Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;

Thực hiện điểm 2 của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới; sau khi trao đổi xin ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ kèm theo.

Trong quá trình nghiên cứu áp dụng văn bản này, nếu có vấn đề gì vướng mắc, xin liên hệ với Cục Lưu trữ Nhà nước để cùng hợp tác giải quyết.

BẢN HƯỚNG DẪN

LẬP DỰ ÁN VU KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG, CẢI TẠO KHO LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo văn bản số 283/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

I. Những vấn đề chung

Việc lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương phải tuân theo các quy định quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

Tuy nhiên, dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ có những đặc thù kỹ thuật riêng. Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương.

II. Những nội dung chính của dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

1. Tên dự án: Trung tâm lưu trữ Tỉnh, hoặc Kho lưu trữ Bộ.

2. Chủ đầu tư: Văn phòng UBND tỉnh, hoặc Văn phòng Bộ.

3. Người quyết định đầu tư:

- Thủ tướng Chính phủ - đối với các dự án nhóm A.

- Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Bộ trưởng - đối với các dự án nhóm B và nhóm C.

4. Địa điểm xây dựng: Địa danh cụ thể nơi công trình xây dựng.

5. Thời gian xây dựng: Thời gian bắt đầu xây dựng và thời gian hoàn thành dự án đưa vào sử dụng.

6. Những căn cứ để xác định sự cần thiết phải đầu tư:

a. Các căn cứ pháp lý: các quy định của Chính phủ, UBND tỉnh, Bộ, ngành về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng; văn bản của cấp có thành phố cho phép đầu tư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ; các quy định của Nhà nước về bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia.

b. Đánh giá về hiện trạng cơ sở vật chất, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị, tình hình tài liệu lưu trữ hiện có; nhu cầu thu nhận tài liệu lưu trữ hàng năm. Phân tích khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, kho tàng đối với nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ hiện tại và tương lai.

c. Kết luận về sự cần thiết, tính cấp bách phải đầu tư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ.

7. Lựa chọn hình thức đầu tư.

a. Đầu tư xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng:

- Đối với các Bộ, ngành, địa phương chưa có kho lưu trữ;

- Đối với yêu cầu bảo quản cố định tài liệu lưu trữ quốc gia tại trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.

b. Cải tạo, nâng cấp:

- Đối với các Bộ, ngành, địa phương đã có kho lưu trữ nhưng qui mô nhỏ hoặc chưa bảo đảm tiêu chuẩn bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;

- Đối với yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành, sau đó phải giao nộp để bảo quản cố định tại trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.

8. Qui mô công trình:

a. Căn cứ vào khối lượng tài liệu lưu trữ (mét giá) hiện có đang bảo quản tại cơ quan.

b. Dự tính khối lượng tài liệu (mét giá) sẽ thu tiếp trong 15-20 năm tới.

c. Tổng số khối lượng tài liệu tính theo mét giá; số tài liệu lưu trữ hiện có cộng với số tài liệu sẽ thu tiếp là nhu cầu cần bảo quản tại kho và là căn cứ để tính tổng diện tích kho phải đầu tư xây dựng.

9. Yêu cầu về diện tích sử dụng và tổ chức mặt bằng kho lưu trữ:

Căn cứ nhu cầu bảo quản tài liệu đã xác định ở điểm 8 nói trên và diện tích cho các hoạt động cần thiết khác tại cơ quan lưu trữ để xác định mặt bằng sử dụng.

Một Trung tâm lưu trữ hoặc Kho lưu trữ lớn được chia làm hai khu vực chính:

a. Khu vực kho tài liệu. Diện tích sàn kho được tính theo công thức:

Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu cần bảo quản

b. Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật bao gồm:

- Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu trữ.

- Khu vực tiếp nhận tài liệu, bảo quản tạm.

- Khu vực phân loại, chính lý, xác định giá trị, lựa chọn, loại huỷ tài liệu.

- Khu vực khử trùng tài liệu.

- Khu vực phục vụ độc giả và các công tác nghiệp vụ khác.

Số diện tích sàn khu vực này thường chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho.

10. Yêu cầu về tải trọng sàn kho:

a. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng giá cố định bảo quản tài liệu: tải trọng là 1.200 kg/m².

b. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng giá di động bảo quản tài liệu: tải trọng là 1.700kg/m².

Tùy theo tính chất của tài liệu và địa chất công trình, tải trọng sàn có thể thay đổi cao hơn, nhưng không được thấp hơn mức quy định trên.

11. Yêu cầu về chế độ bảo quản đối với từng loại hình tài liệu:

a. Chế độ nhiệt độ, độ ẩm:

- Tài liệu giấy: nhiệt độ 20^oC (± 2^oC)

Độ ẩm: 50% (± 5%)

- Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 16^oC (± 2^oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu ảnh màu: nhiệt độ 5^oC (± 2^oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu Microfim: nhiệt độ 2^oC (± 2^oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu ghi âm: nhiệt độ 18^oC (± 2^oC)

Độ ẩm: 45% (± 5%)

b. Chế độ ánh sáng: hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30-50 lux; phòng đọc là 200 lux trở lên.

c. Chế độ thông gió luôn duy trì lượng gió lưu thông luân chuyển 1-8 lần trong 1 giờ.

d. Chế độ vệ sinh môi trường: Nồng độ khí độc hại trong kho phải hạ mức tiêu chuẩn:

- Khí sunfuarơ: < 0.15 mg/m³.

- Khí ôxít nitơ: < 0,1 mg/m³.

- Khí CO₂ < 0,15 mg/m³.

12. Yêu cầu phòng chống cháy và an ninh:

a. Yêu cầu phòng chống cháy: có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí hoặc nước; tường kho chịu lửa 4 giờ; cửa kho mở ra ngoài; có cầu thang cứu hoả, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả. Bản thiết kế thi công của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy tham gia ý kiến.

b. Yêu cầu phòng bụi và ô nhiễm: xung quanh kho có đủ diện tích trồng cây xanh để chắn bụi; không dùng cửa sổ thông thoáng tự nhiên cho kho lưu trữ; cửa sổ thông khí của kho phải lưới chắn bụi; nền kho lát bằng gạch men hoặc trải thảm chuyên dụng, không lát nền bằng xi măng cát.

c. Yêu cầu phòng chống mối, chuột và côn trùng: khi xây dựng kho, nền nhà kho phải xử lý chống mối. Cửa kho phải được thiết kế chống côn trùng và chống chuột.

d. Yêu cầu phòng chống đột nhập: cửa kho phải chắc chắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động bằng camera.

13. Các phương án lựa chọn địa điểm xây dựng.

a. Địa điểm: giao thông thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu và xe cứu hỏa đi lại: địa thế dễ thoát nước, thông thoáng, thuận tiện cho độc giả đến khai thác tài liệu.

b. Hướng chính: cố gắng chọn hướng đông nam.

c. Địa chất công trình: ổn định, sức chịu tải của đất phải phù hợp với yêu cầu xây dựng kho lưu trữ.

14. Phân tích, lựa chọn phương án dây chuyển công nghệ xử lý tài liệu lưu trữ:

Căn cứ vào quy trình xử lý tài liệu lưu trữ để bố trí phương án sử dụng mặt bằng công trình. Qui trình xử lý tài liệu lưu trữ là:

a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: thu tài liệu, bao quản tạm, phân loại, chỉnh lý, loại huỷ tài liệu hết giá trị, làm công cụ tra cứu, khử trùng, đưa vào bảo quản chính thức.

b. Bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu: kho bảo quản tạm thời tài liệu thu về trước khi xử lý kỹ thuật; kho bảo quản tài liệu loại huỷ; kho bảo quản chính thức tài liệu đã xử lý kỹ thuật, trong đó có kho bảo quản tài liệu giấy và tài liệu ở hình thức vật màng tin đặc biệt; phòng bảo quản tài liệu xuất ra khỏi kho đang sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu; phòng tu bổ, phục chế tài liệu; phòng camera...

c. Tổ chức sử dụng tài liệu: phòng đọc phục vụ độc giả; phòng công cục tra cứu, tài liệu tham khảo; phòng máy tính; phòng sao chụp tài liệu; phòng trưng bày triển lãm tài liệu.

d. Khu vực hành chính: phòng làm việc của cán bộ công chức; phòng bảo vệ, thường trực; phòng giao dịch; phòng hội thảo.

Vậy diện tích sàn của công trình lưu trữ phải được bố trí theo dây chuyền hợp lý, phù hợp với quy trình xử lý kỹ thuật của tài liệu và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ là: đầu vào - xử lý kỹ thuật và bảo quản - khai thác thông tin đầu ra.

15. Các phương án và giải pháp xây dựng.

a. Các phương án qui hoạch của kho lưu trữ: khi lập phương án quy hoạch phải chú ý đến dây chuyền công nghệ và tính năng hoạt động của toàn công trình. Lưu ý hướng phát triển sau này của công tác lưu trữ. Tối thiểu phải có 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Phải có bản vẽ minh hoạ về quy hoạch.

b. Các phương án kiến trúc: khi lập phương án kiến trúc cần phải thiết kế từ 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Mỗi phương án có các bản vẽ phối cảnh, mặt bằng, mặt đứng, mặt bên, và một số mặt cắt chính thể hiện phương án thiết kế.

c. Các thông số kỹ thuật:

- Chiều cao tầng kho: thông thuỷ tối thiểu là 2,4m.

- Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m - 2,4m.

- Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm 2 lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độ dốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m.

- Tường kho: thiết kế 2 lớp, tường ngoài cách tường trong 1m - 2m tạo thành hành lang bên để chống nóng, chống ánh sáng và đi lại thuận tiện và để lắp đặt các thiết bị kỹ thuật.

- Cửa kho: Cửa kho ra vào làm 2 lớp bằng vật liệu chống cháy, chống ẩm, cách nhiệt, chống mối.

- Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song sắt, lưới sắt, có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, chống bụi.

- Diện tích các phòng kho: loại phòng lớn có diện tích tối đa 200m²; loại nhỏ có diện tích tối đa 100m².

- Lối đi trong kho: lối đi giữa các hàng giá cố định là 0,7 - 0,8m; lối đi đầu giá là 0,4-0,6 m; lối đi chính trong kho là 1,2-1,5 m; lối đi hành lang xung quanh là 1-1,2 m.

- Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc, ruột bằng đồng được đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện. Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho.

- Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, hệ thống cấp nước cứu hỏa.

Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ thống thoát nước thải và nước mua phải bảo đảm thoát nhanh, bảo đảm độ kín, không rò rỉ.

16. Các giải pháp kết cấu chính của khu lưu trữ:

Do đặc thù của kho lưu trữ phải chịu tải lớn và lâu dài nên kết cấu nhà kho thường là nhà khung sàn bê tông cốt thép đổ tại chỗ, có sức chịu tải bền vững; có giải pháp chống động đất.

17. Mạng kỹ thuật hạ tầng của kho lưu trữ:

Ngoài phần nhà kho, khu làm việc, cần phải có các công trình phụ trợ: tường rào; đường đi xung quanh cho xe cứu hoả và vận chuyển tài liệu; hệ thống nước cứu hoả, bể nước cứu hoả; trạm điện; cây xanh; hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống công nghệ thông tin...

18. Yêu cầu về trang thiết bị bảo quản tài liệu:

- Thiết bị điều hoà nhiệt độ, thông gió.

- Thiết bị chống sét.

- Thiết bị cấp thoát nước.

- Thiết bị phòng, chống cháy.

- Thiết bị điện.

- Thiết bị vận chuyển tài liệu gồm: thang máy, xe đầy tài liệu, băng tải.

- Thiết bị bảo quản tài liệu: giá, tủ đựng tài liệu.

- Thiết bị thông tin liên lạc.

- Thiết bị tin học.

- Thiết bị khử trùng tài liệu.

- Thiết bị loại huỷ tài liệu.

- Thiết bị phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu.

- Thiết bị văn phòng (phòng làm việc, phòng tiếp khách, hội trường).

19. Phương án tài chính - kinh tế.

a. Kinh phí xây lắp.

b. Kinh phí trang thiết bị.

c. Kinh phí kiến thiết cơ bản khác. d. Kinh phí dự phòng.

e. Tổng mức vốn đầu tư.

20 Trách nhiệm quản lý chuyên ngành:

Trước khi các Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn bản thoả thuận của Cục lưu trữ Nhà nước về các vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ đã nêu và quy định tại mục b khoản 5, Điều 7 của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

21. Các giai đoạn thực hiện dự án.

Dự án phải nêu được thời gian khởi công, thời gian triển khai các hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng.

III. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng kho lưu trữ:

1. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm:

Hàng năm, trong thời gian lập dự toán Ngân sách nhà nước cho năm sau, theo quy định của Luật ngân sách nhà nước, căn cứ vào tiến độ thực hiện dự án và số kiểm tra kế hoạch do các cấp có thẩm quyền thông báo, các Trung tâm lưu trữ tỉnh (đối với các dự án kho lưu trữ địa phương) và các Phòng lưu trữ Bộ (đối với các dự án kho lưu trữ các Bộ, ngành quản lý), xây dựng kế hoạch vốn đầu tư XDCB của đơn vị trình Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ. Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ tổng hợp kế hoạch trình Chủ tịch UBND tỉnh và Bộ trưởng để tổng hợp trình Chính phủ.

2. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:

a. Lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư:

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ, căn cứ vào tình hình thực tế và khả năng phát triển về công tác lưu trữ của đơn vị, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư để thực hiện các nội dung sau:

- Điều tra, khảo sát.

- Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi của dự án.

- Thẩm định dự án và quyết định đầu tư.

Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư của các dự án phải dựa vào quy hoạch phát triển của Bộ, ngành, địa phương và quy hoạch hệ thống kho lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước.

b. Lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án:

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Phòng lưu trữ Bộ, sau khi có quyết định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án để thực hiện các nội dung:

- Khảo sát, thiết kế kỹ thuật.

- Lập tổng dự toán.

- Lập hồ sơ mời thầu.

- Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặt bằng...

Các dự án được đưa vào kế hoạch chuẩn bị thực hiện là các dự án có quyết định đầu tư theo đúng Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ về việc ban hành Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

c. Lập kế hoạch thực hiện dự án:

Khi công tác chuẩn bị của dự án đã hoàn thành, các Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ tiếp tục lập kế hoạch thực hiện dự án để xác định các nội dung sau:

- Chi phí xây lắp.

- Chi phí thiết bị.

- Chi phí khác.

- Phí dự phòng.

Các dự án được đưa vào kế hoạch thực hiện dự án là các dự án đã có tổng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc đã có quyết định đầu tư phê duyệt mức vốn của từng hạng mục trong dự án.