BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1838/KH-BHXH

Hà Nội, ngày 08 tháng 7 năm 2022

Nơi nhận:
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó Tổng Giám đốc;
- Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam;
- BHXH các tỉnh, thành phố;
- Lưu: VT, LT.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC




Lê Hùng Sơn

Số TT

Nhiệm vụ

Đơn vị chủ trì

Đơn vị phối hợp

Thời gian hoàn thành

Sản phẩm

1

Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan

Trung tâm Lưu trữ

- Các đơn vị trực thuộc;

- BHXH tỉnh.

6/2022

Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2

Thống kê, phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tình trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa

a)

Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ

Các đơn vị có liên quan

9/2022

Danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa

b)

Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

12/2022

c)

Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH các tỉnh còn lại

BHXH tỉnh còn lại

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

3/2023

3

Xây dựng và đề nghị thẩm định dự toán kinh phí số hóa

a)

Tại Trung tâm Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ

- Vụ Tài chính - Kế toán;

- Các đơn vị có liên quan.

12/2022

Dự toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu

b)

Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

3/2023

c)

Tại BHXH các tỉnh còn lại

BHXH tỉnh còn lại

9/2023

4

Triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

a)

Tại Trung tâm Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ

Các đơn vị có liên quan

9/2023

Cơ sở dữ liệu tài liệu sau số hóa

b)

Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

12/2023

c)

Tại BHXH các tỉnh còn lại

BHXH tỉnh còn lại

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

9/2024

5

Nghiệm thu, thanh quyết toán kinh phí số hóa

a)

Tại Trung tâm Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ

Các đơn vị có liên quan

12/2023

Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

b)

Tại 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

3/2024

c)

Tại BHXH các tỉnh còn lại

BHXH tỉnh còn lại

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

3/2025

6

Bảo đảm điều kiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam

a)

Nâng cấp và phát triển phần mềm số hóa hồ sơ hưởng BHXH thuộc Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH phục vụ việc số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trong toàn Ngành

Trung tâm Công nghệ thông tin

- Trung tâm Lưu trữ;

- Các đơn vị có liên quan.

12/2022

Phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu đã được nâng cấp, phát triển

b)

Chạy thử Phần mềm số hóa tại Trung tâm Lưu trữ và 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng

Trung tâm Công nghệ thông tin

- Trung tâm Lưu trữ;

- 03 BHXH tỉnh: Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng.

3/2023

Báo cáo việc triển khai phần mềm số hóa, các yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện phần mềm đáp ứng thực tế yêu cầu số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ

c)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu đã được nâng cấp, phát triển

Trung tâm Công nghệ thông tin

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

9/2023

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam

d)

Cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa của Trung tâm Lưu trữ và BHXH tỉnh, BHXH huyện lên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH

Trung tâm Công nghệ thông tin

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Thường xuyên

Số liệu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau số hóa của ngành BHXH Việt Nam

7

Báo cáo tình hình triển khai và kết quả thực hiện nhiệm vụ

Trung tâm Lưu trữ

BHXH tỉnh

Định kỳ hoặc đột xuất

Báo cáo

STT

NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

ĐƠN VỊ LƯU

THBQ

Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp

1

- Văn bản đến của các cơ quan cấp trên hướng dẫn gửi riêng BHXH Việt Nam về chế độ, chính sách về BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp chế độ tài chính kế toán, đầu tư các quỹ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các lĩnh vực khác thuộc chức năng nhiệm vụ của ngành.

Trung tâm Lưu trữ

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan:

- Số, tập lưu quyết định, quy định, quy chế

- Sổ, tập lưu công văn

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn 50 năm

3

Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

5

Bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của Lãnh đạo Ngành, cơ quan

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

6

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn về các lĩnh vực, chuyên môn, nghiệp vụ của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

7

Hồ sơ báo cáo các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án

8

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển, chiến lược, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

9

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ

10

Hồ sơ thành lập, đổi tên, thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

11

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

12

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển, tiếp nhận, bàn giao cán bộ là công chức, viên chức của ngành BHXH Việt Nam

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

13

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương

14

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động nghiêm trọng

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán

15

Hồ sơ xây dựng tỷ lệ phí dịch vụ phải trả cho các cơ quan, tổ chức

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ thẩm định, thẩm tra, xét duyệt báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán hàng năm của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

17

Hồ sơ thỏa thuận, sửa đổi thỏa thuận liên ngành giữa BHXH Việt Nam và các ngân hàng, kho bạc nhà nước và các cơ quan khác

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

18

Hồ sơ về nhà, đất, công sở và cơ sở hạ tầng của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

19

Hồ sơ chuyển nhượng, thanh lý, thuê, bàn giao tài sản cố định nhà, đất của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

20

Hợp đồng ủy quyền chi trả các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng qua hệ thống Bưu điện giữa Bảo hiểm xã hội Việt Nam và cơ quan Bưu điện

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản

21

Hồ sơ phân bổ, điều chỉnh kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

22

Hồ sơ quy hoạch cơ sở vật chất của Ngành

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế

23

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ, hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

24

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

25

Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào Ký kết, hợp tác

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 8. Hồ sơ, tài liệu pháp chế

26

Hồ sơ khởi kiện

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

27

Hồ sơ thẩm định văn bản

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 9. Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng

28

Hồ sơ tổ chức Đại hội thi đua yêu nước của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

29

Hồ sơ tặng thưởng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân: Các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tặng

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 10. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học

30

Hồ sơ về các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ, Ngành

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

31

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ, giải pháp hữu ích được công nhận cấp nhà nước, bộ, Ngành

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

32

Hồ sơ phân bổ kinh phí nghiên cứu khoa học hàng năm của Ngành

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 11. Hồ sơ, tài liệu công nghệ thông tin

33

Hồ sơ xây dựng chủ trương đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Ngành, cơ quan

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

34

Hồ sơ xây dựng, triển khai các dụ’ án, kế hoạch, nhiệm vụ CNTT do BHXH Việt Nam giao Trung tâm CNTT làm chủ đầu tư, chủ trì thuê dịch vụ

Nhóm 12. Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

35

Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, kiến nghị, phản ánh

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

36

Hồ sơ giải quyết các vụ việc đơn thư, khiếu nại, kiến nghị, phản ánh (Vụ việc nghiêm trọng) của Ngành, cơ quan

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

37

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của Chính phủ, các bộ, Ngành đối với BHXH Việt Nam (Vụ việc nghiêm trọng)

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

38

Hồ sơ thực hiện kế hoạch thanh tra, kiểm tra (Vụ việc nghiêm trọng)

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 15. Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

39

Hồ sơ xây dựng văn bản đôn đốc, chỉ đạo tăng cường công tác quản lý và giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

50 năm

40

Hồ sơ tham gia BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

70 năm

41

Hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ BHXH hàng tháng

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

70 năm

42

Hồ sơ giải quyết hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

70 năm

Nhóm 16. Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ Bảo hiểm y tế

43

Hồ sơ tổ chức thực hiện về việc chuyển giao sổ BHXH

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

44

Hồ sơ giải quyết các vướng mắc liên quan đến lĩnh vực cấp, quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

Nhóm 17. Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp

45

Hồ sơ xây dựng văn bản chỉ đạo điểm, tăng cường công tác thu, chi BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

46

Hồ sơ giao dự toán thu BHXH hàng năm

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 18. Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến; Dược, vật tư y tế

47

Hồ sơ giám định bảo hiểm y tế và thanh toán đa tuyến

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh.

Vĩnh viễn

Nhóm 20. Hồ sơ, tài liệu Hội đồng quản lý

48

Hồ sơ phiên họp Hội đồng quản lý định kỳ, đột xuất

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

49

Nghị quyết; Báo cáo của Hội đồng quản lý

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

50

Hồ sơ kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền, xây dựng, sửa đổi bổ sung chính sách, pháp luật về BHXH, bảo hiểm y tế chiến lược phát triển Ngành, kiện toàn bộ máy, tổ chức, quản lý và sử dụng các quỹ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Trung tâm Lưu trữ

Vĩnh viễn

Nhóm 21. Tài liệu tổ chức Đảng

51

Hồ sơ Đại hội đại biểu Đảng bộ và Đại hội của các tổ chức đảng trực thuộc

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

52

Chương trình, kế hoạch, quyết định và báo cáo tổng kết năm, nhiệm kỳ của đảng bộ; báo cáo sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết, kết luận của Trung ương

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

53

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

- Trung tâm Lưu trữ;

- BHXH tỉnh;

- BHXH huyện.

Vĩnh viễn

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH …..
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …/BC-….

……, ngày .... tháng …. năm 202...

Nơi nhận:
- Như trên;
- ………..
- Lưu: VT.

Thủ trưởng đơn vị
(Ký và đóng dấu)