2.3 Dung sai kích thước của phong bì là ± 1,5 mm

3. Yêu cầu kỹ thuật

3.1 Giấy làm phong bì phải đảm bảo bền chắc, không rách trong quá trình vận chuyển và sử dụng.

3.2 Giấy làm phong bì phải đảm bảo, ở điều kiện bình thường, không đọc được nội dung văn bản bên trong.

3.3 Chất kết dính nắp phong bì phải đảm bảo độ bền chắc, không kích thích côn trùng và động vật gặm nhấm.

3.4 Các góc của phong bì phải vuông (90^o), không có khe hở. Sai lệch độ vuông góc về các phía không quá ± 1^o.

3.5 Các mép dán của phong bì phải thẳng, không nhăn và đảm bảo độ chắc chắn.

4. Nội dung và vùng trình bày các nội dung trên phong bì

4.1 Mặt trước của phong bì (mặt không có mép dán) được trình bày theo hình 1.

...

...

...

Hình 1

Vùng 1 dùng để ghi tên, địa chỉ của cơ quan gửi, số văn bản gửi và các thông tin khác như: biểu tượng của cơ quan, điện thoại (ĐT), fax, hộp thư điện tử (E-mail), telex (nếu có);

Vùng 2 ghi chữ "Kính gửi :" tên và địa chỉ cơ quan/người nhận.

Bảng 2 - Khoảng cách vùng trình bày

Kích thước tính bằng milimét

Qui cách phong bì

a ± 1

b ± 2

...

...

...

B4

20

120

140

B5

15

100

100

B6

...

...

...

80

60

4.3 Cỡ chữ và kiểu chữ ghi nội dung của cơ quan gửi trên phong bì theo bảng 3 (hoặc tương đương).

Bảng 3 - Cỡ chữ và kiểu chữ trên phong bì

Nội dung ghi trên phong bì

Cỡ chữ đối với loại qui cách phong bì

Kiểu chữ

B4

B5

...

...

...

Tên cơ quan

20

18

16

Times New Roman, kiểu in hoa, đậm

Địa chỉ cơ quan

14

14

12

...

...

...

Điện thoại, Fax; telex; hộp thư điện tử

14

14

12

Times New Roman

Số văn bản

16

16

14

...

...

...

Chữ "Kính gửi:"

16

16

14

Times New Roman, kiểu nghiêng, đậm

4.4 Ví dụ trình bày các nội dung trên phong bì, xem phụ lục A.

5. Phương pháp kiểm tra

5.1 Kiểm tra kích thước và các góc của phong bì bằng thước đo thông dụng.

5.2 Kiểm tra độ chắc chắn của mép dán phong bì bằng cách dán mép phong bì, để khoảng 10 phút, sau đó bóc ra, mép dán phải đảm bảo không còn nguyên vẹn như cũ.

...

...

...

Phụ lục A

(tham khảo)

Ví dụ trình bày nội dung ghi trên phong bì qui cách B6

Hình 2

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7436:2004 về Phong bì sử dụng trong cơ quan hành chính do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành