4.1.2. Trong một số trường hợp cụ thể, có thể rút ngắn các bước nêu trong 4.1.1 cho phù hợp với điều kiện thực tế, nhưng vẫn phải đảm bảo nguyên tắc đồng thuận và chất lượng của TCVN.

4.1.3. Các tài liệu cần thực hiện nêu trong 4.1.1 phải được soạn thảo và trình bày theo TCVN 1-2: 2003, TCVN 6709 (ISO/IEC Guide 21) và các qui định hiện hành khác.

4.2. Nội dung và yêu cầu của các bước xây dựng TCVN

4.2.1. Bước 1: Đề nghị xây dựng TCVN

Một tổ chức và cá nhân đều có quyền đề nghị xây dựng hoặc soát xét TCVN. Đề nghị xây dựng hoặc soát xét TCVN được trình bày dưới dạng Dự án TCVN theo yêu cầu nêu trong Phụ lục A và có thể kèm theo dự thảo tiêu chuẩn đề nghị.

4.2.2. Bước 2: Xét duyệt Dự án TCVN và đưa vào Kế hoạch xây dựng TCVN

Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia tổ chức việc xét duyệt Dự án TCVN. Dự án TCVN được duyệt là cơ sở cho việc lập Kế hoạch xây dựng TCVN.

Sau khi Kế hoạch xây dựng TCVN được duyệt, Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia giao cho Ban kỹ thuật hoặc Tiểu ban kỹ thuật hoặc Tổ công tác đặc biệt (sau đây gọi chung là Ban kỹ thuật) tương ứng hoặc thành lập Ban kỹ thuật mới (nếu chưa có) để thực hiện việc soạn thảo tiêu chuẩn.

4.2.3. Bước 3: Biên soạn DTLV

...

...

...

- lập và thông qua chương trình công tác để soạn thảo tiêu chuẩn;

- chuẩn bị các điều kiện có liên quan đến việc soạn thảo tiêu chuẩn;

- thu thập và xử lý các tài liệu tham khảo, các số liệu hoặc kết quả thử nghiệm có liên quan, các thông tin về sản xuất, quản lý, sử dụng, nghiên cứu khoa học và công nghệ,…;

- dịch và nghiên cứu các tài liệu chính làm cơ sở cho việc soạn thảo (nếu có);

- biên soạn DT LV;

- viết Bản thuyết minh DT LV (xem Phụ lục B).

4.2.4. Bước 4: Biên soạn DTBKT

4.2.4.1. Thư ký Ban kỹ thuật có trách nhiệm gửi DT LV kèm theo Bản thuyết minh cho các thành viên của Ban kỹ thuật để lấy ý kiến góp ý. Thời hạn lấy ý kiến cho DT LV theo đúng chương trình công tác.

4.2.4.2. Thư ký ban kỹ thuật thu thập và xử lý sơ bộ các ý kiến góp ý của các thành viên Ban kỹ thuật, lập bản tổng hợp và tiếp thu ý kiến góp ý, tiến hành sửa chữa, bổ sung DT LV để soạn thảo thành DT BKT và viết Bản thuyết minh kèm theo DT BKT.

...

...

...

4.2.5. Bước 5: Lấy ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo TCVN

4.2.5.1. DT BKT đã được Ban kỹ thuật thông qua được gửi đến Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia đăng ký thành DT TCVN. Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia cấp số hiệu tiêu chuẩn, gửi cùng với Bản thuyết minh đến các tổ chức, cá nhân và Ban kỹ thuật khác có liên quan để lấy ý kiến góp ý.

Danh sách các tổ chức, cá nhân và Ban kỹ thuật cần lấy ý kiến được xác định trong Dự án TCVN đã được xét duyệt. DT TCVN có thể được thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc hình thức tương tự để lấy ý kiến rộng rãi của các bên quan tâm. Các ý kiến góp ý DT TCVN được gửi về Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia.

4.2.5.2. Ban kỹ thuật xử lý các ý kiến góp ý của các tổ chức, cá nhân và Ban kỹ thuật khác có liên quan, lập bản tổng hợp tiếp thu ý kiến góp ý, tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn chỉnh DT TCVN.

4.2.5.3. Nếu các ý kiến góp ý hoàn toàn đồng ý với nội dung của DT TCVN thì Thư ký ban kỹ thuật báo cáo với Trưởng ban kỹ thuật về kết quả xử lý và lập Hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn Việt Nam (sau đây viết tắt là Hồ sơ DT TCVN) theo qui định trong Phụ lục C và soạn thảo tờ trình Hồ sơ DT TCVN để Trưởng ban kỹ thuật thông qua.

4.2.5.4. Trong trường hợp có ý kiến bất đồng, DT TCVN được đưa ra thảo luận tại Hội nghị chuyên đề của Ban kỹ thuật để tìm phương án xử lý.

Thành phần tham dự Hội nghị chuyên đề có thể bao gồm tất cả thành viên của Ban kỹ thuật và các tổ chức, cá nhân được gửi DT TCVN lấy ý kiến và các chuyên gia khác, nếu thấy cần thiết.

Ban kỹ thuật xử lý các ý kiến góp ý, lập biên bản hội nghị và bản tổng hợp tiếp thu ý kiến góp ý, tiến hành sửa chữa, bổ sung để hoàn chỉnh DT TCVN, sau đó Thư ký ban kỹ thuật tiến hành lập Hồ sơ DT TCVN và soạn thảo tờ trình Hồ sơ DT TCVN để Trưởng ban kỹ thuật thông qua.

Khi cần thiết, có thể tổ chức Hội nghị chuyên đề lần thứ 2, 3… hoặc tiến hành việc thử nghiệm, lấy thêm số liệu hoặc gửi DT TCVN đến các tổ chức, cá nhân có liên quan để lấy ý kiến bổ sung cho đến khi DT TCVN hoàn chỉnh.

...

...

...

4.2.6. Bước 6: Xét duyệt, ban hành TCVN

4.2.6.1. Sau khi nhận được Hồ sơ DT TCVN của Ban kỹ thuật, Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia có trách nhiệm tổ chức việc thẩm tra kỹ thuật - nghiệp vụ, thẩm tra pháp chế theo các nội dung qui định trong Phụ lục D.

4.2.6.2. Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia tổ chức Hội đồng thẩm xét (sau đây gọi tắt là Hội đồng) để xem xét thông qua DT TCVN và Hồ sơ DT TCVN trên cơ sở kết quả thẩm tra kỹ thuật - nghiệp vụ và thẩm tra pháp chế;

Thành phần của Hội đồng do Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia quyết định.

4.2.6.3. Ban kỹ thuật có trách nhiệm bảo vệ DT TCVN trước Hội đồng và có trách nhiệm xử lý dự thảo, Hồ sơ DT TCVN theo kết luận của Hội đồng (nếu có).

4.2.6.4. Sau khi được Hội đồng thông qua và sau khi Ban kỹ thuật xử lý, hoàn chỉnh DT và Hồ sơ DT TCVN theo kết luận của Hội đồng (nếu có), Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia tiến hành lập Hồ sơ dự thảo TCVN trình duyệt (xem Phụ lục C).

Bản TCVN trình duyệt phải rõ ràng, chính xác, được trình bày theo đúng quy định để có thể phát hành ngay sau khi ban hành.

4.2.6.5. Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia tiến hành kiểm tra pháp chế Hồ sơ DT TCVN trình duyệt và trình Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành TCVN. Quyết định ban hành TCVN được thông báo rộng rãi cho các bên có liên quan và đăng trong Công báo nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

4.2.7. Bước 7: Xuất bản TCVN

...

...

...

4.3. Kiểm tra TCVN

4.3.1. TCVN phải được kiểm tra định kỳ sau 5 năm kể từ khi ban hành hoặc từ lần kiểm tra, soát xét gần nhất hoặc khi có yêu cầu đột xuất để đảm bảo sự phù hợp của TCVN với trình độ phát triển kinh tế, khoa học và công nghệ. Kiểm tra TCVN là một nội dung trong kế hoạch xây dựng TCVN hàng năm.

Kết quả kiểm tra có thể là:

a) kiến nghị sửa đổi TCVN;

b) kiến nghị soát xét TCVN;

c) kiến nghị hủy bỏ TCVN.

4.4. Soát xét, sửa đổi TCVN

4.4.1. Các bước soát xét, sửa đổi TCVN được thực hiện tương tự như đối với việc xây dựng TCVN (xem từ 4.2.1 đến 4.2.7).

4.4.2. Nội dung sửa đổi của TCVN được in rời cho đến khi tái bản TCVN đó.

...

...

...

4.5.1. Các bước xem xét hủy bỏ TCVN được thực hiện tương tự như đối với việc xây dựng TCVN, với những nội dung chính sau:

- lập và xét duyệt kế hoạch xem xét hủy bỏ TCVN;

- nghiên cứu nội dung TCVN, thuyết minh, giải trình những lý do và cơ sở cho việc hủy bỏ TCVN;

- gửi bản TCVN và thuyết minh đi lấy ý kiến của các bộ, ngành hoặc cơ quan chủ quản có liên quan và một số tổ chức, cá nhân sử dụng TCVN đó;

- lập Hồ sơ TCVN hủy bỏ;

- xét duyệt và ban hành quyết định hủy bỏ TCVN.

Cơ quan quyết định hủy bỏ TCVN là cơ quan ban hành TCVN.

4.5.2. Hồ sơ TCVN hủy bỏ gồm:

- bản TCVN đề nghị hủy bỏ;

...

...

...

- ý kiến của các bộ, ngành hoặc cơ quan chủ quản có liên quan và một số tổ chức, cá nhân sử dụng TCVN đó;

- biên bản các hội nghị;

- tờ trình hồ sơ TCVN hủy bỏ;

- các tài liệu liên quan khác (nếu có).

4.6. Lưu trữ hồ sơ TCVN

Hồ sơ TCVN bao gồm các tài liệu được qui định trong Phụ lục C và do Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia lưu trữ và bảo quản.

Phụ lục A

(qui định)

...

...

...

Dự án xây dựng hoặc soát xét TCVN phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng các nội dung sau:

- tên tiêu chuẩn;

- phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn;

- tổ chức (hoặc cá nhân) đề nghị xây dựng TCVN;

- tổ chức (hoặc cá nhân) gửi lấy ý kiến góp ý;

- tình hình đối tượng tiêu chuẩn hóa trong và ngoài nước;

- lý do xây dựng hoặc soát xét tiêu chuẩn;

- những nội dung cơ bản của tiêu chuẩn;

- phương pháp thực hiện và tài liệu làm căn cứ chính để soạn thảo tiêu chuẩn;

...

...

...

- cơ quan phối hợp;

- tổ chức và cá nhân cần lấy ý kiến;

- kiến nghị biện pháp áp dụng;

- tiến độ và kinh phí thực hiện;

- nguồn kinh phí.

Phụ lục B

(qui định)

Yêu cầu đối với bản thuyết minh dự thảo Tiêu chuẩn Việt Nam

...

...

...

B.2. Nội dung chính của bản thuyết minh bao gồm:

1) tên tiêu chuẩn, Ban kỹ thuật thực hiện việc soạn thảo tiêu chuẩn;

2) tóm tắt tình hình đối tượng tiêu chuẩn hóa, lý do và mục đích xây dựng tiêu chuẩn;

3) giải thích nội dung của tiêu chuẩn: nêu tóm tắt những chương, phần chính của tiêu chuẩn; giải thích những qui định trong tiêu chuẩn; nêu tính ưu việt và những điểm cần lưu ý đối với các cơ quan góp ý dự thảo;

4) mối liên quan của dự thảo tiêu chuẩn với các tiêu chuẩn trong và ngoài nước cũng như các quy định hiện hành, thông báo mức độ phù hợp của dự thảo tiêu chuẩn với những văn bản đó;

5) các dự kiến soát xét, sửa đổi tiêu chuẩn có liên quan với dự thảo tiêu chuẩn. Khi đề cập đến việc thay thế, sửa đổi liên quan đến các tiêu chuẩn hiện hành, cần nêu rõ những tiêu chuẩn nào, chương mục nào hoặc điều nào cần thay đổi hoặc hủy bỏ cũng như thời hạn phải thực hiện việc soát xét này;

6) kiến nghị của Ban kỹ thuật soạn thảo tiêu chuẩn bao gồm:

- kiến nghị về tiêu chuẩn dùng để chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn và lý do;

- các kiến nghị khác đối với cơ quan ban hành tiêu chuẩn (ví dụ như kiến nghị thay thế, hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn, tài liệu liên quan…);

...

...

...

B.3. Bản thuyết minh phải được Ban kỹ thuật thông qua trước khi gửi kèm theo dự thảo tiêu chuẩn đi lấy ý kiến. Mỗi lần soạn thảo và gửi đi lấy ý kiến lại, phải có bản thuyết minh kèm theo trình bày nội dung tiếp thu hoặc xử lý các ý kiến góp ý và thuyết minh sự khác biệt so với dự thảo lần trước.

Phụ lục C

(qui định)

Yêu cầu về lập và quản lý hồ sơ tiêu chuẩn

C.1. Việc lập và quản lý hồ sơ tiêu chuẩn nhằm tập hợp một cách đầy đủ, có hệ thống tất cả các văn bản cần thiết, hình thành trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét duyệt, ban hành tiêu chuẩn cũng như tra cứu, áp dụng tiêu chuẩn sau này.

C.2. Việc lập hồ sơ tiêu chuẩn phải đảm bảo sao cho hồ sơ có tính cập nhật và đầy đủ các văn bản cần thiết. Hồ sơ tiêu chuẩn phải được lưu trữ theo đúng các quy định về lưu trữ hồ sơ và phải được quản lý chặt chẽ, đảm bảo các văn bản trong hồ sơ không bị hư hỏng, thất lạc, sửa chữa.

C.3. Hồ sơ DT TCVN bao gồm:

- DA TCVN và Biên bản xét duyệt Dự án;

...

...

...

- các báo cáo khảo sát, nghiên cứu, thử nghiệm, sản xuất thử, danh mục tài liệu tham khảo, dự thảo đề nghị của cơ quan đề nghị dự án xây dựng tiêu chuẩn (nếu có);

- bản sao tiêu chuẩn quốc tế, nếu TCVN được xây dựng trên cơ sở chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế;

- các tài liệu gốc (tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật…) làm căn cứ chính để biên soạn dự thảo tiêu chuẩn;

- DT LV;

- DT TCVN kèm theo thuyết minh (Dự thảo lần 1 và các lần 2, 3,…, nếu có);

- danh sách các tổ chức, cá nhân gửi đi lấy ý kiến và có ý kiến góp ý;

- các công văn góp ý chính thức bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân;

- bản tổng hợp và tiếp thu ý kiến cho DT TCVN;

- biên bản các hội nghị;

...

...

...

- DT TCVN trình duyệt;

- tờ trình của trưởng ban kỹ thuật;

- phiếu thẩm tra pháp chế và kỹ thuật - nghiệp vụ Hồ sơ và DT TCVN.

C.4. Hồ sơ DT TCVN trình duyệt bao gồm:

- tờ trình Hồ sơ DT TCVN trình duyệt;

- phiếu thẩm tra pháp chế Hồ sơ DT TCVN;

- biên bản Hội đồng thẩm xét;

- bản DT TCVN trình duyệt.

C.5. Hồ sơ TCVN gồm:

...

...

...

- hồ sơ DT TCVN trình duyệt;

- quyết định ban hành TCVN.

Phụ lục D

(qui định)

Nội dung thẩm tra hồ sơ dự thảo TCVN

D.1. Nội dung thẩm tra pháp chế

Nội dung này bao gồm:

- đánh giá sự phù hợp của dự thảo tiêu chuẩn với mục tiêu đề ra ban đầu trong Dự án TCVN;

...

...

...

- nhận xét về thủ tục xây dựng tiêu chuẩn so với quy định hiện hành;

- nhận xét về hồ sơ tiêu chuẩn (có phù hợp và đầy đủ theo quy định không);

- nhận xét về ý kiến góp ý cho dự thảo tiêu chuẩn của các cơ quan được gửi lấy ý kiến góp ý.

D.2. Nội dung thẩm tra kỹ thuật - nghiệp vụ đối với dự thảo TCVN

Nội dung này bao gồm:

- xem xét trình độ khoa học kỹ thuật của DT TCVN;

- xem xét, đánh giá nội dung kỹ thuật của dự thảo TCVN so với các tiêu chuẩn hiện hành khác ở trong nước và quốc tế (nếu có);

- nhận xét sự phù hợp của nội dung dự thảo tiêu chuẩn với các tiêu chuẩn hiện hành và đang xây dựng, với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan và các quy định cam kết quốc tế;

- nhận xét về cách trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn so với quy định hiện hành.

...

...

...

Kết luận về sự nhất trí trình Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia hồ sơ TCVN hoặc đề nghị Ban kỹ thuật sửa chữa, hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn và hồ sơ tiêu chuẩn. Kiến nghị thay thế hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn liên quan, kiến nghị các biện pháp áp dụng tiêu chuẩn…

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 1-1:2003 về Xây dựng tiêu chuẩn - Phần 1: Quy trình xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành