Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng (sau đây gọi là Nghị quyết), ngày 05 tháng 3 năm 2021, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 299/QĐ-BTP về Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết nêu trên (sau đây gọi là Kế hoạch số 299/QĐ-BTP). Để thực hiện hiệu quả Nghị quyết, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là UBND cấp tỉnh) quan tâm thực hiện một số công việc sau đây:

1. Bám sát các nhiệm vụ đã được giao trong Nghị quyết và Kế hoạch số 299/QĐ-BTP để triển khai thực hiện, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, đúng tiến độ với sự phối hợp chặt chẽ giữa các sở, ban, ngành tại địa phương.

2. Chỉ đạo, giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương; xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, bảo đảm thực hiện đầy đủ các mục tiêu, định hướng của Nghị quyết; tăng cường phổ biến, quán triệt nội dung Nghị quyết và vị trí, vai trò của hoạt động công chứng đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan và người dân tại địa phương.

3. Thực hiện nghiêm quy định tại điểm d khoản 1 Điều 70 Luật công chứng về việc ban hành Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (sau đây gọi là Tiêu chí). Các địa phương đã ban hành Tiêu chí cần rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Tiêu chí cho phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng đã xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP, tình hình phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu công chứng trên địa bàn và trong điều kiện không còn quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương chưa ban hành Tiêu chí cần khẩn trương ban hành. UBND cấp tỉnh chỉ xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng sau khi đã ban hành Tiêu chí.

Khi ban hành Tiêu chí cần bám sát các điều kiện đối với Văn phòng công chứng quy định tại các Điều 22, Điều 23 của Luật Công chứng; Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, trong đó lưu ý một số vấn đề sau: (i) các Tiêu chí nên quy thành điểm để bảo đảm tính chính xác, minh bạch, công bằng, khách quan, về nguyên tắc, hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đáp ứng tốt hơn Tiêu chí sẽ được tính nhiều điểm hơn; (ii) khi đánh giá về sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng cần lưu ý đánh giá nhu cầu công chứng trên địa bàn dự kiến đặt trụ sở, thể hiện qua số lượng hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong thời gian gần đây; diện tích, điều kiện địa lý, hệ thống hạ tầng giao thông, số lượng dân cư và sự phân bố dân cư trên địa bàn cấp huyện, số lượng Phòng công chứng, Văn phòng công chứng đã thành lập trên địa bàn, trong đó lưu ý không thành lập nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện; các vấn đề khác liên quan đến hoạt động công chứng; (iii) tính khả thi, bền vững và quy mô, chất lượng của Văn phòng công chứng được thể hiện thông qua: nhân sự dự kiến của Văn phòng công chứng (số lượng, trình độ, kinh nghiệm của công chứng viên và nhân viên khác; cam kết về thời gian hợp danh của các công chứng viên tại Văn phòng công chứng); (iv) điều kiện cơ sở vật chất: diện tích, thời hạn sử dụng, trụ sở dự kiến Văn phòng công chứng, việc bảo đảm diện tích làm việc tối thiểu cho công chứng viên, nhân viên, người lao động, diện tích khu vực tiếp đón người yêu cầu công chứng, lưu trữ hồ sơ; trang thiết bị dự kiến lắp đặt phục vụ cho hoạt động công chứng; (v) quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu trữ hồ sơ công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng (có phần mềm tra cứu ngăn chặn và quản lý hồ sơ công chứng; phần mềm của Văn phòng công chứng có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu thông tin chung về công chứng).

4. Việc xem xét, quyết định cho phép thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng (nếu có) từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác cũng phải phù hợp với Tiêu chí đã ban hành, đánh giá sự cần thiết phải có Văn phòng công chứng trên địa bàn mới mà Văn phòng công chứng dự kiến chuyển trụ sở đến.

5. Giao Sở Tư pháp xây dựng Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng tại địa phương, bảo đảm phát triển nghề công chứng phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phương và định hướng của Nghị quyết. Đề án cần có các nội dung chính như: cơ sở pháp lý, thực tiễn, sự cần thiết ban hành; cách thức quản lý về phát triển tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ công chứng viên, hành nghề công chứng; vai trò, trách nhiệm tự quản của các Hội công chứng viên; quan hệ phối hợp với Sở Tư pháp của Hội công chứng viên; trách nhiệm của các sở, ban, ngành có liên quan đến hoạt động công chứng; chính sách ưu đãi, hỗ trợ đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định của Luật Công chứng và Điều 16 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng; tổ chức thực hiện Đề án và nguồn kinh phí xây dựng, tổ chức thực hiện Đề án.

6. Tập trung nguồn lực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, trong đó quan tâm đến việc xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về công chứng bảo đảm chia sẻ và kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan, đồng thời, chỉ đạo các sở ban, ngành ở địa phương thực hiện việc liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư.

7. Rà soát, đánh giá, đề xuất sửa đổi, bổ sung chính sách tài chính đối với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm giải quyết những vướng mắc, bất cập, bảo đảm phù hợp với tính chất dịch vụ công của hoạt động công chứng, mặt bằng chung trong chính sách tài chính của các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước và đối với từng loại hình tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng) theo tinh thần tiếp tục xã hội hóa hoạt động công chứng và bảo đảm định hướng duy trì Phòng Công chứng giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong thị trường dịch vụ công chứng phục vụ nhiệm vụ chính trị, công tác quản lý nhà nước tại địa phương.

8. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về công chứng và Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, thành lập các đoàn thanh tra liên ngành xử lý các vụ vi phạm trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, đặc biệt tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo”, công chứng “chờ”, chuyển cơ quan điều tra xử lý hình sự các vi phạm về hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

9. Chỉ đạo Sở Tài chính bố trí kinh phí theo quy định để bảo đảm triển khai thực hiện Nghị quyết có hiệu quả.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị UBND cấp tỉnh phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để xem xét, giải quyết hoặc tổng hợp báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

Bộ Tư pháp trân trọng cám ơn sự phối hợp của Quý cơ quan./.