Kính gửi: Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Văn phòng Chính phủ phối hợp với Bộ Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng quy trình nghiệp vụ, cung cấp dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Theo đó, Văn phòng Chính phủ đã thiết lập hệ thống để cán bộ phòng Tư pháp UBND cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ dịch vụ công “chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” theo quy định.

Để việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến chính thức từ tháng 7 năm 2020, Văn phòng Chính phủ trân trọng đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai ngay các nội dung sau:

1. Tập huấn, quán triệt tới các cơ quan, đơn vị liên quan đặc biệt là cán bộ tư pháp, chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã triển khai theo quy trình nghiệp vụ đã được thống nhất tại Phụ lục 1 kèm theo.

Chi tiết các bước thực hiện trên Hệ thống theo hướng dẫn tại chức năng “Hướng dẫn sử dụng” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (tại địa chỉ quantri.dichvucong.gov.vn).

2. Sử dụng thiết bị chứng thư số được cấp cho UBND tỉnh hoặc cơ quan được UBND tỉnh ủy quyền quản lý tài khoản quản trị chung của tỉnh (tài khoản quản trị cấp cao) để đăng ký tài khoản cơ quan nhà nước trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và thông báo cho Văn phòng Chính phủ để được cấp quyền quản trị này.

Sử dụng tài khoản quản trị cấp cao bổ sung, phân quyền cho cơ quan, đơn vị trực thuộc quản lý tài khoản trên các phân hệ của Cổng Dịch vụ công quốc gia bao gồm: Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; hệ thống tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp; các dịch vụ công trực tuyến trong đó có dịch vụ “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” theo hướng dẫn tại Phụ lục 2 kèm theo.

3. Rà soát, bảo đảm điều kiện trang thiết bị để triển khai dịch vụ này (hạ tầng mạng, chứng thư số, máy quét văn bản,...).

Trường hợp chưa đáp ứng các thiết bị chứng thư số của Lãnh đạo, công chức và cơ quan các cơ quan tiếp nhận, xử lý dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (UBND xã, phường, thị trấn; Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh/thành phố), đề nghị có văn bản gửi Ban Cơ yếu Chính phủ (Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin) để được cung cấp đáp ứng nhiệm vụ, công việc được giao.

Đầu mối Văn phòng Chính phủ: đ/c Nguyễn Đình Lợi, điện thoại 080.40551, 0984688909; thư điện tử: nguyendinhloi@chinhphu.vn;

Thông tin liên hệ hỗ trợ việc cung cấp chữ ký số chuyên dùng Chính phủ theo số điện thoại: 024.3773.8668 (nhánh 1)./.

PHỤ LỤC 1

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH VÀ KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA THÀNH PHẦN HỒ SƠ LÀ BẢN SAO ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH
(Kèm theo Công văn số 5438/VPCP-KSTT ngày 06 tháng 7 năm 2020 của Văn phòng Chính phủ)

I. Quy trình cấp bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính

Về quy trình xử lý chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (CDVCQG), các đối tượng tham gia vào quy trình được cấu hình theo quyền thực hiện, về cơ bản sẽ có 3 bước tương ứng với 3 quyền (tối đa 3 người dùng tham gia vào 01 quy trình);

- Quyền tạo bản sao: Công chức thực hiện công tác chứng thực của UBND cấp xã, chuyên viên phòng tư pháp cấp huyện (tại văn bản này sau đây gọi chung là Công chức thực hiện công tác chứng thực).

- Quyền ký bản sao: lãnh đạo UBND cấp xã, lãnh đạo phòng tư pháp cấp huyện (tại văn bản này sau đây gọi chung là lãnh đạo)

- Quyền đóng dấu bản sao: người quản lý con dấu cơ quan.

Hệ thống cấu hình theo quyền nên có thể tùy biến, cấu hình một người thực hiện nhiều quyền, phù hợp với phân công nhiệm vụ thực tế tại cơ quan, đơn vị.

Trong giai đoạn 1, dịch vụ mới cung cấp cho các cơ quan thực hiện chứng thực cấp xã, cấp huyện, chưa cung cấp cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, công chứng viên thực hiện chứng thực.

Mô tả quy trình

Ghi chú: lệ phí thực hiện, thời gian thực hiện 3 bước phải bảo đảm quy định về thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật về chứng thực.

II. Quy trình tiếp nhận, kiểm tra tính chính xác của thành phần hồ sơ TTHC là bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính