5. Phần đầu báo cáo

5.1. Bìa trước

Bìa trước, bao gồm trang 1 và trang 2, cung cấp những thông tin cần có, đồng thời còn có tác dụng bảo vệ.

Trên trang 1 của bìa trước có thể có những nội dung sau (xem thêm phụ lục B):

● Ký hiệu phân loại: ghi rõ ký hiệu phân loại ở góc trên trái để thuận tiện cho việc phân loại, tra cứu và xử lý thông tin;

● Mã số đơn vị (cơ quan): thông thường ghi ở góc trên phải;

● Phạm vi phổ biến, nếu có;

● Tên cơ quan chủ quản (nếu có); Tên cơ quan chủ trì đề tài, dự án v.v...;

● Tiêu đề đề tài, dự án .v.v, dùng cỡ chữ lớn, đặt ở vị trí rõ ràng nhất;

...

...

...

● Nơi xuất bản, thời gian xuất bản.

Trang 2 của bìa trước, có thể ghi phương thức chuyển tặng và đơn vị và cá nhân chuyển tặng; những khoản cần chú thích rõ.

5.2. Trang tiêu đề

Trang tiêu đề được bố trí ở sau bìa trước, và ở mặt phải của tờ khác. Ngoài những nội dung thống nhất quy định trong 5.1, trang tiêu đề còn bao gồm tên, chức danh, học vị của các thành viên đề tài hoặc những người tham gia vào một phần công việc.

Tiêu đề là tổ hợp lôgíc của những từ ngữ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, phản ánh đối tượng, nội dung quan trọng nhất của báo cáo. Để tạo điều kiện cho việc giao lưu quốc tế và tra cứu từ liệu, nên có tiêu đề song song bằng tiếng Anh.

Trong trường hợp những từ ngữ trong tiêu đề chính chưa biểu đạt hết ý nghĩa, có thể bổ sung tiêu đề phụ để làm nổi bật hoặc cụ thể hóa nội dung của báo cáo.

Khi báo cáo được chia thành nhiều phần, hoặc chia kết quả nghiên cứu ra thành nhiều giai đoạn thì các phần chia đó nên sử dụng tiêu đề phụ để phân biệt nội dung riêng biệt của từng phần.

Nếu tiêu đề xuất hiện ở nhiều chỗ khác nhau trong báo cáo thì phải viết giống nhau hoàn toàn, nhưng có thể viết tắt.

5.3. Lời cảm ơn

...

...

...

- Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cộng tác, doanh nghiệp và cá nhân đã tài trợ;

- Những tổ chức, cá nhân giúp đỡ hoàn thành công trình nghiên cứu và tạo điều kiện thuận lợi;

- Những người giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp trong quá trình nghiên cứu;

- Tất cả những người mà tác giả đã sử dụng tư liệu, tài liệu để minh họa, tư tưởng nghiên cứu làm dẫn chứng, v.v...;

- Những tổ chức cá nhân khác mà tác giả nên cảm ơn.

5.4. Mục lục

Mục lục cần thiết cho bản báo cáo nhiều trang. Đối với những báo cáo có ít trang thì có thể không cần mục lục.

Mục lục bao gồm số thứ tự, tiêu đề, số thứ tự trang của từng phần, chương, mục, phụ lục của báo cáo.

Khi báo cáo được chia thành nhiều tập, một mục lục đầy đủ các nội dung của báo cáo phải được trình bày ở mỗi tập.

...

...

...

Nếu trong báo cáo có nhiều hình minh họa và bảng biểu thì nên soạn ra danh mục này và đặt ở trang riêng sau trang mục lục.

Danh mục các hình minh họa cần có đầy đủ số thứ tự, tên hình minh họa và số trang mà hình minh họa xuất hiện. Danh mục các bảng biểu cũng cần có số thứ tự, tên bảng biểu và số trang mà bảng biểu đó xuất hiện.

5.6. Lời giới thiệu (lời tựa)

Lời giới thiệu, thông thường, là lời giới thiệu công trình nghiên cứu do một chuyên gia am hiểu lĩnh vực được đề cập đến trong công trình nghiên cứu, viết.

5.7. Tóm tắt

Tóm tắt trong báo cáo được bắt đầu từ mặt phải một trang riêng.

Tóm tắt là bản tường thuật nội dung báo cáo một cách ngắn gọn, rõ ràng, có đầy đủ thông tin cần thiết.

Tóm tắt bao gồm những nội dung chủ yếu trong báo cáo, nêu tóm tắt xuất xứ, tính cấp thiết của báo cáo; ý nghĩa khoa học; ý nghĩa thực tiễn; đối tượng nghiên cứu; đối tượng khảo sát; phạm vi nghiên cứu; phương pháp nghiên cứu khoa học; nội dung từng chương một cách ngắn gọn; một số kết luận và kiến nghị quan trọng được rút ra từ kết quả nghiên cứu.

Tóm tắt, thông thường, không quá hai trang.

...

...

...

5.8. Từ khóa và các chú giải

5.8.1. Từ khóa

Từ khóa là từ hoặc cụm từ được lựa chọn từ báo cáo thể hiện trực tiếp chủ đề hoặc cụ thể hóa các khía cạnh của chủ đề nhằm mục đích mô tả nội dung báo cáo và tra cứu.

Mỗi một bản báo cáo sẽ chọn từ 3 đến 8 từ làm từ khóa. Những từ đó được viết đậm thành một hàng ở phía góc dưới bên trái của trang tóm tắt.

Với mục đích giao lưu quốc tế, để đối chiếu, nên ghi cả những từ khóa tiếng Việt và tiếng Anh.

5.8.2. Chú giải

Để thuận tiện cho mục đích tra cứu, các ký hiệu, biểu tượng, từ rút gọn, từ viết tắt, đơn vị đo lường hoặc thuật ngữ phải được liệt kê.

Thông thường, các chú giải được liệt kê ngay sau bản tóm tắt

6. Phần chính báo cáo

...

...

...

Phần mở đầu giới thiệu một cách ngắn gọn mục đích, phạm vi công việc nghiên cứu, các công việc liên quan khác và giới hạn phạm vi tiếp cận.

Phần mở đầu không nhắc lại những nội dung đã trình bày trong bản tóm tắt, không nêu chi tiết các học thuyết thực nghiệm, phương pháp hoặc kết quả nghiên cứu cũng như dự đoán các kết luận và kiến nghị.

6.2. Nội dung chính

6.2.1. Yêu cầu chung

Nội dung chính của báo cáo được chia thành các Chương đề cập các vấn đề về lý thuyết, phương pháp thực nghiệm; và kết quả nghiên cứu.

Lý thuyết, phương pháp và kết quả trong nội dung chính của báo cáo không nên quá chi tiết, nhưng phải mô tả đầy đủ và rõ ràng để người đọc có thể nắm bắt thông tin dễ dàng.

Nếu cần thiết, việc chứng minh đầy đủ về mặt toán học hoặc mô tả trình tự thí nghiệm một cách cụ thể được trình bày trong các phụ lục.

Nội dung chính của báo cáo cần phản ánh:

a) Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và/hoặc ngoài nước

...

...

...

- Phân tích những phương pháp, giải pháp hoặc nguyên lý kỹ thuật/công nghệ hiện đang sử dụng đối với đối tượng nghiên cứu, đánh giá sự khác biệt, nêu rõ những tồn tại, hạn chế và rút ra kết luận cần thiết;

b) Lựa chọn đối tượng nghiên cứu

- Lập luận việc lựa chọn đối tượng nghiên cứu, cách tiếp cận và thiết kế nghiên cứu;

- Lập luận phương pháp nghiên cứu và kỹ thuật đã sử dụng;

- Lập luận về tính mới, tính sáng tạo và những nét riêng của đề tài nghiên cứu.

c) Nội dung đã thực hiện

Nêu rõ những nội dung cụ thể đã thực hiện của đề tài, những hạng mục chủ yếu đã được tiến hành, trong đó trình bày đầy đủ và toàn diện quá trình nghiên cứu lý thuyết và/hoặc thí nghiệm, thực nghiệm (hoặc điều tra, khảo sát) đã tiến hành.

● Đối với nghiên cứu lý thuyết, cần nêu rõ:

- Nội dung nghiên cứu lý thuyết và kết quả đạt được;

...

...

...

- Phương pháp tính toán và kỹ thuật đã sử dụng;

● Đối với công việc thí nghiệm, thực nghiệm (hoặc điều tra, khảo sát), cần nêu rõ:

- Luận cứ cần thiết của thí nghiệm đã tiến hành;

- Nguyên lý hoạt động của đối tượng đã nghiên cứu;

- Đặc điểm của đối tượng cần nghiên cứu, phát triển;

- Tiêu chuẩn thử nghiệm và đánh giá; những thiết bị thí nghiệm/thử nghiệm đã sử dụng trong nghiên cứu;

- Số mẫu hoặc số lần thí nghiệm cần thiết để thu được những kết quả nghiên cứu tin cậy;

- Số liệu thí nghiệm thu được và kết quả kiểm tra, đo đạc, thử nghiệm;

- Đánh giá sai số đo và tính đại diện của số liệu;

...

...

...

d) Tổng quát hóa và đánh giá kết quả thu được

- Đánh giá độ tin cậy của các kết quả thu được (các đặc trưng, thông số, chỉ tiêu chất lượng) và so sánh chúng với các kết quả của mẫu tương tự trong nước và/hoặc ngoài nước;

- Đánh giá tính ổn định công nghệ và sơ bộ tính toán hiệu quả so với phương án nhập công nghệ;

- Đánh giá đầy đủ và toàn diện kết quả thu được so với đề cương ban đầu đề ra và đánh giá các kết quả không đạt;

6.2.2. Yêu cầu cụ thể đối với việc trình bày bảng biểu, hình vẽ, công thức toán học; đơn vị đo lường; ký hiệu và từ viết tắt

6.2.2.1. Hình minh họa

Hình được sử dụng trong trường hợp chúng có thể diễn đạt thông tin có hiệu quả. Hình minh họa cho phần lời thêm rõ ràng và dễ hiểu.

Hình minh họa bao gồm biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ, sơ đồ cấu tạo, biểu đồ phát triển, sơ đồ bố trí, bản đồ, ảnh chụp, bản vẽ, v.v...

Hình minh họa phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ 1. Việc đánh số hình phải độc lập với việc đánh số chương, mục, điều, bảng.

...

...

...

Khi cần thiết, ứng với ký hiệu, dấu hiệu, mã số thay thế và điều kiện thực nghiệm, v.v... có thể sử dụng những từ giản lược nhất ghi theo hàng ngang ngay dưới hình minh họa làm chú dẫn.

Đối với những hình là ảnh chụp, yêu cầu hiển thị rõ nét hình dáng từng bộ phận để tiện cho việc chế bản. Nếu dùng bản phục chế phóng to, thu nhỏ thì phải rõ ràng, độ tương phản đen trắng vừa phải. Trên ảnh chụp phải thể hiện được mức độ tiêu chuẩn về kích thước của vật đích (vật đang xét tới).

6.2.2.2. Bảng

Bảng được sử dụng để diễn đạt thông tin có hiệu quả. Bảng minh họa cho phần lời thêm rõ ràng và dễ hiểu.

Phải chỉ dẫn một cách rõ ràng từng bảng trong phần lời của báo cáo.

Các chữ số trong cùng một ô lớn phải đối xứng ngay ngắn. Trong bảng, không được dùng: "như trên"; "giống bên trái" và những từ tương tự như vậy, mà phải viết chữ hoặc chữ số một cách cụ thể. "Không" trong bảng biểu thị nội dung ô đó chưa được thực nghiệm hoặc không có nội dung

đó, ký hiệu "-"; "..." (vì "-" có thể bị nhầm với ký hiệu phản ứng mang tính âm) biểu thị nội dung ô đó chưa phát hiện, ký hiệu "0" biểu thị kết quả thực nghiệm bằng 0.

Bảng phải được ghi rõ là "Bảng" và đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ 1. Việc đánh số phải độc lập với việc đánh số chương, mục, điều, hình.

Mỗi bảng cần có tiêu đề ngắn gọn, được đặt phía trên bảng cùng với số thứ tự của bảng.

...

...

...

Trong trường hợp cần thiết, những ký hiệu, dấu hiệu mã số thay thế hoặc những phần cần thuyết minh có thể được chú thích bằng những từ ngữ ngắn gọn nhất và được ghi ngay dưới tên bảng hoặc có thể ở bên dưới bảng.

Số thứ tự chú thích nội dung trong bảng biểu được ghi bằng chữ số Ả rập cỡ nhỏ, để trong ngoặc đơn và đặt ở góc trên bên phải của đối tượng cần chú thích, ví dụ: xxx⁽¹⁾, không dùng dấu sao "*" để tránh bị nhầm lẫn với ký hiệu di chuyển vật chất và đối xứng trong toán học.

6.2.2.3. Công thức toán học

Nếu cần phải đánh số một số hoặc toàn bộ các công thức trong báo cáo để tiện cho việc tra cứu, thì sử dụng chữ số Ả rập đặt trong ngoặc đơn và bắt đầu từ số 1 (xem ví dụ 1).

VÍ DỤ 1: Giá trị hòa tan, M, đối với một thành phần hoà tan được tính toán theo một trong các phương trình sau:

Đối với việc sử dụng nước lạnh:

                                               ...( 1 )

Đối với việc sử dụng nước ấm và nước nóng:

                                                  ...( 2 )

...

...

...

Nếu công thức tương đối dài thì có thể ngắt xuống hàng bên dưới. Nếu công thức bắt buộc phải ngắt dòng thì chỉ được ngắt dòng ở những chỗ có dấu toán học: "+", "-", "¸", "<", ">". (xem ví dụ 2).

VÍ DỤ 2:

Công thức trên dưới đối xứng qua dấu bằng " = " (xem ví dụ 3)

ví dụ 3:

y'

= (sin²3x)'

= 2 sin3x (sin3x)'

...

...

...

= 6 sin3x cos3x

= 3 sin6x

6.2.2.4. Trình bày số và trị số

Ký hiệu thập phân là dấu phẩy ","

Nếu như một giá trị nhỏ hơn 1 được viết dưới dạng thập phân thì ký hiệu thập phân phải được đặt sau số "zero" (0).

VÍ DỤ: 0,001

Mỗi nhóm 3 chữ số dịch về bên trái hay bên phải của ký hiệu thập phân phải cách nhau một dấu chấm so với các số trước hoặc sau tương ứng, trừ 4 chữ số thể hiện năm

VÍ DỤ: 2.345,67 nhưng đối với năm thì viết là 1997; 2000.

Để diễn đạt giá trị của các đại lượng vật lý, phải sử dụng chữ số Ả rập, tiếp sau đó là ký hiệu đơn vị quốc tế.

...

...

...

Phải sử dụng các đơn vị đo lường hợp pháp của Việt Nam. Nếu dùng đơn vị khác thì phải viết cả giá trị chuyển đổi và đặt trong dấu ngoặc đơn ( ).

6.2.2.6. Ký hiệu và từ viết tắt

Ký hiệu và từ viết tắt phải theo những quy định của tiêu chuẩn có liên quan, ngoài ra còn phải áp dụng những quy định của chính môn khoa học, chuyên ngành mà báo cáo đề cập đến do một tổ chức học thuật hoặc cơ quan chức năng định ra. Cũng có thể sử dụng từ vựng khoa học do Hội đồng thẩm định danh từ khoa học tự nhiên quốc gia biên soạn ra.

Trong trường hợp không thể không sử dụng những từ không thông dụng, hoặc là sử dụng những ký hiệu, dấu hiệu, từ tóm tắt, viết tắt bằng chữ cái đầu do chính tác giả tự định ra, thì khi chúng xuất hiện lần đầu đều phải kèm theo lời giải thích và đưa ra định nghĩa rõ ràng.

6.3. Kết luận và kiến nghị

Các kết luận và kiến nghị cần trình bày thành một chương riêng và không đánh số.

Phần kết luận trong báo cáo mang tính tổng thể. Kết luận phải chính xác, hoàn chỉnh, rõ ràng và chặt chẽ, trình bày ngắn gọn các kết quả của đề tài. Cũng có thể đưa vào phần kết luận những số liệu nhưng không trình bày lập luận chi tiết.

Trong phần kiến nghị phải đề xuất việc sử dụng và áp dụng các kết quả đã thu được, nêu ra hiệu quả kinh tế - kỹ thuật do áp dụng mang lại, chỉ ra giá trị của các kết quả đã được tạo ra về mặt khoa học và kinh tế-xã hội và các kiến nghị khác.

Trong kết luận có thể đưa ra những kiến nghị, ý tưởng nghiên cứu, sáng kiến cải tiến hoặc những vấn đề còn đang đợi giải quyết, v.v...

...

...

...

7.1. Phụ lục

Phụ lục là phần bổ sung cho nội dung của báo cáo.

Phụ lục cung cấp các thông tin bổ sung nhằm mục đích thông hiểu

Thông thường, phụ lục có thể bao gồm các loại tài liệu sau:

a) Những tài liệu nhằm hoàn chỉnh nội dung báo cáo nhưng nếu cho vào phần nội dung chính thì sẽ làm đảo lộn trật tự hoặc không lôgic. Những tài liệu này bao gồm: những thông tin rõ ràng hơn phần nội dung chính, những mô tả sâu hơn về phương pháp và kỹ thuật nghiên cứu, tư vấn những đầu sách tham khảo có thể đọc thêm, những thông tin bổ sung hữu dụng đối với nội dung chính, v.v...

b) Những tài liệu quá dài hoặc tài liệu được lấy từ bản phục chế mà không tiện đưa vào phần nội dung chính.

c) Những tài liệu mà độc giả thông thường không có nhu cầu đọc, nhưng lại là tư liệu tham khảo rất có giá trị đối với người cùng chuyên môn.

d) Những số liệu ban đầu quan trọng nào đó, những suy luận toán học, trình tự tính toán, minh họa kết cấu, chú thích, bảng thống kê, hoặc những tài liệu in từ trong máy tính ra, v.v...

7.2. Tài liệu tham khảo

...

...

...

Thư mục tài liệu tham khảo phải cung cấp đầy đủ thông tin để có thể dễ dàng xác định nguồn gốc tài liệu tham khảo.

Tài liệu tham khảo phải có giá trị sử dụng phù hợp với nội dung của báo cáo.

Nguồn tài liệu thường được trình bày theo thứ tự : Họ tên tác giả/Nhan đề/Các yếu tố về xuất bản.

VÍ DỤ: Đối với Tạp chí:

Phạm Minh Long. Đánh giá tác động của khoa học và công nghệ đối với tăng trưởng kinh tế trong ngành công nghiệp. TC Cơ khí, 2003, số 3, tr.13.

Trong khi viết báo cáo, nếu có nội dung liên quan đến tài liệu tham khảo thì phải viết số thứ tự tài liệu trong danh mục tài liệu tham khảo trong ngoặc vuông [ ].

7.3. Bìa sau

Bìa sau, (bao gồm trang 3 và trang 4), thông thường để trang trắng và có tác dụng bảo vệ.

...

...

...

(Tham khảo)

Ví dụ về bố cục điển hình của một báo cáo

* Không bắt buộc

PHỤ LỤC B

(Tham khảo)

Ví dụ về bìa trước của một báo cáo

...

...

...

VIỆN CÔNG NGHỆ

BẢO MẬT (nếu có)

BÁO CÁO TỔNG KẾT KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT

ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐỐI VỚI TĂNG TRƯỞNG KINH TẾ TRONG NGÀNH CÔNG NGHIỆP

...

...

...

Hà Nội -3/2003

Tài liệu này được chuẩn bị trên cơ sở kết quả thực hiện Đề tài cấp Nhà nước, mã số KHCN.05.12

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7320:2003 về Thông tin và tư liệu - Cách trình bày báo cáo khoa học và kỹ thuật