Kính gửi: Phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, TX, TP.

Thực hiện Luật Giáo dục năm 2005; Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/06/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo V/v ban hành quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân; Quyết định số 7176/QĐ-BGDĐT ngày 09/11/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo V/v ban hành qui định về qui trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (hai văn bản này Sở đã sao gửi các phòng GD&ĐT từ tháng 11/2007) và công văn số 2639/SGD&ĐT-KT&KĐ ngày 31/12/2007 của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Ninh V/v thông báo kết quả kiểm tra công tác quản lý, cấp phát bằng TN THCS. Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Ninh hướng dẫn tiếp công tác cấp phát bằng TN THCS như sau:

Việc cấp phát bằng tốt nghiệp cho học sinh tốt nghiệp THCS từ ngày 01/01/2008 (bao gồm hệ phổ thông và bổ túc) sẽ do Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, TX, TP chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện tất cả các khâu từ hoàn thiện nội dung trên bằng, dán ảnh, đóng dấu nổi, ký, đóng dấu đỏ (dấu ướt) và chỉ đạo các cơ sở giáo dục THCS cấp phát cho học sinh. Để thực hiện tốt công việc này Sở GD&ĐT hướng dẫn như sau:

1. Cấp phát phôi bằng:

a. Cấp phôi bằng THCS lần đầu:

Đối với mỗi lần xét công nhận TN THCS (phổ thông và bổ túc), Sở GD&ĐT sẽ cấp phôi vừa đúng với số lượng học sinh được công nhận tốt nghiệp. Để được cấp phôi bằng, ngay sau mỗi lần xét và công nhận TN THCS, Phòng GD&ĐT cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị và gửi về Sở (theo Điều 8.1 của Qui định về qui trình cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành theo Quyết định số 7176/QĐ-BGDĐT ngày 09/11/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo). Cụ thể hồ sơ gồm:

- Giấy giới thiệu người đến liên hệ.

- Công văn của Phòng GD&ĐT đề nghị cấp phôi bằng, ghi rõ số lượng.

- Quyết định giao chỉ tiêu tuyển sinh.

- Biên bản họp hội đồng xét duyệt công nhận TN THCS của Phòng GD&ĐT.

- Quyết định của Trưởng Phòng GD&ĐT công nhận học sinh TN THCS.

- Bảng thống kê số lượng theo đơn vị có học sinh TN THCS.

- Danh sách học sinh được công nhận TN THCS (theo mẫu qui định)

- Báo cáo kết quả sử dụng phôi bằng đã được cấp (cấp mới, cấp đổi) và số lượng bằng còn tồn đọng chưa phát tới học sinh.

“Danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp” nộp về Sở 2 bản (01 bản nộp về Bộ, 01 bản lưu lại tại Sở) theo mẫu kèm công văn này.

b. Cấp bổ sung phôi bằng THCS:

Sở GD&ĐT chỉ cấp bổ sung phôi bằng TN THCS do bị hư hỏng trong quá trình hoàn thiện. Để được cấp bổ sung phôi bằng các Phòng GD&ĐT phải có đủ hồ sơ gồm:

- Công văn đề nghị cấp bổ sung phôi bằng TN THCS, nêu rõ lý do, số lượng.

- Bảng thống kê số hiệu những phôi bị hỏng sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn có xác nhận của Trưởng phòng GD&ĐT.

- Toàn bộ số phôi bằng bị hỏng để Sở thu hồi.

- Giấy giới thiệu người được cử đi mua bổ sung phôi bằng.

c. Kinh phí mua và quản lý phôi bằng.

Kinh phí cấp bằng TN THCS vẫn thực hiện theo công văn số 1713/GD&ĐT-KHTC ngày 10/11/2006 của Sở GD&ĐT, tuy nhiên do các Phòng GD&ĐT chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu nên phần kinh phí nộp về Sở để mua và quản lý phôi là 5.000đ/phôi (năm nghìn đồng), phần còn lại 2.000đ/bằng (hai nghìn đồng) để chi phí cho các công việc về quản lý, hoàn thiện và cấp phát bằng tại phòng GD&ĐT và cơ sở GD THCS.

Khi nộp hồ sơ đề nghị cấp phôi bằng (cấp lần đầu và cấp bổ sung) phòng GD&ĐT các huyện, TX, TP nộp ngay kinh phí để Sở tổ chức mua phôi tại Bộ.

Phòng GD&ĐT cần thiết lập hệ thống sổ sách theo dõi việc mua và sử dụng phôi bằng. Kinh phí sử dụng cho việc cấp phát bằng thực hiện theo đúng nguyên tắc quản lý tài chính.

2. Về hoàn thiện nội dung bằng:

a. Lập danh sách học sinh được công nhận TN THCS.

Để phục vụ cho việc quản lý, theo dõi, tra cứu lâu dài “danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp” được lập 4 bản theo mẫu kèm công văn này. Nếu danh sách có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai tất cả các trang.

Tại các cơ sở GD THCS cần lập sổ gốc cấp bằng TN THCS theo mẫu tại Phụ lục I “mẫu sổ gốc cấp bằng của giáo dục phổ thông” ban hành theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/06/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b. Ghi nội dung vào bằng.

Việc ghi nội dung vào bằng phải căn cứ vào “danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp” và phải ghi đầy đủ các thông tin tại trang 2 và 3 của mẫu bằng TN THCS.

- Tại trang 2, ngay bên dưới dòng “SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO” ghi “Tỉnh Quảng Ninh”, ngay bên dưới dòng “PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO” ghi tên huyện, TX, TP. Ví dụ: “Huyện Đông Triều”, “Thị xã Uông Bí”, “Thành phố Hạ Long”…

- Tại trang 3 các dòng họ và tên, ngày sinh, giới tính ghi đúng với danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp.

+ Họ và tên: viết chữ in hoa.

+ Giới tính: ghi Nam hoặc Nữ.

+ Ngày sinh: ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh bằng số. Ngày nhỏ hơn 10 thêm số 0 phía trước, tháng 1 và tháng 2 ghi là 01 và 02, năm ghi đủ 4 số. Ví dụ: 05/02/1992.

+ Nơi sinh: ghi địa danh hành chính cấp huyện (và tương đương) và tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo giấy khai sinh (không ghi tên trạm xã, bệnh viện…). Ví dụ: sinh tại Bệnh viện tỉnh Quảng Ninh thì ghi là: Thị xã Hòng Gai Tỉnh Quảng Ninh (năm 1995 thị xã Hồng Gai mới được nâng cấp lên Thành phố Hạ Long).

+ Nơi học: ghi tên cơ sở giáo dục nơi học sinh hoàn thành chương trình lớp 9 THCS và tên huyện (và tương đương) nơi cơ sở giáo dục đó đóng trụ sở.

Lưu ý đối với những học sinh hoàn thành chương trình lớp 9 THCS ở tỉnh ngoài dự xét tốt nghiệp THCS tại Quảng Ninh, ngoài các yêu cầu trên cần ghi rõ tên tỉnh, thành phố để khi cần có thể tra cứu xác minh được.

+ Tốt nghiệp ngày tháng năm: ghi ngày tháng năm ban hành quyết định công nhận tốt nghiệp.

+ Xếp loại: ghi theo kết quả xếp hạng tốt nghiệp theo danh sách công nhận tốt nghiệp.

+ Ngày tháng năm ký bằng và ngày tháng năm vào sổ: ghi ngày tháng năm bắt đầu thực hiện việc hoàn thiện nội dung và hình thức của bằng.

+ Số vào sổ: Theo từng năm tốt nghiệp số thứ tự được đánh số từ 01 cho đến hết số lượng học sinh tốt nghiệp của năm đó (bao gồm cả phổ thông và bổ túc).

Sau khi hoàn thiện phần ghi nội dung của bằng cần soát xét đối chiếu với danh sách công nhận tốt nghiệp cẩn thận đảm bảo chắc chắn sự chính xác trước khi thực hiện các khâu sau: dán ảnh, ký của trưởng phòng, đóng dấu…

Sau khi đã hoàn thiện toàn bộ phần nội dung và hình thức của bằng, phòng GD&ĐT bàn giao cho các cơ sở GD THCS để phát cho học sinh. Khi bàn giao phải có biên bản kiểm đếm đầy đủ, ghi rõ số lượng, họ tên chữ ký của người giao, người nhận đầy đủ rõ ràng.

Tại các cơ sở GD THCS cần tổ chức cấp phát bằng cho học sinh kịp thời, không để tồn đọng quá lâu. Phòng GD&ĐT cần thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc cấp phát bằng tại đơn vị mình và tại các cơ sở GD THCS.

Đề nghị Phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, TX, TP thực hiện tốt nội dung công văn này.

Ấn định danh sách này có: …………….. được công nhận tốt nghiệp.

- Ghi chú: mẫu này lập 4 bản

+ Lưu 1 bản tại cơ sở GD THCS.

+ Lưu 1 bản tại Phòng GD&ĐT

+ Nộp 1 bản về Sở GD&ĐT.

+ Nộp 1 bản về Bộ GD&ĐT (qua Sở GD&ĐT)

Ghi chú:

- Mẫu sổ này sử dụng tại các cơ sở có học sinh TN THCS.

- Sổ cần được đánh số trang và đóng dấu giáp lai các trang trước khi sử dụng.