KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Kế hoạch số 134/KH-UBND ngày 06/10/2020 của UBND tỉnh thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị do mình phụ trách.

2. Yêu cầu

a) Thủ trưởng các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; các DNNN do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh (sau đây viết tắt là cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

b) Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với cá nhân, tập thể.

II. NỘI DUNG

1. Nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn của ngành, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ rà soát các văn bản đã ban hành về văn thư, lưu trữ để xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho phù hợp với quy định của pháp luật và thực tế trên địa bàn tỉnh về văn thư lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức tiếp tục rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới như:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

+ Kế hoạch lưu trữ điện tử thực hiện theo Kế hoạch số 134/KH-UBND ngày 06/10/2020 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi là Kế hoạch số 134/KH-UBND).

* Thời gian hoàn thành trong Quý I năm 2021.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức: bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; đảm bảo công chức viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật; thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật; rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 20 tháng 3 năm 2021

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ.

+ Sở Nội vụ: tổng hợp kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ trong kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng chung của toàn tỉnh.

+ Các cơ quan, tổ chức: căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, chủ động xây dựng kế hoạch cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định.

* Thời gian hoàn thành trong Quý III năm 2021.

d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung sau:

- Thực hiện, triển khai, ban hành hướng dẫn và phổ biến tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hoá tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đâu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

+ Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

+ Các cơ quan, tổ chức: tự kiểm tra tại cơ quan và đơn vị trực thuộc (nếu có).

* Thời gian hoàn thành trong Quý IV năm 2021.

đ) Các cơ quan, tổ chức nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc thực hiện lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch thu tài liệu và hướng dẫn các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.

c) Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 20/10/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số 25/CT-UBND); công văn số 494/UBND-SNV ngày 18/01/2019 của UBND tỉnh về việc thực hiện chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh.

d) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn số 4719/UBND- SNV ngày 12/5/2020 của UBND tỉnh về việc hướng dẫn tổ chức, thực hiện hủy tài liệu hết giá trị.

đ) Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

e) Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

1.3. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

Năm 2021, các cơ quan, tổ chức cần tập trung thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

a) Các cơ quan, tổ chức căn cứ Kế hoạch số 134/KH-UBND, chủ động xây dựng Kế hoạch lưu trữ điện tử cụ thể và tổ chức thực hiện đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ theo nhiệm vụ được giao.

b) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố tham mưu xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử của tỉnh.

c) Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

đ) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số 134/KH-UBND.

e) Sở Nội vụ chủ trì tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan bảo đảm đủ năng lực trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử theo chương trình, kế hoạch của cơ quan cấp trên.

f) Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức: xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Kế hoạch lưu trữ điện tử theo nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch số 134/KH-UBND và Danh mục hồ sơ cơ quan về Sở Nội vụ trước ngày 10 tháng 2 năm 2021.

2. Sở Tài chính thẩm định dự toán kinh phí phục vụ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; tham mưu bố trí kinh phí thực hiện theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức việc thực hiện các nội dung theo kế hoạch; tổng hợp báo cáo theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được hướng dẫn, giải quyết./.