CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ.

Thời gian qua, công tác văn thư lưu trữ được tỉnh quan tâm chỉ đạo nên hoạt động này ở một số địa phương, đơn vị bước đầu đi vào nề nếp. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tháng 3 năm 2002 thì cán bộ nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở chưa ổn định, phần lớn chưa được đào tạo nghiệp vụ và thường thay đổi nên ảnh hưởng chất lượng và hiệu quả công tác, nhất là việc sắp xếp phân loại các hồ sơ tài liệu; cơ sở vật chất phục vụ cho việc quản lý tài liệu chưa được quan tâm đầu tư, hoặc có nhưng chưa đảm bảo an toàn. Một số trường hợp tài liệu bị thất lạc, mối, chuột gặm nhấm, khi cần tra cứu không tìm được hoặc không còn nguyên vẹn.

Để chấn chỉnh tình hình trên, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn thư- Lưu trữ ở các ngành, các cấp, bảo đảm phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước, Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1- Các ngành, các cấp cần quán triệt và thực hiện tốt Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH khóa 10 ngày 04/4/2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác Lưu trữ trong thời gian tới, Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức Lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp.

2- Căn cứ Thông tư số 40/TT-TCCP ngày 24/4/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh hướng dẫn các Sở, ngành cấp tỉnh, UBND huyện, thị, thành phố và xã, phường, thị trấn tổ chức thống nhất bộ phận lưu trữ, ở các đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh. Chú ý cán bộ lưu trữ phải được đào tạo chuyên môn và bố trí ổn định công tác lâu dài, đúng ngạch công chức Nhà nước quy định.

3- Mỗi Sở, Ngành, UBND huyện, thị, thành phố phải bố trí Kho để tài liệu lưu trữ và cán bộ chịu trách nhiệm làm công tác lưu trữ để bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của đơn vị, địa phương theo chế độ tập trung thống nhất. Thiết kế kho phải có kệ, giá để tài liệu, thuốc trừ côn trùng, mối mọt, chuột bọ và áp dụng quy chế phòng gian bảo mật, phòng chống cháy, bảo đảm an toàn tài liệu.

Không một bộ phận nào, phòng nào, cá nhân nào được giữ riêng tài liệu lưu trữ. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính - văn thư phụ trách giúp lãnh đạo Sở, Ngành, UBND huyện, thị, thành phố xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

4- Sở Kế hoạch- Đầu tư, Sở Tài chính- Vật giá hướng dẫn các Sở, ngành và UBND huyện, thị, thành phố lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp các Kho lưu trữ (hoặc xây dựng mới khi xét thấy cần thiết) theo hướng dẫn chuyên môn của Cục Lưu trữ Nhà nước để đảm bảo an toàn, bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ.

Từ năm 2003, ưu tiên cải tạo các Phòng, kho lưu trữ của Sở, ngành và các Kho lưu trữ ở huyện, thị, thành phố. Tiến hành nghiên cứu xây dựng Kho lưu trữ tỉnh.

5- Sở Tài chính - Vật giá hướng dẫn các Sở, ngành và UBND huyện, thị, thành phố lập dự toán chi ngân sách hàng năm phải có bố trí một phần kinh phí cho việc thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị.

6- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, địa phương thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, lập hồ sơ quản lý đối với tài liệu là nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ tỉnh. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Nghiên cứu, tiếp nhận và đề xuất việc cải tiến, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ theo yêu cầu hiện đại hoá.

7- Thủ trưởng các Sở, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị thành phố chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ ở đơn vị, địa phương mình theo quy định của Cục Lưu trữ nhà nước và UBND tỉnh. Trước mắt, tập trung chỉ đạo xử lý việc giao nộp hồ sơ của các đơn vị trực thuộc, sắp xếp chỉnh lý các hồ sơ tích đống, đưa vào bảo quản đúng quy định.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, có khó khăn vướng mắc, đề nghị các Sở, ban ngành và huyện, thị, thành phố phản ảnh bằng văn bản về UBND Tỉnh để kịp thời chỉ đạo.