QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ”

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị quyết số 04/2018/NQ-HĐND ngày 18/7/2018 của HĐND tỉnh về việc thông qua Đề án “Tăng cường quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ địa chính trên địa bàn tỉnh Quảng Trị”;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường tại Tờ trình số 2925/TTr-STNMT ngày 09/11/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Tăng cường quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ địa chính trên địa bàn tỉnh Quảng Trị”.

Điều 2. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Quảng Trị lập các dự toán để thực hiện các hạng mục công việc của Đề án.

Tùy theo khả năng ngân sách hàng năm của tỉnh, Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện và tổ chức thẩm định dự toán kinh phí theo quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư; Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ”
(Kèm theo Quyết định số: 2979/QĐ-UBND ngày 20/12/2018 của UBND tỉnh)

1. Mục tiêu

1. Mục tiêu tổng quát

Thực hiện đồng bộ các giải pháp để khắc phục khó khăn về trụ sở làm việc, kho lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, máy móc và các trang thiết bị đi kèm với việc bảo quản hồ sơ, tài liệu đất đai nhằm tăng cường năng lực quản lý, kéo dài tuổi thọ và khả năng sử dụng tài liệu để phục vụ tốt hơn hoạt động khai thác sử dụng hồ sơ địa chính đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho phát triển kinh tế - xã hội nói chung và công tác quản lý đất đai nói riêng.

2. Mục tiêu cụ thể

- Sửa chữa trụ sở làm việc cho các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.

- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đảm bảo phục vụ tốt cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu đất đai, kéo dài tuổi thọ và khả năng sử dụng của tài liệu.

- Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu nhằm đưa công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu đi vào chính quy, hiện đại đáp ứng được yêu cầu của việc bảo quản hồ sơ an toàn, lâu dài.

- Đảm bảo công tác cung cấp thông tin đất đai cho cá nhân, tổ chức được kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

II. Tiến độ thực hiện, phân công thực hiện kế hoạch

1. Tiến độ thực hiện: Theo phụ lục các nội dung triển khai thực hiện Đề án.

2. Phân công thực hiện kế hoạch

- Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh lập dự toán để triển khai thực hiện các hạng mục của Đề án.

- Sở Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp, cân đối vào nguồn ngân sách bố trí hàng năm của tỉnh.

- Sở Tài chính thẩm định dự toán các hạng mục của Đề án, đề xuất bố trí kinh phí thực hiện.

- UBND các huyện, thị xã, thành phố xem xét bố trí các trụ sở cũ cho các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai sử dụng.

III. Các giải pháp thực hiện đề án

1. Bố trí trụ sở và kinh phí để sửa chữa trụ sở làm việc và kho lưu trữ của các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai

- Bố trí cho các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai sử dụng lại trụ sở làm việc của các đơn vị xây mới, sáp nhập...

- Bố trí kinh phí để sửa chữa các trụ sở trên đảm bảo được yêu cầu làm việc của cán bộ, giao dịch của công dân và lưu trữ hồ sơ cho 09 Chi nhánh. Lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu.

2. Đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ và cung cấp thông tin đất đai

2.1. Đầu tư máy móc, trang thiết bị

Mua sắm các loại máy móc, thiết bị trang bị cho kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ được lâu dài, tránh hư hỏng do thời gian, thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn...Bao gồm: Giá, hộp, bì, tủ để đựng tài liệu, máy điều hòa, máy scan.

2.2. Phần mềm quản lý kho

Xây dựng phần mềm quản lý kho chạy trên nền Web bằng công nghệ điện toán đám mây cho toàn thể hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai sử dụng. Phần mềm quản lý hồ sơ theo các trường thông tin thuộc tính thửa đất và thông tin vị trí cất giữ: tên chủ sử dụng, công trình xây dựng (đối với đất tổ chức), loại hình (đối với đất hộ gia đình), địa chỉ thửa đất, năm cấp; số thứ tự hồ sơ, giá, ngăn, hộp. Mở rộng thêm các tiện ích biên mục hồ sơ, quét hồ sơ để thực hiện việc biên mục và quét hồ sơ liên kết vào trong phần mềm. Kết nối dữ liệu lưu trữ của phần mềm với cơ sở dữ liệu địa chính và hồ sơ quét trên phần mềm Villis. Hướng phát triển hiện đại và lâu dài, tất cả dữ liệu đất đai hiện trạng và dữ liệu đất đai quá khứ (hồ sơ tài liệu lưu trữ đất đai) sẽ được kết nối đồng bộ, thống nhất từ Văn phòng Đăng ký tỉnh đến các Chi nhánh để quản lý và tra cứu.

3. Tổ chức chỉnh lý, đưa hồ sơ lưu trữ vào quản lý, bảo quản và khai thác hiệu quả

Tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ. Xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ và loại bỏ tài liệu hết giá trị. Hệ thống hóa, xây dựng các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu.

Thực hiện chỉnh lý 2.183,16 mét giá tài liệu.

4. Quét hồ sơ tài liệu để đưa vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ

Chuyển đổi hồ sơ từ tài liệu giấy sang tài liệu số nhằm giảm khó khăn và tăng tốc độ trong việc tìm kiếm hồ sơ, dự phòng an toàn và chắc chắn khi có thiên tai, hỏa hoạn xảy ra làm hư hỏng tài liệu giấy.

Thực hiện quét 699.441 hồ sơ (3.256.834 tờ giấy A4)

Kết nối hồ sơ quét vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

5. Đầu tư xây dựng mới trụ sở làm việc và kho lưu trữ cho Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và 09 Chi nhánh

Để đảm bảo ổn định và lâu dài đề nghị xem xét bố trí kinh phí xây dựng mới trụ sở làm việc cho Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và 09 Chi nhánh sau năm 2020.

6. Nguồn kinh phí thực hiện

- Đối với kinh phí sửa chữa trụ sở: nguồn xây dựng cơ bản;

- Đối với kinh phí mua sắm máy móc, thiết bị, lắp đặt hệ thống PCCC: nguồn thu của đơn vị và các nguồn vốn hợp pháp khác;

- Đối với kinh phí chỉnh lý tài liệu, quét tài liệu: nguồn kinh phí sự nghiệp và các nguồn vốn hợp pháp khác.

IV. Tổ chức thực hiện

- Sở Tài nguyên và Môi trường (là cơ quan chủ trì thực hiện Đề án) có trách nhiệm chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh triển khai Đề án; theo dõi, đôn đốc các cơ quan liên quan thực hiện Kế hoạch này; định kỳ hàng quý, năm (trước ngày 30 của tháng cuối quý) báo cáo kết quả thực hiện về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.

- Căn cứ Kế hoạch này, Giám đốc các Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Giám đốc Kho bạc Nhà nước, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện các công việc liên quan.

- Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, bất cập; các đơn vị phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để đề xuất UBND tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung./.

PHỤ LỤC

CÁC NỘI DUNG TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN "TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ"