Trả lời Công văn số 361/HQHCM-TXNK ngày 13/02/2012 của Cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh về giấy tờ sao y bản chính trong bộ hồ sơ hải quan, Tổng cục Hải quan có ý kiến như sau:

- Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 thì “Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giầy tờ, văn bản bằng tiếng Việt…”. Tại các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, về chứng thực bản sao từ bản chính không có quy định nào yêu cầu tổ chức, cá nhân khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước nếu sử dụng giấy tờ bản photocopy thì phải có chứng thực bản sao từ bản chính.

- Tại khoản 3, Điều 7 Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan quy định: “…Các giấy tờ là bản sao quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này do người đứng đầu thương nhân hoặc người được người đứng đầu thương nhân ủy quyền xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này”.

- Tại khoản 3, Điều 5 Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu quy định: “Người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu vào các chứng từ, tài liệu do mình lập thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ thanh khoản, hồ sơ đăng ký Danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ quyết toán hàng miễn thuế, hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế nộp thừa, hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế, hồ sơ đề nghị xóa nợ tiền thuế, tiền phạt; các giấy tờ là bản sao (bản chụp từ bản chính), bản dịch, hồ sơ khác, các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, fax, telex.. nộp cho cơ quan hải quan theo hướng dẫn tại Thông tư này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các giấy tờ đó”.

Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ và Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính nêu trên là cơ sở pháp lý quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; trong đó có nội dung quy định về các giấy tờ là bản sao trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa của tổ chức, cá nhân. Mặt khác, những quy định này cũng phù hợp với chủ trương của Nhà nước về cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp (điểm 2 công văn số 317/CCTTHC ngày 25/9/2009 của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ).

Trong trường hợp cần thiết, theo quy định tại Khoản 2, Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007, cơ quan Hải quan khi tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, xác định tính chính xác của bản sao.

Đề nghị các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố căn cứ các quy định hiện hành để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.