QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC MUA SẮM TÀI SẢN, HÀNG HÓA THEO PHƯƠNG THỨC TẬP TRUNG TRONG NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 179/2007/QĐ-TTg ngày 26/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa từ ngân sách nhà nước theo phương thức tập trung;
Căn cứ Thông tư số 22/2008/TT-BTC ngày 10/3/2008 và Công văn số 18029/BTC-QLCS  ngày 23/12/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn một số nội dung về mua sắm tài sản nhà nước theo phương thức tập trung;
Xét đề nghị của Trưởng ban Chi,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký. Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC MUA SẮM TÀI SẢN, HÀNG HÓA THEO PHƯƠNG THỨC TẬP TRUNG TRONG NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1090/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 7 năm 2010 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích, yêu cầu:

Thực hiện việc mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam nhằm:

1. Tăng cường quản lý công tác mua sắm tài sản phục vụ cho hoạt động của các đơn vị trong ngành, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng trong sử dụng kinh phí tại các đơn vị;

2. Bảo đảm trang bị đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu sử dụng và quá trình cải cách hành chính trong ngành Bảo hiểm xã hội;

3. Bảo đảm công khai, minh bạch trong mua sắm, trang bị và sử dụng tài sản tại các đơn vị.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

Mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Bảo hiểm xã hội tỉnh) và Các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam khi được giao nhiệm vụ mua sắm tài sản phục vụ cho công tác chuyên môn và hoạt động của ngành bảo hiểm xã hội.

Điều 3. Danh mục tài sản, hàng hóa mua sắm theo phương thức tập trung:

Tài sản, hàng hóa được mua sắm, trang bị trong các đơn vị thuộc ngành Bảo hiểm xã hội thực hiện mua sắm theo phương thức tập trung gồm:

1. Xe ô tô các loại;

2. Các sản phẩm công nghệ thông tin gồm: máy chủ, máy trạm, máy in, phần mềm ứng dụng (trừ trường hợp đặc biệt do yêu cầu công việc phải mua sắm riêng lẻ, nhanh chóng mới đáp ứng yêu cầu sử dụng như quy định tại điều 11 quy chế này);

3. Phôi thẻ bảo hiểm y tế, phôi sổ bảo hiểm xã hội;

4. Các ấn phẩm, tài liệu, phim ảnh để phục vụ công tác tuyên truyền, quảng bá cho ngành do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp cho các đơn vị sử dụng;

5. Các ấn phẩm, tài liệu, mẫu biểu để phục vụ nghiệp vụ chuyên môn của ngành do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp cho các đơn vị sử dụng;

6. Trang phục, đồng phục của ngành trong trường hợp tổ chức may, mua sắm tập trung;

7. Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu; các ấn phẩm, văn hóa phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh để phục vụ công tác chuyên môn và công tác tuyên truyền do Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh mua và sử dụng;

Ngoài các tài sản, hàng hóa kể trên, khi có yêu cầu trang bị, khuyến khích các đơn vị thực hiện mua sắm theo phương thức tập trung.

Các tài sản, sản phẩm, hàng hóa nêu trên khi thực hiện mua sắm tập trung gọi chung là tài sản.

Điều 4. Hình thức tổ chức mua sắm tập trung:

1. Tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam:

Căn cứ nhu cầu mua sắm, trang bị và đặc điểm của từng loại tài sản, Bảo hiểm xã hội Việt Nam giao cho một đơn vị trực thuộc tổ chức việc mua sắm tài sản theo phương thức tập trung và bàn giao tài sản cho bảo hiểm xã hội tỉnh và các đơn vị trực thuộc trực tiếp quản lý, sử dụng. Đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm tài sản theo phương thức tập trung gọi là đơn vị đầu mối mua sắm.

2. Tại Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh:

Trong phạm vi được phân cấp hoặc được giao nhiệm vụ, Bảo hiểm xã hội các tỉnh có trách nhiệm tổ chức việc mua sắm tài sản tập trung và giao tài sản cho BHXH cấp huyện, các đơn vị trực thuộc trực tiếp quản lý, sử dụng.

Chương 2.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC MUA SẮM TÀI SẢN THEO PHƯƠNG THỨC TẬP TRUNG

Điều 5. Lập và phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản tập trung:

1. Tại Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh:

Căn cứ dự toán được giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản và nhu cầu thực tế, Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị tập trung các tài sản quy định tại khoản 2 (trường hợp trang bị trong phạm vi BHXH tỉnh), khoản 6, khoản 7, Điều 3 của quy chế này và tổ chức thực hiện.

2. Tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam:

Hàng năm, cùng với kỳ lập kế hoạch, Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh báo cáo nhu cầu mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 3 của quy chế này gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam cùng với kế hoạch, dự toán của năm sau. Căn cứ báo cáo của các đơn vị và các chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản, Bảo hiểm xã hội Việt Nam giao các đơn vị chuyên môn chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tài sản tập trung cho toàn ngành, báo cáo Tổng giám đốc phê duyệt để thực hiện, cụ thể:

- Ban Chi chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 1, Điều 3 của quy chế này.

- Trung tâm Thông tin chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 2, Điều 3 của quy chế này.

- Ban Cấp sổ thẻ chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 3, Điều 3 của quy chế này.

- Ban Tuyên truyền chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 4, Điều 3 của quy chế này.

- Các Ban nghiệp vụ tùy theo từng loại tài sản, hàng hóa sử dụng trong chuyên môn nghiệp vụ của ngành được giao chủ trì tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm tập trung các tài sản quy định tại khoản 5, Điều 3 của quy chế này.

3. Nội dung kế hoạch mua sắm tài sản theo phương thức tập trung:

a) Chủng loại, số lượng tài sản mua sắm theo phương thức tập trung;

b) Đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản;

c) Thời gian thực hiện việc mua sắm tập trung tài sản;

d) Dự toán kinh phí mua sắm tập trung và nguồn kinh phí:

- Giá dự toán cho từng loại tài sản cần mua sắm tập trung;

- Tổng dự toán mua sắm tài sản theo phương thức tập trung bao gồm cả các chi phí lắp đặt, chạy thử, bảo hành và tư vấn (nếu có);

- Nguồn kinh phí thực hiện mua sắm tài sản tập trung.

4. Phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản theo phương thức tập trung:

a) Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh phê duyệt kế hoạch mua sắm tập trung đối với gói thầu mua sắm tài sản tập trung để trang bị trong phạm vi Bảo hiểm xã hội tỉnh và thông báo cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản để phối hợp thực hiện.

b) Bảo hiểm xã hội Việt Nam phê duyệt đối với các gói thầu mua sắm tài sản tập trung để trang bị cho toàn ngành và thông báo cho các đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản, các đơn vị có liên quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam để phối hợp thực hiện.

Điều 6. Xây dựng và phê duyệt phương án, đề án mua sắm tập trung:

1. Tổ chức, đơn vị được giao làm đầu mối mua sắm có trách nhiệm xây dựng phương án hoặc đề án mua sắm tài sản tập trung.

Nội dung của phương án, đề án mua sắm tài sản tập trung:

a) Chủng loại, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật tài sản:

Việc xác định số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật của tài sản phải phù hợp với chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b) Phương án giá cụ thể đối với từng loại tài sản, hàng hóa.

Trường hợp mua sắm tài sản, hàng hóa được áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu, phải thực hiện việc thẩm định giá theo đúng quy định.

c) Yêu cầu về chế độ bảo hành, bảo trì sản phẩm của nhà cung cấp;

d) Dự kiến thời gian tổ chức mua sắm tài sản, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu.

đ) Phương thức tiếp nhận tài sản và phương án bàn giao tài sản cho các cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản;

e) Thời gian, phương thức thanh toán và những vấn đề khác có liên quan.

2. Phê duyệt phương án, đề án mua sắm tài sản tập trung:

Việc thẩm định và phê duyệt phương án, đề án mua sắm tài sản tập trung thực hiện như quy định tại khoản 4, điều 5 của quy chế này.

Điều 7. Tổ chức mua sắm tài sản tập trung:

1. Tại Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh:

a) Tùy theo tính chất, quy mô của gói thầu mua sắm tài sản tập trung, Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh sử dụng bộ máy giúp việc hiện có hoặc thành lập tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ các công việc: lập đề án, tư vấn đấu thầu để tổ chức mua sắm tài sản tập trung theo quy định.

b) Trường hợp thành lập tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ công tác mua sắm tập trung tài sản, thành lập tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ bao gồm:

- Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội tỉnh làm Tổ trưởng

- Đại diện các phòng: Kế hoạch Tài chính, Hành chính Tổng hợp (hoặc Tổ chức Hành chính) và các Phòng khác, Bộ phận khác có liên quan.

- Đại diện đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản.

c) Việc đấu thầu mua sắm tài sản theo phương thức tập trung thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu và Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng.

2. Tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam:

a) Tổ chức, đơn vị được giao làm đầu mối mua sắm có nhiệm vụ tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa, bàn giao cho các đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng, theo dõi, giải quyết tất cả các vướng mắc liên quan đến gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa tập trung và việc bảo hành, bảo trì của nhà cung cấp theo đúng quy định của pháp luật.

b) Đơn vị làm đầu mối mua sắm báo cáo Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thành lập tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ mua sắm tập trung tài sản; thành phần của tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ gồm:

- Lãnh đạo đơn vị đầu mối mua sắm tài sản tập trung làm Tổ trưởng;

- Đại diện các đơn vị chuyên môn trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Các thành viên khác có liên quan.

Tổ chuyên gia tư vấn, hỗ trợ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các nội dung tư vấn, hỗ trợ liên quan đến gói thầu mua sắm tập trung tài sản.

c) Trường hợp xét thấy cần thiết, đơn vị đầu mối mua sắm được thuê đơn vị tư vấn có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật để tư vấn các công việc: lập đề án, phương án mua sắm trang bị tài sản và tư vấn đấu thầu (lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu) theo đúng quy định.

Điều 8. Nghiệm thu, bàn giao, bảo trì, bảo hành tài sản sau khi hoàn thành mua sắm theo phương thức tập trung:

1. Việc nghiệm thu, bàn giao tài sản mua sắm tập trung giữa nhà cung cấp và đơn vị đầu mối mua sắm tài sản tập trung thực hiện theo quy định của pháp luật và hợp đồng mua sắm tài sản đã ký kết.

2. Chậm nhất không quá 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận tài sản từ nhà cung cấp, đơn vị đầu mối mua sắm tài sản tập trung phải bàn giao cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản. Việc bàn giao phải lập thành biên bản kèm theo các hồ sơ, tài liệu có liên quan, gồm:

a) Quyết định bàn giao tài sản của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với tài sản do BHXH Việt Nam mua sắm tập trung và của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh đối với tài sản do BHXH tỉnh mua sắm tập trung;

b) Biên bản nghiệm thu;

c) Hợp đồng mua sắm tài sản giữa đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm tài sản tập trung với nhà cung cấp (bàn giao);

d) Hóa đơn mua tài sản (bản sao);

e) Phiếu bảo hành (ghi rõ tên đơn vị được hưởng chế độ bảo hành tài sản);

g) Hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng;

h) Tài liệu khác có liên quan.

3. Riêng tài sản mua sắm tập trung quy định tại khoản 3, khoản 4, khoản 5, khoản 6, khoản 7, Điều 3 quy chế này thì tài liệu bàn giao kèm theo tài sản của đơn vị đầu mối mua sắm cho đơn vị quản lý, sử dụng là phiếu xuất kho của đơn vị đầu mối mua sắm.

4. Đơn vị làm đầu mối mua sắm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ bảo trì, bảo hành tài sản theo đúng quy định của pháp luật, của hồ sơ mời thầu và hợp đồng mua sắm tài sản tập trung. Đối với những tài sản mua sắm tập trung phải thực hiện chế độ bảo hành, bảo trì; tùy theo giá trị, chủng loại, đặc điểm tài sản mua sắm tập trung, đơn vị đầu mối mua sắm thỏa thuận trong hợp đồng mức tiền giữ lại, điều kiện thanh toán, thời hạn và phương thức thanh toán tiền giữ lại để đảm bảo nghĩa vụ thực hiện bảo hành, bảo trì của nhà cung cấp. Khi hết thời hạn bảo hành, bảo trì và nhà cung cấp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hành, bảo trì của mình thì thanh toán cho nhà cung cấp.

Điều 9. Kiểm tra, giám sát

1. Thủ trưởng đơn vị được giao tổ chức mua sắm tài sản theo phương thức tập trung chịu trách nhiệm về công tác tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa theo quy định tại văn bản này và các quy định của pháp luật có liên quan, chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý chuyên ngành, kiểm toán, cơ quan thanh tra nhà nước.

2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung theo đúng các quy định của pháp luật.

3. Các tổ chức đoàn thể trong đơn vị và tổ chức thanh tra nhân dân giám sát việc thực hiện công khai kết quả mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung theo các quy định tại văn bản này.

Điều 10. Công khai công tác mua sắm tập trung tài sản

Các đơn vị được giao tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa theo phương thức tập trung phải thực hiện công khai các nội dung sau:

1. Kế hoạch mua sắm, trang bị tài sản, hàng hóa đã được phê duyệt.

2. Kết quả đấu thầu mua sắm: danh sách các đơn vị trúng thầu, giá trúng thầu; chủng loại, số lượng tài sản và các nội dung khác có liên quan;

3. Danh sách các đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản, hàng hóa được mua sắm theo phương thức tập trung;

4. Quản lý, sử dụng các khoản hoa hồng từ mua sắm tài sản, hàng hóa theo quy định.

5. Hình thức và thời điểm công khai:

a) Việc công khai được thực hiện thông qua các hình thức: Công bố trong các kỳ họp thường niên của đơn vị; Phát hành ấn phẩm; Niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của đơn vị; Thông báo bằng văn bản đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; Đưa lên trang thông tin điện tử; Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng; Trong hội nghị cán bộ, viên chức.

b) Biểu mẫu và thời điểm công khai thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 6, Thông tư số 89/2010/TT-BTC ngày 16/6/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, cụ thể:

- Công khai kế hoạch mua sắm tập trung tài sản theo biểu số 01 chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kế hoạch mua sắm tập trung được phê duyệt.

- Công khai kết quả mua sắm tập trung tài sản theo mẫu số 02 và nội dung các khoản 3, 4 nêu trên chậm nhất 30 ngày kể từ ngày hoàn thành việc mua sắm, trang bị tập trung tài sản.

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Đối với những tài sản, hàng hóa, sản phẩm không quy định phải mua sắm theo phương thức tập trung hoặc cần phải mua sắm riêng lẻ, nhanh chóng mới đáp ứng yêu cầu công tác thì vẫn thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về mua sắm, trang bị tài sản, hàng hóa.

Điều 12. Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế này. Riêng trong năm 2010 Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo kết quả thực hiện về Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước ngày 15/9/2010 để tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính.

Ban Chi chủ trì hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc tổ chức mua sắm tài sản theo phương thức tập trung tại các đơn vị trong ngành, tổng hợp kết quả báo cáo Bộ Tài chính và các cơ quan có liên quan./.