KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư (gọi tắt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP); Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (gọi tắt là Chỉ thị số 35/CT-TTg); Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (gọi tắt là Quyết định số 458/QĐ-TTg); Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 và tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, địa phương; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc soạn thảo, quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ; đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; chỉnh lý tài liệu để giải quyết tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2020 trở về trước; nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu điện tử nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính, Chính phủ điện tử hiện nay.

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ vào Kế hoạch này để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 đảm bảo hiệu quả và đúng quy định.

- Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, từng bước áp dụng công nghệ thông tin, môi trường mạng, đúng với quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý trên các phương tiện thông tin đại chúng, Cổng (Trang) thông tin điện tử của đơn vị.

b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương: rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức năm 2021; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc quyền quản lý.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương: sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức. Đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức; tạo điều kiện cho người làm công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc cấp huyện, xã, phường, thị trấn) tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, trong đó, tập trung vào các nội dung: soạn thảo, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

+ Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 30 tháng 3 năm 2021.

d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, trong đó, tập trung vào các nội dung:

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; việc thực hiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: việc chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ năm 2019 trở về trước đối với tài liệu giấy; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử bắt đầu từ năm 2020 để phục vụ việc thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg; hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

- Sở Nội vụ tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, tập trung vào các nội dung: trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ; tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; việc thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh cấp tỉnh

a) Tại Lưu trữ lịch sử

- Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; chế độ vệ sinh kho, tài liệu định kỳ.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định. Bố trí, tạo điều kiện thuận lợi cho các độc giả trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh có Quyết định thu tài liệu có giá trị vĩnh viễn tại các cơ quan, tổ chức đã chỉnh lý hoàn chỉnh và Lưu trữ lịch sử.

- Tham mưu bố trí Kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

b) Tại Lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương bị ảnh hưởng của mưa, bão, lũ lụt trong năm 2020 cần rà soát, thống kê, báo cáo gửi về Sở Nội vụ trước ngày 10 tháng 02 năm 2021 về tình hình thiệt hại (nếu có) và thực hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với tài liệu bị hư hại.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Đặc biệt là kinh phí đầu tư trang thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử.

- Tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống để chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng từ năm 2020 trở về trước; tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý trên địa bàn tỉnh.

- Cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới phòng, kho lưu trữ để đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu theo quy định tại khoản 3, mục III Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Sở Nội vụ

- Xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ; Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử trình Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phối hợp với VNPT Kon Tum để hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan; bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

- Tiếp tục đôn đốc, giám sát việc thực hiện Quyết định số 86/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014-2020.

- Tiếp tục hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Chỉ thị 35/CT-TTg.

- Tổ chức các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

- Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo chủ trương của Ủy ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt.

2. Các cơ quan, tổ chức, địa phương

- Tiếp tục tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ(1). Thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đưa nội dung việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành là một trong những tiêu chí để đánh giá và phân loại công chức, viên chức cuối năm.

- Tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu theo quy định, đặc biệt quan tâm việc bố trí tại các xã, phường, thị trấn.

- Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ nội dung Kế hoạch và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương mình

- Xây dựng Kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ đã đề ra. Báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ trước ngày 01 tháng 11 năm

2021 để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 01 tháng 12 năm

2021.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.

2. Sở Nội vụ

- Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2021 và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình, kết quả thực hiện.

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước; tăng cường công tác kiểm tra định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính: Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ; tiếp tục tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh việc sử dụng kinh phí của các cơ quan, tổ chức, địa phương theo quy định.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Tiếp tục phối hợp với Sở Nội vụ triển khai Dự án Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh theo chủ trương đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.