLT ngày 28/11/2018 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;

3. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, chú trọng việc lập hồ sơ công việc trong các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

4. Tiếp tục khảo sát tình hình tài liệu tích đống tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử. Xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức (kể cả cấp huyện, cấp xã). Bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại khoản 3, Mục III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

5. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh, phấn đấu quý I/2018 chuyển ra trụ sở mới.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố trên cơ sở Kế hoạch của UBND tỉnh, chủ động xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương mình; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Văn thư, lưu trữ về Sở Nội vụ trước ngày 05/12/2018 để tổng hợp chung và báo cáo UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh năm và chỉ đạo kịp thời.

2. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng các Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và tổ chức triển khai các nội dung trong Kế hoạch này; tổng hợp và báo cáo kết quả triển khai thực hiện về UBND tỉnh trước ngày 25/12/2018.

Trên đây là Kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ năm 2018 trên địa bàn tỉnh; yêu cầu các Sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện, đảm bảo nội dung Kế hoạch đề ra.