Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2011 về Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2011-2016, trong đó đã quy định rõ các thủ tục trình và xử lý hồ sơ (tại Điều 26, Điều 30, Điều 33); các yêu cầu tại Công văn số 4974/VP-CNN ngày 15 tháng 9 năm 2006 về việc đính kèm hồ sơ có liên quan khi trình Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết; Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố cũng đã ban hành Công văn số 6128/VP-TTTH ngày 01 tháng 9 năm 2011 đề nghị các sở - ngành, quận – huyện phối hợp trong việc gửi tập tin văn bản hành chính qua mạng tin học. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây có nhiều cơ quan, đơn vị thực hiện chưa nghiêm túc các nội dung nêu trên khi trình văn bản xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, gây khó khăn và chậm trễ tiến độ trong quá trình xử lý hồ sơ tại văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. Các nội dung không đầy đủ thường gặp khi trình hồ sơ, văn bản đến Ủy ban nhân dân thành phố bao gồm:

- Không nêu chính kiến của đơn vị về nội dung trình Ủy ban nhân dân thành phố;

- Cơ quan chủ trì chưa phối hợp, thống nhất ý kiến với các cơ quan, đơn vị có liên quan trước khi báo cáo xin ý kiến Ủy ban nhân dân thành phố;

- Công văn gửi Ủy ban nhân dân thành phố không đính kèm hồ sơ gốc và các văn bản có liên quan để làm căn cứ xem xét, xử lý (trừ các Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Chính phủ, Bộ ngành Trung ương);

- Không kèm dự thảo văn bản và tập tin văn bản.

Để chấn chỉnh những nội dung nêu trên, giúp công tác xử lý văn bản được nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố được thông suốt, đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp và nhân dân; Ủy ban nhân dân thành phố có ý kiến như sau:

- Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố báo cáo xin ý kiến Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố để hoàn trả lại hồ sơ đồng thời kèm theo văn bản phê bình nghiêm khắc các cơ quan, đơn vị không thực hiện đúng theo yêu cầu trên.

- Giám đốc các Sở, ban, ngành thành phố và Ủy ban nhân dân các quận – huyện thực hiện nghiêm Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND, Công văn số 4974/VP-CNN và Công văn số 6128/VP-TTTH./.