CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Sau 05 năm triển khai thực hiện Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 và các văn bản hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh. Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả tích cực. Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được nâng lên. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được duy trì thực hiện, bám sát các quy định hiện hành. Trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ được nâng lên, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; chưa lập được danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm; chưa thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý khá phổ biến, đặc biệt là ở cấp xã; nguy cơ hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, thất lạc, mất mát ở các cơ quan, tổ chức rất dễ xảy ra; nhiều cơ quan chưa bố trí phòng kho lưu trữ. Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do người đứng đầu một số cơ quan chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ nên chưa có biện pháp chỉ đạo, tổ chức thực hiện nghiêm túc, quyết liệt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Một số đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm; yếu về chuyên môn nghiệp vụ nên chưa chủ động trong công tác tham mưu. Công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đúng đắn trách nhiệm của cá nhân về lập hồ sơ công việc trong thực thi nhiệm vụ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Kinh phí còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu. Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa có kho chuyên dụng.

Để tiếp tục nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũng như nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; khắc phục những hạn chế yếu kém, bất cập trên; tăng cường quản lý nhà nước, bảo đảm sự quản lý tập trung, thống nhất, đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm Chỉ thị số: 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nhằm thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Chỉ thị:

1. Người đứng đầu các Sở, Ban, Ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chỉ đạo, thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, quán triệt Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ; tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số: 17/CT-UBND ngày 04/10/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Hàng năm ban hành kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên cơ sở kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của Ủy ban nhân dân tỉnh để triển khai có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

c) Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo trách nhiệm quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ.

d) Tập trung thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống (chậm nhất đến hết năm 2021, các cơ quan, tổ chức; các huyện, thành phố giải quyết dứt điểm tài liệu đang bó gói, tích đống tồn đọng từ năm 2015 trở về trước; thống kê và lập mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ).

đ) Tổ chức rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên cơ sở đó cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; đầu tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị thiết yếu của kho lưu trữ phục vụ hoạt động lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối của các kho lưu trữ.

g) Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hàng năm thực hiện nghiêm túc chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản an toàn tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả tại các cơ quan, tổ chức.

Đến năm 2022, các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phải thực hiện xong việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với số hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định (trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc).

h) Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ; từng bước hiện đại hóa việc quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, đến năm 2025 có khoảng 50% số hồ sơ, tài liệu của Lưu trữ lịch sử được đưa vào cơ sở dữ liệu.

i) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố: Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm túc các quy định tại Thông tư số: 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn; bố trí phòng kho với diện tích tối thiểu 20m² nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm làm lưu trữ cơ quan.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Hàng năm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kế hoạch và chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt kế hoạch trong năm về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh để triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Tham mưu xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; đến năm 2022 cơ bản thu thập tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Thẩm định, kiểm tra quy trình và kết quả thực hiện việc chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền.

c) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức việc chấp hành và thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hằng năm đánh giá kết quả thực hiện và kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Chỉ thị này.

4. Sở Tài chính: Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hằng năm cho các cơ quan, tổ chức để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

5. Các cơ quan báo chí, thông tin truyền thông: Báo Bắc Kạn, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Cổng Thông tin điện tử tỉnh và Cổng Thông tin của các cơ quan, tổ chức: Tập trung tuyên truyền sâu nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước cũng như các nhiệm vụ kinh tế, xã hội của địa phương; thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin kịp thời về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Biểu dương kịp thời những cơ quan, cá nhân thực hiện tốt công tác này.

Yêu cầu thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc quán triệt, triển khai thực hiện Chỉ thị này. Hằng năm báo cáo kết quả thực hiện với Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/12./.