Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hứa Ngọc Thuận về triển khai thực hiện Thông tư số 09/2013/TT-BNV tại Công văn số 9633/VT-THKH ngày 19 tháng 11 năm 2013 của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố;

Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ như sau:

1. Thông tư số 09/2013/TT-BNV gồm 3 chương, 12 điều; Ban hành kèm theo Thông tư này là 04 biểu báo cáo: Biểu số 01/CS - Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư; Biểu số 01/TH - Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư; Biểu số 02/CS - Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Biểu số 02/TH - Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2013 và thay thế Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

2. Việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 được Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn thực hiện tại Công văn số 237/CCVTLT-QL ngày 28 tháng 10 năm 2013 (nội dung báo cáo theo Quyết định số 13, 14/2005/QĐ-BNV).

Nay, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 theo quy định mới tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV. Trong đó, nội dung báo cáo cần thực hiện theo các biểu mẫu mới ban hành kèm theo Thông tư.

Riêng việc gửi báo cáo, kỳ hạn và thời hạn gửi báo cáo tiếp tục thực hiện theo Công văn số 237/CCVTLT-QL.

3. Một số nội dung cần lưu ý trong quá trình thực hiện Thông tư số 09/2013/TT-BNV như sau:

a) Tại Biểu số 01/CS và 01/TH

- Mục I của Nội dung báo cáo, về việc ban hành văn bản chỉ đạo, cần thống kê và tổng hợp cụ thể như: Quy chế, quy trình văn thư; Danh mục hồ sơ cơ quan.

- Về Văn bản điện tử tại Mục III của Nội dung báo cáo, về thống kê và tổng hợp Văn bản đi, văn bản.

b) Tại Biểu số 02/CS và 02/TH

- Mục I của Nội dung báo cáo, về việc ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cần thống kê, tổng hợp các nội dung như: Quy chế, Quy trình nghiệp vụ lưu trữ; Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Nội quy ra vào kho lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản.

- Thống kê, tổng hợp đối với các tài liệu điện tử.

Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 theo hướng dẫn nêu trên. Nội dung Thông tư số 09/2013/TT-BNV và các biểu mẫu đính kèm, các cơ quan, tổ chức truy cập và tải về tại Mục Văn bản quản lý nhà nước của Trang tin điện tử Sở Nội vụ theo địa chỉ: http://www.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn.

Kết quả báo cáo gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, theo địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7; điện thoại số (08) 37.760.692; số fax (08) 37.760.684 hoặc địa chỉ email ccvtlt.snv@tphcm.gov.vn, để tổng hợp, báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định./.